年次有給休暇管理簿とは？記載3項目と保存期間、勤怠システムの項目設計

年次有給休暇管理簿は、有給休暇を与えた労働者ごとに「基準日・日数・時季」を記録する帳簿で、労働基準法施行規則24条の7によって2019年4月から作成と保存が義務になりました。様式の指定はなく、紙でもExcelでも勤怠管理システムでも作れますが、保存期間は条文上5年、経過措置で当分の間3年という二重の書き方になっており、起算日を取り違える会社が少なくありません。この記事では、有給休暇管理簿の記載3項目の書き方と記入例、保存期間とシステム保存の条件を一次情報で押さえたうえで、勤怠システムで管理簿を出力するために持つべきデータ項目と、パッケージで足りる会社・個別開発を検討すべき会社の境界までをまとめます。

まとめ：年次有給休暇管理簿で先に押さえる記載・保存・出力の要点

管理簿に最低限書くのは、基準日（付与した日）、日数（取得した日数）、時季（取得した日付）の3つです。前倒し付与をしている会社は、第一基準日・第二基準日まで記録する必要があります。保存は「付与した期間中と、その期間が満了してから3年間」で、条文上の5年は附則で当分の間3年に読み替えられています。

システム化の判断は単純です。付与日を全社で揃えていて、時間単位年休や計画的付与を使っていない会社は、勤怠パッケージの標準帳票で足ります。逆に、個別の入社日基準と斉一的付与が混在する、時季変更の履歴を残したい、退職者のデータを3年以上確実に出せるようにしたい、といった条件が2つ以上重なるなら、付与・取得・時季変更を別々に持つデータ設計へ作り直すほうが安くつきます。

年次有給休暇管理簿とは何か：施行規則が定める作成義務と帳簿の位置づけ

管理簿は、労働基準法本体ではなく省令である施行規則に根拠がある帳簿です。まず条文の文言と、似た名前の書類との違いを整理します。

施行規則24条の7の文言と2019年4月の年5日取得義務との関係

e-Gov法令検索に掲載された労働基準法施行規則の24条の7は、使用者が法39条5項から7項までの規定で有給休暇を与えたときは、「時季、日数及び基準日（第一基準日及び第二基準日を含む。）を労働者ごとに明らかにした書類」を作成し保存しなければならない、と定めています。この書類に「年次有給休暇管理簿」という名前を付けているのも同じ条文です。

義務が生まれたのは、働き方改革関連法で年10日以上付与される労働者に年5日の取得をさせる義務（法39条7項）が入った2019年4月です。管理簿は、その5日を取らせたかどうかを会社自身が労働者ごとに把握するための記録という位置づけになります。条文の対象は39条5項（本人の請求による取得）から7項までなので、5日義務の対象者に限らず、有給休暇を与えた労働者全員の分を作ると読むのが素直です。

管理簿と有給休暇管理表・取得計画表の違いと実務での使い分けの目安

社内では「有給管理表」「年休台帳」など呼び名がばらばらですが、法定の帳簿は管理簿だけです。厚生労働省の解説リーフレット「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」では、年次有給休暇取得計画表は時季指定の際に労働者の意見を聴く手段の一つとして挙げられており、作成義務のある書類ではありません。

実務では、残日数を見るための管理表に基準日・日数・時季の3項目がそろっていれば、それをそのまま管理簿として扱えます。名前ではなく、3項目が労働者ごとに読み取れるかで判定してください。勤怠記録全体の法的な位置づけは勤怠管理とは何かと法律上の義務・管理項目を整理した記事で確認できます。

記載3項目「基準日・日数・時季」を帳票へ落とす書き方と記入例

3項目は短い言葉ですが、それぞれ実務上の落とし穴があります。前倒し付与、半日と時間単位、時季変更の3つを順に見ていきます。

基準日の書き方：前倒し付与で第一基準日と第二基準日が要る場面

基準日は、労働者に有給休暇を付与した日です。法定どおり入社6か月後に10日を付与する会社なら、4月1日入社の人は10月1日が基準日になり、翌年以降も10月1日が続きます。

注意が要るのは前倒し付与です。入社日に10日を付与した場合、その日が第一基準日になります。さらに翌年4月1日に全社の付与日へ揃えて新たに10日以上を付与すると、その日が第二基準日です。施行規則24条の5は、この重なった期間について「期間の月数を12で割って5を掛けた日数」を取らせればよいという按分の仕組みを置いており、管理簿にも両方の日付を残す必要があります。基準日を揃える設計そのものの判断は、有給休暇の基準日の決まり方と統一のルール、勤怠システムの付与設計で詳しく扱っています。

日数の書き方：半日単位と時間単位年休を載せるときの換算ルール

日数欄には、基準日から1年の間に実際に取得した日数を書きます。厚生労働省のリーフレットのQ&Aでは、労働者が自ら半日単位で取得した場合、1回を0.5日として年5日から差し引いてよいとしています。

時間単位年休は扱いが違います。同じQ&Aで明記されているのは、時間単位で取った分は年5日から控除できないという扱いです。管理簿に時間単位の取得を記録するのは差し支えありませんが、5日の達成判定とは別の列で持たないと、集計で達成済みと誤判定します。福井労働局が公開している年次有給休暇の管理台帳も、時間単位年休の取得時間と換算日数を独立した欄にしています。

時季の書き方：取得日と時季変更・計画的付与の区分を残す記入例

時季欄には、取得した具体的な日付を書きます。「6月に3日」のような月単位の記載では、どの日に休んだかが確認できません。福井労働局の台帳は、取得日に加えて、本人指定・計画的付与・使用者指定という指定区分、請求・指定した月日、使用者が時季を変更した場合の日時までを列に持っています。

表のうち法令上の必須は基準日・時季・日数の3行で、残りは任意項目です。ただし時季変更の前後を上書きで消すと、後から「本人の請求どおり与えたか」を示せなくなります。任意でも残しておく価値があるのはこの列です。

保存期間5年と経過措置3年、起算日と電子保存で迷う3つの論点

保存のルールは条文が3か所に分かれており、1か所だけ読むと誤解します。期間、あわせ調製、罰則の順に整理します。

条文の5年と附則71条の3年、起算日は付与期間の満了日という読み方

施行規則24条の7の本文は「当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後五年間保存」です。一方で附則71条が、24条の7を含む複数の規定について「当分の間」五年間を三年間と読み替えています。山口労働局の年次有給休暇管理簿の案内も「5年間（当分の間、3年間）」と併記しています。経過措置の終わりは定められていません。

起算日は作成日ではありません。2025年10月1日を基準日とする年度の記録なら、付与期間が終わる2026年9月30日の翌日から3年、つまり2029年9月30日まで残すことになります。付与期間中も保存対象なので、1人あたり最低でも4年分の記録を常に抱える計算です。システムで一律「作成から3年で削除」とする設定は、この読み方とずれます。

労働者名簿・賃金台帳とのあわせ調製とシステム上で保存する条件

施行規則55条の2は、管理簿を労働者名簿または賃金台帳とあわせて調製できると定めています。給与システムの賃金台帳に基準日・取得日数・取得日を載せる形でも、管理簿を別に作る必要はありません。給与側で持つ場合の設計は給与計算システムの機能と個別開発の判断を解説した記事が参考になります。

システム保存について、厚生労働省のリーフレットは「必要なときにいつでも出力できる仕組みとした上で、システム上で管理することも差し支えありません」としています。条件は出力できることの一点です。画面で残日数が見えるだけで、労働者ごとの基準日・時季・日数を一覧として印刷やファイル出力できないシステムは、この条件を満たしているとは言えません。

管理簿の不備が問われるのは年5日取得義務の立証という実務上の重さ

管理簿の作成や保存を怠ったこと自体に対して、施行規則は独自の罰則条文を置いていません。ここで安心するのは早計です。

年5日を取得させなかった場合は労働基準法120条により30万円以下の罰金の対象で、厚生労働省のリーフレットは対象となる労働者1人につき1罪として扱うと説明しています。監督署の調査で5日を取らせたことを示す一番の資料が管理簿です。記録が無ければ、取らせていたとしても立証できません。罰則の有無ではなく、5日義務の証拠として管理簿を設計するのが実務上の正しい重み付けです。対象者の判定や時季指定の手順、取得できなかった場合の扱いは有給休暇5日の取得義務と未取得を防ぐ勤怠システムの要件を解説した記事で詳しく整理しています。

勤怠システムで管理簿を出力するためのデータ項目設計と帳票要件

ここからは、勤怠システムの側で管理簿をどう持つかという設計の話です。パッケージを選ぶ場合も、個別開発を依頼する場合も、要件定義でこの粒度まで決めておくと手戻りが減ります。

付与・取得・紐付け・時季変更履歴を分けて持つ4テーブル構成と必須カラム

管理簿の3項目を1つの表に詰め込むと、繰越や時季変更が入った時点で整合が崩れます。付与と取得と変更履歴を別の表で持ち、管理簿は出力時に組み立てるのが扱いやすい構成です。

付与の区分には「通常・第一基準日・第二基準日」を持たせます。紐付けの表は、繰越分から先に消化するのか当年分から消化するのかを就業規則どおりに記録するためのもので、ここを省くと失効日数の計算が合わなくなります。消化順と失効バッチの設計は有給休暇の繰り越しと失効を勤怠システムで管理する方法で詳しく扱っています。

管理簿の出力で監督署の求めに応じるためのシステムの出力要件4項目

「いつでも出力できる」を要件に落とすと、次の4つになります。上から順に優先度が高く、1と2が満たせないシステムは管理簿の保存手段として使えません。

1. 労働者ごと・基準日ごとに、基準日・取得日・取得日数を1枚に並べて出力できる
2. 退職者を含め、付与期間の満了から3年以内の記録を検索して出力できる
3. 事業場単位で全員分を一括でCSVかPDFに書き出せる
4. 時季変更や取消を反映した後の状態と、変更前の履歴を区別して出せる

2が抜けやすい要件です。SaaSの勤怠サービスでは、退職処理をしたアカウントの閲覧範囲や保持期間が契約プランで決まることがあります。解約時にデータをどの形式で持ち出せるかも、選定の段階で確認してください。

Excel管理からシステムへ移すときに残高がずれる典型的な失敗パターン

移行で一番多いのは、残日数だけを初期値として入れてしまう失敗です。残日数には繰越分と当年分が混ざっているため、次の失効日に消える日数を正しく計算できず、1年後に残高がずれます。移行データは、直近2年分の付与ごとに「基準日・付与日数・消化済み日数」を分けて投入するのが原則です。

もう一つは、移行前の取得履歴を持ち込まないことです。保存期間中の旧記録をExcelに残したまま新システムへ切り替えると、管理簿が2か所に分かれます。旧ファイルを読み取り専用で保管する場所と、削除してよい日付を決めてから切り替えてください。

パッケージの標準帳票で足りる会社と個別開発を検討すべき会社の境界線

管理簿の出力は、多くの勤怠パッケージが標準機能として持っています。問題は、自社の付与ルールがその標準の前提に収まるかどうかです。

パッケージの有給休暇管理簿の出力で自社の運用にそのまま足りる3つの条件

次の3つをすべて満たす会社は、パッケージの標準帳票で十分です。1つ目は付与日が全社で1日か入社日基準のどちらかに統一されていること、2つ目は時間単位年休を導入していないか、導入していても5日判定と分けて集計できる製品を選べること、3つ目は退職者データの保持期間が契約上3年以上確保できることです。

この条件に当てはまる会社が管理簿のために個別開発をするのは過剰投資です。製品の比較は勤怠管理システムの機能・種類・費用と選び方をまとめた記事を起点に進めてください。

有給休暇管理簿の個別開発や既存システムの改修を選ぶ条件と見送るべき場面

個別開発を検討するのは、グループ会社ごとに付与日が違い合併や転籍で基準日が付け替わる、勤務形態ごとに1日の時間数が異なる時間単位年休を運用している、給与や人事の基幹システムと管理簿のデータを一本化したい、といった条件が重なる会社です。こうした場合、付与・取得・紐付けの表を自社のルールで持てる仕組みにしないと、毎年の付与処理でExcelの手修正が残ります。一創の勤怠管理システム開発では、就業規則の付与ルールをデータ項目に落とすところから設計を進めます。

見送るべき場面もはっきりしています。従業員が数十人規模で付与ルールが法定どおりなら、Excelの参考様式でも義務は果たせます。システム化の動機が管理簿だけなら、まず労働局の様式で運用を固め、勤怠全体を見直すタイミングで一緒に移すほうが費用対効果は上です。

よくある質問

年次有給休暇管理簿について、作成と保存の実務でよく出る質問をまとめました。

年次有給休暇管理簿はエクセルで作成しても問題ありませんか？

問題ありません。施行規則は様式を定めておらず、労働者ごとに基準日・日数・時季が確認できれば形式は自由です。山口労働局や福井労働局もExcelの作成例を公開しています。ただしExcelは保存期間の管理を人に頼ることになるため、ファイルを年度ごとに分け、付与期間の満了日から3年たつまで削除しない運用ルールを決めておく必要があります。人数が増えて入社日基準の付与日が分散してきたら、システム化を検討する目安です。

有給休暇管理簿を作成していないと罰則はありますか？

管理簿の未作成そのものに対する罰則条文は、施行規則にはありません。ただし、年10日以上付与した労働者に年5日を取得させなかった場合は、労働基準法120条により30万円以下の罰金の対象になり、対象者1人につき1罪として扱われます。管理簿が無いと5日を取らせた事実を示せないため、監督署の是正指導を受けたときに説明ができません。実質的には罰則に直結する記録と考えて整備してください。

退職した従業員の年次有給休暇管理簿はいつまで保存しますか？

施行規則の文言は「有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後」の保存なので、数え始めは退職日ではなく付与期間です。退職で付与期間が途中で終わる場合に満了日をいつと見るかは条文に書かれていないため、実務では本来の付与期間の満了日から3年を取るのが安全です。2026年4月1日に付与を受けて同年8月に退職した人なら、2027年3月31日の翌日から3年、2030年3月31日まで残す計算になります。条文本来の5年に戻る可能性も考え、システムは5年保持できる設定にしておくと手戻りがありません。

時季指定した有給休暇の日程を変更したら管理簿も修正が必要ですか？

必要です。管理簿の時季欄は実際に取得した日を記録するものなので、変更後の日付に直します。その際、変更前の日付を消さずに履歴として残しておくと、労働者の請求どおり与えたか、使用者が時季変更権を使ったのかを後から説明できます。使用者が時季を指定する方式を取る場合は、就業規則への記載も必要で、記載が無いと労働基準法120条の罰則の対象になる点も合わせて確認してください。

時間単位で取得した有給休暇は年5日の取得義務に数えられますか？

数えられません。厚生労働省のリーフレットのQ&Aで、時間単位年休は労働者が自ら取得した場合でも年5日から控除できないとされています。半日単位で取得した分は1回0.5日として控除できるため、時間単位年休とは控除の扱いが別です。管理簿には時間単位の取得も記録できますが、5日の達成を判定する集計からは除外する必要があります。時間単位年休の上限や労使協定の要件は、別の記事で詳しく扱います。

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