固定資産台帳の書き方：記入例で見る項目の埋め方と見方、取得・除却・移動時の更新手順

固定資産台帳は、会社が持つ建物・機械・備品・ソフトウェアなどを1件ずつ記録し、取得から除却までの減価償却の経過を追う帳簿です。法令で決まった様式はないので、「どの列を作り、何を書けばよいのか」で手が止まる経理担当者は少なくありません。この記事では、3月決算の会社が2025年度に記入した5行の記入例で、14の項目の埋め方と台帳の見方を確かめます。後半では、修理・拠点の移動・除却のときに台帳をどう書き換えるか、台帳がない場合の作り直し方と保存期間、Excelの台帳をシステムへ移す判断まで扱います。

まとめ：固定資産台帳は1資産1行で取得から除却まで追い、申告と決算書に転記する

固定資産台帳は、資産1件を1行にして、取得日・取得価額・償却方法・耐用年数・償却率・当期償却額・償却累計額・帳簿価額を並べる帳簿です。様式は自由でも、法人税申告書に付ける減価償却の明細書と、毎年1月に市町村へ出す償却資産申告書の数字は、すべてこの台帳から作ります。

書き方で迷いやすいのは3か所です。取得日と別に「事業に使い始めた日」を書くこと、少額特例で全額を費用にした資産も申告のために行を残すこと、売却や除却をしても行を消さず異動日と事由を書き足すことです。

資産が100件未満で拠点が1つ、異動が年に数回ならExcelの台帳で回ります。複数の市町村に拠点がある、月次で償却費を計上する、台帳から仕訳を起こしたい、のどれかに当てはまる会社は、会計システムと一体の台帳に移したほうが申告と決算の手戻りが減ります。

固定資産台帳とは：法定の様式はないが法人税と償却資産税の申告の元になる帳簿

書き方に入る前に、台帳が何のために要るのかと、どの資産を載せるのかを決めておきます。ここが曖昧なまま列を作ると、申告の時期に載せ漏れが見つかります。

様式の定めがない帳簿でも明細書と償却資産申告書の数字はすべて台帳から出る

固定資産台帳という名前の様式を定めた法令はありません。それでも作らずに済まないのは、台帳の数字を求める申告が2つあるからです。

1つは法人税です。法人税法施行令第63条は、減価償却費を損金経理した法人に「償却限度額その他償却費の計算に関する明細書」を確定申告書に添付するよう求めています（e-Gov法令検索 法人税法施行令）。もう1つは固定資産税の償却資産です。地方税法第383条は、償却資産の所有者に、毎年1月1日現在の資産の「所在、種類、数量、取得時期、取得価額、耐用年数」などを1月31日までに所在地の市町村長へ申告するよう定めています（e-Gov法令検索 地方税法）。

この2つの申告に必要な項目を1行にまとめたものが、固定資産台帳の正体です。国税庁も、保存が必要な帳簿の例として総勘定元帳や仕訳帳と並べて固定資産台帳を挙げています。

台帳に載せる資産と載せない資産：10万円未満・一括償却・少額特例の線引き

載せる対象は、建物・建物附属設備・構築物・機械装置・車両・工具器具備品などの有形固定資産と、ソフトウェアなどの無形固定資産です。土地は償却しませんが、貸借対照表に載る資産なので台帳にも行を作ります。

迷うのは取得価額の小さい資産です。処理の区分ごとに、台帳と償却資産申告での扱いを整理すると次のようになります。

見落としやすいのは3行目です。中小企業者等の少額減価償却資産の特例で一度に損金にした資産は、法人税では費用が済んでいても償却資産申告の対象になります（名古屋市 償却資産の申告対象についてのご質問）。台帳から外すと、翌年1月の申告から漏れます。特例の上限は2026年4月1日以後の取得分から40万円未満に上がっており、取得日による基準の違いは少額減価償却資産とは（40万円特例はいつからか）で整理しています。

固定資産台帳の書き方：14項目の意味と、3月決算の会社の記入例5行

列は「どの資産か」を示す基本情報と、「いくら償却したか」を示す償却計算の2つに分けて考えると決めやすくなります。最後に、両方を埋めた記入例を示します。

基本情報の列：資産番号・名称・勘定科目・取得日と供用日・設置場所の埋め方

基本情報として持つ列は次の7つです。

1. 資産番号：科目の頭文字と連番で「E-0012」のように振り、除却しても番号を再利用しない
2. 資産名称：「複合機」だけでなく型番やメーカー名まで書き、現物のラベルと照合できるようにする
3. 勘定科目：貸借対照表の科目（工具器具備品、車両運搬具、ソフトウェアなど）
4. 取得日：納品・引渡しを受けた日
5. 供用日：実際に事業に使い始めた日
6. 設置場所と管理部門：拠点の住所が分かる名称と、使っている部署
7. 償却資産申告の区分：対象か対象外か、対象なら申告先の市町村

取得日と供用日を分けるのは、減価償却が使い始めた月から始まるからです。3月に納品されて4月に設置した機械を3月から償却すると、前の事業年度に1か月分の償却費を誤って計上することになります。7番目の申告区分は多くのテンプレートにない列ですが、後述する申告漏れと拠点移動の扱いを考えると、最初から作っておくほうが手戻りがありません。

償却計算の列：取得価額・償却方法・耐用年数・償却率と当期償却額の書き方

償却計算の列は7つです。取得価額、償却方法、耐用年数、償却率、当期償却額、期末の償却累計額、期末の帳簿価額を並べます。

取得価額には、本体価格に運送費・据付費などの付随費用を足した額を書きます。償却方法は、法人なら建物・建物附属設備・構築物とソフトウェアが定額法、機械装置・車両・器具備品は届出をしなければ定率法が法定の方法です。耐用年数は省令の別表から資産の種類と細目で引き、償却率はその耐用年数に対応する率を書き写します。年数の引き方は減価償却の耐用年数とは、償却率の別表と計算式は減価償却の計算方法で確認してください。

当期償却額は「償却率による年額×当期に使った月数÷12」で書き、月数は1か月に満たない端数を1か月に切り上げます。帳簿価額は「取得価額−償却累計額」で、この列は計算式にしておき手で打たないようにします。

2025年度の記入例：複合機・営業車・ソフトウェア・ノートPC・旧複合機の5行

3月決算の会社が、2025年4月1日から2026年3月31日までの事業年度を締めた時点の台帳です。紙幅の都合で設置場所の列は省いています。

複合機は10月15日に使い始めたので、10月から3月までの6か月分です。年額60万円（150万円×0.400）の6/12で30万円になります。販売管理ソフトは7月から3月の9か月分で、年額24万円の9/12にあたる18万円です。ノートPCは2025年5月の取得なので、当時の上限30万円未満の少額特例で全額を費用にし、申告のために行を残しています。旧複合機は耐用年数を終えて帳簿価額1円で残っていたものを、新しい複合機の設置前日の2025年10月14日に除却しました。

営業車とソフトウェアの申告区分が「対象外」なのは、自動車税・軽自動車税がかかる車両と無形固定資産が償却資産税の対象に入らないためです。この列があると、1月の申告書を作るときに対象の行だけを抜き出せます。

固定資産台帳の見方：帳簿価額・償却累計額・申告区分から読み取れること

台帳は決算のときだけ開く帳簿ではありません。設備の買い替えや売却を検討するとき、税務調査や監査で資産の実在を問われたときにも読み返します。

帳簿価額と償却累計額で残り価値と償却の進み具合を読む方法と1円の意味

償却累計額を取得価額で割ると、償却の進み具合が分かります。記入例の営業車は799,200÷2,400,000で約33%、複合機は20%です。同じ年に買い替えを検討するなら、帳簿価額が大きく残る資産ほど売却・除却のときに損失が大きく出ることが、この列から事前に読めます。

帳簿価額が「1」の行は、耐用年数を終えて備忘価額だけを残した資産です。1円の行が多い台帳は、現物がすでに無い「幽霊資産」を抱えている可能性があります。現物の棚卸と照合して、廃棄済みのものから除却の処理に回してください。累計額の勘定科目としての扱いや、元帳との突合の手順は減価償却累計額とは（台帳と元帳の突合）で解説しています。

申告区分の列で償却資産申告に載る資産と自動車税・無形資産を見分ける

償却資産申告は、決算期と関係なく毎年1月1日時点の資産を申告します（名古屋市 償却資産の申告についてのご質問）。3月決算の会社でも、12月末で台帳を一度締めて、申告区分が「対象」の行を抜き出す必要があるということです。

申告対象から外れるのは、自動車税・軽自動車税の対象になる車両、ソフトウェアなどの無形固定資産、10万円未満で費用にした資産、一括償却資産などです。反対に、減価償却を終えた1円の資産や、稼働を止めていてもいつでも使える遊休資産は対象に残ります。申告書の各欄の書き方と税額の計算は償却資産とは（対象資産と申告書の書き方）にまとめています。

取得・資本的支出・移動・除却のたびに台帳を更新する手順と記入の順番

台帳の誤りの多くは、作るときではなく、資産に何かが起きたときに書き換え忘れることで生じます。異動ごとの書き方を決めておきます。

修理代が資本的支出になるとき別行で登録する基準：20万円・60万円・10%

既存の資産に手を加えた費用のうち、価値を高めたり使える期間を延ばしたりする部分は、修繕費ではなく資本的支出として資産に計上します。国税庁は、一つの計画による支出が20万円未満の場合と、おおむね3年以内の周期で行う修理の場合は修繕費にできるとしています。判断がつかない支出でも、60万円未満か、前期末の取得価額のおおむね10%以下なら修繕費にできます（国税庁 No.5402 修繕費とならないものの判定・令和8年4月1日現在法令等）。

資本的支出と判断した額は、元の資産の行の取得価額に足し込まず、新しい資産番号で別の行を作ります。元の資産と同じ種類・耐用年数で、支出した日から償却を始めるためです。資産番号は「E-0012-1」のように元の番号に枝番を付けると、元の資産を除却するときに一緒に処理する行を見落としません。

拠点間の移動で設置場所と申告先の市町村が変わるときの台帳の書き換え

資産を別の事業所に移したら、設置場所と管理部門の列を書き換え、備考に移動日と移動元を残します。減価償却の計算は変わりませんが、償却資産申告では影響が出ます。

地方税法第383条が申告先を「当該償却資産の所在地の市町村長」としているため、市町村をまたいで移した資産は、翌年1月の申告で移動元では減少、移動先では増加として扱います。移動の履歴が台帳になければ、移動元の市町村に申告し続けて二重に課税されるか、移動先で申告から漏れるかのどちらかになります。拠点が1つの会社でも本社移転で同じ問題が起きるので、移転日と移転元を台帳に残してください。

売却・除却で行を消さずに異動日と事由を残す書き方と元帳への仕訳連絡

売却や除却をした資産の行は、削除せずに残します。台帳に追加する項目は次のとおりです。

• 異動日と事由（売却・廃棄・滅失・移動のどれか）
• 異動日までの期中償却額と、異動時点の帳簿価額
• 売却額と売却損益、または除却損の額
• 廃棄を証明する書類（産廃のマニフェストや廃棄証明書）の保管場所

行を消すと、翌年1月の償却資産申告で減少資産として届け出る材料がなくなります。除却を申告し忘れた資産は、資産番号と種類を残して二重線で消し、摘要に除却年月を書いて訂正すると名古屋市は案内しています。台帳に異動日を書いた時点で、経理には期中償却と消し込みの仕訳を起こすよう連絡を入れてください。仕訳の具体例は減価償却の仕訳とは（売却・除却・買換えの仕訳例）で扱っています。

固定資産台帳がない場合の作り直し方と、帳簿としての保存期間の数え方

創業から年数がたった会社では、台帳が担当者の手元のファイルにしか無い、あるいは数年分が抜けている、ということが珍しくありません。作り直す手順と、作った台帳をいつまで残すかを決めておきます。

過去の明細書・償却資産申告書の控え・総勘定元帳から台帳を復元する4手順

台帳がない場合は、すでに提出した書類から逆算して作り直します。

1. 直近の法人税申告書に付けた減価償却の明細書（別表十六）から、資産ごとの取得価額・償却方法・耐用年数・期末帳簿価額を書き写す
2. 直近の償却資産申告書の控えと種類別明細書から、申告対象の資産の名称・数量・取得年月を照合して足す
3. 総勘定元帳の固定資産科目の残高と、1と2で作った行の合計を科目ごとに突き合わせる
4. 差額が残った科目について、現物を棚卸し、所在が確認できない資産は除却の処理を検討する

明細書は資産の種類ごとの合計で提出している場合があります。法人税法施行令第63条第2項は、明細書を保存していれば種類ごとの合計を記載した書類の添付で足りるとしているため、会社の手元には個別の明細が残っているはずです。顧問税理士が作成している場合は、その明細の提供を依頼するのが近道です。

保存期間は7年が基本、資産を持ち続ける間は台帳を閉じないという数え方

法人の帳簿は、確定申告書の提出期限の翌日から7年間の保存が必要で、青色申告で欠損金が生じた事業年度は10年間になります（国税庁 No.5930 帳簿書類等の保存期間）。

台帳で注意したいのは起算の仕方です。法人税法施行規則第59条は、帳簿の起算日を「その閉鎖の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月を経過した日」としています（e-Gov法令検索 法人税法施行規則）。1つの台帳を毎年書き足して使い続けると、閉鎖の日が来ないため、20年前に取得した資産の行もそのまま残します。年度ごとに台帳を締めて新しいファイルに繰り越す運用なら、締めたファイルを7年以上残し、除却した資産の行も消さないのが安全です。

手書き・Excelの固定資産台帳を続ける会社とシステムに移す会社の境目

台帳の書き方が分かったうえで、それを何で管理するかを決めます。ここでは結論を条件付きで示します。

Excelで足りるのは資産100件未満・単一拠点・異動が年数回の会社

資産が100件未満、拠点が1つで申告先の市町村も1つ、取得や除却が年に数回、償却費は決算で年1回計上する。この4つがそろう会社は、Excelの台帳で十分に回ります。帳簿価額と当期償却額の列を計算式にし、申告区分の列で絞り込めるようにしておけば、明細書と償却資産申告の両方を作れます。

手書きの台帳は、件数が少なくても勧めません。修正の履歴が追えず、償却率を書き写すときの誤りに気付く手段がないためです。この段階で固定資産管理のパッケージを入れるのは過剰で、月額費用に見合う作業の削減は見込めません。

システム化すべき条件：複数拠点の申告、月次償却、会計への自動仕訳

次のどれかに当てはまるなら、台帳をシステムに移すことを勧めます。市町村をまたいで拠点があり、償却資産申告を複数の自治体に出している。月次決算で償却費を毎月計上している。資産が数百件を超え、異動が毎月発生する。台帳と総勘定元帳の残高を毎月合わせる必要がある。

この段階のExcel台帳では、12月末の申告用の集計、拠点移動の反映、異動のたびの仕訳の手入力がそれぞれ別作業になり、どこかで書き換え漏れが起きます。台帳を正として、異動の登録から償却計算と仕訳、申告用の集計までを1か所で行う仕組みにすると、転記そのものをなくすことが可能です。製品のタイプと費用は固定資産管理システムとはと固定資産管理システムの比較で確かめられます。既存の会計システムや購買システムとつなぐ必要があり、パッケージでは台帳の項目や拠点の持ち方が合わない場合は、会計・経理システム開発の相談窓口で現在の台帳の列構成から検討できます。

よくある質問

固定資産台帳の書き方について、経理担当者や個人事業主から寄せられやすい質問に答えます。

固定資産台帳は手書きでもよいですか？

法令上は手書きでも構いません。様式の定めがないので、必要な項目がそろっていれば紙の台帳も帳簿として認められます。ただし償却率の書き写しや帳簿価額の計算を手で行うと誤りに気付きにくく、資産が増えたときに作り直す手間がかかります。数件の資産しかない個人事業主を除けば、Excelか会計ソフトの固定資産機能で作るほうが確実です。

個人事業主は青色申告決算書の「減価償却費の計算」欄があれば台帳は要りませんか？

資産が数件なら、決算書の欄と前年の控えで管理している個人事業主もいます。ただし決算書の欄は1年分の計算結果を書く様式で、供用日・設置場所・売却や除却の履歴は残りません。個人事業主にも償却資産申告の義務があるので、申告対象かどうかと異動の履歴を持つためには、別に台帳を作っておくほうが申告漏れを防げます。

固定資産台帳の取得価額と償却資産申告の取得価額が違うのはなぜですか？

代表的な原因は圧縮記帳です。国庫補助金などで圧縮記帳をした資産は、法人税では圧縮後の金額で償却しますが、償却資産申告では圧縮前の取得価額で申告します。台帳に「圧縮前の取得価額」と「圧縮額」の列を分けて持つと、両方の申告をそのまま作ることが可能です。税込経理か税抜経理かの違いがずれの原因になることもあります。

固定資産台帳に土地は載せますか？

土地も固定資産台帳に載せる対象です。土地は減価償却をしないので償却方法や耐用年数の列は空欄になりますが、貸借対照表の固定資産なので、所在地・地積・取得日・取得価額を記録します。土地は償却資産ではなく固定資産税の土地として市町村が課税するため、償却資産申告の区分は「対象外」にします。

固定資産台帳とIT資産管理の台帳は1つにまとめられますか？

資産番号を共通にすれば連携できますが、1つの表にまとめるのは勧めません。固定資産台帳は取得価額10万円以上の資産を会計の単位で持ち、IT資産管理はPC・ソフトウェアのライセンスや貸出先を台数の単位で持つため、対象と粒度が違います。IT資産側の管理項目はIT資産管理ツールの選び方で整理しています。

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