有給休暇5日の取得義務とは？対象者と罰則、未取得を防ぐ勤怠システムの要件

有給休暇の年5日取得義務は、年10日以上の有給休暇を付与する労働者について、付与した日から1年以内に5日を取らせることを会社に課すルールで、労働基準法39条7項を根拠に2019年4月から全企業に適用されています。取得できなかった場合は30万円以下の罰金の対象で、対象者1人につき1罪として扱われる仕組みです。この記事では、対象者と期限の数え方、5日に数える休暇と数えない休暇、有給休暇を5日取得できなかった場合の罰則と監督指導の実際を条文と厚生労働省の資料で押さえたうえで、未取得者を期限前に拾うための勤怠システムの判定ロジックと、パッケージで足りる会社・個別開発を検討すべき会社の境界までを整理します。

まとめ：有給休暇5日の取得義務で会社が押さえる対象者・期限・罰則の要点

義務がかかるのは、その年に法定で10日以上の有給休暇が付与される人です。正社員だけでなく、管理監督者、有期契約の社員、週4日勤務で勤続3年半以上のパートも入ります。期限は基準日から1年で、本人が自分で取った日、計画年休で休んだ日、会社が時季指定した日の合計が5日に届けば足ります。半日は0.5日で数えられますが、時間単位年休と会社独自の特別休暇は数えられません。

罰則は30万円以下の罰金で、時季指定をするなら就業規則への記載も要ります。実務で効くのは罰則の知識より、期限の3か月前に残り日数が足りない人を一覧で出せる仕組みです。付与日が全社で揃っていて時間単位年休を使っていない会社は、勤怠パッケージのアラート機能で十分です。前倒し付与による期間の重なり、出向、雇用形態の転換が日常的に起きる会社は、判定ロジックを自社のルールで持てる設計にしないと、手作業の確認が毎年残ります。

年5日の取得義務の中身：労働基準法39条7項が定める対象者と1年の数え方

最初に、誰にいつまで何日取らせるのかを条文の言葉で確認します。ここを取り違えると、後の判定ロジックがすべてずれます。

対象は付与日数10日以上の労働者、管理監督者と比例付与パートの境界

e-Gov法令検索に掲載された労働基準法の39条7項は、使用者が与えなければならない有給休暇の日数が「十労働日以上である労働者」について、そのうち5日を基準日から1年以内に時季を定めて与えなければならない、と定めています。判定に使うのは、その年に新たに付与される法定の日数です。

厚生労働省のリーフレット「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」は、対象に管理監督者と有期雇用労働者が含まれることを明記しています。パートなど比例付与の人は、週4日勤務なら勤続3年6か月で10日、週3日勤務なら勤続5年6か月で10日に届き、その時点から取得義務の対象です。同じQ&Aでは、前年度からの繰越分を足して10日以上になっても対象にはならないとしています。繰越を含めた残高で判定するシステム設定は誤りです。

基準日から1年以内という期限と、前倒し付与で期限が動く2つのケース

法定どおり入社6か月後に付与する会社なら、2025年4月1日入社の人は2025年10月1日が基準日で、2026年9月30日までに5日を取らせます。入社日に10日を前倒しで付与した場合は、その付与日から1年が期限です。

期間が重なるのが2つ目のケースです。入社半年後の10月1日に10日を付与し、翌年度から全社の付与日を4月1日に揃えると、1年目の期間と2年目の期間が半年重なります。労働基準法施行規則の24条の5は、この場合に1年目の基準日から2年目の基準日の1年後までを履行期間とし、その月数を12で割って5を掛けた日数を取らせればよいとしています。2025年10月1日から2027年3月31日までの18か月なら7.5日で、リーフレットの説明では半日取得を認めない会社で必要な日数は8日です。付与日の統一そのものの設計は、有給休暇の基準日と付与日の統一ルール、切替年の移行手順で詳しく扱っています。

5日に数える休暇と数えない休暇、半日・時間単位・特別休暇の扱い

5日に数えられるかどうかは、休暇の種類で決まります。リーフレットのQ&Aをもとに整理すると次のとおりです。

繰越分は、対象者の判定には使わないのに、取得日数には数えてよいという非対称な扱いです。時間単位年休は、合計が8時間を超えても1日に換算して控除することはできません。夏季休暇などの特別休暇を廃止して年休に振り替える手法について、リーフレットは法改正の趣旨に沿わず、就業規則の不利益変更にあたりうると注意しています。時間単位年休の上限や労使協定の要件は、別の記事で詳しく扱います。

時季指定・計画年休・本人取得の3つの方法を組み合わせる運用の組み立て方

5日を満たす手段は3つあり、どれか1つに頼る必要はありません。管理の手間が小さいのは、計画年休で全員に土台を作り、それでも足りない人だけに時季指定をかける組み合わせです。

使用者による時季指定の手順と施行規則24条の6が求める意見聴取の記録

時季指定をするときは、施行規則24条の6により、あらかじめ時季指定で与えることを本人に伝えたうえで、いつ休みたいかの意見を聴く必要があります。聴いた意見は尊重するよう努めなければなりません。方法は面談、取得計画表、メール、システム上の入力など任意です。

時季指定ができる日数にも上限があります。本人の取得と計画年休の合計がすでに3日なら、会社が指定できるのは残りの2日だけです。5日に達した人には、指定をする必要がなく、することもできません。リーフレットは、基準日から半年たった時点で取得が5日未満の人に意見を聴き、残りの半年で不足分を指定する進め方を例に挙げています。

計画年休は労使協定で5日を超える部分だけ、一斉付与と個人別付与の選び分け

計画年休は、39条6項に基づき、労使協定で取得日を先に決めておく制度です。対象にできるのは各人の年休のうち5日を超える部分で、年10日の人なら最大5日、20日の人なら最大15日を計画で割り振れます。協定を労働基準監督署へ届け出る必要はありません。

方式は、全社一斉、班やグループ別の交替制、個人別の計画表の3つです。工場のように操業を止められる事業場は一斉付与、店舗のように休業日を増やせない業態は交替制が向きます。一斉付与で年休が5日を超えない新入社員がいる場合は、その日を有給の特別休暇にするか、平均賃金の6割以上の休業手当を払う取り決めが要ります。

就業規則に時季指定を書かずに運用した場合の89条違反という見落とし

休暇に関する事項は、就業規則の絶対的必要記載事項です。会社が時季指定をするなら、対象となる労働者の範囲と指定の方法を就業規則に書かなければならず、書かないまま指定すると89条違反として30万円以下の罰金の対象になります。

5日を取らせていても、この規定が無ければ別の違反が残ります。常時10人以上を使用する事業場では就業規則の変更届も必要なので、時季指定を始める前に規定の追加と届出を済ませておきます。

有給休暇5日を取得できなかった場合の罰則と監督指導、拘禁刑への改正点

取得できなかった場合に何が起きるかは、違反した条文によって重さが違います。3つの違反と、会社の責任が問われない場面を分けて見ます。

39条7項違反は30万円以下の罰金、対象者1人につき1罪として数える扱い

年5日を取らせなかった場合は、労働基準法120条により30万円以下の罰金の対象です。リーフレットは、対象となる労働者1人につき1罪として扱うと説明しています。未達の人が10人いれば10罪になる計算です。

一方で、同じリーフレットは、監督指導では原則として是正に向けて丁寧に指導し、改善を図ってもらう方針だとも書いています。1人でも未達なら即座に罰金という運用ではありません。ただし是正指導を受けた後も改善しない場合や、記録が無く取得させた事実を示せない場合は、立場が一気に悪くなります。取得させた証拠になる帳簿の作り方は年次有給休暇管理簿の記載3項目と保存期間を整理した記事で解説しています。

請求時季に与えない119条は6か月以下の拘禁刑、刑法改正を反映した現行条文

5日義務とは別に、労働者が請求した時季に年休を与えなかった場合は、39条（7項を除く）違反として119条の対象になります。e-Govに掲載された現行の119条は「六月以下の拘禁刑又は三十万円以下の罰金」です。2025年6月1日に施行された刑法等の一部改正で、懲役が拘禁刑に一本化されました。

厚生労働省のリーフレットは2023年2月版のため、罰則表の119条は「6か月以下の懲役」の表記のままです。社内の研修資料や就業規則の解説にリーフレットの表を転記している場合は、現行条文に合わせて直しておくと混乱を防げます。

本人が拒否・休職・育休復帰の場合に法違反を問われるかの線引き

リーフレットのQ&Aは、会社の責任が問われる場面と問われない場面を具体的に分けています。判断の目安は、会社が取らせることが物理的に可能だったかどうかです。

• 時季指定した日に本人が自分の判断で出勤し、会社がその労働を受け取った：取得したことにならず法違反
• 基準日からの1年間ずっと休職していて一度も復職しなかった：履行不能として法違反を問わない
• 年度途中に育児休業から復帰し、残りの労働日が不足日数より少ない：その限りで義務を問わない
• 時季指定した日の前に、本人が自分で5日を取った：法違反にあたらない

1つ目が最も起きやすい失敗です。指定日に出勤した事実を勤怠の打刻で把握していながら放置すると、会社が労働を受け取ったことになります。指定日の打刻は、未取得の警告として扱う必要があります。

期限を過ぎて未達が判明したときに人事が最初にやるべき3つの対応

期限を過ぎてから休ませても、過ぎた期間の5日を取らせたことにはなりません。過去の未達は取り消せないので、やるべきことは記録の整理と再発防止です。

1. 未達者と不足日数を、基準日ごとに一覧にする（管理簿の時季欄と勤怠の打刻を突き合わせる）
2. 未達の理由を、本人の拒否・業務都合・会社の管理漏れに分けて記録する
3. 現在の期間について、残り日数が不足している人へ直ちに意見聴取と時季指定を行う

2の理由の記録は、監督署から説明を求められたときに、管理の仕組みを持っていたかどうかを示す材料になります。管理漏れが原因なら、次の章の判定とアラートの仕組みを入れることが是正の中身になります。

未取得者を期限前に拾う勤怠システムの判定ロジックとアラート設計

ここからは、勤怠システムで5日義務をどう判定するかという設計の話です。パッケージを選ぶ場合も、個別開発を依頼する場合も、要件定義でこの粒度まで決めておくと手戻りが減ります。

5日の達成判定に使う取得日数の数え方と按分期間を分ける計算の要件

判定の式は単純で、「義務日数－（本人取得＋計画年休＋時季指定で取得済み）」が0以下なら達成です。難しいのは、式に入れる値を正しく絞り込むことです。

義務日数は通常5日ですが、施行規則24条の5の按分を使う人は「履行期間の月数÷12×5」になり、7.5日や10日といった値を人ごとに持ちます。取得日数は、時間単位年休と特別休暇を除き、半日を0.5日として数えます。対象かどうかの判定に使う基準は、繰越分を除いた当年の付与日数が10日以上かどうかです。この3つを1つの残高テーブルから計算しようとすると、時間単位年休や特別休暇が混ざって誤判定が起きます。付与、取得、休暇種別を分けて持ち、判定用の集計で種別を絞るのが安全な構成です。

基準日から半年・9か月・残り1か月の3段階アラートと通知先の設計

アラートは1回では足りません。リーフレットが例に挙げる「半年時点」を起点に、残り期間に応じて通知先を広げていく設計が現実的です。

しきい値の2.5日は、半年で義務の半分という目安です。按分を使う人は、義務日数と期限が通常と違うため、同じしきい値を当てはめると早すぎたり遅すぎたりします。アラートの条件は「経過月数」ではなく「期限までの残り日数と不足日数」で組むと、按分の人も同じ仕組みで拾えます。

時季指定日の登録と打刻の突合、指定日に出勤した場合を未取得にする処理

時季指定は、指定した時点ではまだ取得ではありません。システム上は「指定済み・未取得」と「取得済み」を別の状態で持ち、指定日が過ぎた時点で打刻と突き合わせて状態を確定させます。

指定日に出勤打刻がある場合は、自動で取得扱いにせず、未取得へ戻して人事へ通知します。前の章で見たとおり、出勤を受け取れば取得にならないためです。本人から指定日の変更を求められた場合は、再度意見を聴いたうえで日付を変え、変更前の日付も履歴として残します。リーフレットのQ&Aも、取得日を変えたら管理簿を修正する必要があるとしています。

パッケージの標準機能で足りる会社と個別開発・改修を検討すべき会社の境界

5日義務のアラートは、主要な勤怠パッケージの多くが標準機能として持っています。問題は、自社の付与ルールがその標準の前提に収まるかどうかです。

付与日統一・時間単位年休なしならパッケージのアラートで足りる理由

付与日が全社で1日に揃っているか、入社日基準で前倒しをしていない会社は、期限と義務日数が全員同じ計算になります。時間単位年休を導入していなければ、取得日数の絞り込みも不要です。この2つを満たす会社なら、パッケージの残日数アラートと未取得者一覧で義務の管理は完結します。

この条件で5日義務のために個別開発をするのは過剰投資です。製品の比較は勤怠管理システムの機能・種類・費用と選び方をまとめた記事を起点に進め、デモでは「按分なし」「時間単位年休なし」の前提でアラートの条件を設定できるかだけ確かめれば足ります。

按分期間・出向・雇用形態転換が絡む会社で個別開発を選ぶ条件と見送る場面

個別開発や既存システムの改修を検討するのは、付与日の統一を進めている途中で按分期間の人が多い、グループ内の在籍出向で出向元と出向先の取り決めが会社ごとに違う、契約社員から正社員への転換で基準日が前倒しになる人が毎年出る、といった条件が重なる会社です。リーフレットは、在籍出向の扱いを三者間の取り決めに委ね、移籍出向では出向先で新たに基準日を特定するとしています。こうしたルールは製品の標準設定に載りにくく、毎年の判定がExcelの手計算に戻る原因です。一創の勤怠管理システム開発では、就業規則と労使協定の内容を判定ロジックとアラート条件に落とすところから設計を進めます。

見送るべき場面もはっきりしています。従業員が数十人で付与ルールが法定どおりなら、表計算で基準日と取得日数を管理し、半年時点で目視確認するだけでも義務は果たせます。システム化の動機が5日義務だけなら、勤怠全体を見直すタイミングまで待つほうが費用対効果は上です。

よくある質問

有給休暇の年5日取得義務について、人事・労務の担当者からよく出る質問をまとめました。

有給休暇5日の義務はいつからいつまでに取得させればよいですか？

年10日以上を付与した日（基準日）から1年以内です。法定どおり入社6か月後に付与する会社で、2025年4月1日入社の人なら、2025年10月1日から2026年9月30日までに5日を取らせます。入社日に10日を前倒しで付与した場合の取得期限は、その付与日から1年以内という決まりです。付与日を全社で統一する途中で期間が重なる場合は、施行規則24条の5により、重なった期間全体の月数を12で割って5を掛けた日数を、その期間内に取らせる方法も認められています。

パートやアルバイトも年5日取得義務の対象になりますか？

その年に付与される法定の有給休暇が10日以上なら対象です。週5日以上または週30時間以上働く人は、入社6か月後の最初の付与で10日になるため、正社員と同じく最初から対象になります。比例付与の人は、週4日勤務なら勤続3年6か月、週3日勤務なら勤続5年6か月で10日に届き、その時点から対象です。週2日以下の人は付与日数が最大7日のため対象になりません。前年度の繰越分を足して10日以上になっても対象にはなりません。

前年度から繰り越した有給休暇の取得日数も5日に数えられますか？

数えられます。厚生労働省のリーフレットのQ&Aは、実際に取得した年休が繰越分か当年分かは問わないとしています。一方で、義務の対象者かどうかを判定するときに確認するのは、繰越分を含めず、当年に付与される日数だけです。判定には使わないのに取得には数えるという扱いなので、勤怠システムで設定するときは、対象判定と取得日数の集計で参照する値を分けておく必要があります。繰越の上限や失効の扱いは、有給休暇の繰り越しの上限40日と消滅の期限、消化順の決め方で詳しく解説しています。

有給休暇を5日取得できなかった従業員が1人でもいたら罰金になりますか？

法律上は1人でも未達なら39条7項違反で、30万円以下の罰金の対象になり、対象者1人につき1罪として扱われます。ただし厚生労働省は、監督指導では原則として是正に向けて丁寧に指導し、改善を図ってもらう方針を示しています。監督署の調査で違反が見つかった場合は、是正勧告を受け、期日までに是正の内容を報告する流れが基本です。改善しない場合や、取得させた記録が無く説明できない場合に重い扱いを受けます。期限を過ぎてから休ませても過去の未達は解消しない点に注意してください。

会社が時季指定した日に従業員が出勤してしまったらどうなりますか？

本人が自分の判断で出勤し、会社がその労働を受け取った場合は、年休を取得したことにならず、その日数分は未達として法違反を問われます。指定日に出勤してきたら、必要な対応は、業務をさせずに帰すか、本人の意見を聴いて別の日に指定し直すことです。勤怠システムでは、指定日に出勤打刻があれば自動で取得扱いにせず、未取得に戻して人事へ通知する設定にしておくと見落としを防げます。指定日を変えたときは管理簿の時季欄も修正します。

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