出勤簿とは：記載事項と保存期間、押印だけの出勤簿が通らない理由と勤怠システムで兼ねる要件

出勤簿は、従業員ごとに出勤日と始業・終業時刻、労働時間数を日単位で残す帳簿です。労働者名簿・賃金台帳と並んで法定三帳簿と呼ばれますが、労働基準法には「出勤簿」という言葉を使った条文がありません。この記事では、出勤簿の作成と保存を求める根拠を厚生労働省のガイドラインと労働基準法第109条から組み立て、記載事項の一覧、書き方の記入ルール、保存期間と罰則を整理します。押印やチェック欄だけの出勤簿がなぜ要件を満たさないのか、勤怠システムで出勤簿を兼ねるには何が要るのかも、条文に沿って判断の線を引きます。

まとめ：出勤簿は始業・終業時刻が残る形で作り5年分をすぐ出せる状態にする結論

出勤簿の実務は2つに絞れます。1つ目は、出勤した事実ではなく日ごとの始業・終業時刻を残すこと。2つ目は、その記録を5年（経過措置で当分の間は3年）保存し、労働基準監督官の求めにすぐ出せる状態にしておくことです。

様式は自由で、手書き・Excel・勤怠システムのどれでも構いません。ただし押印欄だけの出勤簿、月末にまとめて書く自己申告の出勤簿は、ガイドラインが求める記録方法から外れます。従業員が10人を超えて就業形態が2種類以上になる、または修正の履歴を残せないExcelで回しているなら、勤怠システムに出勤簿を兼ねさせる段階です。

出勤簿とは何かを法定三帳簿の位置づけと労働基準法上の根拠から整理

労働基準法に出勤簿の条文は無くガイドラインと第109条が作成と保存を求める構造

労働者名簿は第107条、賃金台帳は第108条に作成義務が書かれています。出勤簿にはこうした条文がありません。それでも出勤簿が法定三帳簿に数えられるのは、3つの規定が重なって作成と保存を求めているからです。

• 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（平成29年1月20日策定）の4(1)：労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、記録すること
• 同ガイドライン4(5)：出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録に関する書類を労働基準法第109条にもとづき保存すること
• 労働基準法第108条と労働基準法施行規則第54条：賃金台帳に労働日数・労働時間数・時間外等の時間数を記入すること

賃金台帳に労働時間数を正しく書くには、日ごとの記録が手元に無ければなりません。出勤簿はその元帳にあたります。厚生労働省の改正労働基準法等に関するQ&AのQ2-1も、第109条の「その他労働関係に関する重要な書類」の例として出勤簿やタイムカード等の記録を挙げました。残りの2帳簿の記載事項は労働者名簿の記載事項9項目と様式第19号の書き方で整理しています。

出勤簿の対象はパート・アルバイトを含む全員で管理監督者だけ扱いが分かれる点

ガイドラインの対象事業場は、労働時間の規定が適用されるすべての事業場です。対象労働者は正社員に限らず、パート・アルバイト・契約社員まで含みます。従業員を1人でも雇えば作る必要があり、例外は労働基準法第116条第2項の同居の親族だけを使う事業など、法律そのものが適用されない場合に限られます。

扱いが分かれるのは2つの層です。第41条の管理監督者と、みなし労働時間制が適用される労働者は、ガイドラインの対象から外れています。裁量労働制のみなし時間の設定で働く人も同じ層に入ります。とはいえ記録が要らないわけではありません。ガイドライン2は、適用外の労働者にも健康確保のための適正な労働時間管理の責務があると明記しています。後述の労働安全衛生法の規定もあるため、出勤簿の対象から管理職を外す運用は勧めません。

出勤簿とタイムカード・勤怠管理表・賃金台帳の役割の違いと記録が流れる順番

4つの書類は、記録が流れる順に並べると違いがはっきりします。

タイムカードは打刻機器が残した時刻で、出勤簿そのものではありません。打ち忘れや直行直帰の修正を反映し、休憩を差し引いて日ごとの労働時間を確定させた帳簿が出勤簿です。打刻の方式ごとの客観性の違いは打刻とは？客観的な記録の条件と方式6種の使い分けで比べています。勤怠管理表は社内の呼び名で、法令上の区分ではありません。出勤簿と同じ1枚で兼ねている会社も多く、その場合は日ごとの時刻の列が残っているかが分かれ目になります。

出勤簿の記載事項を施行規則第54条とガイドラインの項目から一覧で確認

労働日数・時間外・休日・深夜の時間数と始業・終業時刻を並べた記載事項の一覧表

出勤簿の記載事項を法律が列挙しているわけではありません。ガイドラインと施行規則第54条第1項が求める項目を、出勤簿で持つ形に置き換えると次の表になります。

実務でまず外せないのは、始業・終業時刻と休憩時間の2列です。残りの時間数はこの2列から計算で出せるため、Excelなら関数で、勤怠システムなら集計で埋まります。逆に時間数だけを書いて時刻を残さない出勤簿は、ガイドライン4(1)の「始業・終業時刻を確認し、記録」を満たしません。年次有給休暇の取得日は出勤簿と別に年次有給休暇管理簿で管理する義務があり、出勤簿の欄に「有休」と書くだけでは管理簿の基準日や日数の記載に足りない点にも注意が要ります。

押印やチェック欄だけの出勤簿では始業・終業時刻の記録の要件を満たせない理由

出勤した日に判子を押すだけの出勤簿は、今も中小企業で見かけます。この形が通らない理由はガイドライン4(2)にあります。始業・終業時刻を確認・記録する方法は、原則として次のどちらかです。

1. 使用者が自ら現認して確認し、適正に記録する
2. タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録する

押印は「その日に出勤した」ことしか示さず、何時から何時まで働いたかが残りません。時刻の無い出勤簿では、賃金台帳に書く時間外労働時間数の根拠を示せず、未払い残業代を請求されたときに会社側が反証する材料も持てません。押印欄を残すのは自由ですが、時刻の列と組み合わせて初めて出勤簿として機能します。

自己申告制で出勤簿をつけるときにガイドラインが使用者に求める5つの措置

現場に打刻機が無い、直行直帰が多いといった事情で、従業員自身が時刻を書く出勤簿もあります。ガイドライン4(3)は、自己申告制によらざるを得ない場合に限って認めたうえで、次の措置を求めています。

1. ア：対象の労働者に、実態を正しく記録し適正に申告するよう十分に説明する
2. イ：労働時間を管理する者にも、自己申告制の適正な運用を十分に説明する
3. ウ：申告と実態が合っているか必要に応じて実態調査し、補正する
4. エ：申告を超えて事業場にいた時間の理由を報告させるなら、その報告が適正か確認する
5. オ：申告できる時間外労働の時間数に上限を設けるなど、適正な申告を妨げる措置をとらない

運用で崩れやすいのはウです。入退場記録やパソコンのログなど在社時間が分かるデータがあり、申告との間に著しい乖離があれば、実態調査と補正が必要だとガイドラインは書いています。月末に1か月分をまとめて書かせる出勤簿は、この照合ができません。自己申告で回すなら、少なくとも日ごとに記入させ、手元にあるログと突き合わせる手順を決めておくべきです。

出勤簿の書き方とテンプレートを選ぶ前に決めておく記入ルールと様式の自由度

厚生労働省の主要様式に出勤簿が無く書式を自社で決めてよい根拠と最低限の列

厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーには、労働者名簿（様式第19号）や賃金台帳（様式第20号・第21号）の様式はありますが、出勤簿の様式は掲載されていません。施行規則にも出勤簿の様式を定めた条文が無いため、書式は自社で決めて構いません。

無料テンプレートを選ぶときは、デザインより列の構成で判断します。1行を1人・1日とし、日付・始業時刻・終業時刻・休憩・実働・時間外・深夜・休日区分・備考の9列があれば、前の表の項目はすべて埋まります。備考には直行直帰・遅刻の理由・修正の事情を書き残せる欄が必要です。時間外を「法定時間外」と「所定時間外」に分けるかは、割増賃金の計算方法しだいです。

日またぎ勤務・中抜け・休憩・事後の修正を記録するときの記入ルールの決め方

テンプレートより先に決めるべきは、迷う場面の書き方です。統一しておかないと、同じ勤務でも記入者ごとに労働時間がずれます。

• 日またぎ：22時から翌6時の勤務は、始業日の行に「22:00〜30:00」と書くか翌日行に分けるかを決める。行政解釈では、日をまたぐ継続勤務は始業時刻の属する日の労働として扱う
• 中抜け：私用で抜けた時間を休憩として扱うか、終業を早めて時間単位の年休を充てるかを就業規則と合わせる
• 休憩：所定の休憩を自動で差し引くなら、実際に休憩を取れなかった日の申告方法を用意する
• 事後の修正：誰が、いつ、どの値を、何の理由で直したかを残す

深夜に当たる22時から5時の時間を別に数えておくと、割増の計算で迷いません。区分の考え方は深夜手当の計算方法と勤怠システムの区分設定にまとめました。打ち忘れの修正は件数が多く、承認者と期限を決めずに放置すると出勤簿の信頼性そのものが落ちます。修正申請の流れは打刻忘れの対応と修正申請の手順が参考になります。

出勤簿の保存期間と起算日、違反時の罰則と労働安全衛生法が求める3年保存

第109条の5年と当分の間3年の経過措置、起算日を完結の日と支払期日で決める方法

出勤簿の保存期間は第109条で5年です。2020年4月の改正で3年から5年に延びた際、附則第143条の経過措置により当分の間は3年とされ、2026年11月時点の条文もこの状態のままです。ガイドライン4(5)に「3年間保存」とあるのは改正前の策定だからで、現在は5年が原則、3年が経過措置と読み替えます。

起算日は施行規則第56条第1項第5号で「その完結の日」、同条第2項で賃金の支払期日がそれより遅ければ支払期日です。末日締め翌月払いなら、出勤簿の起算日は翌月の給料日になります。年をまたぐ月の数え方や紙を廃棄できる条件は、タイムカードの保存期間と勤怠データの残し方で計算例つきで扱いました。紙は3年、電子データは5年と分けるより、社内ルールを5年に揃えるほうが法改正の影響を受けません。

出勤簿の不備で問われる第120条の30万円以下の罰金と未払い残業代の請求

第109条の保存義務に違反すると、第120条第1号により30万円以下の罰金の対象です。賃金台帳に時間数を記入しない、虚偽の時間数を記入する場合も、ガイドライン4(4)のとおり同条の対象になります。労働基準監督官の臨検で帳簿書類を出さない、虚偽の記載をした帳簿を出すことも、第120条第4号の罰金の対象です。

罰金より影響が大きいのは、未払い残業代を請求されたときです。会社が始業・終業時刻を記録していなければ、従業員側の手帳やメールの送信時刻が労働時間の証拠として出され、会社はそれを覆す記録を持てません。賃金請求権の時効は第115条で5年（当分の間3年）なので、出勤簿の保存期間と争いの対象期間は重なります。

管理監督者の労働時間の状況を労働安全衛生規則にもとづき3年保存する記録

管理監督者は、施行規則第54条第5項により賃金台帳の労働時間数・時間外等の時間数の記入を要しません。それでも管理職の時刻の記録は残す必要があります。理由は2つあります。

1つは労働安全衛生法第66条の8の3です。医師の面接指導を行うために、事業者は高度プロフェッショナル制度の対象者を除く労働者の労働時間の状況を把握しなければなりません。労働安全衛生規則第52条の7の3は、その方法をタイムカードやパソコンの使用時間の記録等の客観的な方法とし、記録を3年間保存する措置を求めています。管理監督者もここでは対象者です。

もう1つは深夜割増です。第41条が適用を外しているのは労働時間・休憩・休日の規定で、深夜の割増賃金は管理監督者にも支払います。22時以降の時間を数える元データとして、出勤簿に時刻が要ります。

勤怠システムで出勤簿を兼ねる要件とExcelの出勤簿で足りる会社を分ける条件

厚生労働省FAQが示すパソコン保存の4要件と臨検ですぐ出力できる状態の作り方

出勤簿を紙で印刷して保管する必要はありません。厚生労働省の労働基準法に関するFAQは、労務関係の書類をパソコンで作成・保存する要件を次のように示しています。

1. 法令で定められた要件を具備し、画面上に表示し印字できること
2. 労働基準監督官の臨検時等、直ちに必要事項が明らかにされ、提出し得るシステムとなっていること
3. 誤って消去されないこと
4. 長期にわたって保存できること

勤怠システムで出勤簿を兼ねるとき、つまずきやすいのは2と4です。2は「従業員・期間を指定して、日ごとの始業・終業時刻を一覧で出力できるか」で確かめます。4はクラウド勤怠を解約したときに過去5年分を書き出せるかの問題で、契約前に出力形式と解約後のデータ保持期間を確認しておきます。

打刻の生データ・修正履歴・確定済み集計を分けて持つ出勤簿データの設計

システムで出勤簿を持つ場合、1つのテーブルに時刻を上書きしていく設計は避けます。後から修正した値だけが残り、元の打刻と食い違った理由を説明できなくなるからです。分けて持つのは次の3層です。

出勤簿として出力するのは日次確定の層で、打刻ログと修正履歴はその裏付けです。ガイドライン4(3)ウの実態調査も、打刻ログとPCログを並べられれば、申告との乖離を日単位で抽出できます。保存期限は打刻日でなく、施行規則第56条の起算日である支払期日から計算して各行に持たせると、削除対象の抽出が簡単になります。

Excelの出勤簿で足りる会社と勤怠システムの導入や開発に切り替える条件

従業員が10人以下で、就業形態が1種類（固定時間制のみ）、打刻機かPCログで時刻が取れているなら、Excelの出勤簿で足ります。シートを月ごとに分け、締めた月はファイルを読み取り専用にして保管すれば、FAQの4要件も満たせます。

次のどれかに当てはまったら、Excelはやめる時期です。

• シフト制・変形労働時間制・裁量労働制など就業形態が2種類以上ある
• 直行直帰やテレワークで、打刻と自己申告が混在している
• 修正の履歴をセルの上書きでしか残せず、誰が直したか追えない
• 複数の事業場があり、事業場ごとに出勤簿を出し分ける必要がある

既製のクラウド勤怠で就業規則の設定が収まるなら、まず既製品を選びます。選び方は勤怠管理システムとは？機能・種類・費用と選び方で比較しました。独自の手当や複数の就業規則、給与・人事システムとの連携で既製品の設定に収まらない場合は、勤怠管理システム開発で出勤簿の出力まで含めて要件を詰める選択肢があります。

よくある質問

出勤簿について、記入方法や運用で寄せられやすい質問をまとめました。

出勤簿は手書きでも問題ありませんか？

手書きでも問題はありません。出勤簿の様式は法律で決まっておらず、紙・Excel・勤怠システムのどれでも作れます。条件は、日ごとの始業・終業時刻と休憩時間が書かれていて、労働時間数を後から計算できることです。従業員が自分で書く場合はガイドラインの自己申告制にあたるため、説明と実態調査の措置が必要になります。消せるボールペンや鉛筆は改ざんを疑われる原因になるので、修正は二重線と訂正者の記録で行います。

タイムカードをそのまま出勤簿として扱えますか？

打刻の時刻がそろっていて、打ち忘れや直行直帰の修正、休憩時間が反映されていれば、タイムカードを出勤簿として扱う会社もあります。ただしタイムカードは打刻の生記録なので、修正の内容を別紙に書いたまま放置すると、どちらが確定値か分からなくなる点に注意が必要です。タイムカードを根拠資料として保存し、確定した日ごとの労働時間は出勤簿や勤怠管理表にまとめる形のほうが、臨検でも説明しやすくなります。

有給休暇や欠勤の日は出勤簿にどう書きますか？

出勤簿の日付の行は空欄にせず、「年休」「欠勤」「特別休暇」などの区分を書きます。空欄のままだと、記入漏れなのか休みなのかが後から判別できません。時間単位の年休は、取得した時間と実際の始業・終業時刻を両方残します。年次有給休暇は別途、基準日・日数・取得時季を記載した年次有給休暇管理簿の作成が義務になっているため、出勤簿の区分と管理簿の日数が一致しているかを月の締めで確認すると安全です。

従業員が1人だけでも出勤簿は必要ですか？

必要です。労働基準法は従業員の人数で帳簿の作成義務を分けておらず、1人でも労働者を雇えば出勤簿を作り、保存する対象になります。例外は、第116条第2項の同居の親族だけを使用する事業や家事使用人など、法律の適用自体が外れる場合です。家族経営でも、同居していない親族や親族以外の従業員を1人でも雇えば、その人については出勤簿を用意します。

出勤簿が無いと労働基準監督署の調査で何を指摘されますか？

臨検では、労働者名簿・賃金台帳と並んで出勤簿やタイムカードの提出を求められるのが一般的です。始業・終業時刻の記録が無ければ、ガイドラインにもとづく労働時間の把握が不十分として是正勧告や指導の対象になり、時刻と賃金台帳の時間数が合わなければ未払い賃金の遡及支払いを求められることがあります。帳簿を出さない、虚偽の帳簿を出す行為は第120条の罰金の対象です。

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