稟議書テンプレート：案件種別7パターンの記載項目と記入例、申請フォームへの移し替え手順

稟議書テンプレートは、どの案件でも使う共通項目と、案件の種類ごとに足す項目の2層で作ると、1枚の汎用様式より差し戻しが減ります。物品購入と採用では承認者が確かめたい事柄がまったく違うためです。この記事では、共通項目の一覧と、物品購入・業務委託・システム導入・新規取引先・採用・設備投資・出張や広告の7種で加える欄を記入例つきで示します。そのうえで、ExcelやWordで様式を作るときの版管理と、テンプレートをワークフローシステムの申請フォームに移し替える手順まで扱います。

まとめ：稟議書テンプレートを共通項目と案件別項目の2層で作る要点

稟議書テンプレートの土台は、申請番号・起案日・起案者・件名・目的・金額・効果・承認欄といった共通項目です。ここに案件の種類ごとの追加欄を重ねます。たとえば採用なら雇用形態と年間の人件費、システム導入なら年額とデータの保管先、設備投資なら耐用年数と回収期間が追加欄になります。

無料で配布されているテンプレートは汎用か物品購入用の1種類がほとんどで、申請番号、税込か税抜かの区分、運用費の欄が抜けていることが多くあります。使い始める前にこの3つを足し、様式番号と改訂日を入れて版を管理してください。

テンプレートは、そのまま申請フォームの設計書。項目を判定・説明・添付・管理の4種に仕分ければ、どれを選択式にし、どれを承認経路の条件に使うかが決まります。月の申請が数件で経路が1本ならテンプレート運用のままで足ります。案件種別で経路が分かれ、版の混在や記入漏れで差し戻しが続くなら、申請フォーム化に進む段階です。

稟議書テンプレートの共通項目：管理欄と本文欄に分けた13項目の一覧

共通項目は、誰が・いつ・何を申請したかを記録する管理欄と、承認者が判断に使う本文欄に分けると整理しやすくなります。稟議という制度の意味や一般的な記載項目の解説は稟議とは？意味・稟議書の書き方から決裁との違い・電子化の判断まで解説にまとめているので、ここでは様式としての欄の並びに絞ります。

管理欄6項目と本文欄7項目の役割と、記入例を並べた共通テンプレート

次の13項目が、案件の種類を問わず稟議書に置く欄です。記入例は営業部のノートPC更新を想定しています。

件名・目的・金額をどこまで具体的に書くかの基準は、申請者側の記載粒度として稟議申請とは：申請の手順と記載粒度、申請フォームの必須項目と金額別経路の設計で整理しています。テンプレートの段階では、欄があることと、記入例が1行入っていることを優先してください。空欄の様式より、例が1行ある様式のほうが記入のぶれは小さくなります。

承認欄の段数と押印欄の形を決裁権限規程の金額区分から決める手順

承認欄を何段にするかは、テンプレートを作る人の好みではなく決裁権限規程で決まります。規程に「50万円未満は課長、300万円未満は部長、それ以上は社長」とあれば、承認欄は最大3段に合議欄を足した形になります。金額区分そのものの設計は購買管理規程と内部統制とは？承認権限・職務分掌の設計とシステムでの不正防止を解説を参照してください。

大型の案件では、承認欄の上にもう1つ確認欄を置きます。会社法362条4項（e-Gov法令検索）は、取締役会設置会社では重要な財産の処分及び譲受けや多額の借財などの決定を取締役に委任できないと定めています。稟議の決裁だけでは足りない案件があるということです。テンプレートに「取締役会付議：要／不要」のチェック欄を設け、要の場合は付議予定日を書かせると、決裁後に手続きが漏れる事故を防げます。押印欄は、電子化を見据えるなら最初から「承認日」と「承認者名」の2欄にしておくと、紙からの移行で様式を作り直さずに済みます。

案件種別ごとの稟議書テンプレート：7種で追加する記載欄と記入例

共通項目だけの様式では、案件ごとに承認者が確かめたい事柄を書く場所がありません。結果として目的欄に何でも詰め込まれ、承認者が読み解くのに時間がかかります。案件の種類ごとに追加欄を決めておけば、書き手も読み手も迷いません。追加欄に添える見積書や比較表などの資料は社内稟議の進め方：根回しの順序・添付資料・差し戻し対応と承認経路の設計で案件別に整理しているので、ここでは欄の設計に絞ります。

物品購入・備品更新の稟議書テンプレートで足す資産区分と納期の欄

物品購入では、共通項目に次の欄を足します。

• 品名・型番・単価・数量（1台あたりの単価を必ず分けて書く）
• 資産区分：費用処理か資産計上か
• 発注先と希望納期
• 既存品の処分方法（下取り・廃棄・再配置）

単価を分けて書かせる理由は、経理が資産区分を判定するためです。国税庁タックスアンサーNo.5403のとおり、取得価額10万円未満かどうかは「通常1単位として取引されるその単位ごと」に判定します。中小企業者等の特例は、No.5408で令和8年4月1日以後に取得した資産から対象が40万円未満に引き上げられ、年300万円が上限です（2026年10月時点の国税庁掲載内容）。合計額だけの稟議書では、この判定ができません。

業務委託・外注の稟議書テンプレートに足す契約形態・成果物・再委託の欄

外注の稟議では、何に対してお金を払うのかを欄で固定します。請負か準委任かの契約形態、成果物と検収条件、期間と支払条件（一括・月額・出来高）、再委託の可否が追加欄です。

個人データを外注先に渡す業務なら「個人データの提供：有／無」の欄も足します。個人情報保護法25条は、個人データの取扱いを委託する場合に委託先への必要かつ適切な監督を求めています。有にチェックが入ったら情報システム部門や法務を合議先に加える、という運用まで様式に書いておくと、委託契約の審査漏れを防げる、というのが様式に書く狙いです。

システム導入・SaaS契約の稟議書テンプレートに足す年額・利用者数・保管先

SaaSの稟議で書き落とされやすいのは、2年目以降の費用です。初期費用、月額か年額の利用料、利用者数と1人あたり単価、契約期間と自動更新の有無を別々の欄にします。利用者が20人から50人に増えたときの年額を1行添えると、承認者は将来の負担まで判断できます。

もう1つの追加欄はデータの保管先です。サービスの提供元、データを保管する国や地域、契約終了時のデータ返却方法の3点を書かせます。情報システム部門の合議でまず確認されるのがこの3点なので、起票の段階で埋まっていれば回付中の質問が1往復減ります。

新規取引先との契約稟議で足す取引条件・反社チェック・契約書審査の欄

初めての取引先と契約する稟議では、相手先の情報欄を独立させます。商号・所在地・設立年・資本金、取引の内容と年間の想定取引額、支払サイトが基本の欄です。

そのうえで「反社会的勢力の確認：実施日・確認方法」と「契約書の審査：法務確認済み／未」の2欄を置きます。企業が反社会的勢力による被害を防止するための指針（2007年6月19日・犯罪対策閣僚会議幹事会申合せ）は、知らずに暴力団関係企業と取引してしまうおそれを挙げ、関係遮断の取組みを求めています。確認の実施日を欄にしておけば、確認しないまま契約まで進む経路は、様式の段階で塞いでおくのが確実です。

採用・人員増の稟議書テンプレートに足す雇用形態・人件費総額・労働条件

採用の稟議は、承認者が見たいのが月給ではなく年間の総額である点が、他の案件との違いです。雇用形態、職種と人数、入社希望日、想定年収、社会保険料の会社負担を含む年間人件費、採用経路と紹介手数料を欄にします。紹介手数料は年収の一定割合で決まることが多いため、想定年収と並べて書かせると総額の見落としが防げます。

労働条件の欄も先に作っておきます。労働基準法15条は、労働契約の締結に際して賃金や労働時間などの労働条件の明示を使用者に義務づけています。稟議の段階で就業場所・労働時間・試用期間を確定させておけば、決裁後に労働条件通知書を作るときに人事部門と書き手の認識がずれません。

設備投資の稟議書テンプレートに足す耐用年数・回収期間・資金計画の欄

設備投資では、効果欄を金額の計算欄に置き換えます。取得価額、耐用年数、年間の削減額または増収額、投資回収期間、資金の出どころ（自己資金・借入・リース）が追加欄です。

回収期間は「取得価額÷年間の削減額」で計算できるよう、2つの欄を隣に並べます。たとえば取得価額1,200万円で年間300万円の人件費が減るなら回収期間は4年で、耐用年数がそれより短ければ投資として成り立ちません。借入で賄う場合は、前の章で触れた取締役会付議の確認欄と連動させます。

出張・イベント・広告出稿の稟議書テンプレートで予算枠と実績報告を結ぶ欄

出張やイベント出展、広告出稿は、事前の承認と事後の実績がずれやすい案件です。予算科目と残額、実施日程、参加者または出稿媒体、費用の内訳に加えて、「実績報告の期限」の欄を置きます。

実績報告の欄があると、展示会で何件の名刺を集めたか、広告で何件の問い合わせがあったかが、同じ申請番号に紐づいて残ります。翌年に同じ展示会へ出展する稟議を書くとき、前回の申請番号と実績をそのまま比較案の根拠に使えます。

ExcelやWordで稟議書テンプレートを作るときの様式管理と無料様式の直し方

テンプレートを社内で配るとき、内容よりも先に崩れるのは版の管理です。ここでは配布前に直す箇所と、版を揃える仕組みを扱います。

無料テンプレートに足りない申請番号・税区分・運用費の3欄を足す修正

配布されている無料テンプレートの多くは、件名・理由・内容・費用・効果・承認欄で構成されています。そのまま使うと、次の3つが欠けます。

1. 申請番号：決裁と発注書・請求書を結ぶ番号がなく、後から支払いの根拠を辿れない
2. 税区分：金額欄が1つで、税込か税抜かが書き手によって変わる
3. 運用費：費用欄が1つで、初期費用だけ書かれて月額の保守料やライセンス料が漏れる

Excelで作る場合は、金額欄を「初期費用」「年間の運用費」「契約期間」に分け、総額のセルは計算式で埋めて手入力させないようにします。案件種別はプルダウンにし、種別ごとに前の章の追加欄を別シートで用意すると、1ファイルで7種を扱えます。様式を整えても通らない稟議の原因を、工程別に診断して書き直す方法は稟議を通すには：通らない原因を工程別に診断し、決裁者の判断軸で書き直す手順で解説しています。

様式番号と改訂日で版を管理し、古いテンプレートの使い回しを止める方法

テンプレートを共有フォルダに置くと、各自のパソコンに保存された古い版が使われ続けます。承認欄が組織変更前のままの稟議書が回ってくるのは、たいていこれが原因です。

対策は2つあります。1つは、様式の右上に「様式R-01 第3版 2026年10月改訂」のように様式番号と版と改訂日を印字し、受付側が版を見て古いものを差し戻すことです。もう1つは、テンプレートの置き場所を1か所に決め、改訂時には旧版を「旧版」フォルダに移して直接開けないようにすることです。それでも版の混在が月に何件も起きるなら、ファイル配布という方式自体の限界と考えてください。

見積書PDFを添付した稟議書の保存先と、電子帳簿保存法の扱い

稟議書に添付する見積書や契約書案をメールやWebで受け取った場合、その電子データは電子帳簿保存法上の電子取引データにあたります。国税庁の電子帳簿保存法一問一答のとおり、2024年1月1日以降は印刷して稟議書に綴じるだけでは足りず、データのまま保存する必要があります（2026年10月時点）。

保存期間は国税庁タックスアンサーNo.5930のとおり原則7年、欠損金が生じた事業年度は10年です。テンプレートには「添付データの保存先」欄を設け、経理部門が指定したフォルダのパスや文書管理システムの番号を書かせると、監査のときに探し回らずに済みます。紙の稟議書を電子稟議に切り替える際の押印や保存の扱いは稟議書を電子化するには？電子稟議への移行手順と押印・保存期間・電帳法の扱いで解説しています。

稟議書テンプレートをワークフローの申請フォームに移し替える手順

よくできたテンプレートは、そのまま申請フォームの設計書になります。逆に、テンプレートを整理しないままワークフローシステムに載せると、紙で起きていた記入漏れがフォーム上でも繰り返されます。

テンプレートの項目を判定・説明・添付・管理の4種に仕分ける作業

最初に、テンプレートの全項目を4種に仕分けます。仕分けの結果で、フォームでの入力形式が決まります。

判定に使う項目は、選択式か数値入力にして自由記述を許しません。承認経路の条件や集計に使うためです。説明に使う項目は自由記述に残し、テンプレートの記入例をプレースホルダとして表示します。管理項目は申請者に入力させず、システム側で埋めるのが原則です。承認段階ごとに修正できる項目を分ける考え方はワークフローシステムの承認段階別の入力制御機能：項目権限・公開範囲・申請修正の設計が参考になります。

共通項目と案件別項目をフォームの共通部品と種別部品に分ける設計

7種の稟議を7つの独立したフォームで作ると、共通項目を1つ直すたびに7か所を修正することになります。次の順で組むと保守が軽くなります。

1. 共通項目13個を1つの部品（共通ブロック）として作る
2. 案件別の追加欄を種別ごとの部品（種別ブロック）として作る
3. 案件種別の選択値に応じて、表示する種別ブロックを切り替える
4. 種別ブロック内の必須項目は、その種別が選ばれたときだけ必須にする
5. 新規取引先の反社確認や外注の個人データ提供など、合議先を足す条件となる欄に印を付ける

5番目の印を付けた欄が、次の承認経路の設定で使う条件になります。紙のテンプレートでは「該当する場合は法務に回付」と注記するしかなかった運用が、ここで自動の分岐に変わります。

金額欄と案件種別を承認経路の分岐条件につなぐ設定例と条件数の抑え方

承認経路は、金額による段数と、案件種別や特定の欄による合議先の追加を別々の条件で持たせます。

金額と種別を1つの表で掛け合わせると、条件の数が段数×種別数に膨らんで管理できなくなります。段数は金額だけで決め、合議先は欄の値で足していく形にすれば、掛け合わせると7種×3段で21通りになる経路が、金額の3本と合議先を足す条件の数本で済みます。

テンプレート運用のままでよい会社と、申請フォーム化に進むべき会社の線引き

テンプレートを整えれば、紙やExcelのままでも稟議はかなり回ります。システム化を急ぐ必要がない会社もあるので、判断の線を示します。

月の申請件数・経路の数・差し戻し理由で判断する申請フォーム化の基準

テンプレート運用のままでよいのは、月の稟議が10件前後までで、承認経路が金額による1系統しかなく、決裁者が同じ拠点にいる会社です。この規模なら、様式番号による版管理と共有フォルダの整理で十分で、システムの初期費用に見合う効果は出ません。

申請フォーム化に進むべきなのは、案件種別によって合議先が変わる経路が3系統以上ある、古い版の様式や記入漏れによる差し戻しが毎月続く、決裁と発注・支払いを申請番号で突き合わせる作業に経理が時間を取られている、のいずれかに当てはまる場合です。多くの会社では、まずワークフローパッケージの設定画面で共通ブロックと種別ブロック、金額による分岐を作れば足ります。

パッケージの設定で表現しきれないのは、会計システムの予算残を参照して予算外かどうかを判定する処理や、申請番号を購買・会計のデータと同じ番号体系で結ぶ連携です。こうした要件があるなら、一創のワークフローシステム開発で、自社のテンプレートと決裁権限規程をもとにした申請フォームと承認経路の設計から相談できます。反対に、テンプレートの項目や承認欄の段数が社内で決まっていない段階なら、システムより先にこの記事の2層構造で様式を固めてください。固まっていない様式をフォームにしても、迷いが画面に移るだけです。

よくある質問

稟議書テンプレートを作る担当者や、初めて稟議書を書く人から出やすい質問に答えます。

稟議書テンプレートはExcelとWordのどちらで作るのがよいですか？

金額の計算があるならExcelが向いています。初期費用と年間の運用費、契約期間から総額を計算式で出せるため、手計算の誤りが起きません。案件種別をプルダウンで選ばせ、種別ごとの追加欄を別シートに分ける作りもExcelのほうが容易です。目的や背景の説明が長くなる案件が中心で、計算欄がほとんどないならWordでも構いません。どちらで作る場合も、様式番号と改訂日を印字して版を管理してください。

稟議書の書き方で、件名はどのように書けばよいですか？

対象・数量・金額・理由を1行に詰めて書くのが基本です。「PC購入の件」ではなく「営業部ノートPC 12台更新（約216万円・保守切れ対応）」のように書くと、承認者は一覧画面を見ただけで内容と緊急度が分かります。テンプレートの件名欄には、この形の記入例を1行入れておくと、書き手による差を抑えられるのも利点です。件名に限らず各欄の記載粒度の基準は、稟議申請の記事で詳しく整理しています。

稟議書テンプレートに承認者の押印欄は必要ですか？

法律で押印が義務づけられているわけではなく、社内規程で決めるものです。紙で回すなら押印欄が承認の証跡になりますが、電子化を見据えるなら最初から「承認者名」と「承認日」の欄にしておくと移行が楽になります。ワークフローシステムでは、承認操作をした人と日時が自動で記録されるため、押印欄そのものが不要になります。印影の画像を貼るだけの運用は、誰が押したかの証跡としては弱い点に注意してください。

稟議書テンプレートは案件の種類ごとに何枚用意すればよいですか？

独立した様式を種類の数だけ作るより、共通項目の1枚に種類別の追加欄を差し込む形をおすすめします。共通項目を直すとき1か所で済むためです。種類の数は、承認者が確かめたい事柄が違う単位で決めます。多くの会社では、物品購入、業務委託、システム導入、新規取引先、採用、設備投資、出張や広告の7種で足ります。申請が年に数件しかない種類は、汎用様式の目的欄で扱ってもかまいません。

稟議書を書いたことがない新人に渡すテンプレートで気をつけることは？

各欄に記入例を1行ずつ入れ、空欄のまま提出しないよう、該当しない欄には「該当なし」と書くルールにします。空欄だと、書き忘れたのか該当しないのかを承認者が区別できないためです。あわせて、決裁権限規程の金額区分と承認欄の対応を様式の欄外に書いておくと、誰の承認が要るかを新人が自分で判断できます。承認者がどこを見て判断しているかを知っておくと書く内容が絞れるので、承認側の視点もあわせて読んでおくと役立ちます。

関連記事

• 稟議承認とは：承認者の判断材料と代理承認・承認期限、証跡を残す承認経路の要件：テンプレートの各欄を承認者がどう読み、何を判断材料にしているかを扱っています。
• 稟議システムとは？機能・仕組みと紙・メール稟議の課題から見る導入判断の基準：テンプレートを電子化した先の稟議システムの機能と、導入判断の基準を整理しています。
• ワークフローシステムとは？機能・クラウドとオンプレの違い・選び方と自社開発の判断基準：申請フォームと承認経路を持つシステムの機能構成と導入形態を比較しています。