2026.09.07 DX

勤怠管理システムの無料プランはどこまで使えるか｜人数と機能の上限と有料へ移る線【2026年】

無料の勤怠管理システムは「打刻して集計する」ところまでなら、10名前後の事業所で無理なく回ります。止まるのは人を増やしたときと、就業ルールが1本ではなくなったときです。この記事では、公開されている無料枠の上限値を製品名と実額で並べ、登録人数・機能・データ保存期間の3箇所に引かれた線を示します。あわせて、保存期間が労働基準法の保存義務と食い違う場面、有料へ移るときに増える費用、自社開発に切り替える条件までを扱います。製品ランキングではなく、自社が線のどちら側にいるかを判定するための記事です。

まとめ｜無料で回る範囲は10名前後の打刻集計まで、超えたら有料か開発

結論から示します。無料の勤怠管理システムで実務が回るのは、従業員10名前後・就業ルールが1本・打刻から月次集計までを自動化したい事業所です。この条件なら、フリーウェイタイムレコーダーの10人まで永久無料や、スマレジ・タイムカードのスタンダード（10名まで月額0円）で足ります。HRMOS勤怠は30名以下まで無料で使えるため、人数だけで見れば余裕が出ます。

線を越えるきっかけは3つ。11人目を採用したとき、シフト制やフレックスタイム制で就業パターンが複線化したとき、勤怠データを給与計算へ渡す頻度が上がったときです。人数超過は月額数千円で解決しますが、あとの2つはオプション追加になり、1人あたりの単価が2倍前後に変わります。

見落とされやすい線がもう1つ、データ保存期間です。無料プランに1年の上限が付く製品があり、労働基準法が求める保存年数（当分の間3年）と噛み合いません。無料で始めるなら、月次の締め後にCSVを自社側へ吐き出して保管する手順を最初から運用に組み込みます。機能・種類・費用を横断して押さえたい場合は、勤怠管理システムとは何かを機能・種類・費用から整理した解説が入口になります。

無料の勤怠管理システムに引かれた3本の線｜人数上限・機能制限・保存期間

無料プランは「機能を削った廉価版」ではなく、提供側が有料化のきっかけを設計した結果として線が引かれる箇所が決まっています。実務で最初に当たるのは登録人数、次に機能、最後にデータの持ち方。この3箇所を先に確認すれば、無料で走れる期間が読めます。

登録人数の上限が10名と30名に集まる理由と、増員した月に打刻が止まる挙動

無料枠の人数上限は10名か30名に集まっています。フリーウェイタイムレコーダーは10人まで永久無料、スマレジ・タイムカードのスタンダードは従業員10名まで月額0円、HRMOS勤怠の料金プランは登録人数30名以下が無料プランの適用条件です。10名という線は、就業規則の作成義務が常時10人以上の事業場に生じる区切りと重なります。就業規則が1本で足りる規模＝無料で足りる規模、という設計です。

注意したいのは、上限に達したときの挙動です。既存の従業員データが消えるのではなく、新規の従業員登録が受け付けられなくなります。入社した本人だけが打刻できず、紙やExcelでの代替運用が発生。月の途中で採用が決まった時点で有料化の判断が必要になるため、採用計画が動いている事業所では「あと何人分の枠が残っているか」を採用担当と共有しておいてください。退職者を削除して枠を空ける運用は、過去の打刻データを消すことになりかねないので避けます。

機能側の線はシフト管理と申請承認に引かれ、有給の自動付与まで届かない

人数に余裕があっても、機能で止まる場合があります。線が引かれる位置は製品ごとに違い、ここが選定の分かれ目。フリーウェイタイムレコーダーの無料版はICカード打刻・手動打刻・日次月次集計のPDFとCSV出力までを含みますが、シフト管理は対象外です。HRMOS勤怠は無料プランでも基本機能を使えるものの、有給休暇管理と届出申請がプラス100円（1人1か月・税抜）、シフト管理がプラス50円（同）の追加オプションになっています。

実務で効くのは有給休暇の自動付与です。入社日に応じた付与日数の計算、5日の時季指定義務の管理、残日数の通知を管理台帳で追いかけると、20名規模でも月に数時間が消えます。スマレジ・タイムカードのプラン一覧は無料のスタンダードに休暇管理・変形労働時間制・給与計算・法定三帳簿までを含めており、機能側の線が人数側に寄せられた設計です。10名以下なら機能で困りにくい代わりに、11人目で有料化が確定します。

データ保存期間1年の無料プランと、法定3年の保存義務が食い違う場面

3本目の線がデータ保存期間です。HRMOS勤怠の無料プランはデータ保存期間が1年、有料プランは制限なしと明記されています。一方、労働基準法は第109条で労働者名簿・賃金台帳や労働関係に関する重要な書類の保存を義務づけ、第143条第3項により当分の間その期間は3年です。出勤簿やタイムカードの記録は、この「重要な書類」に含まれます。

つまり無料プランのまま2年目以降を迎えると、システム上には残っていない期間の記録を保存し続けなければならない状態になります。未払い残業の請求や労働基準監督署の調査で過去の打刻を求められたときに、システムを開いても出てこない。これが無料枠で最も回復しにくい失点です。回避策は、月次の締め処理が終わった直後にCSVを出力し、自社の共有ストレージへ年月別に保存する手順を運用ルールに書くこと。無料で始めるなら、担当者と保存先を決めるまでを導入作業に含めてください。

ずっと無料と30日間の全機能試用の違い｜期間限定を無期限と読み違えない

「無料」と書かれた枠には2種類あります。無期限で使い続けられる無料プランと、全機能を一定期間だけ開放する無料トライアルです。比較サイトの一覧表では同じ列に並ぶため、試用期間を無期限と読み違えたまま導入を決めると、31日目に打刻が止まります。

無期限の無料プランと30日間の無料試用を見分ける2つの確認箇所

見分ける箇所は2つです。1つ目は、公式の料金ページで無料枠に人数条件が書かれているかどうか。フリーウェイタイムレコーダーの「10人まで永久無料」や、HRMOS勤怠の「登録人数30名以下は無料プラン」のように、人数で線が引かれているものは無期限型です。2つ目は期間の記載で、「30日間は全機能を制限なく」という書き方は試用型。期間終了後は有料プランへの申し込みか、無料プランへの縮退を選ぶことになります。

混乱しやすいのは、両方を用意している製品です。無期限の無料プランがある製品でも、有料機能を試すための試用期間が別に設定されている場合があります。この場合は「試用中に使えていた機能のうち、どれが無料プランに残るか」を機能名の単位で確認してください。運用開始後にシフト管理だけが使えなくなる、といった事故はここで防げます。

試用期間の30日で必ず1周させる作業｜繁忙月の締めと給与連携の実測

試用期間を使うなら、機能の一覧ではなく1か月の業務を最後まで通してください。順序は決まっています。

実際の就業パターンを登録する（早番・遅番、深夜勤務、変形労働時間制の単位期間）
1週間分の打刻を現場の端末で行い、打刻漏れと修正申請を意図的に発生させる
月次の締め処理を実行し、残業時間・深夜割増・休日割増の集計値を手計算と突き合わせる
集計結果をCSVで出力し、給与計算ソフトへ取り込めるか列名と桁を確認する
従業員を1人追加し、人数上限に達したときの挙動を確かめる

ここで差が出るのは3番と4番です。日をまたぐ勤務と、月末が締め日でない場合（20日締めなど）の集計は、製品ごとに扱いが分かれます。繁忙月の勤務を再現しないまま年間契約を結ぶと、初回の締めで手作業が発生し、そのまま定着してしまう。低コストを前提に導入手順を組み立てる場合の進め方は、中小企業向けの勤怠管理システムの選び方と導入ステップにまとめています。

無料プラン3製品の上限を実額で比較｜人数・シフト管理・保存期間の線引き

公開されている無料枠を同じ軸で並べます。2026年9月時点の各社公式の料金ページに記載された値です。人数だけで選ぶと機能で詰まるため、2軸で見てください。

HRMOS勤怠・スマレジ・フリーウェイの無料枠比較表と有料の実額

無料枠の広さは製品ごとに性格が違います。人数を広く取るHRMOS勤怠、機能を広く取るスマレジ・タイムカード、打刻に絞って永久無料としたフリーウェイタイムレコーダーの3型です。

製品	無料の人数上限	無料で使える範囲	主な制限	有料の入口
HRMOS勤怠	30名以下	打刻・集計・申請の基本機能	保存1年・広告あり	1人月額100円から（税抜）
スマレジ・タイムカード	10名まで	シフト・休暇・給与計算まで	11人目で有料	10名まで2,420円（税込）
フリーウェイ	10人まで永久	打刻とPDF・CSV集計	シフト管理は対象外	月額1,980円（税抜）

有料化したときの負担は、人数帯で逆転します。20名でHRMOS勤怠の基本機能だけなら100円×20名で2,000円ですが、月額プランの最低利用料金3,000円（税別）が効いて3,000円台。同じ20名でスマレジ・タイムカードのプレミアムは2,420円に11名分の385円が乗り、約6,270円（税込）になります。従業員数無制限のフリーウェイタイムレコーダーは20名でも月額1,980円（税抜）で、打刻と集計に用途を絞れるならここが底値です。なおHRMOS勤怠の無料プランには、保存期間のほかにCSV出力が1時間に1度という頻度制限と、画面へのバナー広告表示が付きます。打刻端末を来客の目に入る位置へ置く店舗では、この広告表示を許容できるかを先に決めてください。

無料運用で手元に残る作業｜締め後のCSV受け渡しと給与計算への転記

無料プランは打刻と集計を自動化しますが、その先の工程は手元に残ります。導入前に「何が自動化されないか」を数えておくと、有料化の損益分岐が計算できます。残る作業は月次の締め後に集中。

CSV出力が1時間に1回の制限が締め作業の待ち時間に変わる場面

CSV出力の頻度制限は、平常月には気づきません。効くのは締め日です。集計値の誤りを見つけて打刻を修正し、再出力しようとしたときに1時間待つ。修正が3回発生すれば3時間の待ちになり、給与計算の締切が翌営業日に迫っている状況では、その分だけ確認が甘くなります。

回避策は、締め作業を「修正を全部終えてから1回だけ出力する」形に組み替えることです。締め処理の前に打刻漏れと修正申請の未承認を一覧で潰し、承認を全件終えた状態で初回の出力を行う。この2段階にするだけで、頻度制限による待ちは1回で済みます。

給与計算ソフトへの連携が有料側にある場合の転記作業と誤りの出方

給与計算への連携は、無料枠の外に置かれることが多い機能です。連携がない場合、勤怠側で出したCSVの列を給与側の取込形式に並べ替える作業が毎月発生します。20名なら慣れれば30分程度。問題は所要時間ではなく、誤りの出方にあります。

転記で起きる誤りは、桁の取り違えではなく「区分の取り違え」に偏ります。時間外労働の集計値を法定内残業と法定外残業に分けずに1列で渡す。深夜割増の対象時間を通常の時間外に含める。休日労働を法定休日と所定休日に分けずに計上する。いずれも割増率の適用を誤るため、未払い賃金につながります。無料プランで運用するなら、初月だけは手計算で全員分を検算し、区分ごとの列が正しく分かれていることを確認してください。スマレジ・タイムカードのように無料枠に給与計算まで含む製品なら、この転記工程そのものがなくなります。

法令が求める記録と無料プランの機能差｜客観的な記録と保存年数の担保

勤怠管理は、社内の効率化と同時に法令上の記録義務を満たす作業です。無料プランを選ぶときは、機能の多寡より先に、記録として成立するかを確認してください。

客観的な記録として扱える打刻方式と、自己申告を残すときの手当て

厚生労働省の労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（平成29年1月20日策定）は、始業・終業時刻の確認と記録について、使用者が自ら現認する方法か、タイムカード・ICカード・パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎とする方法を原則としています。無料プランのICカード打刻やPC打刻は、この客観的な記録に該当します。無料か有料かで扱いが変わるわけではありません。

手当てが必要になるのは、直行直帰や在宅勤務で自己申告に頼る場合です。ガイドラインは自己申告制について、労働者への十分な説明、実際の労働時間との乖離の実態調査と補正、申告を阻害する措置を設けないこと等を挙げています。無料プランでも申告と承認の記録が残るなら要件は満たせますが、記録が口頭やメモに留まると成立しません。打刻方式ごとの条件と使い分けは、打刻の客観的な記録としての条件と方式6種の使い分けで詳しく扱っています。

出勤簿・賃金台帳の保存年数をシステムの外側で担保する運用手順

保存義務の側は、システムの機能だけでは担保できません。データ保存期間1年の無料プランを使う場合、2年目以降の記録はシステム外に持つ前提で運用を組みます。手順は3つです。

月次の締め処理が完了した直後に、勤怠実績のCSVと集計表のPDFを出力する
共有ストレージへ「年月・事業所」の階層で保存し、削除権限を管理者に限定する
退職者が出た月は、その従業員分の記録が保存済みかを退職手続きのチェック項目に入れる

抜けやすいのは3番です。退職者データはシステム側で削除される可能性があるため、手続きに組み込まないと最初に欠けます。無料で始める判断と、この保存手順の整備は同時に進めてください。

無料から有料へ切り替える判断ライン｜人数・就業形態・例外処理の件数

無料プランを使い続けるべきか、有料へ移るべきか。判断は3つの数字で決められます。従業員数、就業パターンの本数、月あたりの例外処理の件数です。

有料化で増える費用の実額と、最低利用料金が効いてくる人数帯の目安

有料化の負担は、1人あたりの単価だけでは読めません。最低利用料金があるためです。HRMOS勤怠は1人月額100円（税抜）からですが、月額プランの最低利用料金が3,000円（税別）に設定されています。31名で有料に切り替わると3,100円ではなく最低額からの請求になり、1人あたりの実効単価は人数が少ないほど高くなります。年額プランなら33,000円（税別）で月換算2,750円です。

オプションの積み上がりも見ておきます。有給休暇管理と届出申請でプラス100円、シフト管理でプラス50円（いずれも1人1か月・税抜）を足すと、基本100円に対して単価は250円。50名なら基本のみ5,000円に対し、2オプション込みで12,500円（いずれも税抜）です。必要なオプションを機能名で確定させてから見積もりを取ってください。製品タイプごとの選定軸は、従業員規模と就業形態から勤怠管理システムのタイプを選ぶ判断基準で整理しています。

就業形態が複線化した時点で無料枠が成立しなくなる判定の分かれ目

人数に余裕があっても、就業形態が増えると無料枠は成立しなくなります。判定の目安は、就業パターンが2本を超えたときです。正社員の固定時間だけなら1本、パートのシフト勤務が加われば2本、フレックスタイム制や1か月単位の変形労働時間制が入れば3本以上になります。

2本を超えるとシフト管理と休暇管理の両方が必要になり、フリーウェイタイムレコーダーの無料版（シフト管理は対象外）では回りません。HRMOS勤怠でもシフト管理はオプションです。無料枠で対応できるのはスマレジ・タイムカードのスタンダード（10名まで）に絞られ、11人目で有料が確定します。雇用形態を増やす計画があるなら、その時期に合わせて有料化の予算を先に置いてください。例外処理の件数で見るなら、月の打刻修正・特例承認が従業員数の2割を超えた時点が切り替えの合図です。

無料も有料パッケージも成立しない境界｜自社開発へ切り替える条件と見送る場面

有料パッケージのオプションを積み上げても要件が埋まらない事業所があります。ここでは判断を言い切ります。次の条件に当てはまるなら、パッケージの積み増しではなく自社開発を検討する場面。当てはまらないのに開発へ進むのは過剰です。

自社開発へ切り替える3条件｜例外処理の件数・既存システム連携・原価配賦

切り替えを検討する条件は3つ。第一は、例外処理が製品の設定で表現できない場合です。事業所ごとに異なる締め日、職種別の割増計算、労使協定に紐づく特例など、設定画面の選択肢に無いルールを毎月手作業で補正しているなら、その工数が開発費の回収原資になります。目安は、補正作業が月20時間を超えているかどうか。

第二に、既存の基幹システムや人事システムとの連携が必要な場合。パッケージのCSV連携では日次のデータ受け渡しが手作業になり、人事マスタの二重管理が残ります。第三に、勤怠データを原価配賦や請求に使う場合です。プロジェクト別の工数を同一の打刻から取り、原価計算まで通す要件は勤怠専用パッケージの範囲外になります。3条件のいずれかに当てはまり、かつ手作業の工数が積み上がっているなら、複雑な就業規則に合わせた勤怠管理システムの開発を前提に要件と費用を並べて比較してください。開発費の相場感は勤怠管理システム開発の費用相場と機能別・規模別の内訳で確認できます。

自社開発を見送る場面｜画面の使い勝手や運用ルールが不満の理由のとき

反対に、開発へ進むべきでない場面もあります。判断の分かれ目は、不満の原因が「機能の不在」なのか「運用ルールと使い勝手」なのか。打刻画面が分かりにくい、承認の通知が多すぎる、管理者の操作手順が煩雑といった不満は、開発しても解決しません。同じ要件を別の作りで実装するだけで、運用ルールを見直さない限り不満は移動します。

従業員30名以下で例外処理が月数件に収まる事業所も、開発を見送ってください。無料プランか月額数千円のパッケージで足りる範囲に、初期費用が数百万円規模の開発を当てると回収できません。開発を選ぶのは、業務ルールを変えられない合理的な理由（法令・取引先の要求・原価計算の必要）があり、かつ手作業の工数が定量化できているときだけです。

よくある質問

無料の勤怠管理システムについて、検索で多く寄せられる質問に答えます。

無料の勤怠管理システムはずっと無料で使い続けられますか？

人数条件を満たす限り使い続けられる製品と、期間限定の試用が終わる製品の2種類があります。フリーウェイタイムレコーダーは10人まで永久無料、HRMOS勤怠は登録人数30名以下、スマレジ・タイムカードのスタンダードは従業員10名までが無料の条件です。一方で「30日間無料」と書かれているものは全機能の試用期間で、終了後は有料プランか無料プランへの切り替えを選びます。公式の料金ページで、人数条件か期間かどちらが書かれているかを確認してください。

無料プランで有給休暇の管理までできますか？

製品によって分かれます。スマレジ・タイムカードのスタンダード（10名まで無料）は休暇管理と時間単位の休暇管理を含みます。HRMOS勤怠では有給休暇管理と届出申請が有料オプション（1人1か月あたりプラス100円・税抜）で、無料プランの範囲外です。有給管理が必要なら、無料枠に含む製品を選ぶか有料化を前提に見積もってください。

無料の勤怠管理システムから有料プランへデータを引き継げますか？

同一製品内での無料から有料への切り替えは、データを保持したままプラン変更できる製品が一般的です。注意が必要なのは、別製品へ乗り換える場合と、無料プランの保存期間を超えた分です。HRMOS勤怠の無料プランは保存期間が1年で、2年目以降の記録はシステム上に残りません。月次の締め後にCSVを出力して自社側に保管する運用を回しておけば、移行時に過去分を持ち出せます。

従業員10名を超えたら無料は諦めるしかないのでしょうか？

30名以下まで無料のHRMOS勤怠に移れば、11名から30名の帯は無料で運用できます。ただしデータ保存1年・CSV出力は1時間に1度・バナー広告表示の制限が付き、シフト管理と有給休暇管理はオプションです。就業パターンが2本を超えている事業所なら、無料枠のまま回すより有料化したほうが手作業は減ります。人数だけで判断せず、月の打刻修正件数も合わせて見てください。

無料プランでも労働基準法の記録として認められますか？

打刻方式が客観的な記録であれば、無料か有料かで扱いは変わりません。厚生労働省のガイドラインはタイムカード・ICカード・パソコンの使用時間の記録等を原則としており、無料プランのICカード打刻やPC打刻はこれに該当します。別問題なのは保存年数です。労働基準法第109条の記録は当分の間3年の保存が必要で、保存期間1年の無料プランではシステム外での保管が前提。締め後のCSV出力と保存先を運用ルールに明記してください。