退職金の源泉徴収票の発行実務：交付期限1か月、令和8年からの全員提出と給与システムでの出力

退職金を払った会社は、「退職所得の源泉徴収票・特別徴収票」を作り、退職後1か月以内に本人へ渡します。令和8年1月1日以後に支払う退職手当等からは、税務署への提出対象が法人の役員だけから全受給者に広がりました。この記事では、国税庁のタックスアンサーNo.7421と法定調書の手引をもとに、退職金の源泉徴収票の提出範囲と期限、区分欄や税額欄の書き方、申告書の有無で記載額が変わる計算例、電子交付の条件を発行する側の目線で整理します。後半では、給与計算システムの標準帳票で足りる会社と、退職金を別管理しているために帳票が正しく出ない会社の分かれ目を示します。

まとめ：退職金の源泉徴収票は1か月以内の本人交付と全員分の税務署提出が基本

退職所得の源泉徴収票は、給与の源泉徴収票とは別の様式です。1枚で住民税の特別徴収票も兼ねており、所得税と住民税の両方の税額を書きます。本人への交付は、役員か従業員か、パートかを問わず、退職後1か月以内に全員が対象です。

令和8年からの変更は、税務署などへの提出側に関するものです。令和8年1月1日以後に支払う退職手当等は、全受給者分を所轄税務署に出します。市区町村への特別徴収票の提出は、eLTAXで簡便に出せる方法が整うまでの当分の間、省略できます。税務署分はその年の退職者をまとめて翌年1月末に出してもよく、令和8年分の期限は令和9年2月1日です。

記載額で間違えやすいのは、受給者が「退職所得の受給に関する申告書」を出したかどうかです。出していれば退職所得控除と2分の1課税を反映した税額を、出していなければ支給額の20.42％を書きます。区分欄の段もこれで変わります。

システム面の結論は単純です。退職金を給与計算システムの中で計算している会社は、標準帳票で出力できます。退職金をExcelや別システムで計算し、給与システムには結果の金額だけを入れている会社は、勤続年数や申告書の受理記録が帳票まで届かず、手書きの修正が残ります。

退職所得の源泉徴収票とは何か：給与の源泉徴収票と別に発行する退職手当の帳票

退職所得の源泉徴収票の作成と交付は、所得税法226条2項に定められています（e-Gov法令検索 所得税法）。給与の源泉徴収票が年単位の給与と年末調整の結果を書くのに対し、こちらは退職手当等の1回の支払ごとに税額の計算根拠を書く帳票です。

給与所得の源泉徴収票と退職所得の源泉徴収票で記載内容と交付時期が違う点

年の途中で退職した社員には、2種類の源泉徴収票を渡すことになります。最終給与までの「給与所得の源泉徴収票」と、退職金の「退職所得の源泉徴収票」です。転職先の年末調整に必要なのは前者だけなので、退職者からの問い合わせが多いのはこの取り違えです。

源泉徴収票と特別徴収票を1枚の様式で兼ねる仕組みと住民税の計算

帳票名は「退職所得の源泉徴収票・特別徴収票」で、国税庁No.7421も源泉徴収票が特別徴収票を兼ねると説明しています。退職所得の住民税は、ほかの所得と分けて支払時に会社が差し引く分離課税です。大阪市の「課税の特例」によれば、税額は退職所得の金額に市民税6％、府民税4％を掛け、それぞれ100円未満を切り捨てます。均等割はかかりません。

住民税は差し引いた月の翌月10日までに、受給者の1月1日現在の住所地の市区町村へ納めます（大阪市 退職手当等に対する市民税・府民税の特別徴収）。源泉徴収票の「特別徴収税額」欄には、この市町村民税と道府県民税の額を分けて書きます。

退職手当等の対象範囲と死亡退職・非居住者への支払で別の書類になる場合

対象は退職手当だけではありません。一時恩給のほか、社会保険制度に基づく退職一時金や企業年金の一時金で退職所得とみなされるものも含みます。退職金を中退共やDBから受け取る場合は支払者が会社ではないため、源泉徴収票もその支払元が出します。

死亡退職で遺族に払う退職金は相続税の対象になるため、源泉徴収票は作りません。代わりに相続税法の「退職手当金等受給者別支払調書」を出します。非居住者に払う場合は「非居住者等に支払われる給与、報酬、年金及び賞金の支払調書」となり、年50万円以下なら提出不要です。この2つを源泉徴収票の対象に混ぜると、法定調書合計表の枚数がずれます。

令和8年1月から変わった提出範囲：役員だけから全受給者への拡大と経過措置

本人への交付ルールは変わっていません。変わったのは、税務署と市区町村に「提出する」範囲です。

令和7年分までの役員限定ルールと令和8年1月以後に支払う分の全員提出

令和7年12月31日以前に支払うべき退職手当等では、税務署と市区町村への提出は受給者が法人の役員の場合に限られていました。役員には取締役や監査役のほか、相談役・顧問も含みます。国税庁 タックスアンサーNo.7421（令和8年4月1日現在法令等）は、令和8年からは退職手当等を支払ったすべての受給者について提出が必要と明記しています。

実務への影響は、従業員の退職が多い会社ほど大きくなります。これまで本人交付用の1枚だけ作っていた従業員分も、税務署提出用にマイナンバー入りの1枚を作り、e-Taxか書面で出す工程が増えました。法定調書合計表の退職所得の欄も、役員分だけの集計から全員分の集計に変わります。合計表側の書き方は法定調書合計表の書き方と提出義務で扱っています。

市区町村への特別徴収票の提出を当分の間省略できる経過措置の扱い

地方税の側でも、令和8年1月1日以後に支払う退職手当等は全受給者分の特別徴収票を市区町村へ出すことになっています。ただし国税庁No.7421の注記では、この特別徴収票について当分の間、市区町村への提出を省略できる扱いです。大阪市は根拠を地方税法施行規則第2条の5の2とし、省略する場合は納入内訳書を提出するよう案内しています。

この結果、令和8年分の作成枚数は変わります。令和7年分の手引は、税務署と市区町村の両方に出す場合は受給者交付分を含めて3枚、どちらにも出さない場合は1枚と説明していました（令和7年分手引「その他の注意事項」）。市区町村分を省略する令和8年分は、税務署提出用と本人交付用の2枚が基本になります。

税務署への提出は退職後1か月以内か翌年1月末のまとめ提出かの選び方

税務署への提出期限は原則として退職後1か月以内ですが、その年の退職者分をまとめて翌年1月31日までに出しても差し支えないとされています。令和8年分は1月31日が日曜日のため、期限は令和9年2月1日です。

多くの会社にはまとめ提出が向いています。給与の法定調書と同じ時期にe-Taxで一度に出せるからです。ただし、退職者の多い会社が年末まで提出を寝かせると、退職後に判明した支払金額の訂正がまとまって出ます。退職者が月に数人以上いる会社は、四半期ごとに作成を締め、提出だけを1月に寄せる運用が安全です。提出方法の基準（e-Taxの義務化枚数）は法定調書とは？種類と提出範囲で整理しています。

退職所得の源泉徴収票の書き方：区分欄・支払金額・税額・勤続年数の記載要領

欄の書き方を1欄ずつ確認できる資料は、国税庁の手引です。以下は令和7年分手引のHTML版で確かめた内容で、「令和7年」の部分は作成する年分に読み替えます。手書用・入力用の様式は国税庁「F1-2 退職所得の源泉徴収票（同合計表）」から取得できます。

区分欄の上段・中段・下段を申告書の提出有無と他の退職手当で選ぶ基準

区分欄は3段に分かれ、どれか1つに税額などを書きます（手引「区分」欄）。

• 上段：申告書に、同じ年に受けたほかの退職手当等がない旨の記載がある場合
• 中段：申告書に、同じ年に受けたほかの退職手当等がある旨の記載がある場合
• 下段：申告書の提出がなく、20.42％の税率で源泉徴収する場合

実務で迷うのは中段です。同じ年に中退共やDBから一時金を受け取った人、グループ会社から退職金を受けた人が該当し、前の支払分の源泉徴収票を申告書に添付してもらう必要があります。申告書の各欄の意味は退職所得の受給に関する申告書の書き方で解説しています。

支払金額・源泉徴収税額・特別徴収税額の欄に入れる金額と未払分の内書き

支払金額欄には、その年に支払の確定した退職手当等の金額を書きます。分割払いなどで作成日現在に未払の部分があれば、その金額を内書きします。源泉徴収税額欄は所得税と復興特別所得税の合計額、特別徴収税額欄は市町村民税と道府県民税の額です。

税額の端数処理は、記載する欄ごとに異なる決まりです。切り捨てる端数は、所得税では1円未満、課税退職所得金額では1,000円未満、住民税では100円未満です。国税庁No.2732は、令和9年分以後は防衛特別所得税も対象になると注記しています。来年以降に支払う退職金では源泉徴収税額欄の計算式が変わるため、給与システムの税率マスタの更新時期を確かめておきます。

退職所得控除額と勤続年数の欄で1年未満を切り上げる税の数え方と規程の差

勤続年数欄には、源泉徴収税額の計算の基礎になった勤続年数を書き、1年未満の端数は1年に切り上げます。退職所得控除額は、勤続20年以下なら40万円×勤続年数（80万円未満は80万円）、20年超なら800万円＋70万円×（勤続年数－20年）です。

ここで食い違いが起きます。退職金規程で端数を切り捨てている会社は、支給額の計算に使った勤続年数と、源泉徴収票に書く税の勤続年数が別の値になります。勤続10年2か月の社員なら、規程上は10年、源泉徴収票は11年です。支給額側の計算は退職金の計算方法と勤続年数の端数処理で扱っています。

申告書の提出あり・なしで同じ800万円の退職金の記載額が変わる計算例

退職金800万円、勤続10年2か月の従業員（役員ではない）で、記載額を比べます。計算は国税庁No.2732と大阪市の「課税の特例」の式によります。

申告書ありの所得税は、課税退職所得金額180万円に速算表の5％を掛けた9万円に102.1％を掛けて91,890円です。申告書なしは800万円×20.42％で1,633,600円となり、差は約154万円です。下段で出した人は確定申告で精算します。発行側が押さえるべきは、申告書の受理を退職金の支給日より前に確定させることです。受理が支給日に間に合わないと、下段の税額で源泉徴収票を作ることになります。

交付と電子交付の実務：退職者へ1か月以内に届けるための承諾と送付手段

退職者は会社のネットワークから外れます。在職者向けの配り方をそのまま使うと、交付漏れが起きやすい帳票です。

受給者交付用にマイナンバーを書かない決まりと税務署提出用との作り分け

税務署へ出すものには受給者のマイナンバーを記載し、受給者に交付するものには記載しません。支払者側の法人番号も同じ扱いです。システムで出力する場合、提出用と交付用を同じテンプレートで印刷すると、交付用にマイナンバーが載る事故が起きます。帳票の出力区分を「提出用」「交付用」で分け、交付用はマイナンバー欄を空にする設定を確かめておきます。

受給者の住所欄は作成日現在の住所、別の欄に1月1日現在の住所を書きます。退職と同時に転居する人が多いので、退職手続きの書類で転居予定先を確認しておくと、交付用の郵送先と記載住所の食い違いを防げます。

退職所得の源泉徴収票はみなし承諾の対象外：電子交付に個別承諾が要る理由

退職所得の源泉徴収票も、受給者の承諾を得れば電子交付できます。国税庁の電子交付Q&Aは、承諾の前に電磁的方法の種類と内容を示すこと、画面表示と印刷ができること、記録した旨を通知することを要件に挙げています。

見落としやすいのは、令和5年度・6年度改正で入った「期限までに回答がなければ承諾とみなす」仕組みの扱いです。Q&Aは、退職所得の源泉徴収票と退職手当等の支払明細書をこのみなし承諾の対象から除いています。給与明細や給与の源泉徴収票でみなし承諾を使っている会社でも、退職金分は本人の明示の承諾が必要です。退職手続きの書類に電子交付の承諾欄を1行設けておけば、承諾の取り忘れを防げます。電子交付したものは、摘要欄に「電子交付」と表示して書面交付分と区別します。

退職日にアカウントが止まる会社で起きる交付漏れと郵送・PDF送付の使い分け

給与明細のWeb閲覧サービスで源泉徴収票を配っている会社は、退職日にアカウントを止めた時点で、退職後に作った退職所得の源泉徴収票を本人が見られなくなります。退職金の支給が退職日の翌月以降になる会社では、ほぼ確実にこの状態になります。

判断は割り切ってよい場面です。退職金の支給が退職日の翌月以降なら、退職所得の源泉徴収票は郵送で出すと決め、電子交付は使いません。Web閲覧で出すなら、閲覧猶予期間を支給日の2か月後まで延ばす設定が要ります。退職者アカウントの閲覧期間の決め方はWeb給与明細の配信・閲覧・本人認証の仕組みで詳しく扱っています。

給与システムで退職所得の源泉徴収票を出力するときの判断基準と失敗パターン

帳票の出力は、退職金の計算をどこで持っているかで決まります。

給与計算システムの標準帳票で足りる会社と退職金を別管理しているときの穴

給与計算パッケージには、退職金の支給処理を登録すると退職所得の源泉徴収票まで出力できる製品があります。退職金を給与システムの中で計算し、支給も同じシステムで処理している会社は、その標準帳票で十分です。選定時は、帳票の出力に加えてe-Tax用データの書き出しに対応しているかを確かめます。

穴が出るのは、退職金をExcelや人事システムの別機能で計算し、給与システムには「支給額」と「税額」だけを手入力している会社です。この場合、給与システムは勤続年数も申告書の有無も知らないため、勤続年数欄や区分欄が空のまま出力されるか、手で上書きすることになります。令和8年から全員分を提出するようになり、この手作業の件数が役員数から退職者数に増えました。給与システムの機能範囲は給与計算システムとはで比較の観点を整理しています。

システムに持たせるデータ項目：就職日・退職日・区分・申告書の受理記録

退職所得の源泉徴収票を手を加えずに出すには、退職金の支給データに次の項目が必要です。

1. 就職年月日と退職年月日（税の勤続年数を切り上げで計算する元）
2. 役員・従業員の別と役員等勤続年数（特定役員・短期退職手当等の判定）
3. 申告書の受理日と、同じ年のほかの退職手当等の有無（区分欄の段）
4. 支払確定日と支払日、未払額（支払金額欄の年分と内書き）
5. 1月1日現在の住所と作成日現在の住所（特別徴収の納入先と住所欄）
6. 電子交付の承諾の有無と承諾日（交付方法の分岐）

優先順位は上から順です。1と3が欠けると税額そのものが変わり、5が欠けると住民税の納入先を誤ります。6は交付方法の分岐にしか使いませんが、みなし承諾が使えない以上、記録が無ければ郵送に倒すしかありません。

Excel手計算から帳票を作る会社で起きる誤りの型と個別開発を検討する条件

Excelで税額を計算して様式に転記する会社で多い誤りは、規程の勤続年数をそのまま税の計算に使う、特別徴収税額の100円未満を切り捨てずに書く、前年のファイルを写して区分欄の段を直し忘れる、の3つです。どれも1人分なら検算で見つかりますが、全員提出になって枚数が増えると見逃しが出ます。

個別開発を検討するのは、退職金の計算をポイント制や等級履歴で別システムに持っていて、給与パッケージへ移せない会社です。この場合、退職金システムから上の6項目を給与システムかe-Tax用データへ渡す連携を作るほうが、毎回の手入力より誤りが減ります。逆に、年の退職者が数人で計算も単純な会社なら、e-Tax（WEB版）への直接入力で足り、開発は過剰です。退職金の計算から源泉徴収票の出力までを一続きのデータで扱う仕組みは、人事・労務管理システム開発で相談を受け付けています。

よくある質問

退職金の源泉徴収票について、受け取る側と発行する側の双方から多い質問をまとめました。

退職金の源泉徴収票はいつまでにもらえますか？

会社は退職後1か月以内に、すべての受給者へ交付する義務があります（国税庁No.7421）。役員か従業員か、パート・アルバイトかは関係ありません。ただし退職金の支給が退職日より後になる会社では、支給額が確定してから作るため、退職日から数えて1か月を過ぎて届くこともあります。届かないときは、まず退職金の支給日を確認し、それから人事・総務の担当窓口に問い合わせると話が早く進みます。

退職金の源泉徴収票は転職先に提出する必要がありますか？

通常は不要です。転職先の年末調整で使うのは、前の会社の最終給与までを書いた「給与所得の源泉徴収票」です。退職所得の源泉徴収票が必要になるのは、同じ年に別の会社や中退共などからも退職金を受け取り、後の支払者に「退職所得の受給に関する申告書」を出すときで、前の支払分の源泉徴収票を添付します。確定申告をする場合の資料としても使うため、受け取ったら保管しておきます。

退職金の源泉徴収票があれば確定申告は不要ですか？

申告書を出して源泉徴収されていれば、退職所得の税金は源泉徴収で完結し、原則として確定申告は不要です。申告書を出さずに20.42％で源泉徴収された人は、確定申告で精算すると差額が戻る場合があります。国税庁の手引によると、ほかの理由で確定申告書を出す人は、退職所得の金額も含めて申告する必要があるという案内です。発行側は、交付時にこの点を一言添えておくと問い合わせが減ります。

退職金の源泉徴収票を紛失したら再発行できますか？

発行元の会社に再交付を依頼します。会社は退職所得の源泉徴収票の控え（税務署提出用のデータ）を持っているため、同じ内容で作り直せます。再交付するときは受給者交付用の様式で出し、マイナンバーは記載しません。会社側は、再交付した日付と送付先を記録しておくと、二重送付や住所の取り違えを防げます。電子交付で渡していた場合は、閲覧期間内なら本人がダウンロードし直せることもあります。

パート・アルバイトに払った退職金にも源泉徴収票の提出は必要ですか？

必要です。令和8年1月1日以後に支払う退職手当等は、雇用形態にかかわらずすべての受給者分を税務署へ提出します。令和7年分までは、役員以外の分は本人に交付するだけで足りていたため、パート・アルバイトの退職金を給与システムの外で処理していた会社は、提出漏れが起きやすい箇所です。本人への交付は改正前から全員が対象で、ここは変わっていません。

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