引継ぎ資料の作り方：記載項目と見やすい書き方、退職後も消えない保管と更新の仕組み

引継ぎ資料は、1冊のWordファイルに全部を書こうとすると、どこかに必ず記載の抜けが生じるものです。この記事では、引継ぎ資料（引継ぎ書・引継ぎマニュアル）を業務一覧・業務別シート・関係者と期限の一覧の3種類に分けて作る方法、それぞれの記載項目、後任がわかりやすいと感じる見やすい書き方を、作る順番に沿って説明します。後半では、個人のOneDriveやマイドライブに置いた資料が退職後に消える期限と、資料を毎回作り直す運用をやめて仕組み化する条件まで扱います。

まとめ：引継ぎ資料は3種類に分けて共有の保管先で更新し続けると抜けない

引継ぎ資料は「業務一覧」「業務別シート」「関係者と期限の一覧」の3種類に分けて作ります。業務一覧で漏れを防ぎ、業務別シートで判断の分かれ目を渡し、関係者と期限の一覧で社外への影響を止める、という役割分担です。業務別シートは手順より先に、目的・判断の分かれ目・過去の例外を書きます。パスワードや顧客の個人情報は資料に書かず、保管先と権限の申請手順だけを書いてください。

保管先は作成者個人のフォルダではなく、共有ドライブやSharePointのような組織が持つ場所にします。担当交代が年に複数回ある部署では、引継ぎのたびに資料を作るのをやめ、業務別シートを常設のマニュアルとして更新し続ける形に切り替えるほうが、作成の手間も抜けも減ります。

引継ぎ資料とは何か｜引継ぎ書・業務マニュアルとの違いと書く範囲

引継ぎ資料・引継ぎ書・引継ぎマニュアルの呼び名と記載範囲の差

引継ぎ資料は、担当者が異動・退職・休職・委託先の切替で業務を離れるときに、後任が同じ業務を回せるように残す文書の総称です。社内では「引継ぎ書」「引継書」「引継ぎマニュアル」「引継ぎノート」とも呼ばれ、呼び名による決まった違いはありません。

実務上の違いが現れるのは、資料に書く範囲です。引継ぎ書と呼ぶ会社では、業務一覧と進行中の案件だけをA4数枚にまとめることが多く、引継ぎマニュアルと呼ぶ会社では、操作手順まで画面単位で書き込む傾向があります。どちらで呼ぶかより、後任が「何を」「いつ」「どう判断して」行うかを読み取れるかで、資料の出来が決まります。

業務マニュアルは標準手順で引継ぎ資料は進行中案件と例外を書く文書

業務マニュアルは、誰が担当しても同じ結果になる標準手順を書いた文書で、担当者が替わっても書き換えずに使い続けます。引継ぎ資料は、前任者の手元にしかない情報、つまり進行中の案件、取引先ごとの事情、過去に例外として処理した判断を、特定の後任へ渡すために書きます。

業務マニュアルが既にあるなら、引継ぎ資料に手順を書き写す必要はありません。マニュアルの保管場所を書き、マニュアルに無い例外と進行中の案件だけを足せば足ります。逆に業務マニュアルが無い部署では、引継ぎ資料がそのまま最初のマニュアルになるため、後の章で説明する保管と更新の設計まで含めて作ってください。

引継ぎ資料の記載項目｜業務一覧・業務別シート・関係者と期限の3種類

1冊にまとめず業務一覧・業務別シート・関係者一覧の3種類に分ける理由

1冊にまとめた引継ぎ資料は、前任者が思い出した順に書かれるため、業務の数と深さがそろいません。3種類に分けると、それぞれに抜けを確かめる基準を持たせられます。

実務でまず作るのは業務一覧です。業務一覧ができれば、業務別シートの枚数と、関係者の一覧に載せる相手が決まります。

業務一覧に書く6項目は業務名・頻度・時期・所要時間・保管場所・優先度

業務一覧は1業務を1行にし、次の6列を置きます。

1. 業務名：社内で通じる呼び名で書く。「月末処理」のような総称でなく「請求書の発行（月末締め）」のように対象まで書く。
2. 頻度：日次・週次・月次・年次・不定期のいずれか。
3. 時期：月次なら何営業日目か、年次なら何月か。次回の実施日も書く。
4. 所要時間：1回あたりの目安。後任の工数見積もりに使う。
5. 保管場所：業務別シート・テンプレート・過去の実績ファイルの場所。
6. 優先度：止まると社外に影響する業務をA、後任が自力で調べられる業務をCとする3段階。

抜けやすいのは年次と不定期の業務です。毎日の業務は思い出せても、年1回の契約更新や監査対応は退職の時期に発生しなければ一覧から落ちます。前任者の過去1年分の予定表とメールの送信履歴を見ながら一覧を作ると、年次業務の拾い漏れを減らせます。

業務別シートには手順より先に目的と判断の分かれ目と過去の例外を書く

業務別シートは1業務につき1枚です。上から次の順で書きます。

• 目的：この業務をやらないと何が止まるか（例：請求書が届かず入金が1か月遅れる）。
• 判断の分かれ目：金額・取引先・期限などで処理が変わる条件と、その理由。
• 過去の例外：通常と違う処理をした事例と、そのときの判断。
• 手順：操作の順番。業務マニュアルがあれば保管場所だけ書く。
• 関連ファイル：テンプレートと前回の実績ファイルの場所。

手順を先頭に置かないのは、手順は後任が画面や過去のファイルから再現できるのに対し、判断の理由は前任者がいなくなると誰にも聞けないためです。「なぜその条件で分けるのか」を1行添えるだけで、後任は条件に当てはまらない事例にも対応できます。判断を言葉に移す手順は暗黙知と形式知とは？違いと具体例、形式知化を進める手順と失敗条件を解説で詳しく扱っています。

進行中案件と年1回の業務は次の発生日と前回の実績ファイルを必ず添える

引継ぎの時点で動いている案件は、業務別シートとは別に「進行中案件」の欄を設け、現在の状況、次にやること、その期限、相手方の担当者名を1案件1行で書きます。止まっている理由が相手方の返事待ちなのか社内の承認待ちなのかを書き分けると、後任が最初に連絡する先を迷いません。

年1回の業務は、手順の文章より前回の実績ファイルのほうが役に立ちます。昨年の提出書類や送付メールの保管場所を書き、次回の発生日を業務一覧の「時期」に入れてください。1年後に後任が初めて実施するとき、資料の文章より実物のほうが再現しやすいためです。

パスワードや個人情報は資料に書かず保管先と権限の申請先だけを書く

引継ぎ資料にシステムのIDとパスワードを書き込む例は今も見られますが、資料が共有フォルダやメールで回覧される以上、書くべきではありません。個人情報保護法は、個人データの漏えい等を防ぐ安全管理措置（法第23条）と、従業者に対する監督（法第24条）を事業者に求めており、内容は個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）の3-4-2と3-4-3で示されています。顧客管理システムから書き出した連絡先一覧を資料に貼り付けると、その資料も安全管理措置の対象として扱う必要が出てきます。

資料に書くのは「どのシステムを使うか」「アカウントの発行を誰に申請するか」「顧客情報はどのシステムのどの画面で見るか」までにします。後任は自分のアカウントでログインし、前任者のアカウントは使いません。共有アカウントが残っている業務は、引継ぎを機にパスワードを変更する手順を業務別シートに入れてください。

引継ぎ資料の作り方の手順｜業務一覧から始めて後任の実演で抜けを埋める

作成の5手順は業務一覧・優先度付け・業務別シート・読み合わせ・実演

引継ぎ資料は次の順で作ります。

1. 業務一覧を作る：過去1年分の予定表と送信メールから業務を拾い、6項目を埋める。
2. 優先度を付ける：Aの業務から業務別シートを書く。退職日までに全部書けない場合も、Aだけは必ず書き終える。
3. 業務別シートを書く：目的・判断の分かれ目・過去の例外を先に書き、手順は最後に書く。
4. 読み合わせをする：後任と上長が業務一覧と業務別シートを読み、意味が取れない箇所に印を付ける。
5. 後任が実演する：後任が資料だけを見て業務を1回行い、前任者は横で見るだけにする。止まった箇所を資料に追記する。

5番目の実演で止まった箇所が、資料から抜けていた箇所です。資料は前任者が書き上げた時点ではなく、後任の実演で止まらなくなった時点を完成とみなしてください。引継ぎ全体の日程の組み方や、資料以外に渡すアカウントと権限については業務引継ぎの進め方：引継書に頼らず手順・判断基準・アカウントを仕組みで渡すにまとめています。

後任が新人か経験者か社外の委託先かで書く深さと添える資料を変える

同じ業務でも、後任によって書く深さは変わります。社内の経験者が後任なら、手順は省いて判断の分かれ目と進行中案件に絞れます。新人が後任なら、社内用語の説明と、システムのどのメニューから入るかを1行ずつ添えてください。

社外の委託先へ業務を移す場合は、社内の会議体や承認経路を知らない前提で書きます。誰の承認が要るのか、どの社内システムには委託先がアクセスできないのかを業務別シートに書き、アクセスできない操作は社内の窓口担当に残すよう分担を決めておきます。

見やすい引継ぎ資料の書き方｜1業務1シートと検索できる名前で迷わせない

Excel・Word・PowerPoint・社内wikiは業務数と更新頻度で使い分ける

形式に正解はなく、業務の数と更新の頻度で選びます。

迷ったら、業務一覧はExcel、業務別シートはWordで始め、担当交代が年に複数回起きるようになった時点で社内wikiへ移す順番が無理のない進め方です。社内wikiは更新担当を決めないまま置くと形骸化しやすく、立て直しの基準は社内wikiが失敗する五つの原因とメリットを取り戻す運用設計で解説しています。

わかりやすい業務別シートは1行1動作で書き画面の場所を文で示す

わかりやすいと受け取られる資料には共通点があります。見出しを業務一覧と同じ業務名にそろえ、手順は1行に1つの動作だけを書き、ボタンやメニューの位置を「画面右上の［出力］」のように文で示しています。

画面のスクリーンショットは手順を速く伝えられる一方、システムの画面が更新されると古い画像だけが残ります。画像を貼る場合は撮影日を添え、文でも操作を書いておけば、画面が変わっても後任が読み替えられるためです。画面を記録しながら手順書を作る道具の違いはマニュアル作成ツールとは？4タイプの違い・選び方と自社開発の分岐で比較しています。

ファイル名は業務名と更新日でそろえ最新版を1つだけ置く運用にする

見やすさを損なう原因の多くは、資料の中身より、どれが最新版かわからない状態にあります。ファイル名は「業務名_更新日」の形にそろえ、「最終版」「最新」「修正2」のような語は付けません。

古い版は別フォルダへ移すか、版履歴が残る保管先を使って同じファイルを上書きします。SharePointのドキュメントライブラリは、Microsoft Learnによれば組織の既定でメジャーバージョンを500件まで保持する設定（2026年10月時点）になっており、上書きしても以前の版へ戻せます。同じファイルを上書きする運用なら、後任が古い版を開く事故が起きません。

引継ぎ資料の保管と更新｜個人フォルダに置くと退職とともに消える理由

OneDriveやマイドライブに置いた資料はアカウント削除後に期限付きで消える

前任者が自分のOneDriveやGoogleドライブのマイドライブで引継ぎ資料を作っていると、資料は前任者のアカウントに属します。Microsoft 365では、OneDrive の保持と削除の説明どおり、ユーザーを削除するとそのOneDriveは既定で30日間保持された後に削除されます（2026年10月時点の既定値・管理者が変更可能）。退職者のアカウント削除の手続きが先に進むと、後任が資料の場所を知らないまま期限を迎えることになります。

対策は、資料を書き始める時点で保管先を共有の場所に決めることです。退職日の直前に移そうとすると、リンクの張り替えや共有設定の確認が間に合わなくなります。Microsoft 365でアカウントと権限を管理する側の手順はMicrosoft 365 管理センターの初期設定｜導入直後に情シスがやる順番と権限設計を参照してください。

共有ドライブとSharePointなら作成者が抜けても資料と更新履歴が残る

Googleの共有ドライブは、メンバー全員がファイルの所有権を共有し、誰かがメンバーから抜けても追加済みのファイルはすべて残ると説明されています。Microsoft 365ならTeamsやSharePointのサイトに置けば、作成者の退職とは切り離して保管できます。

保管先には「引継ぎ」専用のフォルダを部署ごとに1つ作り、業務一覧・業務別シート・関係者と期限の一覧をその中に置きます。部署の外の人に見せない資料は、フォルダ単位で閲覧できる人を絞ってください。文書の保存期間や権限まで管理したい場合は、文書管理システムとは？機能とメリット、ファイルサーバーとの違いと選び方を解説で、ファイルサーバーや共有ドライブとの違いを確認できます。

更新は異動の内示時でなく例外対応と年次業務を終えた直後に行う

引継ぎ資料が役に立たなくなる原因は、作った日から更新されないことです。異動の内示を受けてから更新しようとしても、1年前の例外対応の経緯はもう思い出せません。

更新の時点は2つに決めておきます。1つは例外的な処理をした直後で、業務別シートの「過去の例外」に1行追記するタイミングです。もう1つは年次業務を終えた直後で、今回の実績ファイルの場所と、次回の発生日を業務一覧に書き込みます。どちらも5分程度で済む作業なので、業務の完了報告と同じタイミングに組み込むと続きます。

一創の判断：引継ぎ資料を毎回作る運用をやめて仕組み化・システム化する条件

担当交代が年2回以上ある部署は業務別シートを常設のマニュアル基盤へ移す

担当交代が年に2回以上起きる部署では、引継ぎのたびに資料を作る運用をやめ、業務別シートを常設のマニュアルとして社内wikiやナレッジ管理ツールに置くべきです。交代のたびに前任者が一から書くと、前回の資料は誰にも読まれず、同じ業務の資料が担当者の数だけ増えていきます。

常設にした業務別シートは、担当交代の時点では差分の確認だけで済みます。後任が読むのは「過去の例外」に前任者が足した数行と、進行中案件の一覧です。ツールの選び方はナレッジ管理ツールの比較と選び方｜タイプ別の特徴・選定基準と自社開発の判断で、タイプ別に整理しています。

判断の分かれ目が毎回同じ業務は資料に書くより業務システムの入力規則にする

業務別シートの「判断の分かれ目」に、金額の上限、取引先ごとの締め日、承認者の切替条件のような毎回同じ条件が並ぶ業務は、文書で渡すより業務システムやワークフローの入力規則に組み込むほうが確実です。条件がシステムに入っていれば、後任が資料を読み落としても、規則に合わない入力はその場で止まります。

条件がExcelの手順書や前任者のメールに散っている状態から、どの判断をシステムに移し、どこを人の判断に残すかの線引きは、業務の棚卸から始める作業です。一創のDXコンサルティングでは、業務一覧と判断の記録をもとに、システム化する範囲の切り分けから相談を受けています。

見送ってよいのは業務が数件で担当交代が数年に1回しか起きない部署

仕組み化を見送ってよい場面もあります。担当業務が数件で、担当交代が数年に1回しか起きない部署では、常設のマニュアル基盤を整える手間のほうが大きくなります。この場合は、業務一覧と業務別シートをWordとExcelで作り、共有ドライブに置いて年次業務のたびに更新するだけで十分です。

担当者が2人以上いて日常的に業務を分け合っている場合も、同僚が実質的な引継ぎ資料の役を果たします。ただし2人とも同じ時期に異動する可能性がある部署では、この前提が崩れるため、業務一覧だけは作っておいてください。

退職者の資料回収は情報システム部門のアカウント削除手順と組で回す

引継ぎ資料の回収を前任者と後任の間だけで済ませると、前任者が個人フォルダに残した資料は、アカウント削除の手続きと一緒に消えます。資料の移管を確認してからアカウントを削除する順番を、人事の退職手続きと情報システム部門の作業手順の両方に書き込んでください。

IPAの組織における内部不正防止ガイドラインは、2022年4月の第5版で、退職者の増加に伴うリスクを低減する人的管理の対策を追記しています。退職時の資料とアカウントの扱いは、引継ぎの品質の問題であると同時に、情報の持ち出しを防ぐ管理の問題としても扱うべき事柄です。担当者だけが知る情報が業務に残る構造そのものは属人化とは？原因・リスクと脱属人化を進める仕組み化・標準化の実務で扱っています。

よくある質問

引継ぎ資料の作り方について、よく検索される質問に答えます。

引継ぎ資料はどのくらいの分量で作ればよいですか？

分量で決めるより、業務一覧の行数と業務別シートの枚数がそろっているかで判断してください。業務別シート1枚は、目的・判断の分かれ目・過去の例外・手順・関連ファイルの5欄が埋まっていれば、A4で1〜2枚に収まる業務がほとんどです。それより長くなる業務は、手順の部分を業務マニュアルとして切り出し、業務別シートには保管場所だけを書くと読みやすくなります。

引継ぎ資料のテンプレートはExcelとWordのどちらがよいですか？

業務一覧と関係者・期限の一覧はExcel、業務別シートはWordが扱いやすい組み合わせです。業務一覧は並べ替えや絞り込みが要るため表計算が向き、業務別シートは判断の理由を文章で書くため文書作成ソフトが向きます。部署で社内wikiを運用しているなら、業務別シートは最初からwikiの1ページとして作ってください。

引継ぎ資料を作る時間が取れないときは何から書けばよいですか？

業務一覧を先に仕上げ、次に優先度Aの業務別シートの「判断の分かれ目」と「過去の例外」だけを書きます。手順は後任が画面や前回の実績ファイルから再現できることが多いため、後回しにしても致命傷になりにくい部分です。関係者と期限の一覧も、取引先への担当変更の連絡に必要なので、退職日までに必ず作ってください。

前任者の引継ぎ資料がわかりにくいときはどうすればよいですか？

前任者が社内にいるうちに、資料を見ながら業務を1回実演し、止まった箇所を質問してください。質問と回答は口頭で終わらせず、その場で業務別シートに追記します。前任者がすでに退職している場合は、前回の実績ファイルと送信メールから処理の流れを復元し、判断の理由がわからない箇所は上長か同じ部署の経験者に確認して記録を残します。

引継ぎ資料と引継ぎマニュアルは別々に作る必要がありますか？

別々に作る必要はありませんが、役割は分けておくと後が楽です。誰が担当しても同じになる手順は業務マニュアルとして常設し、引継ぎ資料にはその保管場所と、前任者だけが知る例外・進行中の案件だけを書きます。こうしておくと、次の担当交代では業務マニュアルを作り直す必要がなく、引継ぎ資料の作成は進行中案件の更新だけで済みます。

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