勤怠管理システムの導入事例：6社のインタビューで比べる締め作業の削減幅と残った課題

勤怠管理システムの導入事例を、比較サイトBOXILに掲載された実名製品の導入インタビュー6件（製造業2社、外食、IT2社、建設・設備）から読み解きます。従業員11人から1,000人までの会社について、導入前の運用、選定の決め手、効果の数値、導入後に残った課題を並べました。そのうえで、事例の数字を自社の期待値に置き換えるときに割り引くべき点、残業上限や客観的な記録といった法令面で事例が示す効果、既製のシステムで足りる会社と給与・人事連携を個別に作るべき会社の分かれ目を示します。勤怠管理システムの機能や種類から確認したい方は、勤怠管理システムの機能・種類・費用と選び方を先に読むと流れがつかみやすくなります。

まとめ：勤怠管理システムの導入事例は締め作業の短縮が主役で法令対応は運用次第

6件の事例で数値が出ている効果は、ほぼすべてが月次の締め・集計・確認にかかる時間の削減です。製造業の51〜100人規模の会社では集計が「2人で2〜3日」から「1人で1日」に、外食の会社では勤怠チェックが1人あたり約10分から1〜2分になりました。紙やExcelから移る会社なら、業種を問わず再現しやすい効果です。

残業の上限超過を月中に気づけるようになった、代理打刻がなくなったといった法令・不正面の効果は、システムを入れただけでは出ていません。アラートの閾値、申請の承認フロー、打刻方法の選び方まで決めた会社に出ています。逆に、変形労働時間制の超過時間の精査や独自の振替制度は、標準機能で表現できるかを導入前に試した会社だけが詰まらずに済みました。集計の手間を減らしたいだけなら既製のクラウド勤怠で十分です。独自の勤務制度や給与・人事システムとの連携が要件に入るなら、製品比較と同じ重さで設定の再現性と連携方式を確かめてください。

公開インタビュー6件で見る勤怠管理システム導入事例の業種・規模・効果の一覧

ここで扱う6件は、BOXILの導入事例インタビューのうち、導入前の運用と効果の数値が両方書かれているものを選びました。いずれも2026年11月時点で公開されているページで、効果は回答者の申告に基づく値です。各ページには「掲載情報は導入当時のもの」という注記があります。

導入前の姿を見ると、6件中3件が紙かExcel、3件が既存の勤怠システムからの乗り換えです。効果の大きさは、乗り換えかどうかより、紙の帳票を手で照合する作業が残っていたかどうかで分かれています。

紙とExcelの手集計から移った製造業2社で集計日数が縮んだ事例

ジョブカン勤怠管理を入れた製造業（51〜100人）は、正社員・パートタイマー・嘱託社員で書式を分けたExcelを毎月作り直し、書式の準備だけで30分〜1時間を使っていました。集計は月に2〜3日、2人がかりです。導入後は1人で1日になり、紙の打刻票のファイリングと年1回の廃棄作業もなくなりました。

決め手は機能の多さではありません。約10社を比べ、自社独自の「時間振替制度」をトライアル期間中に設定し、再現できることを確かめた点でした。

KING OF TIMEを入れた製造業（101〜200人）は、約10年前に入れたパッケージがWindows 7までしか対応せず、動くPCを確保できなくなったことが移行の引き金です。7つのグループそれぞれに担当者がいて、タイムカード作成と集計に1部署あたり月5〜10時間を使っていました。導入後は残業承認カードとタイムカード、有休届と有休処理の照合がほぼ不要になり、事務作業は合計で月2〜3日分減っています。交替勤務や変形労働時間制を抱える製造業の要件は、製造業の勤怠管理システムの選び方で整理しています。

旧システムからの乗り換えで確認と承認の時間が減った外食・IT企業の事例

ジョブカン勤怠管理に乗り換えた外食・サービス業（301〜500人）は、親会社のシステムをそのまま使っていたため、自社に不要な操作が多く、カスタマイズもできない状態でした。現場の記入漏れが多く、差し戻しと再確認に管理部門が毎月5〜6時間を取られています。候補はジョブカンとKING OF TIMEの2つで、デモ画面で「スタッフが間違えにくい」と感じた操作の単純さで決めました。

効果は時間だけではありません。勤怠集計と給与計算用データの作成を内製に戻し、外部委託費を月額約15万円減らしています。多店舗・深夜帯を抱える業態の打刻と割増の考え方は、飲食店の勤怠管理システムの選び方で扱っています。

KING OF TIMEに乗り換えたIT企業（501〜1,000人）は、旧システムの動作が重く、上長の承認作業が1日10〜15分かかっていました。freee人事労務、マネーフォワード クラウド勤怠、ジンジャー勤怠、HRMOS勤怠、KING OF TIMEの5製品を比べています。導入後、部下の多い上長の承認時間は「半分ぐらい」になり、Excelに出して数十分かけていた集計も不要になりました。削減幅の見積もりは月に数時間から十数時間と控えめです。

シフト表の転記ミスと代理打刻をなくした小規模・現場系の2事例

マネーフォワード クラウド勤怠を入れたIT企業（301〜500人）の課題は、シフト勤務の管理でした。紙のシフト希望表とExcelで100名超の時給や出勤日数を手入力し、転記ミスの修正が月に2〜5回発生しています。導入後、毎月のシフト作成・集計は約10時間から2〜3時間に縮み、自動チェックで修正作業はほとんど出なくなりました。他社より1名あたり月額約330円安かったことも選定理由に挙がっています。

KING OF TIMEを入れた建設・設備業（11〜30人）は、打刻カードと紙の記録をExcelへ手入力して社労士に渡していました。本人以外が打刻できるため代理打刻が起き、遅刻分が給与に反映されない不公平もありました。携帯電話からの打刻に変え、毎日10分の転記は月1回の確認になり、月約300分の作業が消えています。小規模事業者が費用を抑えて入れる手順は、中小企業の勤怠管理システムの選び方と導入ステップにまとめています。

導入前の運用別に見る勤怠管理システム導入事例の効果の出方と割り引く数字

事例の数字をそのまま稟議に書くと、導入後に「思ったほど変わらない」と評価されがちです。導入前の運用で分け、自社で再現する条件を確かめてから使います。

紙・Excel・旧パッケージの3類型で変わる削減幅と再現しやすさの目安

6件を導入前の運用で分けると、効果の出方は次の順に大きくなります。

1. 紙の打刻票やタイムカード、紙の申請書を手で転記・照合していた会社：転記・照合・保管の作業がまるごと消えるため、削減幅が最も大きい。製造業2社（101〜200人の会社は旧パッケージを使いつつ紙の残業承認カードと照合していた）と建設・設備業がこれに当たる
2. Excelやシフト表で手集計していた会社：集計とミス修正の時間が7割前後縮む。IT企業のシフト管理の事例が該当する
3. 紙の照合が無いまま既存の勤怠システムから乗り換えた会社：操作性や承認時間の改善が中心で、IT企業（501〜1,000人）の削減は月数時間〜十数時間。外食業は委託費の内製化で金額効果を上乗せした

自社が3に当たるなら、時間削減だけで乗り換え費用を回収する試算は組みにくくなります。旧システムの保守終了、対応OSの終了、委託費の削減など、時間以外の理由を稟議に並べるほうが通りやすいはずです。

インタビューの効果数値をそのまま稟議の根拠に使えない2つの理由

1つ目は、数値が回答者の体感に近い申告値で、測り方が書かれていないことです。IT企業（501〜1,000人）の「半分ぐらい」「数時間から十数時間」は本人の見積もりで、建設・設備業の事例でも費用は「だったと思います」という記憶ベースの表現でした。最終更新日も2025年11月から2026年10月まで幅があり、導入時期はさらに前です。

2つ目は、削られたのが「人事総務や集計担当の時間」で、全従業員の打刻・申請の時間ではない点です。担当者が1人なら、2〜3日が1日になっても月10数時間の削減にとどまります。稟議では、自社の集計担当の人数、紙やExcelで回収している帳票の数、締めにかかる日数、給与計算への受け渡しにかかる時間を先に実測し、事例の比率を当てはめて試算するのが堅実です。

残業上限と客観的把握の法令要件から読む導入事例の効果と設定の要点

勤怠管理システムの効果は時間削減だけではありません。事例には、法令が求める記録と上限管理に関わる変化も書かれています。ただし、どれも設定と運用を決めた結果として出ています。

残業45時間超を締め後に知る運用がリアルタイム把握で変わった製造業の例

KING OF TIMEを入れた製造業（101〜200人）は、導入前、残業が45時間を超えそうな状況を月末締めまで把握できませんでした。締めた後に労使協定関係の書類を作ることが常態化し、多い月で3件ほど発生しています。労働基準監督署の調査で是正への取り組みを問われ、月中に分かっていれば防げた事象もあったと振り返っています。

45時間は、労働基準法第36条が定める時間外労働の限度時間（月45時間・年360時間）です。導入後は残業時間を月中に見られるようになりましたが、申請漏れはアラート通知のみで目視の確認が残っています。上限に近づいた人を誰に・いつ知らせるかまで決めないと、見えるだけで止まりません。特別条項の上限まで含めたアラートの段階設計は、時間外労働の上限規制と勤怠システムのアラート設計で解説しています。

ガイドラインが求める客観的記録と記録保存5年に事例のシステムが応える範囲

厚生労働省の労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインは、始業・終業時刻の確認方法として、使用者の現認か、タイムカード・ICカード・パソコンの使用時間の記録といった客観的な記録を原則に置いています。自己申告制をとる場合は、入退場記録やPCの使用時間と申告に著しい乖離があれば、実態調査をして補正するよう求める内容です。管理監督者を含めた労働時間の状況の把握は、労働安全衛生法第66条の8の3でも義務づけられています。

建設・設備業の事例で代理打刻をなくした効果は、この「客観的な記録」に近づいた変化として読めます。一方、6件のうちPCログと打刻の乖離チェックまで運用している事例はありませんでした。テレワークや直行直帰が多い会社は、打刻方式に加えて乖離の確認手順まで決める必要があります。記録の保存期間は労働基準法第109条で5年（附則第143条の経過措置で当分の間3年）とされ、紙の打刻票の保管・廃棄を減らした製造業の効果もこの範囲の話です。起算日と保存形式はタイムカードの保存期間と勤怠データの残し方で確認できます。

事例のインタビューに残った課題から見る勤怠管理システム導入の失敗パターン

公開事例は満足度の高い会社が中心ですが、「残った課題」の欄を読むと、導入後に詰まりやすい箇所が見えてきます。6件のうち4件が、何らかの課題を具体的に挙げていました。

変形労働時間制や独自の振替制度を標準設定で表現できないときの詰まり方

外食・サービス業の事例では、変形労働時間制の週単位・月単位の超過時間を細かく精査できない点が妥協点として残りました。他社製品も同様の仕様だったため受け入れたと説明しています。製造業（51〜100人）が独自の時間振替制度をトライアルで再現できるか確かめたのも、同じ種類の詰まりを避けるためです。

就業規則が標準的な固定時間制なら、この問題はほとんど起きません。変形労働時間制、独自の振替・手当の判定、複数の就業規則の併存がある会社は、導入前の試行で次の3つを確認してください。

• 自社の就業規則どおりに設定したとき、過去1か月分の実績を入れて給与計算の結果と一致するか
• 週・月・対象期間それぞれの時間外の判定を画面と帳票で確認できるか
• 設定を変えたとき、過去月の集計が書き換わらないか

事後申請の月末集中と機能の個別開放で人事部門の負担が残った事例

製造業（101〜200人）では、申請手順が現場に定着せず、残業の事後申請が月末締めに集中して修正の手間が残りました。夜勤・シフト勤務、日本語での申請補助、出張時の予定登録など、人事担当の個別対応も続いています。システムを入れても、申請の締め切りと差し戻しのルールを決めない限り、月末の負担は形を変えて残ります。

IT企業（501〜1,000人）が挙げたのは別の種類の詰まりです。標準状態で使えない機能が多く、サポートセンターへの問い合わせで個別に開放される仕様だったことを、営業段階で知らされていませんでした。設定や従業員からの問い合わせに人事部だけでは即答できない場面が出ています。マネーフォワード クラウド勤怠のIT企業も、担当者間でIDを共有している状態を解消するため、個人ごとの2段階認証を求めていました。契約前に、使いたい機能が標準で有効か、権限とアカウントを担当者ごとに分けられるかを書面で確かめておくと、この種の詰まりは避けられます。

既製の勤怠管理システムで足りる会社と給与・人事連携を個別開発すべき会社

6件の事例はいずれも既製のクラウド勤怠を標準機能に近い形で使っています。それでも、残った課題の多くは自社独自の勤務制度と周辺システムとのつなぎ目で起きていました。どちらに当たるかで、予算の組み方が変わります。

標準機能とCSV連携の範囲で効果が出る条件と個別開発が過剰になる場面

目的が紙・Excelからの脱却と締め作業の短縮で、勤怠データの出口が「給与計算ソフトへのCSV取り込み」程度なら、既製のクラウド勤怠で十分です。6件の効果はすべて既製製品の機能の範囲で出ており、IT企業（501〜1,000人）は利用料を1人あたり月300円と答えています。この条件で勤怠管理システムを一から作るのは過剰です。開発費と保守費が利用料の数年分を上回りやすく、法改正のたびの改修も自社負担になります。開発する場合の費用の内訳は勤怠管理システム開発の費用相場で機能別に試算しています。

独自の勤務制度と給与・人事連携が要件化したときの構成と判断基準

個別開発や追加開発を検討すべきなのは、次の条件のうち2つ以上に当てはまる会社です。

• 独自の振替・手当・変形労働時間制の判定があり、トライアルで標準設定では再現できなかった
• 給与計算、人事、工数・原価管理など複数のシステムと勤怠データやマスタを自動で同期させたい
• PCログや入退館記録と打刻の乖離を自動で突き合わせ、補正の記録まで残したい
• 拠点・雇用区分ごとに承認フローや締め日が異なり、製品の権限設定で表現できない

この場合でも、打刻と申請の画面まで自社で作る必要はほとんどありません。打刻・申請は既製のクラウド勤怠に任せ、APIで取り出した勤怠データを独自ルールで判定し、給与・人事・原価の各システムへ流す連携部分を作る構成のほうが、費用と改修の負担を抑えられます。既製製品のAPIで取れる項目、従業員コードと所属マスタの持ち方、判定ルールの置き場所の3点は、作り直しを避けるために要件定義の最初に決めておくべき項目です。独自の勤務制度の判定や周辺システムとの連携を含む構築は、一創の勤怠管理システム開発で、既存のクラウド勤怠との併用を前提に相談を受けています。

よくある質問

勤怠管理システムの導入事例を調べている方から寄せられやすい疑問をまとめました。

勤怠管理システムの導入効果はどのくらいの期間で出ますか？

締め作業の短縮は、最初の月次締めから表れます。ただし、導入初月は現場の操作ミスや申請漏れの修正が残りやすく、建設・設備業の事例でも導入初期に作業ミスが少しあったと述べています。残業の事後申請が減るといった運用面の効果は、申請ルールが現場に定着するまで数か月かかると見ておくのが現実的です。

小規模な会社でも勤怠管理システムの導入事例のような効果は出ますか？

紙やExcelからの転記をしているなら、規模が小さくても効果は出ます。11〜30人の建設・設備業では、毎日10分の転記が月1回の確認になり、月約300分が減りました。削減時間の絶対量は人数に比例して小さくなるため、代理打刻の防止や遅刻・残業の正確な給与反映など、時間以外の効果も合わせて評価してください。

導入事例で多い乗り換えのきっかけは何ですか？

6件では、旧システムの対応OSの終了、親会社のシステムから独立したこと、旧システムの動作の重さが乗り換えのきっかけでした。紙・Excelからの移行では、集計の手間と転記ミス、代理打刻、法改正への対応が理由に挙がっています。保守期限やOSの対応終了は時期が読めるため、期限の1年前から比較を始めると試行期間を取れます。

勤怠管理システムを選ぶとき導入事例のどこを見ればよいですか？

効果の数値より先に、導入前の運用と就業形態が自社に近いかを見てください。紙からの移行とシステムからの乗り換えでは削減幅が大きく違います。そのうえで「残った課題」の記述を読み、変形労働時間制の扱い、機能の開放条件、アカウント管理など、自社でも起きうる詰まりを導入前の確認項目に加えると失敗を減らせます。

導入事例を自社の稟議に使うときは何を添えればよいですか？

事例の効果は回答者の申告値なので、自社の現状値を必ず並べてください。集計担当の人数、紙やExcelで回収している帳票の数、締めにかかる日数、給与計算への受け渡し時間の4点を実測し、事例の比率を当てはめて試算します。残業上限の把握や記録の保存など法令面の改善を理由にする場合は、監督署の指摘事項や上限に近い社員の人数も添えると説得力が増します。

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