タイムカードの保存期間は5年（当分3年）：起算日と勤怠データの残し方

タイムカードの保存期間は、労働基準法第109条で5年と定められ、経過措置により当分の間は3年が適用されています。数え始めは打刻した日ではなく、多くの会社では賃金の支払期日です。この記事では、条文と厚生労働省の資料をもとに、起算日の計算方法と、労働安全衛生規則の3年や助成金の5年との関係を整理します。そのうえで、紙のタイムカードをいつ捨てられるか、勤怠システムにどのデータを何年残すかの判断基準まで示します。

まとめ：タイムカードの保存期間は法定3年でも社内ルールは5年に揃える結論

タイムカードは労働基準法第109条の「労働関係に関する重要な書類」にあたり、保存期間は5年、経過措置で当分の間は3年です。パートやアルバイトの分も、退職した人の分も対象に含まれます。違反すると30万円以下の罰金の対象になります。

起算日は、その月の記録が完結した日と賃金の支払期日のうち遅い方です。末日締め翌月10日払いの会社なら、10月分のタイムカードは11月10日から数えます。

実務の結論は、電子の勤怠データは5年残し、紙は3年を過ぎたら条件を確かめて整理する形です。システムには確定した集計だけでなく、打刻の生データと修正履歴も同じ期間だけ残してください。勤怠システムを乗り換えるときは、解約前に過去分を書き出さないと保存義務を果たせなくなります。

タイムカードの保存期間を決めている労働基準法の条文と5年・3年の関係

保存期間の根拠は1つの条文と、その読み替えを定めた附則です。タイムカードという語は条文に出てこないため、まず対象に入る理由から確認します。

第109条の重要な書類にタイムカードや出勤簿が含まれる根拠と対象の広さ

労働基準法第109条は、労働者名簿、賃金台帳、雇入れ・解雇・災害補償・賃金その他労働関係に関する重要な書類を5年間保存するよう定めています。厚生労働省の改正労働基準法等に関するQ&AのQ2-1は、「その他労働関係に関する重要な書類」の例に出勤簿とタイムカード等の記録を挙げました。

同じ例示には、使用者が始業・終業時刻を記録したもの、残業命令書とその報告書、労働者が自ら労働時間を記録した報告書も含まれています。紙の打刻カードだけが対象ではありません。ICカードの打刻データ、Excelの勤務表、自己申告の日報も、労働時間の記録である以上は同じ扱いで考えます。

原則5年と当分の間3年が併存する経過措置と2026年11月時点の条文の状態

保存期間は2020年4月1日の改正で3年から5年に延びました。同時に設けられた附則第143条第1項が、第109条の「五年間」を当分の間「三年間」と読み替えています。したがって法律上の義務は、現在は3年で満たされます。

2026年11月10日にe-Govの条文データを確認した時点でも、この読み替えは残っていました。「当分の間」に終了日は書かれておらず、5年へ切り替える時期を定めた改正も確認できていません。切り替わる日が決まっていない以上、システムの設定は5年を前提にしておくほうが手戻りがありません。

3年と記載された厚生労働省ガイドラインを現在の条文で読み替える注意点

検索で最初に見つかりやすい労働時間の適正な把握のためのガイドラインは、平成29年1月20日に策定された文書で、タイムカード等を「3年間保存」と書いています。同ガイドラインの解説リーフレットも、起算点を「最後の記載がなされた日」と説明しているものです。

どちらも2020年の改正より前の文言です。保存期間は5年（当分の間3年）、起算日は次の章で説明する支払期日の規定に読み替えてください。社内規程をこの資料から写している会社は、起算日の記述が古いまま残っていないかを確かめます。

保存義務に違反した場合の第120条の罰金と未払い残業代の争いでの不利益

第120条は、第106条から第109条までの規定に違反した者を30万円以下の罰金の対象としています。金額より実務で響くのは、未払い残業代を請求されたときです。

賃金の請求権の時効は附則第143条第3項により当分の間3年、付加金の請求期間も同条第2項により3年です。この期間内に元従業員から請求を受けたとき、タイムカードが残っていなければ、会社は実際の労働時間を示す材料を自ら失っています。

タイムカードの起算日を賃金の支払期日から数える方法と月次の計算例

保存期間で最も間違えやすいのは年数より数え始めです。打刻した日や月末を起算日にしていると、法定の期間より早く削除してしまいます。

労働基準法施行規則第56条の完結の日と支払期日の遅い方を取る読み方

労働基準法施行規則第56条第1項第5号は、賃金その他労働関係に関する重要な書類の起算日を「その完結の日」と定めています。タイムカードなら、1か月分の打刻が終わった日がこれにあたります。

同条第2項は、当該記録に係る賃金の支払期日が完結の日より遅い場合は、支払期日を起算日とする規定です。Q&AのQ2-3も、賃金計算期間が当月1日から末日、支払期日が翌月10日の例で、タイムカード等は翌月10日から数えると説明しています。後払いの会社では、ほぼすべての月で支払期日が起算日になります。

末日締め翌月10日払いの会社で2026年10月分の保存期限を計算した例

就業規則で定めた支払期日をもとに、月別の期限を並べると次のようになります。

満了日ちょうどに処分する必要はありません。月単位で管理し、1か月以上の余裕を見て処分すれば、日数の数え方で迷う場面もなくなります。

紙の束を年単位で廃棄するときに年をまたぐ12月分で起きるずれの防ぎ方

紙のタイムカードを1年分ずつ箱に入れている会社では、箱の表に書く年で間違いが起きます。2026年分の箱に入っている12月分は、上の表のとおり起算日が2027年1月10日です。

箱の廃棄時期は、中に入っている最後の月の支払期日から数えてください。賃金計算期間が20日締めのように月をまたぐ会社も同様で、暦の年ではなく賃金の支払期日の年で箱を分けると判断が1回で済みます。

労働基準法以外で勤怠の記録に保存を求める規定と管理監督者の扱い

タイムカードの保存義務は第109条だけではありません。別の法律が、対象者も期間も違う形で記録を求めています。

労働安全衛生規則の労働時間の状況の記録3年と管理監督者も対象になる範囲

労働安全衛生法第66条の8の3は、医師の面接指導を実施するため、事業者に労働者の労働時間の状況の把握を義務づけています。除外されているのは次条の対象者、つまり労働基準法第41条の2の高度プロフェッショナル制度で働く人だけです。

労働安全衛生規則第52条の7の3は、把握の方法としてタイムカードによる記録やパソコンの使用時間の記録などの客観的な方法を挙げ、記録を作成して3年間保存する措置を求めました。割増賃金の計算で労働時間の規制から外れる管理監督者も、この把握の対象からは外れていません。管理職だけ打刻を止めている会社は、この記録が欠けることになります。

勤怠まわりの記録の保存期間と起算日を書類の種類ごとに並べた一覧表

勤怠に関わる記録を種類別に整理すると、期間と起算日は次のとおりです。

裁量労働制の記録と年次有給休暇管理簿は、Q&AのQ2-2で保存期間の延長対象とされ、第56条第3項が同じ起算日の規定を準用しています。年次有給休暇管理簿の記載項目は年次有給休暇管理簿とは？記載3項目と保存期間で扱っています。

助成金の支給申請に使った出勤簿を支給決定の翌日から5年残す規定

雇用関係助成金を受けた会社は、法定の3年では足りません。厚生労働省の雇用関係助成金共通要領Q&A（令和8年9月14日）のA19は、提出または提示した書類の原本と、各助成金の要領に定めがある法定帳簿等を、支給決定日の翌日から5年間保存するよう示しています。

支給決定後に労働局の調査が入る場合があり、書類が残っていなければ支給の取消や返還を求められることがあります。申請を社会保険労務士に任せた場合でも、写しを受け取って自社で保存することが必要です。申請の対象期間のタイムカードは、助成金の管理台帳で別に印を付けておくと誤廃棄を防げます。

派遣社員の勤怠を派遣先管理台帳で3年保存する派遣先と派遣元の役割分担

派遣社員の始業・終業時刻を記録するのは派遣先です。労働者派遣法第42条は、派遣先に派遣先管理台帳の作成を求め、その記載事項に派遣就業をした日ごとの始業・終業時刻と休憩時間を挙げました。同条第2項の保存期間は3年で、第3項により記載事項は派遣元へ通知します。

賃金を計算する派遣元は、通知された勤務実績をもとに賃金台帳を作ります。台帳の記載事項と通知の流れは派遣先管理台帳とは？記載事項・3年保存と台帳運用で確認できます。

タイムカードを5年と3年のどちらで持つかの判断基準と紙を捨てられる条件

法律の最低ラインは3年ですが、紙と電子で同じ年数にする必要はありません。保管にかかる負担が違うからです。

電子の勤怠データは5年で持ち紙だけ3年で整理する判断とその理由

電子データは5年で持ちます。理由は保存コストと失うものの差です。勤怠データは文字情報が中心で容量の増加が小さいのに対して、「当分の間」が終わったときに消した過去分は取り戻せません。助成金の5年や、未払い賃金の請求で時効の完成が猶予される場面にも、設定を分けずに対応できます。

紙を5年分そのまま倉庫に積むのは過剰です。次の条件をすべて満たすなら、3年を過ぎた紙は廃棄して構いません。

• 対象期間に雇用関係助成金の申請をしていない
• 未払い賃金の請求や労使の紛争が起きていない
• 労働時間と賃金の集計が給与データとして別に残っている

請求や紛争が起きた場合は別です。関係する従業員と期間の記録は、年数にかかわらず廃棄を止めてください。

紙のタイムカードをスキャンして原本を廃棄するときのe-文書省令の要件

5年分の記録を残したいが紙は減らしたい場合は、スキャンで電子化する方法があります。厚生労働省所管のe-文書省令は別表第一に労働基準法第109条の書面を挙げ、第4条で書面をスキャナで読み取った電磁的記録による保存を認めました。

要件は、同省令の概要のとおり、必要に応じて直ちに明瞭かつ整然とした形式で画面に表示し、書面を作成できることです。手書きの修正や押印が読める解像度で取り込み、従業員と年月で検索できるファイル名に揃えてください。全件の読み取りを確認してから原本を処分する順番を守ります。

Excelやファイルサーバー保存で足りなくなる厚生労働省FAQの4要件との差

紙を介さずパソコンで作った勤怠の記録には、厚生労働省の労務関係書類のパソコン保存に関するFAQが要件を示しています。FAQの本文は改正前の3年の記述のままですが、要件自体は次の4つです。

1. 法令の要件を備え、画面に表示して印字できること
2. 労働基準監督官の臨検時などに、必要事項を直ちに示して提出できること
3. 誤って消去されないこと
4. 長期にわたって保存できること

共有フォルダのExcelが弱いのは3番目と2番目です。誰でも上書きや削除ができ、退職者の特定月をすぐ探せない状態は要件を満たしにくいと考えてください。Excelを続けるなら、月次の確定後に読み取り専用の領域へ移し、バックアップを別の場所に取る運用までを最低線にします。従業員が数十人を超えて勤怠の修正が月に何件も出る会社では、Excelでの保存は採用しません。

勤怠システムで残すデータの範囲と乗り換えで過去の記録を失わない設計

電子で持つと決めた後に差が出るのは、どのデータを残すかと、システムを替えるときの扱いです。

打刻の生データと修正履歴と確定済み集計を同じ期間だけ残す設計の考え方

勤怠システムの中には性質の違う3種類のデータがあります。優先度の高い順に挙げます。

1. 打刻の生データ：機器やアプリが記録した時刻そのもの
2. 修正履歴：誰がいつ、どの打刻をどう直し、誰が承認したか
3. 確定済みの集計：月の労働時間や残業時間の合計

容量を惜しんで集計だけを残すと、ガイドラインが原則とする客観的な記録を基礎に確認したことを後から示せません。打刻と申告の差を説明する材料になるのが修正履歴です。客観的な記録の条件は打刻とは？客観的な記録の条件と方式6種で、修正の申請と承認の流れは打刻忘れの対応：修正申請の手順と給与の扱いで解説しています。

保存期限を打刻日でなく給与計算期間の支払期日から求めるテーブルの持ち方

打刻の1件ずつに期限を持たせると、賃金の支払期日との対応が取れなくなります。給与計算期間のテーブルに支払期日を持たせ、打刻データはどの計算期間に属するかで期限を決める形が単純です。

削除の処理は月次で、支払期日から5年と猶予の1か月を過ぎた計算期間だけを対象にします。助成金の申請や紛争で残す期間には保留の印を付け、処理の対象から除外してください。賃金台帳や申告書まで含めた書類別の保存期間マスタは給与明細の保管期間と賃金台帳の5年・電子保存の設計で整理しています。

クラウド勤怠の解約や乗り換えで過去データを書き出すときの確認項目

クラウド型の勤怠システムで、解約後に過去データをいつまで見られるかは製品と契約によって異なります。解約しても保存義務は会社に残るため、解約前の書き出しが必須の工程です。次の順で確認します。

1. 解約後に閲覧できる期間と、書き出せる期限を契約で確かめる
2. 月次集計だけでなく、打刻明細と修正履歴を書き出せるかを試す
3. 退職者の従業員番号と氏名の対応表を一緒に出力する
4. 書き出した過去5年分を検索し、特定の人と月を表示できるかを確かめる

4番目を省くと、臨検で求められたときに提出できない状態が残ります。CSVだけでなくPDFの勤務表も併せて出力しておくと、次のシステムへ取り込めない項目があっても提示には困りません。

既製の勤怠システムで足りる条件と個別開発を検討する条件の分かれ目

既製の勤怠システムを1本で使い、5年以上のデータ保持と打刻明細の書き出しができるなら、それで足ります。製品の機能と選び方は勤怠管理システムとは？機能・種類・費用と選び方で比較の観点を確認してください。

個別開発を検討するのは、拠点ごとに勤怠の仕組みが分かれている、旧システムの過去データを入れ替え後も参照し続ける必要がある、給与の支払期日が雇用区分で複数ある、といった場合です。こうした条件で勤怠データの保管や保存期限の管理を作り込むなら、勤怠管理システム開発として既存の給与システムとの連携から相談いただけます。

よくある質問

タイムカードの保存期間について、人事労務の担当者が迷いやすい点をまとめました。

退職した従業員のタイムカードはいつまで保存しますか？

在職者と同じく、各月の記録ごとに完結の日と支払期日の遅い方から数えます。退職日からまとめて数え直すわけではありません。ただし最後の月の給与の支払期日が退職日より後になることは多いので、最終月だけ起算日が退職日より遅くなります。労働者名簿は退職日などを起算日とする別の規定で、扱いは労働者名簿とは：記載事項9項目と保存期間の起算日で説明しています。

パートやアルバイトのタイムカードも保存が必要ですか？

必要です。第109条は雇用形態で対象を分けていないため、パート、アルバイト、契約社員の記録も正社員と同じ期間を保存します。短期のアルバイトが多い職場では枚数が増えますが、雇用期間が短いことを理由に保存期間が短くなる規定はありません。入れ替わりの多い店舗や工場ほど、紙からシステムへ移す効果が大きくなります。

保存期間が過ぎたタイムカードはどう処分すればよいですか？

氏名と勤務実績が載った個人情報なので、シュレッダーや溶解処理など内容を読み取れない方法で処分します。個人情報保護法第22条は、利用する必要がなくなった個人データを遅滞なく消去するよう努めることを事業者に求めています。電子データも同様に、保存期間と保留の有無を確かめて削除し、削除した期間と日時を記録として残してください。

タイムカードを使っていない会社は法律違反になりますか？

タイムカードの使用そのものは義務ではありません。ガイドラインは、使用者の現認か、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録を基礎とする確認を原則としています。自己申告は、それらによらざるを得ない場合の方法です。どの方法で記録しても、その記録には同じ保存義務がかかります。何も記録していない状態が問題です。

出勤簿とタイムカードは両方とも保存する必要がありますか？

両方を作っている会社は、両方が保存の対象です。Q&Aは出勤簿もタイムカードも労働関係の重要な書類の例に挙げており、どちらかだけを残してよいとはしていません。打刻データから出勤簿を自動で作っている場合は、元の打刻データと出勤簿の出力を同じ期間だけ残します。紙の出勤簿と打刻を別々に運用しているなら、まず片方に統合すると保存の手間も半分になります。

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