社会保険の加入手続き：入社から5日以内の資格取得届、必要書類と扶養・雇用保険の届出、電子申請の流れ

社会保険の加入手続きは、従業員を採用したときに、事業主が健康保険と厚生年金保険への加入を届け出る手続きです。中心になる書類は「被保険者資格取得届」で、入社して加入の事実が生じた日から5日以内に出します。扶養する家族がいれば被扶養者の届出、雇用保険の対象なら別の窓口への取得届も必要になり、提出期限はそれぞれ別です。この記事では、入社前に集める情報から提出先、日本年金機構が公表している記入不備、届出が遅れたときの影響、e-Govや労務システムから電子申請で出す経路までを一次情報で整理し、手続きを自社でどこまで仕組み化するかの判断基準も示します。

まとめ：社会保険の加入手続きは資格取得日から5日以内、扶養と雇用保険の届出は別に管理する

入社した人が加入の要件を満たすなら、資格取得日から5日以内に「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届」を事務センターか管轄の年金事務所へ出します。添付書類は原則として不要ですが、届書へのマイナンバーか基礎年金番号の記入は必要です。扶養に入る家族がいれば被扶養者（異動）届を、雇用保険の対象者ならハローワークへの資格取得届を、それぞれ別の期限で出す必要があります。

実務でつまずきやすいのは、記入の細部と出し忘れです。報酬月額の合計欄の書き漏れや、マイナ保険証を持たない人の資格確認書発行要否欄の付け忘れは、返戻や交付の遅れにつながります。届出漏れが後で見つかると、保険料は加入すべきだった日に遡って納めることになります。

入社が多い会社ほど、採用データから届出を作って電子申請で出す仕組みの効果が大きくなります。CSV添付方式で足りるのか、労務システムと電子申請APIをつなぐべきかは、入社の頻度と保険者の数で決まります。

社会保険の加入手続きとは：入社した人を健康保険と厚生年金に加入させる事業主の届出

加入手続きの届出義務は、従業員本人ではなく事業主にあります。まずは誰を加入させるのかを判定し、そのうえで届出の準備に入ります。

加入させる人の判定：常時使用される人と、通常の労働者の4分の3以上働くパート

日本年金機構の資格取得の案内によると、適用事業所に常時使用される人は、国籍や性別、賃金の額にかかわらず被保険者になります。年金を受け取っている人でも、要件を満たせば届出が必要です。

パートやアルバイトは、同じ事業所で同様の業務に就く通常の労働者と比べ、1週間の所定労働時間と1か月の所定労働日数がともに4分の3以上なら被保険者です。4分の3に届かない人でも、特定適用事業所などで働く短時間労働者は別の要件で加入します。企業規模ごとの判定の流れは社会保険の加入条件を企業規模別に整理した記事で解説しています。

短時間労働者の要件：週20時間以上で学生でない人、2026年10月に賃金要件は撤廃

短時間労働者の加入要件は、週の所定労働時間が20時間以上であること、学生でないことなどです。月額8.8万円の賃金要件は、厚生労働省の適用拡大特設サイトが示すとおり2026年10月に撤廃されました。賃金の額で加入を外していた運用は見直しが必要です。

企業規模の要件も2027年10月から段階的になくなっていきます。今後の日程と給与システム側の改修項目は、社会保険の適用拡大の日程を扱う記事にまとめています。

入社時の社会保険加入手続きの流れ：内定から資格情報のお知らせを渡すまでの5段階

入社時の手続きは、情報の回収から本人への書類の受け渡しまで、おおむね5つの段階で進みます。期限が最も短いのは資格取得届と被扶養者の届出です。

入社前に集める情報：マイナンバー、扶養家族の続柄と収入、通勤手当を含む給与額

資格取得届を5日で出すには、入社日より前に材料をそろえておくのが近道です。従業員から受け取るのは、基礎年金番号通知書（年金手帳）か、マイナンバーカードの提示です。事業主は氏名、生年月日、性別、住所、マイナンバーまたは基礎年金番号を確認して届け出ます。

あわせて、扶養に入れる家族の続柄と収入、通勤経路と通勤手当の額、見込まれる残業時間も聞いておくと、後の工程で手が止まりません。雇用契約書や入社書類を電子で集める設計は、雇用契約手続きを労務管理システムで完結させる要件の記事で扱っています。

提出期限と提出先：資格取得日から5日以内に事務センターか管轄の年金事務所へ出す

資格取得届の期限は、事実発生から5日以内です。提出先は事務センターか管轄の年金事務所で、提出方法は電子申請、電子媒体（CDまたはDVD）、郵送、窓口持参の4つから選べます。

協会けんぽに加入している事業所なら、年金機構へ1通出すだけで健康保険と厚生年金の両方の加入手続きになります。健康保険組合に加入している事業所は、厚生年金分を年金機構へ、健康保険分を組合へ届け出ます。組合の様式と受付方法は組合ごとに違うため、組合の案内で確認してください。

同時に出す届出：被扶養者異動届・第3号被保険者関係届と雇用保険の資格取得届

家族を健康保険の扶養に入れるときは「健康保険 被扶養者（異動）届」を、配偶者が国民年金の第3号被保険者になるときは「国民年金第3号被保険者関係届」を出します。2つは1枚の届書にまとまっています。

雇用保険は窓口と期限が別です。ハローワーク川崎の雇用保険適用課の案内では、資格取得届の期限を採用した月の翌月10日までとし、期限を過ぎると出勤簿等と賃金台帳等の添付を求めています。雇用保険の対象者の判定は雇用保険の加入条件を扱う記事で確認できます。

被保険者資格取得届の書き方：返戻が多い6つの不備と報酬月額の見込みの入れ方

様式と記入例は日本年金機構の「従業員を採用したとき」のページからPDFとExcelで入手できます。70歳以上の人を採用したときの「70歳以上被用者該当届」も同じ届書です。

年金機構が挙げる6つの不備：資格取得年月日、マイナンバー、短時間労働者の丸印

日本年金機構の不備事例のページは、資格取得届で多い誤りを6つ挙げています。いずれも届書の再提出や標準報酬月額の誤りにつながります。

マイナンバーを書いた場合は住所の記入は不要です。60歳以上の人を退職後すぐに再雇用する場合は、詳細説明のPDFのとおり、就業規則や退職辞令の写しと雇用契約書の写し、または事業主の証明書を添え、同じ日付の資格喪失届も出します。

報酬月額は通勤手当と残業の見込みを含め、通貨・現物・合計の3欄を全部埋める

資格取得届に書く報酬月額は、入社時の標準報酬月額を決める元になります。日本年金機構のFAQは、標準報酬月額が決まる機会として、資格取得時の決定、毎年の定時決定、固定的賃金が変わったときの随時改定の3つを挙げています。

入社時に決まった額は、次の定時決定まで保険料の基礎として使われます。基本給だけを書き、通勤手当や毎月見込まれる残業代を入れないと、実際の給与より低い等級で決まってしまいます。現物給与がなければ現物欄に0を書き、合計欄まで埋めてください。等級と保険料の計算は社会保険料の計算方法の記事、定時決定の仕組みは4月から6月の給与で決まる定時決定の記事で解説しています。

資格確認書発行要否の欄：マイナ保険証を持たない人の分にチェックを入れて届け出る

2024年12月2日から、資格取得届と被扶養者（異動）届は新しい様式になり、「資格確認書発行要否」の欄が加わりました（日本年金機構のお知らせ）。

協会けんぽの案内によると、新たに加入した人には全員に「資格情報のお知らせ」が発行されますが、このお知らせだけでは受診できません。マイナ保険証を持たない人は、要否欄にチェックがあれば資格確認書が発行されます。チェックがない場合、マイナ保険証を持たない人への発行は、資格取得の決定から30〜50日後です。入社前の聞き取りで、マイナ保険証の有無まで確かめておくと安心です。

加入手続きが遅れたとき・漏れたとき：遡って納める保険料と年金受給者の返納

5日の期限に遅れても、届出をしないで済ませる道はありません。気づいた時点ですぐに出すのが原則です。

届出漏れが後で分かったときは、事実発生日に遡って保険料を納めることになる

詳細説明のPDFは、届出が必要な人の資格取得届が出ていないと後で分かった場合、届出を出したうえで、事実が発生したときに遡って保険料を納めると明記しています。会社負担分だけでなく、本人負担分もまとめて精算する必要が出てきます。

数か月分の本人負担を一度に給与から引くと、従業員の手取りが大きく減ります。入社のたびに届出の控えや電子申請の到達番号を残し、月次で入社者の一覧と突き合わせる運用が、遡及を防ぐ一番の手段です。

年金を受け取っている人の採用：支給停止が遡り、受け取った年金の返納が生じる

老齢厚生年金を受け取っている人を採用したときは、さらに影響が大きくなります。年金額と給与の水準によっては年金の一部または全部が支払停止になりますが、届出が遅れると、本来停止すべきだった時点に遡って停止されます。その結果、本人が既に受け取った年金について、返納の義務を負うことになるのです。

定年後の再雇用や、シニア人材の中途採用が多い会社では、この確認を採用の手続きに組み込んでおくべきです。70歳以上の人を採用したときも、70歳以上被用者該当届を出します。

電子申請で出す方法：e-Gov、CSVファイル添付方式、電子申請APIの3つの経路

資格取得届は、紙で出さなくても電子申請で出せます。電子申請の義務化の対象は算定基礎届、月額変更届、賞与支払届の3手続きで、資格取得届は含まれていません。それでも、5日の期限を考えると電子で出す利点は大きく、郵送の日数がかからず、到達の記録も残ります。

届書作成プログラムで作るCSVを添付する方式と、e-Govの画面に入力する方式

CSVファイル添付方式で申請できる届書には、資格取得届と被扶養者（異動）届がどちらも入っています。年金機構の届書作成プログラムや、市販の給与・労務ソフトで作ったCSVをe-Govで添付して出す方式です。入社が複数名いる月は、1件ずつ画面に入力するより手間が少なく済みます。

1人だけの入社なら、e-Govの画面に直接入力する方式でも足ります。e-Govの基本操作と利用準備は、e-Gov電子申請の基本を扱う記事で確認できます。

労務システムから直接出す電子申請API：OAuth2の認可と手続別仕様のバージョン2

e-Govは、ソフトウェアから申請を送るための電子申請APIを公開しています。利用者の認証にはOAuth2とOpenID Connectに準拠した認可を使い、社会保険や雇用保険の手続別の仕様も公開されています。以前の外部連携APIは2024年1月31日でサポートを終えており、互換性はありません。最新版はバージョン2です。

APIに対応した労務システムなら、入社データから資格取得届を作り、画面の操作なしで申請と到達の確認まで進められます。対応システムの選び方やGビズIDの運用は、労務管理システムの電子申請対応を扱う記事で整理しています。

市販の労務ソフトで足りる会社と、採用データの連携や個別開発が要る会社の境界

どこまで仕組みに任せるかは、入社の頻度と、届け出る先の数で決まります。

入社が月に数名で協会けんぽだけなら、市販の労務ソフトとe-Govで期限に間に合う

入社が月に数名、加入先が協会けんぽだけという会社なら、個別の開発は要りません。市販の労務ソフトで本人に情報を入力してもらい、CSVを作ってe-Govで出せば、5日の期限に十分間に合います。

この規模なら、投資の先は仕組みより運用です。入社者の一覧と届出の控えを月に1回突き合わせ、マイナ保険証の有無と扶養の届出の要否をチェック項目に入れておけば、出し忘れはほぼ防げます。

入社が集中する会社や健保組合が複数ある会社は、届出の自動作成を検討する

4月に新卒がまとめて入社する、店舗ごとに毎週採用がある、グループ会社ごとに加入する健保組合が違う、といった会社では事情が変わります。採用管理と人事マスタと労務ソフトの間で同じ情報を何度も入力することになり、5日の期限の中で転記ミスと出し忘れが起きやすくなるためです。

こうした条件が重なるなら、労務管理システムの機能と個別開発の判断軸を確認したうえで、採用データから資格取得届と扶養の届出を自動で作り、電子申請APIで出す仕組みを検討する価値があります。一創の人事・労務管理システム開発では、既存の人事・給与システムとの連携や電子申請への対応を含めて相談を受けています。

よくある質問

社会保険の加入手続きについて、入社の実務でよく出る質問に答えます。

社会保険の加入手続きで従業員から受け取る書類は何ですか？

日本年金機構の案内では、基礎年金番号通知書（年金手帳）か、マイナンバーカードの提示です。事業主はそれをもとに、氏名、生年月日、性別、住所とマイナンバーまたは基礎年金番号を確認して届け出ます。番号の記入がない届書は、返戻の対象となるため注意が必要です。家族を扶養に入れる場合は、続柄や収入を確認する書類が別に要ります。

社会保険と雇用保険の加入手続きは期限が違いますか？

違います。社会保険の資格取得届は事実発生から5日以内に年金事務所等へ、雇用保険の資格取得届は採用した月の翌月10日までにハローワークへ出します。加入の要件も窓口も違うため、労務システムでは保険の区分ごとに別に管理するのが確実です。両者の違いは雇用保険と社会保険の違いを扱う記事で比較しています。

70歳以上の人を採用したときも届出は必要ですか？

必要です。70歳以上の人は厚生年金の被保険者にはなりませんが、過去に厚生年金の被保険者期間があるなど一定の要件に当てはまれば、資格取得届と同じ届書で「70歳以上被用者該当届」を出します。厚生年金保険料はかかりませんが、届出によって老齢厚生年金が支給停止になる場合があります。

外国籍の従業員を採用したときに追加で出す書類はありますか？

マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない人や、番号制度の対象外の人なら、「厚生年金保険被保険者ローマ字氏名届」を一緒に出します。資格取得届を電子申請で出す場合に限り、ローマ字氏名届をPDFやJPEGの画像で添付できます。

入社後すぐに退職した人の加入手続きも必要ですか？

加入の要件を満たして入社したのであれば、在籍が短くても資格取得届を出し、退職に合わせて資格喪失届も出します。届出を省くと、後で加入の事実が分かったときには、遡って保険料を納める必要があるのです。入社日に要件を判定した記録を残しておくと、判断の根拠を後から示せます。

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