就業規則とは？絶対的・相対的記載事項と勤怠・給与システムの設定項目を解説

就業規則とは、始業・終業の時刻や賃金の計算方法、退職の条件など、その事業場で働く人に共通する労働条件と職場のルールを文書にしたものです。労働基準法第89条は、常時10人以上の労働者を使用する事業場に作成と労働基準監督署への届出を義務づけ、必ず書く「絶対的必要記載事項」と、制度を設けるなら書く「相対的必要記載事項」を定めています。この記事では、定義と記載事項、休憩時間の法定基準を厚生労働省のモデル就業規則（令和7年12月版）で確認したうえで、条文を勤怠システムと給与システムの設定値にどう写すかを整合表で示します。規則とシステムがずれて未払いが起きる典型例と、パッケージの設定で足りる会社の条件までが、この記事で扱う範囲です。

まとめ｜就業規則の定義・記載事項と、勤怠・給与システムへ落とすときの要点

就業規則は、会社全体ではなく事業場（営業所・店舗など）単位で作る文書です。常時10人以上の事業場には作成・届出の義務があり、作成や変更のたびに労働者代表の意見書を添えて届け出ます。効力が生じるのは、労働者が見られる状態に置いた（周知した）時点以降です。

記載事項は3区分に分かれます。労働時間・賃金・退職に関する絶対的必要記載事項は、一つでも欠ければ法違反です。退職金や賞与、制裁などの相対的必要記載事項は、制度を設けた時点で書く義務が生じます。どちらにも当たらない任意的記載事項は、書くかどうかを会社が決められます。

見落とされやすいのは、条文に書いた数字がそのまま勤怠・給与システムの設定値になるという点です。始業終業の時刻は勤務パターンに、休日は休日カレンダーに、割増率と端数処理は給与の計算式に、賃金の締切日は締め処理の起算日になります。規則を改定したのにシステムの設定を変えていない状態は、そのまま未払いか過払いにつながります。規則の文言とシステムの設定値は、同じ表で管理してください。

就業規則とは何か｜労働基準法が定める作成義務と効力が生じる条件

就業規則は会社が一方的に作れる文書ですが、作り方と効力には労働基準法の縛りがあります。義務の範囲と効力の順位を先に押さえると、どこまで自社で決めてよいかが見えてきます。

常時10人以上の事業場ごとに生じる作成・届出義務と意見書の添付手順

作成義務がかかるのは「常時10人以上の労働者を使用する事業場」です。10人にはパートタイマーやアルバイトも含まれ、数え方は企業全体ではなく事業場単位です。本社に30人、支店に8人という会社なら、義務がかかるのは本社だけになります。ただし支店にもルールは必要なので、実務では本社の規則を全事業場に適用する形が一般的です。

作成・変更の手続は労働基準法第90条が定めています。過半数労働組合、なければ労働者の過半数代表者の意見を聴き、その意見を記した書面（意見書）を添付して所轄の労働基準監督署長へ届け出ます。求められるのは意見の聴取であって同意ではありません。過半数代表者は管理監督者以外から、投票や挙手など選出目的を明らかにした方法で選ぶ必要があり、会社が指名した人では要件を満たしません。作成・届出・意見聴取・周知のいずれかを怠ると、第120条により30万円以下の罰金の対象です。

周知して初めて効力が生じる仕組みと、法令・労働協約・労働契約との優先順位

就業規則は届け出ただけでは効力を持ちません。厚生労働省のモデル就業規則の解説は、効力の発生時期を「労働者に周知された時期以降」と整理しています。周知の方法は、各労働者への配付、職場の見やすい場所への掲示・備付け、電子媒体に記録していつでも画面で確認できる状態にすること、のいずれかです（第106条）。金庫にしまったままの規則は、社内ルールとして主張できないと考えてください。

効力の順位は、法令と労働協約が就業規則より上です。第92条は、就業規則が法令や労働協約に反してはならないと定め、反する部分は監督署長が変更を命じられます。反対に、個別の労働契約で就業規則の基準を下回る条件を定めても、その部分は就業規則の基準まで引き上げられます（労働契約法第12条）。「規則は法律の下、契約の上」という順序です。

就業規則の記載事項｜絶対的・相対的・任意的の3区分と書き漏れやすい項目

第89条は記載事項を1号から10号まで列挙しています。このうち1号から3号が絶対的必要記載事項、3号の2から10号が相対的必要記載事項にあたります。

絶対的必要記載事項：労働時間・賃金・退職の3分野で必ず書く7つの内容

絶対的必要記載事項は、次の3分野です。どれか一つでも抜けた就業規則は、届出が受理されていても第89条違反の状態にあります。

休暇には年次有給休暇のほか、育児・介護休業や特別休暇も含まれます。見落としが多いのは、年5日の年次有給休暇を会社が時季指定する場合です。岡山労働局の働き方改革リーフレットが示すとおり、時季指定を実施するなら対象となる労働者の範囲と指定の方法を就業規則に書く必要があります。育児・介護の休業制度をどこまで規定するかは、育児介護休業法の義務と就業規則・人事システムの設定項目で制度ごとに整理しています。

相対的必要記載事項：制度を設けたら書く8分野と任意的記載事項の境目

相対的必要記載事項は、退職手当、臨時の賃金（賞与など）と最低賃金額、食費や作業用品の負担、安全衛生、職業訓練、災害補償と業務外の傷病扶助、表彰と制裁、そして事業場の全労働者に適用されるルールの8分野です。「賞与を払う」「懲戒処分を行う」と決めた時点で、支給条件や処分の種類・程度を書く義務が生じます。

制裁については上限が法定されています。減給の制裁は、1回の額が平均賃金の1日分の半額、総額が1賃金支払期の賃金総額の10分の1を超えてはなりません（第91条）。一方、経営理念や服務の心構え、慶弔見舞金の基準などは任意的記載事項で、書くかどうかは自由です。ただし一度書けば就業規則の一部として拘束力を持つため、運用できない理想論を並べるのは避けたほうが安全です。

就業規則の休憩時間：6時間超45分・8時間超1時間と一斉付与の例外

休憩時間は絶対的必要記載事項で、第34条が下限を定めています。労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間を、労働時間の途中に与えます。所定労働時間が8時間ちょうどの場合、必要な休憩時間は45分です。残業で8時間を超えた時点で1時間が必要になる点は、システム設定で最も誤りが出やすい箇所です。

休憩は一斉に与えるのが原則で、交替で与えるには労使協定が要ります。ただし運輸交通業・商業・金融広告業・保健衛生業・接客娯楽業などは、一斉付与の例外が認められています。電話番をしながらの昼休みのように、指示があれば即座に働く必要がある待機時間は休憩ではなく労働時間です。規則に「12時から13時まで休憩」と書いても、実態が手待ちなら休憩として扱えません。

記載事項と勤怠・給与システムの設定項目｜条文を設定値へ翻訳する整合表

ここからが、上位の解説記事が扱っていない部分です。就業規則の条文は、勤怠システムと給与システムのどこかの設定値に必ず対応しています。対応が崩れると、計算は動いているのに結果が規則と違う、という気づきにくい不具合になります。

始業終業・休憩・休日の規定を勤務パターンと休日カレンダーへ写す手順

最初に対応表を作ります。厚生労働省のモデル就業規則（令和7年12月版）の条立てに沿うと、主要な条文と設定項目は次のように対応します。

勤務パターンには、始業・終業・休憩の開始と終了を時刻で登録します。交替制なら、日勤・準夜勤・夜勤ごとにパターンを分けます。休憩の自動控除を使う場合は、「6時間超で45分、8時間超で1時間」という段階を設定できるかを確認してください。一律60分控除しかできない製品で8時間ちょうどの勤務を回すと、規則より15分多く控除することになります。休日カレンダーは、所定休日のうちどれが法定休日かを区別して登録します。

割増率・算定基礎・端数処理を給与計算の計算式マスタへ落とす設定値

割増率は法定の下限が決まっています。時間外25%以上、法定休日35%以上、深夜25%以上で、月60時間を超える時間外は50%以上です。この50%は2023年4月1日から中小企業にも適用されています。規則で法定を上回る率を定めた場合は、その率が給与システムの設定値になります。

割増の基礎となる1時間あたりの賃金は、基本給と手当の合計を1か月の平均所定労働時間数で割って出します。モデル就業規則の算式は「(365－年間所定休日日数)×1日の所定労働時間÷12」です。家族手当・通勤手当・住宅手当などは算定基礎から外せますが、名称ではなく実質で判断されます。固定残業代を支給している場合は、みなし残業（固定残業代）の計算方法と違法の見分け方にある区分表示の要件も、同じ計算式マスタで管理することになります。

端数処理で認められるのは、行政が示した範囲内の処理です。愛知労働局が公開する昭和63年3月14日基発第150号の抜粋によると、1か月の時間外・休日・深夜の各合計に1時間未満の端数がある場合は30分未満を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げられます。1時間あたりの賃金額や割増賃金額の円未満は、50銭未満を切り捨て、50銭以上を1円に切り上げられます。どちらも「月の合計に対して1回」の処理であり、日ごとの切り捨ては認められていません。

賃金の締切日・支払日と月60時間の起算日をそろえる締め処理の設計

賃金は毎月1回以上、一定の期日に払う必要があります（第24条）。就業規則には「毎月○日締め、翌月○日払い」の形で書き、勤怠の締め日と給与の締め日を同じ日にそろえるのが基本です。勤怠を月末締め、給与を20日締めにすると、21日から月末の残業がどちらの月の給与に乗るのかを毎月手作業で振り分けることになります。

月60時間の判定にも起算日が要ります。モデル就業規則の第40条は「1か月は毎月○日を起算日とする」と書かせる形になっており、ここを賃金の締切日の翌日と合わせておくと、勤怠システムの月次集計をそのまま判定に使えます。起算日が規則に無いと、システムは暦月で数えるのか締め期間で数えるのかを決められません。労働時間を客観的に記録する義務そのものは、勤怠管理の法律上の義務と管理項目で整理しています。

規則とシステムがずれる典型パターン｜未払い・誤支給につながる3つの失敗例

就業規則とシステムのずれは、給与明細を見ても分かりません。次の3つは、規則の改定時やシステムの入替え時に起こりやすい型です。

規則は1分単位なのに遅刻を30分単位で控除していた丸め設定のずれ

勤怠システムの初期設定で見られるのが、打刻を15分や30分単位に丸めているケースです。前述の基発第150号は、5分の遅刻を30分の遅刻として賃金をカットする処理を、働かなかった時間を超える25分について全額払いの原則に反すると明記しています。出勤側の打刻を切り上げ、退勤側を切り捨てる設定も、日々の残業時間を削ることになるため同じ問題を抱えます。

減給の制裁として就業規則に定め、第91条の上限内で行う場合は別扱いです。ただしその場合も、規則に制裁として書いていることが前提です。システムの丸め設定だけで控除している状態は、規則上の根拠がない控除になります。

法定休日を特定せず、休日出勤を35%と25%のどちらで計算するか曖昧な状態

週休2日制の会社では、土日のうちどちらが法定休日かを就業規則で決めていないことがよくあります。第35条が求めるのは週1回の休日なので、土日の片方だけが法定休日で、もう片方の労働は時間外労働（25%）として扱います。法定休日を特定していないと、給与システムはどちらに35%を掛けるかを判定できません。

結果として、全部を35%で払う過払いか、全部を25%で払う未払いのどちらかに寄ります。規則に「法定休日は日曜日とする」と一行足し、休日カレンダーの区分と合わせれば解消します。

規則を改定したのに給与システムの割増率と手当区分を更新していない状態

就業規則を変更して届け出ても、給与システムの設定変更は別の担当者の作業です。新しい手当を追加したのに割増の算定基礎に入れていない、月60時間超の率を規則で引き上げたのに計算式が旧いまま、といったずれは、監督署の調査や退職者からの請求で初めて表に出ます。規則の改定を決める会議の議事に「影響する設定項目」の欄を設け、システム担当者の確認を得てから施行日を決める運用にすると、この型はほぼ防げます。

パッケージ設定で足りる会社と個別開発を検討する会社｜規則の複雑さで決める判断軸

就業規則をシステムで正しく運用するには、どこまで作り込む必要があるのか。判断は明確に分かれます。

標準設定で吸収できる就業規則の条件と、システム化を見送る規模の目安

クラウドの勤怠・給与パッケージの標準設定で足りるのは、就業規則が全社で1本、固定時間勤務が中心、割増率が法定どおり、手当が数種類という会社です。この条件なら、勤務パターン・休日カレンダー・割増率の設定だけで条文を再現でき、法改正の追従もベンダーの更新に任せられます。製品の選び方は労務管理システムの機能と比較の観点から入ると、確認項目がそろいます。

常時10人未満で就業規則の作成義務がかからず、勤務形態も1種類という事業場では、システム化を急ぐ必要はありません。この規模なら、表計算ソフトの出勤簿と給与計算ソフトで条文どおりの計算ができます。先に規則の法定休日と締め日を確定させるほうが、効果は大きくなります。

変形労働時間制・複数の就業規則・独自手当が重なったときの個別開発の分岐点

個別開発を検討するのは、次のいずれかに当てはまるときです。第一に、事業場や雇用区分ごとに就業規則が複数あり、割増率や休憩の与え方が規則ごとに違う会社。パッケージの「就業ルール」の登録数や組み合わせに上限があると、例外を手作業で直す運用になります。第二に、1か月単位や1年単位の変形労働時間制を採用し、日ごとの所定時間がシフトで変わる会社です。時間外の判定を日・週・変形期間の3段階で行う必要があり、標準機能では期間途中の入退社者の精算まで扱えないことがあります。第三に、職種別の独自手当や歩合給が多く、算定基礎に入れる手当の判定が複雑な会社です。

この3つが重なる場合、業務を製品の仕様に合わせるより、就業規則の条文どおりに計算する勤怠管理システムの個別開発で必要な部分だけを作るほうが、手作業の補正費用を含めた総額で安く収まることがあります。顧問の社会保険労務士と一緒に要件を詰める場合は、社労士が顧問先の勤怠システムを選ぶときの就業規則との整合の見方が、確認の順序として参考になります。

よくある質問

就業規則について検索されることの多い質問に、労働基準法と厚生労働省の資料の範囲で答えます。

従業員が10人未満の会社でも就業規則は必要ですか？

作成・届出の法的義務はありません。義務がかかるのは常時10人以上の労働者を使用する事業場で、パート・アルバイトも人数に含みます。ただし10人未満でも、懲戒処分や賞与の支給条件、休職の扱いを社内で統一するために必要なのが、就業規則です。規則が無いと懲戒の根拠を示せず、処分が無効と判断されるおそれもあります。人数が10人に近づいた時点で、厚生労働省のモデル就業規則を土台に作っておくと、届出が必要になったときに慌てずに済みます。

就業規則と労働基準法は、どちらが優先されますか？

労働基準法が優先します。就業規則は法令や労働協約に反してはならず（第92条）、法定を下回る部分は無効になり、法定の基準が適用されます。たとえば規則に「休憩は8時間超の勤務でも45分」と書いても、第34条により1時間の休憩が必要です。一方、就業規則と個別の労働契約では、規則の基準を下回る契約部分が無効となり、規則の基準まで引き上げられます。

絶対的必要記載事項が抜けていると、どうなりますか？

第89条違反となり、第120条により30万円以下の罰金の対象です。実務でより影響が大きいのは、記載が無い事項について会社側の主張が通りにくくなる点です。たとえば賃金の締切日や昇給の定めが無いと、給与計算の前提を従業員に説明できません。監督署の調査で是正勧告を受けた場合は、規則の改定と届出、周知までを期限内に終える必要があります。モデル就業規則の条立てと自社の規則を突き合わせると、抜けている条文を特定できます。

就業規則は、従業員がどこで見られるようにすればよいですか？

第106条と施行規則が定める方法は、各労働者への配付、職場の見やすい場所への掲示・備付け、電子媒体に記録していつでも確認できる状態にすること、のいずれかです。社内ポータルや共有フォルダに置く場合は、全従業員がアクセス権を持ち、パソコンを使わない現場職も端末で閲覧できることが条件になります。人事担当者に申し出ないと見られない状態は、周知として不十分と判断されるおそれがあります。電子周知の2要件や閲覧環境の作り方は、就業規則の閲覧で会社が満たす周知の要件と社内ポータルでの閲覧環境で詳しく扱っています。

就業規則を変更するときは、どんな手続が必要ですか？

作成時と同じく、過半数労働組合または過半数代表者の意見を聴き、意見書を添えて変更の届出を行い、変更後の規則を周知します。意見は反対でも届出はできますが、賃金の引下げなど労働者に不利益な変更は、変更の必要性と内容の合理性がなければ効力が認められません。変更の内容が労働時間や賃金に関わる場合は、施行日までに勤怠・給与システムの設定変更を終えておく段取りも必要です。変更届と意見書の書き方、e-Gov電子申請や本社一括届出の手順は、就業規則変更届の書き方と提出方法で整理しています。

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