旅費規程の作り方：日当・宿泊料の等級別表と国の基準額、非課税要件と届出

旅費規程（出張旅費規程）は、どの移動を出張と呼ぶか、交通機関の等級、日当と宿泊料の金額、精算の期限を社内で一つに決めておく規程です。この記事では、条文の構成例と、役職×地域で金額を引ける別表の作り方を示したうえで、2025年4月に施行された国家公務員の旅費支給規程の実額（東京都の宿泊費基準額21,000円、宿泊手当2,400円など）を金額設定の物差しとして紹介します。後半では、日当を非課税で支給するための所得税基本通達9-3の要件、就業規則として届け出る場合の手続、経費精算システムの規程マスタにそのまま登録できる書き方を、2026年11月時点の一次情報にもとづいて整理します。

まとめ：旅費規程は金額の表と非課税要件と改定手順を先に決めてから条文にする

旅費規程づくりで最初に決めるのは、条文の言い回しではなく別表です。日当と宿泊料を「役職」と「地域」の2軸の表にして、誰がどこへ行っても金額が一意に決まる状態を作ります。条文はその表を参照する形で短く書けば足ります。

金額の水準には法令上の上限がありません。ただし日当を非課税にするには、役員と使用人の全員を通じてバランスの取れた基準であることと、同業種・同規模の会社と比べて相当であることの2点が求められます。国の宿泊費基準額や宿泊手当は、この「相当か」を説明する材料として使えます。

常時10人以上の事業場では、全従業員に適用する旅費規程は就業規則の一部として届出の対象になります。社員10人未満の会社や一人社長の会社でも、規程と決議の記録が無いと日当が給与として課税されるおそれがあるため、文書で残す意味は変わりません。

旅費規程とは｜出張旅費規程が定める範囲と就業規則・賃金規程との関係

旅費規程は、出張にかかる費用を「誰に・何を・いくら・どう払うか」で定める規程です。経理の運用ルールに見えますが、労務と税務の両方にまたがるため、位置づけを先に確認しておきます。

旅費規程が決める4つの事項｜出張の定義・支給項目・支給額・精算手続

旅費規程に書く内容は、大きく4つに分かれます。

1. 出張の定義：距離・時間・宿泊の有無で、通常の交通費精算と出張を分ける基準
2. 支給項目：交通費、宿泊料、日当（出張手当）、支度料など、何を支給するか
3. 支給額：役職と地域で決まる日当・宿泊料の額と、交通機関の利用等級
4. 精算手続：出張申請、仮払、精算書の提出期限、領収書の扱い

実務で揉めるのは1と3です。出張の定義が曖昧だと、近距離の外出に日当を請求する申請が出てきます。支給額が表になっていないと、経理には申請ごとに規程を読み解いて差戻す作業が必要です。精算の工程そのものは旅費精算とは：仮払と事後精算の流れ・日当の税務・規程チェックのシステム化で整理しているので、本記事では規程の中身に絞ります。

全従業員に適用する旅費規程は労働基準法89条10号で就業規則の一部になる

労働基準法第89条は、常時10人以上の労働者を使用する使用者に就業規則の作成と労働基準監督署への届出を義務づけています。同条第10号は記載事項として「当該事業場の労働者のすべてに適用される定めをする場合においては、これに関する事項」を挙げており、全従業員に適用する旅費規程はこれに当たると解されています。

つまり旅費規程を別規程として作っても、就業規則の一部として扱われます。制定や改定のたびに、第90条にもとづいて過半数労働組合（無ければ過半数代表者）の意見を聴き、意見書を添えて届け出る流れです。給与の計算方法を定める賃金規程の記載事項と作り方と同じく本則から切り出した規程なので、本則側に「旅費については別に定める旅費規程による」と委任条項を置いておきます。就業規則全体の記載事項は就業規則とは？絶対的・相対的記載事項を参照してください。

旅費規程の条文構成｜目的から出張の定義・支給項目・精算期限までの条文例

条文の数は会社の規模で変わりますが、骨格はほぼ共通です。ここでは中小企業で使われることの多い構成を例に、各条で何を決めておけばよいかを示します。

第1条から第12条までの条文構成例と各条で決めておく判断基準の一覧

表の中で後回しにされやすいのが第9条と第12条です。第9条が無いと、朝食付きプランに泊まった社員にも日当を満額払うことになり、二重支給の指摘を受けます。第12条が無いと、物価が上がっても金額は十年単位で据え置かれたままです。仮払の残高管理を規程とどうつなぐかは仮払金とは？仕訳例と精算の流れで扱っています。

出張の定義は片道の距離と所要時間と宿泊の有無の3条件で書き分ける

出張の定義は「片道100km以上の移動」「所要時間が片道2時間以上」のように、測れる条件で書きます。数値は会社の所在地で変わり、法令上の基準はありません。都市部の会社では距離より時間で切るほうが実態に合い、地方の拠点を持つ会社では距離のほうが判定しやすくなります。

日帰り出張と宿泊出張は条文を分けておきます。日帰りの日当を支給しない会社、半額にする会社、宿泊と同額にする会社があり、どれを選んでも構いません。避けるべきなのは「出張先で勤務した場合は日当を支給する」のような、勤務の有無を日当の条件にする書き方です。移動日の扱いで解釈が割れ、精算のたびに確認が必要になります。出張に当たらない客先訪問など日常の業務移動の精算は、交通費精算のやり方：定期区間控除の計算とIC履歴の取り込み、自動化の判断で手順を整理しています。

交通機関の利用等級と経済的な経路の原則を条文に書くときの言い回し

交通費の条文には「最も経済的な通常の経路及び方法による」という原則を置くのが一般的です。そのうえで、新幹線のグリーン車や航空機のプレミアムクラスを使える役職と条件を、別表か但し書きで限定します。

書き方で差が出るのは例外の扱いです。「業務上やむを得ない場合はこの限りでない」とだけ書くと、誰が何を根拠に認めたかが記録に残りません。例外を使う場合は出張申請の段階で理由を書かせ、承認者が認めたものに限る、と手続で縛ると運用がぶれません。

日当・宿泊料の金額設定｜国家公務員の宿泊費基準額を物差しにした等級別表

金額は自社で決めるものですが、根拠を説明できる水準にしておくと、税務調査や社内の説明で困りません。物差しとして使いやすいのが、国家公務員の旅費制度です。

国の旅費支給規程の宿泊費基準額は都道府県×職階3区分で東京都は21,000円

国家公務員の旅費は、2025年4月1日施行の改正で宿泊費が定額支給から上限付きの実費支給に変わりました（財務省 国家公務員等の旅費制度の改正について）。上限となる宿泊費基準額は、国家公務員等の旅費支給規程の別表第二に、都道府県ごと・職階3区分で定められています。2026年11月時点でe-Govに掲載されている額の一部は次のとおりです。

同じ表で最も高い区分（内閣総理大臣等）の東京都は42,000円です。目を引くのは、愛知県が大阪府より4,000円低く、京都府が大阪府より高いことです。宿泊料を「東京・大阪・その他」の3地域で一律に決めている民間の規程は、京都や福岡への出張で上限を超えやすい構造になっています。財務省の解説（ファイナンス令和7年2月号）では、宿泊費基準額は実勢のデータをもとに毎年見直すとされているため、数値を規程に書き写すなら確認した日付も残しておきます。

旧来の日当1,700〜3,800円と宿泊手当2,400円から見る日当水準の目安

改正前の国の日当は、内国で1,700〜3,800円でした（同解説）。改正後は日当という名称がなくなり、夕食・朝食代の掛かり増しなどの諸雑費に充てる宿泊手当に組み替えられています。旅費支給規程の第14条と別表第三では、国内の宿泊手当を一夜2,400円とし、職階による区分を設けていません。

減額の規定も具体的です。宿泊費に朝食か夕食の一方が含まれる場合は定額の3分の2、両方が含まれる場合は3分の1に減らします。民間の規程で日当を定めるときも、食事付きプランの扱いをこの考え方で書いておくと、二重支給の説明がつきます。

国の水準は民間より抑えた金額なので、そのまま写す必要はありません。一般社員の日当を国の宿泊手当と同程度に置き、課長・部長・役員と上がるにつれて段階的に増やす表が、全員を通じたバランスを説明しやすい形です。

宿泊料の定額支給と上限付き実費支給は宿泊相場の変動幅で選び分ける

宿泊料の決め方は、定額支給と上限付き実費支給の2つです。

出張先の大半が同じ地方都市で宿泊料金が安定している会社は、定額支給のほうが経理の手間が小さく済みます。東京・京都・大阪など繁忙期に料金が大きく動く都市への出張が多い会社は、国と同じく上限付き実費に寄せるほうが、社員の持ち出しと規程違反の申請を両方減らせます。

日当を非課税で支給するための要件｜所得税基本通達9-3と役員の日当

旅費規程を作る理由として「節税」が挙げられることがあります。ただし非課税になるのは通常必要な範囲の旅費だけで、範囲を超えた部分は給与として課税されます。

全員を通じたバランスと同業同規模との比較の2要件を規程で満たす書き方

所得税基本通達9-3は、非課税とされる旅費の範囲を、旅行の目的・目的地・期間・職務内容などに照らして判定するとし、そのうえで「役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準」によって計算されているか、「同業種、同規模の他の使用者が一般的に支給している金額」に照らして相当か、を勘案するとしています。同じページの9-4により、通常必要な範囲を超える部分は給与所得になります。

規程でこの2要件を満たすには、役職ごとの金額を一つの別表にまとめ、役員も同じ表の上位の行として載せることです。役員分だけを別の文書で決め、一般社員の数倍の日当を置くと、バランスの説明がつきません。別表に「国家公務員の宿泊手当を基準に、役職ごとに○割増」のような算定の考え方を注記しておくと、相当性を説明する材料になります。

一人社長や役員だけの会社で日当を支給するときに残しておく決議の記録

役員は労働基準法上の労働者ではないため、役員だけに適用する旅費規程は就業規則の届出の対象外です。その代わり、規程を誰がいつ決めたかを示す記録が必要になります。株主総会や取締役会の議事録、または取締役の決定書で旅費規程の制定を決め、施行日を明記しておきます。

一人社長の会社では、規程を作っただけで出張の実態がない、あるいは出張の記録が残っていない場合に否認されやすくなります。日当を支給するなら、出張申請と行き先・用務の記録を毎回残すことを、規程の手続として明記する必要があるのです。経費精算の不正の手口と統制の設計は内部統制の強化で経費精算の不正を防ぐで整理しています。

一創の判断：旅費規程を経費精算システムの規程マスタに落とせる形で作る条件

旅費規程の出来は、システムに登録してみると分かります。規程の文章がそのまま判定ルールになるかどうかで、システム化の効果が決まります。

例外条件を文章のまま残すと規程チェックが止まり経理の目視確認が残る失敗

失敗の典型は「部長以上で業務上必要と認められる場合はグリーン車可」「繁忙期は上限を超えてもよい」のような、判断を含む例外が本文に散らばっている規程です。経費精算システムの規程マスタは、役職・地域・日数などの値で上限を引く仕組みなので、「認められる場合」「繁忙期」は登録できません。結局その申請だけ警告扱いにして経理が目視で確認する運用になり、システムを入れた効果が薄れます。

規程を作る段階で、例外は「出張申請で理由を入力し、所属長が承認したものに限る」という手続に置き換えます。判定する値（役職・地域・宿泊数）と、人が判断する手続（理由と承認）を分けて書けば、そのままマスタと承認経路に移せる形です。製品側で規程マスタがどこまで表現できるかは旅費精算システムの選び方：規程チェック・経路検索・出張手配連携、例外を承認経路で処理する設計はワークフローシステムで旅費精算を組む設計で扱っています。

年1回の金額見直しとシステムマスタの適用開始日を一致させる改定の運用

国の宿泊費基準額が毎年見直されるように、宿泊相場に合わせた金額の改定は年単位で起きます。規程の第12条に「毎年○月に見直す」と書き、改定した別表には施行日を付けておきます。

システム側では、改定前の金額を上書きせず、適用開始日つきで新しい行を追加するのが原則です。上書きしてしまうと、施行日をまたぐ出張の精算で旧額と新額のどちらを当てるかが判定できなくなります。常時10人以上の事業場では、改定のたびに就業規則の変更届も必要になるため、届出の手順は就業規則変更届の記入例と書き方を見ながら、システムの切り替え日と届出日を同じ計画に載せておきます。

規程の整備だけで足りる会社とシステム連携まで進む会社の判断基準

出張する社員が十数名以内で、日当と宿泊料の表が役職3段階×地域3区分程度に収まる会社は、規程を表に直してExcelの精算書に上限の自動参照を入れるだけで足ります。ここでシステム導入を急ぐ必要はない、というのが一創の判断です。

反対に、地域区分を都道府県単位まで細かくしたい、役員と海外出張の別表を持ちたい、出張申請の承認と精算と会計の仕訳を別々のシステムで回している、という会社は、規程の表を一か所のマスタで持ち、各システムがそこを参照する構成が向いています。規程の改定がマスタ1か所の更新で済み、二重メンテナンスが消えるためです。経費精算製品の標準機能で表現しきれない規程の判定や、会計システムとの連携部分を作る場合は、一創の会計・経理システム開発でご相談いただけます。

よくある質問

旅費規程の作成と見直しで、よく寄せられる質問に答えます。

旅費規程の作成は法律で義務づけられていますか？

旅費規程だけを単独で作るよう求める法律はありません。ただし常時10人以上の労働者を使用する事業場で、全従業員に適用する旅費の定めを置く場合は、労働基準法第89条第10号により就業規則の記載事項となり、届出が必要です。10人未満の会社でも、規程が無いと日当の金額が出張ごとにばらつき、所得税基本通達9-3の「全員を通じて適正なバランスが保たれている基準」を示せません。税務上の扱いを安定させる目的で、規模にかかわらず文書にしておくのが確実です。

出張の日当の相場はいくらくらいですか？

日当の金額に法令上の基準はなく、各社が規程で定めます。目安としては、国家公務員の改正前の日当が内国1,700〜3,800円、改正後の宿泊手当が国内一律で一夜2,400円です。民間ではこれを下限の目安とし、役職が上がるにつれて段階的に増やす会社が多く見られます。金額を決めたら、同業種・同規模の会社と比べて相当といえる根拠（参照した調査や国の基準）を規程の注記か制定時の決議資料に残しておくと、税務調査で説明しやすくなります。

一人社長でも旅費規程を作って日当を経費にできますか？

できます。役員だけの会社でも、規程にもとづいて支給した日当が通常必要な範囲であれば、受け取る側は非課税、会社側は旅費交通費として処理できます。注意点は、規程の制定を株主総会議事録や取締役の決定書で記録し、出張ごとに行き先・用務・日程の記録を残すことです。規程の金額が実態からかけ離れて高い場合や、出張の実態を示せない場合は、日当が役員給与として扱われるおそれがあります。

旅費規程の日当や宿泊料には消費税がかかりますか？

国税庁のタックスアンサーNo.6459（令和8年4月1日現在法令等）では、国内の出張で支給する旅費・宿泊費・日当のうち通常必要と認められる部分は課税仕入れに該当し、海外出張で支給するものは原則として課税仕入れに該当しないとしています。国内分は一定の事項を記載した帳簿の保存により、仕入税額控除を受けることが可能です。会社がホテルへ直接支払う分などで証憑の要件が変わる点は、旅費精算とはの税務の章で詳しく説明しています。

海外出張の日当や宿泊料はどう決めればよいですか？

海外分は国内と別の別表にし、地域ごとに金額を分けるのが一般的です。国の旅費支給規程でも、宿泊手当は国ごと、宿泊費基準額は都市ごとに定められており、例えばシンガポールの宿泊費基準額は職務の級が十級以下で35,000円、宿泊手当は5,400円です。為替の変動が大きいため、円建てで定めるか現地通貨建てで定めるかと、換算レートを出発日と精算日のどちらで取るかも規程に書いておきます。

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