労働条件通知書は、2019年4月1日から本人が希望すればメールやSNSで送れるようになりました。ただし会社の判断だけで全員を電子に切り替えることは、2026年11月時点の労働基準法施行規則第5条第4項では認められていません。この記事では、希望の確認と記録の残し方、PDF添付メール・SNS・電子契約サービス・社員ポータルの方式別の扱い、紙が残る人の受け皿を整理します。2026年7月21日に閣議決定された規制改革実施計画で書面原則の見直しが検討に入った点と、いま作る仕組みへの影響もあわせて示します。
まとめ：労働条件通知書の電子化は希望の記録とPDF添付の2点で決まる
電子化できるかどうかの分かれ目は、本人が希望したと後から示せるかどうかです。希望していない相手へ電子メール等だけで明示すると労働基準関係法令の違反となり、最高で30万円以下の罰金の対象になります。内定の段階で受け取り方法を個別に確認し、その記録を残すところから始めてください。
送り方の基本はPDFを添付したメールです。SNSの本文に条件を細切れに書く方法とSMSは、厚生労働省のリーフレットが望ましくないと明記しています。電子契約サービスや社員ポータルを使う場合も、通知だけで終わらせず、本人がPDFを取得して手元に残せる形にします。
紙を希望する人への交付ルートは、現行の省令のもとでは廃止できません。書面原則の見直しは令和8年度に検討される予定ですが、改正を待つ理由はなく、受け取り方法を社員ごとの設定値として持っておけば要件が変わっても作り直さずに対応できます。入社が年に数件の会社は、無理に電子化せず紙のままで構いません。
労働条件通知書の電子化を認める労基則5条4項の条文と2つの条件
電子化の根拠は1つの条文に集約されています。労働基準法第15条第1項が明示の義務を定め、方法の細目を施行規則に委ねている構造です。
書面交付が原則で希望がある場合に限りメールやFAXへ切り替えられる範囲
施行規則第5条第4項は、明示の方法を「書面の交付」と定めたうえで、ただし書で労働者が希望した場合に限り2つの方法を認めています。ファクシミリの送信と、電子メールその他の「受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信」の送信です。
書面性が求められる事項は、契約期間、更新の基準、就業場所と業務、労働時間や休日、賃金（昇給を除く）、退職の6区分です。通知書全体を電子で送るなら、この6区分がただし書の条件に乗ると考えてください。記載事項の詳細と2026年10月の様式改定は雇用契約書と労働条件通知書の違いを条文で整理した記事に譲ります。
出力して書面を作成できる条件は個人の環境でなく一般的な出力可能性で判断する
電子メール等には「記録を出力することにより書面を作成することができるものに限る」という括弧書きが付いています。厚生労働省の事業主向けリーフレットによれば、労働者の個人的な事情によらず、一般的に出力可能な状態であれば条件を満たします。
本人の自宅にプリンターがなくても、それだけで違反にはなりません。逆に、第三者に閲覧させる目的のブログや個人のホームページへの書き込みは同じリーフレットで認められないと明記されています。全社員が見られる共有フォルダへの掲載も、受信者を特定した送信とは説明しにくいため採らないでください。
パート・有期の通知は別の省令にも同じ条件があり到達の定めも置かれている
パートタイム・有期雇用の従業員には、昇給・退職手当・賞与の有無、相談窓口に加え、2026年10月1日からは待遇差の説明を求められる旨の明示が必要です。方法を定めたパートタイム・有期雇用労働法施行規則第2条にも、本人の希望と出力可能性という同じ条件があります。
違いは到達の扱いです。この省令の第2条第4項は、通信端末機器等で受信した時に到達したものとみなすと定めていますが、労基則第5条に同様の規定はありません。兼用の通知書を1通送るなら、希望の確認文に両方の明示を含むと書いておけば確認は1回で足ります。
メール・SNS・電子契約サービスなど送付方式ごとに異なる扱いと選ぶ順序
方式の選択で迷う場面は限られています。まずPDF添付のメールで運用できないかを検討し、それが難しい従業員層にだけ別の方式を足す順番で進めると、管理する経路が増えません。
送付方式7種類の可否と実務上の評価を厚生労働省の資料で比較する
リーフレットの記載を方式ごとに並べ、実務の判断を添えました。
| 方式 | 行政資料での扱い | 実務の判断 |
|---|---|---|
| 会社メールにPDF添付 | 添付ファイルでの送付を推奨 | 第一候補にする |
| GmailなどにPDF添付 | Webメールも方法に含む | 宛先の本人確認が前提 |
| LINE等にPDF添付 | SNSメッセージも方法に含む | 保存期間があり補助に留める |
| SNS本文に直接記載 | 細切れの明示は望ましくない | 採らない |
| SMS | 禁止はないが望ましくない | 採らない |
| FAX | 省令に明記 | 希望者がいる場合のみ |
| ブログ・個人HP | 認められない | 使わない |
実務で押さえるのは上の2行だけで足ります。リーフレットは、メールやSNSで明示するときは印刷や保存がしやすいよう添付ファイルで送るよう求めており、良い例として日付、送信担当者の氏名、事業場や法人の名称、使用者の氏名の記入を挙げています。
電子契約サービスや社員ポータルは通知だけで終わらせずPDFを本人に届ける
電子契約サービスや社員ポータルの可否は、今回確認した省令とリーフレットには書かれていません。条文の文言は「受信をする者を特定して」行う「送信」なので、本人宛ての通知があり、本人だけがログインしてPDFを保存できる構成なら説明がつくと考えられます。
次の2つの構成は採用しないでください。閲覧期限のあるURLだけを送る形と、退職するとアカウントが止まり通知書を見られなくなるポータルです。どちらも出力できる状態が途切れます。迷うなら、サービス上の手続きとは別にPDFをメールへ添付すれば論点が消えます。雇用契約書を兼ねて電子署名を付ける場合の方式は電子契約の仕組みと電子署名法の効力を解説した記事を参照してください。
本人の希望を確認して記録に残す手順と更新時に取り直すかどうかの判断
リーフレットは、希望したかどうかを個別にかつ明示的に確認するよう求めています。省令に確認の様式はないため、後から説明できる形を会社側で決めることになります。
内定通知の段階で受け取り方法を選ばせる確認文と残しておく4つの記録項目
確認文は短くて構いません。「労働条件通知書の受け取り方法を選んでください。書面（郵送または手渡し）／電子メール（PDF添付・送付先を記入）。電子を選んだ後でも書面への変更を申し出られます」という文面で要件は伝わります。あらかじめ電子に印を付けた画面は、本人の希望と言いにくくなるので避けてください。
- 確認した日時と確認に使った経路
- 本人が選んだ方式と送付先のアドレス
- 確認に使った文面の版
- 通知書を送信した日時と添付ファイルの版
入力フォームでもメールの返信でも、この4項目が残れば足ります。「電子に同意しないと選考を進めない」という運用は、希望に基づく明示だと説明できません。画面とログの持ち方まで踏み込んだ設計は雇用契約手続きをシステムで完結させる要件の記事で扱っています。
希望しない人への書面ルートと希望を撤回された場合に備えた切り戻しの決め方
省令には希望の撤回に関する定めが見当たりません。電子での明示は希望していることが前提なので、撤回の申し出があれば次の明示から書面に戻す運用が筋の通った解釈です。
紙のルートでは、電子と同じPDFを印刷して渡すと決めておきます。電子用と紙用で別の雛形を持つと、2026年10月のような様式改定のたびに版がずれていくためです。担当者が不在でも交付が止まらないよう、印刷と交付の役割は1人に寄せないでください。
有期契約の更新や異動で再交付するときは希望の有効範囲を最初に定めておく
有期契約の更新は新たな契約の締結にあたるため、そのたびに明示が必要です。一度の確認で以後の更新まで足りるのか、毎回取り直すのかについて、今回確認した行政資料に明確な記述はありませんでした。
毎月更新が発生する職場で都度確認を行うのは現実的ではありません。最初の確認文に「以後の更新時の明示にも適用し、いつでも変更できる」と範囲を書き、更新の通知を送るたびに変更方法を併記する形を勧めます。異動で条件が変わるときの通知書も同じ経路に載せると、送付の記録が1本にまとまります。
送信後の到達確認と控えの保存で争いになったときに説明できる状態を作る
送っただけでは足りない場面があります。届いたことと、送った内容を会社が再現できることの2つを別々に担保してください。
受信拒否やサーバー滞留で届かない場面を想定した開封確認と未着の追跡
リーフレットは、受信拒否設定を解除しておらずメールがサーバーに残っている例を挙げ、本当に到達したか労働者に確認するよう促しています。メールソフトの開封通知は相手の設定で返らないことが多いので、受領の返信を1行もらう方式が確実です。
入社日の1週間前までに返信がなければ電話で確認する、と期限を決めておきます。添付ファイルにパスワードを掛ける場合は別経路での通知が要るため、内定者の連絡先が1つしかないときは掛けない判断もあり得ます。
控えの保存は雇入れに関する書類として退職日から起算する年限で設計する
労働基準法第109条は雇入れに関する書類の保存を義務づけ、同法第143条の経過措置で当分の間は3年とされています。起算日は施行規則第56条第1項第3号により労働者の退職または死亡の日です。在職が長い社員の通知書は、入社から数十年残す前提になります。
会社側に残すものは、送信したPDF、送信ログ、希望の記録の3点です。SNSなど保存期間が限られるサービスを送付に使った場合でも、控えは必ず自社の保存領域に置いてください。本人にも出力して保存するよう伝えることを、リーフレットは留意事項に挙げています。
2026年の規制改革で書面原則の見直しが検討段階に入った現状と設計への影響
書面原則そのものが動き始めています。2026年11月9日時点でe-Govの施行規則第5条は本人希望の条件を維持しており、改正案の公表も確認できていませんが、方向は政府の計画に記載されました。
令和8年7月の実施計画が求める内容と経団連案の2方式は区別して読む
2026年2月16日の規制改革推進会議のワーキング・グループで、経団連は明示方法の見直しを要望する資料を提出しました。個別の希望確認と記録保存が負担になっているとして、2つの案を示しています。電子メール等で明示し、期限までに労働者から申し出がなければ電子で足りるとする案と、労使協定を条件に事業場の全部または一部で電子を認める案です。
その後、令和8年7月21日閣議決定の規制改革実施計画に、労働者に過度な負担を課すことなく、より円滑に電子メール等で明示できるようにする旨が入りました。時期は令和8年度に検討し、結論を得次第速やかに措置するとされています。経団連の2案は要望であり、どちらかの採用が決まったわけではありません。
改正を待たずに希望確認を設定値で持てば要件が変わっても作り直さずに済む
結論を言えば、改正を待つ必要はありません。施行時期が決まっていないうえ、いま入社する人には現行の省令が適用されます。どの案になっても、書面を求める人への対応が完全になくなるとは今の材料からは読み取れません。
設計で押さえるのは、受け取り方法を社員ごとの項目として持つことです。値は「電子（希望あり）」「書面」の2つから始め、申し出方式に変わった場合に「申し出なし」を足せるようにします。案内を送った日時と申し出の期限も記録できる形にしておくと、確認文と判定の条件を差し替えるだけで移行できます。
電子化しない判断が妥当な条件とPDFメール運用から仕組み化へ移る目安
電子化は全社に必要な施策ではありません。発行件数と従業員の連絡手段で、取るべき形はかなり変わります。
入社が年数件で現場に端末がない職場は紙のまま据え置くほうが合理的な理由
入社が年に数件で有期契約の更新もない会社は、紙のままで問題ありません。希望者がまばらだと紙と電子の2系統を維持する手間のほうが大きくなり、削れる郵送の手間はわずかです。
会社のメールアドレスを持たない現場従業員が大半の職場も同様です。私用アドレスへの送付は宛先誤りの確認負担が増えるため、手渡しの書面に署名をもらうほうが確実に届きます。
更新や雇用区分が増えたら手作業PDFから発行データ連動の仕組みへ移る順序
移行は次の順序で進めます。
- 雛形を2026年10月施行に対応したモデル様式に揃える
- 確認文と記録の置き場所を決める
- PDFの命名規則と送信文面を統一する
- 受領の返信と未着時の連絡先を決める
- 紙の交付担当と保存先を決める
ここまでは表計算とメールでの運用が可能です。職種別の雛形は厚生労働省の主要様式から入手できます。有期の更新が毎月発生する、雇用区分が3つ以上ある、賃金を給与計算システムから転記している、のいずれかに当てはまると、手作業のPDFでは差し込みミスと版の取り違えが増えます。発行データと希望の記録を連動させる時期です。製品で足りるかは労務管理システムの機能と比較の観点で確かめ、既存の人事データと連携させて組みたい場合は人事・労務管理システム開発へ相談してください。
よくある質問
労働条件通知書の電子化について、実務で確認されることの多い質問に回答します。
労働条件通知書をメールだけで送ると違法になりますか？
本人が電子メールでの受け取りを希望していて、出力して書面にできる形式であれば適法です。希望がないのにメールだけで明示した場合は、労働基準関係法令の違反となり、最高で30万円以下の罰金の対象になります。希望の有無が判断の分かれ目になるため、受け取り方法の確認を送信より先に行い、確認の記録を残してください。
労働条件通知書のPDFに押印や署名は必要ですか？
通知書は会社から労働者へ条件を知らせる書面で、押印や署名は要件になっていません。トラブル防止のため、リーフレットは明示した日付、送信担当者の氏名、事業場や法人の名称、使用者の氏名を記入する例を示しています。雇用契約書を兼ねて合意の証拠も残すなら、署名や同意の記録が別途必要です。
本人の希望は書面で受け取る必要がありますか？
省令は希望の確認方法を定めていないため、書面に限られません。入力フォームやメールの返信でも足ります。リーフレットは個別にかつ明示的に確認するよう求めているので、全社員への一斉通知で反対がなければ希望ありと扱う運用は、2026年11月時点の条文では避けてください。確認の日時と文面を記録として残しましょう。
LINEで労働条件通知書を送ってもよいですか？
本人が希望していれば、LINEなどのSNSメッセージ機能も方法に含まれます。この場合も本文に直接書かず、PDFを添付して送ります。サービスによっては情報の保存期間が限られるため、本人には保存を促し、会社側の控えは自社の保存領域に残してください。私用アカウントへの送付を社内で認めるかどうかは、事前に決めておく必要があります。
パートやアルバイトにも電子で通知できますか？
電子での通知は可能です。労基則第5条第4項に加えて、パートタイム・有期雇用労働法施行規則第2条にも同じ条件で電子の方法が定められています。昇給・退職手当・賞与の有無、相談窓口、待遇差の説明を求められる旨も同じ通知書に載せるなら、受け取り方法の確認文に両方の明示を含むと書いておくと、確認を1回で済ませられます。
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