雇用契約書とは：労働条件通知書との違いと記載事項、2026年10月の新様式と電子化

雇用契約書は、会社と従業員が賃金や労働時間などの労働条件に合意したことを、双方の署名で残す書面です。法律上の作成義務はない一方で、同じ内容を書面で知らせる労働条件通知書は労働基準法15条で義務づけられており、実務では1枚にまとめた「雇用契約書兼労働条件通知書」が主流です。この記事では、2つの書面の違いと罰則、書面で明示しなければならない記載事項、2024年4月の「変更の範囲」と2026年10月1日から使う新しいモデル様式で増えた欄、電子交付の条件と保存期間、印紙税の扱いを条文で確認します。最後に、Wordの様式で足りる会社と人事労務システムで発行を管理すべき会社の境目を示します。

まとめ：雇用契約書は任意でも労働条件の書面明示は義務、兼用書式で両方を満たす

雇用契約そのものは口頭の合意でも成立します。それでも書面が必要になるのは、労働基準法15条が契約期間・就業場所と業務・労働時間・賃金・退職の各事項を書面で明示するよう求めているからです。会社が一方的に交付する労働条件通知書でこの義務を満たし、従業員の署名欄を付けて合意の証拠も残す。これが兼用書式の考え方で、作業を1回で終えられます。

書式で見落としやすいのは改正対応です。2024年4月からは全員に就業場所と業務の「変更の範囲」を、有期契約には更新上限の有無を書く必要があります。厚生労働省のモデル様式は2026年10月1日以降の版に切り替わり、パート・有期の従業員が正社員との待遇差について説明を求められる旨と、その申出先を書く欄が加わりました。社内の雛形が2023年以前のままなら、今のうちに差し替えてください。

交付は本人が希望すれば電子メール等でも可能で、雇用契約書は印紙税の対象外です。保存は退職日から3年が当面の基準になります。雇用形態が少なく条件変更もまれな会社はモデル様式の手作業で足ります。更新や異動のたびに再交付が発生する会社は、条件データと書面の版を一緒に管理できる仕組みに移す段階です。

雇用契約書と労働条件通知書の違いは作成義務と合意の有無、罰則の有無

2つの書面は記載内容がほぼ重なるため混同されがちですが、法律上の役割はまったく違います。違いを先に表で整理します。

表のとおり、罰則があるのは労働条件通知書の側だけです。雇用契約書を作っていても、法定の明示事項が欠けていれば義務を果たしたことになりません。

雇用契約は口頭でも成立し雇用契約書の作成は法律上の義務ではない

労働契約法6条は、労働者が使用者に使われて働き、使用者が賃金を払うことに双方が合意すれば労働契約が成立すると定めています。書面は成立の条件になっていません。採用面接で「来月1日から月給25万円で」と合意した時点で、契約は有効に存在します。

ただし同法4条2項は、労使が契約の内容を「できる限り書面により確認する」ものとしています。努力義務で罰則はありません。それでも、後から「時給は1,200円の約束だった」「いや1,100円だ」と争いになったとき、署名入りの書面があるかどうかで立証の負担は大きく変わります。雇用契約書を作る理由は、法律より紛争予防の側にあります。

労働条件通知書は労基法15条の義務で違反は30万円以下の罰金の対象

労働基準法15条1項は、労働契約の締結に際して賃金・労働時間その他の労働条件を明示するよう使用者に義務づけ、そのうち省令で定める事項は書面などの方法によると定めています。違反すると同法120条により30万円以下の罰金の対象です。正社員だけでなく、パート・アルバイト・契約社員・日雇いも対象に含まれます。

15条2項には、明示された条件が事実と違う場合、労働者は即時に契約を解除できるという規定もあります。就業のために転居した労働者が14日以内に帰郷するなら、会社は旅費を負担しなければなりません。求人票や面接で示した条件と通知書の内容がずれていると、この規定の対象になります。

実務で多い「雇用契約書兼労働条件通知書」の位置づけと署名欄の意味

兼用書式は、労働条件通知書の法定事項をすべて書いたうえで、末尾に「上記の条件で雇用契約を締結します」という文言と双方の署名欄を付けたものです。名称が「雇用契約書」でも、法定事項がそろっていれば15条の明示義務を満たします。厚生労働省のモデル様式にも、交付が労基法15条の明示とパートタイム・有期雇用労働法6条の文書交付を兼ねるという注記があります。

署名欄には、従業員が内容を確認したという証拠としての意味があります。逆に言えば、署名を拒まれたときに契約が成立しないわけではありません。明示義務は交付の時点で果たしているため、署名済みの控えが戻らなくても、交付した記録（交付日と方法）を残しておけば足ります。

雇用契約書に書く記載事項は書面必須の6項目と制度がある場合の項目

記載事項は労働基準法施行規則5条が定めています。書面で必ず示す事項と、制度があるときだけ示せばよい事項の2段構えです。まず書面必須の事項を外さないことが優先です。

書面で必ず明示する事項は契約期間・就業場所と業務・労働時間・賃金・退職

施行規則5条3項・4項により、次の事項は書面（本人が希望すれば電子メール等）で明示しなければなりません。

1. 労働契約の期間（期間の定めがあるかどうか、ある場合はその期間）
2. 有期契約を更新する場合の基準（通算契約期間や更新回数の上限を含む）
3. 就業の場所と従事すべき業務（変更の範囲を含む）
4. 始業・終業の時刻、所定時間外労働の有無、休憩時間、休日、休暇、交替制の就業時転換
5. 賃金の決定・計算・支払の方法、締切日と支払日
6. 退職に関する事項（解雇の事由を含む）

昇給は5条1項3号に含まれますが、書面明示の対象からは外されており、口頭でも違反になりません。2号の更新基準は、有期契約で更新の可能性がある場合だけ書きます。労働時間の欄は、変形労働時間制やフレックスタイム制を使うなら制度の種類とコアタイムまで書くのがモデル様式の記載要領です。

定めがある場合に明示する退職手当・賞与・休職・表彰制裁などの相対的事項

施行規則5条1項4号の2から11号は、会社に制度がある場合に限って明示を求める事項です。退職手当の対象者と計算・支払方法、賞与などの臨時の賃金、食費や作業用品の自己負担、安全衛生、職業訓練、災害補償、表彰と制裁、休職が並びます。制度が無ければ書かなくて構いません。

これらは口頭でも違反にはなりませんが、実務では書面に入れておくほうが安全です。特に休職は、「休職期間満了で自然退職」の規定を本人が知っていたかが争いになりやすく、就業規則の条番号を書くだけでも確認の経路を示せます。

パート・有期契約で追加される昇給・退職手当・賞与の有無と相談窓口

短時間労働者と有期雇用労働者には、パートタイム・有期雇用労働法6条と同法施行規則2条により、労基法の事項に加えて次の5点を文書で明示する義務があります。昇給の有無、退職手当の有無、賞与の有無、正社員との待遇差について説明を求められる旨、雇用管理の改善に関する相談窓口です。違反は同法31条により10万円以下の過料の対象になります。

正社員なら口頭でよい昇給が、パートや契約社員では文書必須になる点に注意してください。「昇給：有（会社の業績による）」のように有無だけ書けば足り、金額まで約束する必要はありません。相談窓口は部署名と担当者の職氏名、電話番号かメールアドレスで特定できれば十分です。

2024年4月と2026年10月の改正で雇用契約書の書式が変わった箇所

直近の改正で雛形の欄が増えたのは次の2回です。

2024年4月から全労働者に就業場所と業務の「変更の範囲」の明示が必要

厚生労働省の労働条件明示ルール改正の案内のとおり、2024年4月1日以降に締結・更新する契約では、雇入れ直後の就業場所と業務に加えて、将来配置転換などで変わりうる「変更の範囲」を書く必要があります。対象はパートや有期だけでなく、正社員を含む全員です。

書き方は「（雇入れ直後）東京本社 （変更の範囲）会社の定める事業所」のように2つを並べる形です。転勤のない地域限定社員なら「変更の範囲：東京都内の事業所」と絞り込みます。範囲を狭く書けば、その外への異動命令は合意の範囲を超えるおそれがあり、広く書きすぎると、限定正社員として採用したはずの人との認識がずれます。採用区分ごとに定型の書き方を決めておくと迷いません。

有期契約の更新時に更新上限と無期転換申込機会を契約書に書き込む条件

有期契約では、同じ2024年4月から更新上限の有無と内容（「更新3回まで」「通算5年まで」など）の明示が必要になりました。通算契約期間が5年を超えて無期転換の申込権が生じる更新のときは、申込みができる旨と、無期転換後の労働条件も書きます。施行規則5条5項・6項がこの内容です。

見落としやすいのは、5年を超える更新のたびに毎回この明示が必要になることです。最初の通知だけでは足りません。通算期間の数え方や、更新上限を後から設けるときの説明義務は無期転換ルールとは？通算5年の数え方・申込みの期限・特例と2024年改正の明示義務で詳しく整理しています。

2026年10月以降のモデル様式に加わった待遇差の説明を求める申出先欄

厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーでは、労働条件通知書の様式が2つの版に分かれています。従来の様式は2026年9月30日まで使用でき、10月1日以降は新しい版を使うよう案内されています（日雇型は従来のまま）。

一般労働者用の新旧PDFを突き合わせると、「その他」欄に「通常の労働者との間の待遇の相違（内容・理由）等について説明を求めることができる」旨と、その申出先の部署名・担当者・連絡先を書く欄が加わっています。記載要領では、苦情を受け付ける相談窓口と同じ部署なら「同上」と書いても差し支えないとの扱いです。2026年11月時点のe-Govに掲載されたパートタイム・有期雇用労働法施行規則2条1項4号にも、同じ事項が明示事項として並んでいます。パートや契約社員を雇う会社は、雛形にこの欄があるかを確かめてください。

雇用契約書の書き方とトラブルになりやすい記載例、就業規則との関係

記載事項がそろっていても、書き方次第で紛争の火種は残ります。就業規則との関係と、書き漏れが争いになりやすい条項を押さえます。

就業規則を下回る条件は無効になるため条項番号の参照で書く範囲を決める

労働契約法12条は、就業規則の基準に達しない労働条件を定めた労働契約は、その部分が無効になり、就業規則の基準に置き換わると定めています。就業規則で年次有給休暇を法定より多く与えているのに、雇用契約書に法定日数だけを書くと、その部分は就業規則の日数になります。

モデル様式の記載要領でも、労働時間・休日・休暇・退職の欄は内容が膨大になる場合、適用する就業規則の条項名を網羅的に示せば足りるとされています。書面に書き写すほど転記ミスと改定漏れのリスクが増えるので、個人ごとに違う賃金・就業場所・業務は具体的に書き、全員共通の規定は条項番号で参照する。この線引きが実務的です。就業規則側の記載事項は就業規則とは？絶対的・相対的記載事項と勤怠・給与システムの設定項目を解説で確認できます。

固定残業代・試用期間・転勤の範囲は書き漏れると紛争になりやすい記載

争いが多いのは固定残業代です。「月給30万円（固定残業代を含む）」としか書かれていないと、基本給と残業代の区別がつかず、固定残業代が無効と判断されて残業代を別途払うことになりかねません。何時間分でいくらかを分けて書き、超過分は追加で払う旨まで入れます。要件の詳細はみなし残業（固定残業代）とは？計算方法・上限時間・違法の見分け方を解説にまとめています。

試用期間は、期間の長さと、試用期間中に賃金が違うならその額を書きます。延長の可能性があるなら延長の条件も必要です。転勤は前述の「変更の範囲」で表現しますが、引っ越しを伴う転勤を想定するなら「全国の事業所」と書かなければ、異動命令の根拠が弱くなります。

交付のタイミングは内定時か入社日までで条件変更時は再度の書面が要る

15条の明示は「労働契約の締結に際し」行います。採用内定によって労働契約が成立したと扱われる場合があるため、内定通知と同時か、遅くとも入社日までに交付しておくのが安全です。入社後に条件を後追いで渡す運用は、それだけで15条違反のリスクを抱えます。

有期契約の更新は新たな契約の締結にあたるため、更新のたびに通知書を交付します。正社員の昇格や異動で条件が変わる場合、法律上の再交付義務は明確ではありませんが、労働契約法8条は労使の合意によって労働条件を変更できるとする規定です。変更後の条件を書面にして署名をもらっておけば、合意があったことを後から示せます。

雇用契約書の電子化と保存期間、印紙税の扱いを法令の条文で確認する

電子化・保存・印紙は、法律ごとに要件が違います。混同しやすい3つを分けて確認します。

労働条件通知書の電子交付は労働者本人の希望と書面に出力できる形式が条件

施行規則5条4項ただし書は、労働者が希望した場合に限り、ファクシミリか電子メール等で明示できると定めています。電子メール等は、受信者を特定して送る電気通信のうち、労働者が記録を出力して書面を作れるものだけが対象です。会社の都合で一方的に電子化することはできず、希望を確認した記録を残す必要があります。

雇用契約書の部分は合意の証拠なので、電子契約サービスで電子署名を交わしても有効です。兼用書式を電子で交わす場合は、通知書としての「本人の希望」と、契約書としての「電子署名による合意」の両方を満たします。入社手続きの中で希望の確認、電子署名、書類の回収を一続きにする設計は労務管理システムで雇用契約手続きを完結させる要件｜電子交付の条件と入社書類の設計で扱っています。

雇用契約書の保存期間は当分の間3年で起算日は退職または死亡の日

労働基準法109条は、雇入れに関する書類など労働関係の重要な書類を5年間保存するよう定めていますが、同法143条の経過措置で当分の間は3年間とされています。起算日は施行規則56条により、雇入れ・退職に関する書類は労働者の退職または死亡の日です。入社日から数えるのではありません。

勤続20年の社員の雇用契約書なら、退職後さらに3年残します。同じ起算日の考え方は労働者名簿にも当てはまり、詳細は労働者名簿とは：記載事項9項目と保存期間の起算日、様式第19号の書き方と人事システムの項目設計で解説しています。

雇用契約書は印紙税の課税文書に当たらず紙でも電子でも収入印紙は不要

印紙税がかかるのは、印紙税法の課税物件表に掲げられた第1号から第20号の文書だけです。雇用契約はこのどれにも当たらないため、紙の雇用契約書に収入印紙を貼る必要はありません。電子契約で交わす場合も同様です。

注意したいのは、同じ書面に別の契約を盛り込んだ場合です。課税文書かどうかは表題ではなく記載内容で判断されるため、社員への貸付金の返済条件などを一緒に書くと、その部分で課税文書になる可能性があります。課税文書の判定方法は印紙税法とは？課税文書の3要件と第1号〜第20号の税額一覧・非課税と不課税の違いを参照してください。

兼用書式で済む会社と人事労務システムで発行を管理すべき会社の境目

雇用契約書の作成をどこまで仕組み化するかは、従業員数より「書面を作り直す頻度」で決まります。判断の目安を条件つきで示します。

雇用形態が2種類までで改定が年1回以下ならモデル様式の手作業で足りる

正社員とパートの2区分程度で、条件の変更が年1回の昇給くらいなら、厚生労働省のWord様式を自社用に整えて手作業で作れば十分です。作り直しが年に数回しか起きないなら、システムの導入費と運用費を回収できるだけの工数がそもそも発生しません。この規模でシステム導入を急ぐのは過剰です。

ただし手作業でも、雛形の版番号と改訂日をファイル名に入れ、2024年4月版・2026年10月版のどちらで作ったかを後から追えるようにしておいてください。古い雛形の使い回しが、変更の範囲の書き漏れが起きる一番の原因です。

有期契約の更新や異動が月に数件ある会社は版管理と再交付の記録が要る

契約社員の更新が毎月発生する、店舗間の異動が多い、無期転換の対象者が出始めた。こうした会社では、更新のたびの通知書交付と、5年を超える更新での無期転換申込機会の明示が手作業では漏れ始めます。誰にどの版の書面をいつ交付したかを、労働基準監督署の調査で示せる状態が必要になります。

この段階では、人事マスタの条件データから書面を生成し、交付日・交付方法・本人の電子交付希望・署名の有無を1件ずつ記録する仕組みが有効です。市販の労務SaaSで足りるか、自社の雇用区分や承認フローに合わせた作り込みが要るかは、雇用区分の数と基幹システムとの連携先で分かれます。一創の人事・労務管理システム開発では、既存の人事・給与データと連動した契約書発行と交付記録の設計から相談を受けています。

システム化で失敗するのは書式の電子化だけで条件データと連動しない場合

よくある失敗は、紙の雇用契約書をPDF化して電子契約サービスに載せただけで終わるケースです。賃金や就業場所は毎回手入力のままなので転記ミスは減らず、給与システムの登録値と契約書の金額が食い違う事態が起きます。食い違いは15条2項の「事実と相違」にあたり、即時解除や未払い請求の根拠になります。

システム化するなら、契約書の各欄を人事マスタの項目と1対1で結び、給与・勤怠システムと同じ値を参照させることが前提です。それができないなら、電子化しても手作業の雛形管理と効果は変わりません。この場合は導入を見送り、雛形の版管理を先に整えるほうが費用対効果は高くなります。

雇用契約書と労働条件通知書についてよくある質問と回答、採用側と働く側の疑問

雇用契約書と労働条件通知書について、採用担当者と働く側の双方から多い質問をまとめました。

雇用契約書がないと違法になりますか？

雇用契約書がないこと自体は違法ではありません。違法になるのは、労働条件通知書（またはそれに代わる書面）で契約期間・就業場所と業務・労働時間・賃金・退職の事項を明示していない場合です。労働基準法120条により30万円以下の罰金の対象になります。雇用契約書という名称でも法定事項がそろっていれば明示義務を満たすため、兼用書式を1枚交付していれば両方の要件をまとめて満たせます。

雇用契約書はパートやアルバイトにも必要ですか？

労働条件の書面明示は雇用形態を問わず必要で、パート・アルバイトも対象です。さらにパートタイム・有期雇用労働法6条により、昇給・退職手当・賞与の有無、待遇差の説明を求められる旨、相談窓口の5点を文書で明示しなければなりません。正社員向けの雛形をそのまま使うとこの欄が抜けるため、厚生労働省の短時間労働者用モデル様式を基にするのが確実です。

雇用契約書に印鑑は必要ですか？

押印は法律上の要件ではなく、署名だけでも、電子署名でも有効です。押印や署名の役割は、本人が内容を確認して合意したことを後から証明する点にあります。紙なら自筆の署名、電子なら電子契約サービスの署名記録と日時が証拠になります。

雇用契約書をもらえない場合はどうすればよいですか？

まず会社の人事担当者に、労働条件通知書の交付を書面で求めてください。労働基準法15条の明示は会社の義務なので、求めること自体に遠慮は要りません。それでも交付されない場合は、事業所を管轄する労働基準監督署か、都道府県労働局の総合労働相談コーナーに相談できます。求人票や採用時のメールなど、示された条件が分かる記録は残しておきます。

雇用契約書の内容と実際の労働条件が違う場合はどうなりますか？

労働基準法15条2項により、明示された条件が事実と違う場合、労働者は即時に契約を解除できます。賃金が書面より低ければ、書面は差額請求の根拠です。条件が就業規則より不利な場合は、労働契約法12条によりその部分が就業規則の基準に置き換わる扱いです。会社側は、昇給や異動で条件を変えたときに書面を更新し、給与システムの登録値と契約書の内容がずれないよう管理しておく必要があります。

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