源泉徴収票は、従業員から承諾を得れば、紙の代わりにPDFやWeb閲覧で渡せます。所得税法226条4項が根拠で、給与所得の源泉徴収票は「期限までに回答がなければ承諾とみなす」通知も使える仕組みです。ただし退職所得の源泉徴収票はこの通知の対象外で、承諾後でも従業員が紙を求めれば書面で渡す義務が残ります。この記事では、国税庁の電子交付Q&Aと令和8年分の法定調書の手引をもとに、承諾の取り方、交付期限、データ形式、令和9年からのマイナポータル連携との関係、給与システムで運用するときの設計までを説明します。
まとめ：源泉徴収票の電子交付で会社が満たす3つの要件と移行の判断
電子交付に必要なのは、事前の承諾、画面表示と印刷ができるデータでの提供、従業員から請求があったときの書面交付の3つです。給与所得の源泉徴収票は、回答期限を示した通知を出せば、未回答の従業員も承諾したものとして扱えます。退職所得の源泉徴収票だけは、退職者本人から明示の承諾を取らなければなりません。
交付期限は紙と変わらず、翌年1月31日まで、年の途中で辞めた人には退職後1か月以内です。令和9年2月からはeLTAXで出した給与支払報告書の内容がマイナポータルに連携されますが、それでも本人への交付義務は残ります。移行の成否を分けるのは、承諾・撤回・書面請求を従業員ごとに記録し、交付方法を切り替える仕組みを給与システム側に持てるかどうかです。
源泉徴収票の電子交付を認める所得税法226条4項と国税庁Q&Aの要件
電子交付は特例の手続きではなく、所得税法が書面交付と並べて認めている方法です。条文と国税庁の解説がそれぞれ何を求めているかを、交付の効力、方式、期限の順に整理します。
電子交付で交付したものとみなされる条件と書面請求に応じる義務の範囲
所得税法226条は、4項で「受ける者の承諾を得て」源泉徴収票の記載事項を電磁的方法で提供できると定め、5項で、その提供をした支払者は源泉徴収票を交付したものとみなすとしています。電子で渡せば紙を別に渡す必要はなく、交付義務はそれで果たせます。
4項のただし書きは、従業員から請求があるときは書面で交付しなければならないと定めています。令和8年分の法定調書の手引（参考ページ）も同じ整理です。承諾を取った後でも、ローン審査用に紙が欲しいと言われたら断れません。請求の方法は法令で決まっておらず、メールでも書面でもかまわないと国税庁Q&Aの問14は答えています。
メール・Web閲覧・CD等の3方式と閲覧可能の通知を省ける場合
国税庁の電子交付Q&Aの問3は、方法を次の3つに整理しています。従業員のパソコン等へ電子メールで送る方法、社内LAN・WANやインターネットで閲覧に供する方法、CD等の媒体に記録して渡す方法です。どれを使う場合も、従業員が画面に表示でき、書面に出力できる状態にする必要があります。
Web閲覧型では、ファイルを置いた旨を従業員へ通知します。通知の手段は法令に定めがなく、メールや書面でよいとされています（問10）。従業員が実際に閲覧したことを会社側で確認できた場合は、通知を省いても差し支えありません。閲覧ログを持つ給与システムなら、未閲覧の人だけに通知を送る運用が組めます。
交付期限は翌年1月31日、中途退職者は退職後1か月以内で紙と同じ期限
所得税法226条1項は、給与所得の源泉徴収票を翌年1月31日まで、年の途中で退職した人には退職の日以後1か月以内に交付するよう定めています。同条2項の退職所得の源泉徴収票は、退職の日以後1か月以内です。電子交付でもこの期限は同じで、承諾の取得が間に合わなかった従業員には紙で渡します。
実務で詰まりやすいのは1月です。年末調整の確定から1月31日までは数週間しかなく、ここで初めて承諾を集めると未回答者の扱いが決まらないまま期限を迎えます。電子交付に切り替える年は、承諾の回収を前年の秋までに終えておく段取りにしてください。
従業員の承諾の取り方：みなし承諾の通知文と退職所得の源泉徴収票の例外
承諾は一度取れば毎年取り直す必要はありません（Q&A問6）。そのぶん、最初に何を示して承諾を得たかが後から問われます。
国税庁Q&A問5が挙げる承諾時に示す事項と源泉徴収票での記載例
承諾の書式は法令で決まっていません。Q&Aの問5は、示す事項の例として次の6つを挙げ、「承諾する旨、承諾日、氏名」を入力または記入してもらう方法を示しています。
| 示す事項（問5） | 源泉徴収票での記載例 |
|---|---|
| 電子交付する書類の名称 | 給与所得の源泉徴収票、給与等の支払明細書 |
| 電磁的方法の種類と具体的な方法 | 給与システムのWeb閲覧、ログインURLを記載 |
| 受信者ファイルへの記録方法 | PDF形式、パスワード付きならその解除方法 |
| 交付予定日 | 毎年1月の給与支給日まで |
| 交付開始日 | 令和8年分の源泉徴収票から |
| その他参考となる事項 | 書面を希望するときの申出先 |
給与明細と源泉徴収票は、書類の名称欄に両方を書けば1枚の同意書にまとめられます。給与明細の側から見た同意書の作り方と記録の残し方は、給与明細の電子化：所得税法の同意要件と同意取得から保存までの移行手順で扱っています。
回答がなければ承諾とみなす通知の回答期限と送付手段、記録の残し方
令和5年度と令和6年度の税制改正で、給与所得の源泉徴収票と給与等の支払明細書には、「支払者が定める期限までに回答がないときは承諾があったものとみなす」旨をあらかじめ通知する方法が認められました（Q&A問1）。期限までに返事がなかった従業員は、承諾したものとして扱われます。
回答期限の長さに法令上の定めはなく、問8は「回答に必要な期間を十分に見積もる」よう求めるだけです。通知の手段も、確実に届くことを前提にメールや書面でよく、就業規則への記載も不要とされています（問9）。会社として残すべきなのは、誰にいつ、どの手段で通知し、期限がいつだったかの記録です。後で「聞いていない」と言われたとき、承諾の成立を示せるのはこの記録しかありません。社用メールを持たないパート・アルバイトには、給与明細に通知文を同封するなど、届いたことを確かめられる経路を選んでください。
退職所得の源泉徴収票はみなし承諾の対象外、退職前に取る明示の承諾
みなし承諾が使えるのは給与所得の源泉徴収票と給与等の支払明細書です。Q&Aの問2・問5は、退職所得の源泉徴収票、退職手当等の支払明細書、公的年金等の源泉徴収票と支払明細書を対象から外しています。退職金の源泉徴収票を電子で渡すなら、本人から明示の承諾を取る必要があります。
退職後は連絡がつきにくくなるため、承諾は退職届の受理から最終出社日までの手続きの中で取るのが現実的です。承諾が取れなければ、退職後1か月以内に紙で渡します。退職金の源泉徴収票の作り方と提出範囲は退職金の源泉徴収票の発行実務にまとめています。
電子交付する源泉徴収票のデータ形式：PDFとXML、摘要欄と電子署名の扱い
データの作り方は、従業員がそのファイルを提出先で使えるかどうかに直結します。様式と改変対策について、国税庁Q&Aの答えを確認します。
様式は施行規則別表どおりが推奨、摘要欄への「電子交付」表示の理由
Q&Aの問11によると、所得税法施行規則の別表に定める記載事項を網羅していれば、様式どおりでなくても電子交付はできます。ただし国税庁は、受け取った人が内容を確認しやすいよう、規定の様式での交付を勧めているということです。独自のレイアウトにすると、提出先の担当者が紙の源泉徴収票と見比べられず、問い合わせが会社に戻ってきます。
見落としやすいのが問11の注記です。電子交付した源泉徴収票は、書面で交付したものと区別するため、「摘要」欄に「電子交付」と表示するなど、電子交付であることが分かるようにするよう求めています。給与システムの出力テンプレートで、この表示が自動で入るかを確かめてください。
改変防止措置は法令上不要、電子署名を付けるかを決める判断基準
Q&Aの問4は、改変できないようにする措置は法令上求められていないとしたうえで、真実性を担保するため電子署名を付し電子証明書を添付することを勧めています。PDFは受け取った側で書き換えが容易だからです。
源泉徴収票を本人が自分の手続きに使うだけなら、署名なしのPDFで足ります。従業員が金融機関などへ提出し、提出先から真正性を問われる場面が多い会社では、署名付きにしておくと再発行や証明の依頼を減らせます。もう1点、問12は文字がコード化されて読めないデータでは「表示できる」に当たらないという説明です。XMLだけを渡すなら、表示用のスタイルシートを併せて案内します。e-Taxの仕様で作ったデータは、e-Taxホームページのスタイルシートで規定の様式に表示できると問11の注記にあります。
確定申告とマイナポータル連携：令和9年以降も源泉徴収票の交付が残る理由
従業員が源泉徴収票を使う代表的な場面が確定申告です。ここ数年で手続きが変わり、紙の原本を持っていなくても申告できる範囲が広がりました。
確定申告で源泉徴収票の添付は不要、電子交付分を手元で使う場面
国税庁のパンフレット「給与所得の源泉徴収票は、電子交付できます！」（令和8年8月）は、確定申告書を提出する際に源泉徴収票の添付は不要だと明記しています。従業員は電子交付されたPDFを見ながら金額を入力すれば足ります。
電子交付の源泉徴収票が手元で使われるのは、確定申告よりも、住宅ローンや賃貸の審査、保育所の入所手続き、転職先の年末調整です。提出先が紙を指定してきたら、従業員は印刷して出すか、会社に書面交付を請求します。後者の請求が年に何件来るかで、紙の交付ルートをどれだけ残すかが決まります。
eLTAX提出の給与支払報告書がマイナポータル連携の対象になる令和9年2月以降
給与情報のマイナポータル連携は令和5年分の確定申告から始まっています。国税庁のマイナポータル連携の案内ページは、令和8年分（令和9年1月以降）の確定申告から利用できる人が大幅に増えるとしています。
理由は、令和9年1月1日以後にeLTAXで提出された給与支払報告書が、令和9年2月以降に連携の対象になるためです（みなし提出の特例に関するQ&A（令和8年4月）問14）。書面や光ディスクで出した報告書は対象外です。従業員の確定申告を楽にしたいなら、源泉徴収票の電子交付と併せて、給与支払報告書をeLTAXで出す体制にしておく意味があります。eLTAXと給与システムのつなぎ方はeLTAXとは：電子申告・共通納税の仕組みと給与システム連携で解説しています。
源泉徴収票のみなし提出で税務署への提出は省けても本人交付が残る根拠
令和9年1月1日以後に提出する令和8年分からは、市区町村へ給与支払報告書を出せば、税務署へ源泉徴収票を提出したものとみなされます（国税庁の特設ページ）。税務署向けの源泉徴収票が要らなくなるため、本人分も不要になると誤解されがちです。
同じQ&Aの問3は、改正前と同様に受給者本人への交付は必要だと答え、書面に代えて電磁的方法で渡すこともできると補足しています。マイナポータルで給与情報が見られる従業員がいても、会社の交付義務は消えません。みなし提出の仕組みは法定調書とは：令和8年分からの源泉徴収票みなし提出、市区町村側の書き方は給与支払報告書とは：源泉徴収票みなし提出への対応を参照してください。
給与システムで電子交付を回す設計：承諾台帳・書面請求・退職者の閲覧
電子交付の要件は単純ですが、運用は従業員ごとに状態が分かれます。台帳とアカウントの設計を誤ると、承諾の撤回を見落として電子で送り続けるといった違反が起きます。
従業員ごとに持つ承諾・撤回・書面請求の状態と交付方法の切り替え
Q&Aの問6は、承諾した従業員から電子交付を受けない旨の申出があれば、改めて申出があるまで電子交付はできないとしています。問15は、書面交付へ変える申出の文例として「○年分以後の給与所得の源泉徴収票から書面による交付を受けたい」という文例を示しているのです。つまり状態は年分単位で切り替わります。
| 従業員マスタに持つ項目 | 使う場面 |
|---|---|
| 承諾区分（明示・みなし・未承諾） | 交付方法の判定、みなし承諾の根拠確認 |
| 通知日・回答期限・通知手段 | みなし承諾が成立したことの証明 |
| 撤回日と適用開始の年分 | その年分以後を紙の交付に切り替える |
| 書面請求の受付日と対象書類 | 個別の紙交付と再発行の記録 |
| 退職所得分の明示承諾の有無 | 退職金の源泉徴収票の交付方法の判定 |
交付処理はこの項目を見て、電子・紙・両方のどれで出すかを決めます。給与所得分の承諾があっても、退職所得分は別に判定するのが要点です。
退職者が翌年の確定申告まで源泉徴収票を開ける閲覧期間とアカウント設定
Web閲覧型で詰まるのは退職者です。社用アカウントでログインする仕組みだと、退職日にアカウントを止めた時点で、退職後1か月以内に交付するはずの源泉徴収票が見られなくなります。これでは交付したことになりません。
対策は2つあります。退職時に個人メールでのログインへ切り替えて、翌年3月の確定申告期限まで閲覧を残す方法と、最終給与の確定後にPDFを個人メールへ送って閲覧型から外す方法です。退職者が年に数人なら後者で十分です。閲覧期間とアカウント処理の決め方はWeb給与明細とは：配信・閲覧・本人認証の仕組みでも扱っています。
給与システム付属機能で足りる会社と個別開発を検討する会社の境目
正社員中心で、全員が社用メールを持ち、退職者が少ない会社は、給与計算システムに付属するWeb明細・源泉徴収票の配信機能で足ります。承諾の取得画面と閲覧ログを標準で持つ製品なら、上の表の項目もほぼ埋まります。導入前に、撤回日と適用開始の年分を登録できるかを確認してください。製品の比べ方は給与計算システムとは：機能・種類・比較の観点を参照してください。
付属機能で足りなくなるのは、パート・アルバイトの入れ替わりが多く承諾状態が月ごとに動く会社、複数の給与システムや拠点ごとの勤怠システムが並ぶ会社、退職金を別システムで計算している会社です。承諾台帳が給与システムの外に散らばると、撤回の反映漏れが起きます。この場合は、承諾・撤回・書面請求を1つの従業員マスタに集め、交付方法を自動で振り分ける仕組みを作る価値があります。逆に、従業員が50人未満で紙の郵送費も小さい会社は、無理に電子化せず紙を続けても差し支えありません。既存システムとの連携を含めた設計は人事・労務管理システム開発で相談を受けています。
よくある質問
源泉徴収票の電子交付について、給与担当者から寄せられやすい質問をまとめました。
源泉徴収票の電子交付に従業員の同意は必要ですか？
必要です。所得税法226条4項は、受け取る人の承諾を得て電磁的方法で提供できると定めています。ただし給与所得の源泉徴収票は、回答期限を示して「期限までに回答がなければ承諾とみなす」と通知しておけば、期限までに返事がなかった従業員も承諾したものとして扱えます。退職所得の源泉徴収票はこの扱いの対象外なので、退職者本人から明示の承諾を取ってください。
電子交付した後に従業員から紙の源泉徴収票を求められたら断れますか？
断れません。所得税法226条4項のただし書きは、請求があるときは書面で交付しなければならないと定めています。請求の方法に決まりはなく、国税庁Q&Aの問14はメールや書面などの適宜の方法でよいという説明です。今後ずっと紙にしたいという申出なら、その年分以後は電子交付ができなくなるため、台帳の承諾区分を書き換えて交付方法を切り替えます。
源泉徴収票のPDFをメールで送るだけで電子交付になりますか？
事前に承諾を得ていて、PDFが画面表示と印刷のできる形であれば、電子メールでの送付は国税庁Q&Aが挙げる方法の1つに当たります。パスワード付きにする場合は、承諾を得るときにその解除方法も示しておきます。注意したいのは誤送信です。従業員数が数十人を超えると宛先の取り違えが起きやすいため、本人だけがログインして取得するWeb閲覧型を検討してください。
給与明細と源泉徴収票の電子交付の同意書は1枚にまとめられますか？
まとめられます。国税庁Q&Aの問5は、承諾を得るときに示す事項の1つとして「電子交付する書類の名称」を挙げており、給与所得の源泉徴収票と給与等の支払明細書を並べて書けば1回の承諾で両方をカバーできます。退職所得の源泉徴収票は、みなし承諾が使えない書類なので、同じ同意書に含める場合も明示の承諾欄を設けてください。
源泉徴収票の電子交付はいつから使える制度ですか？
電子交付そのものは以前から認められており、令和5年度と令和6年度の税制改正で、未回答を承諾とみなす通知の仕組みが加わりました。いつの年分からでも、承諾の準備が整えば切り替えられます。切り替える年は、年末調整の申告書の電子回収と時期をそろえると、従業員への案内を1回で済ませることが可能です。年末調整側の段取りは年末調整の電子化のやり方で説明しています。
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