運転者台帳とは：記載事項10項目・3年保存・軽貨物の新義務を条文と通達で整理

運転者台帳とは、トラック運送事業者が運転者ごとに作成し、所属する営業所に備えておく帳票です。正式には貨物自動車運送事業輸送安全規則第9条の5の「運転者等台帳」といい、免許、事故、違反の通知、健康状態、適性診断まで10項目を1人分にまとめます。この記事では、項目ごとの書き方と国土交通省の通達が示す記載基準、運転者でなくなった日から数える3年保存、バスやタクシーの乗務員等台帳との違い、令和7年4月から軽貨物にも課された台帳義務、そしてExcelで続けるかシステムで持つかの判断を、条文に沿って整理します。

まとめ｜運転者台帳は採用時に作り、変化のたびに追記して退職後3年残す帳票

運転者台帳は、採用時に一度書いて終わる名簿ではありません。事故を起こした、違反の通知が届いた、健康診断を受けた、適性診断を受けたという出来事のたびに追記していく、運転者1人ごとの履歴簿です。様式は法定されておらず、条文の10項目がそろっていれば紙でも電子データでも構いません。保存は、運転者でなくなった年月日と理由を記載してから3年間です。

実務でつまずくのは、記載の基準を知らないまま空欄にしてしまう項目です。事故は原則として第1当事者の場合だけ書き、健康状態は健康診断個人票の写しを添付すれば足ります。台帳の中身の多くは、人事、健診、事故記録、適性診断と別の担当者が持つ情報です。運転者が数十人を超えたら、各データを台帳の形に寄せて引き出せる仕組みを検討します。

運転者台帳とは何か｜輸送安全規則第9条の5の運転者等台帳と備置きの義務

「運転者台帳」は通称で、条文上の名前は「運転者等台帳」です。名称に「等」が付いた理由と、誰に作成義務があるかを先に押さえます。

条文上の名称は運転者等台帳で特定自動運行保安員も作成対象に入る理由

貨物自動車運送事業輸送安全規則の第9条の5は、一般貨物自動車運送事業者等に対し、運転者等ごとに一定の様式の運転者等台帳を作成し、その運転者等が属する営業所に備えて置くよう定めています。「運転者等」に含まれるのは、運転者のほか、自動運転の特定自動運行で車両に乗る特定自動運行保安員です。保安員が転任や退職で外れたときも、運転者と同じく年月日と理由を書いて3年間保存する規定が第3項に置かれています。

人間の運転者だけを想定して様式を作ると、免許の欄が空いた保安員の台帳をどう扱うかで迷います。条文で第5号の免許と第9号の指導・適性診断の対象を限定しているのは、「運転者にあっては」という文言です。保安員の台帳ではこの2項目を記載対象外と表示しておけば足ります。

営業所ごとに常時備え置く帳票で、本社だけの一括保管では足りない点

台帳は「当該運転者等の属する営業所に備えて置く」ものです。本社の人事部が全営業所分をまとめて保管し、営業所には何もない状態は条文の文言に合いません。営業所への監査では、その営業所に所属する運転者全員分の台帳をすぐ出せるかが見られます。

電子データで持つ場合は、営業所の端末から閲覧・印刷できれば、ファイル自体を本社のサーバーに置いても実務上は問題になりにくい構成です。逆に、紙の台帳を本社に送って営業所に写しを残していないと、運転者の異動のたびに台帳の所在が分からなくなります。

運転者台帳の記載事項10項目｜条文の号ごとの書き方と通達が示す記載基準

第9条の5第1項は、第1号から第9号の記載事項と第10号の写真を定めています。国土交通省の貨物自動車運送事業輸送安全規則の解釈及び運用について（令和8年6月26日最終改正）が、そのうち4項目に記載基準を付けています。

第1号から第5号の基本情報と免許情報記録（マイナ免許証）の番号の扱い

前半の5項目は、採用時にほぼ埋まる基本情報です。

第5号イは、運転免許証の番号に並べて「免許情報記録」の番号と有効期限も挙げています。警察庁が案内するマイナンバーカードと運転免許証の一体化は令和7年3月24日に始まり、マイナ免許証だけを持つ運転者も採用されるようになりました。マイナ免許証は券面に免許の情報が表示されないため、従来の免許証のコピーを取る運用では番号も有効期限も控えられません。ICチップに記録された免許情報をどの手段で確認し、誰が台帳に転記するかを、採用時の手続きに入れておきます。

第6号の事故の概要は第1当事者のときだけ書き、判断保留も記録する基準

第6号の「事故を引き起こした場合」について、通達は原則として第1当事者、つまり事故の発生に最も大きな責任を持つ場合を指すとしています。明らかに第2当事者以下なら書かなくて構いません。その場で判断できないときは、判断を保留する旨を付けて記載します。後に保険の支払査定や示談、裁判の結果で判断できたら、その旨を書き足し、根拠資料の写しを添付します。

記載内容は、事故の発生日時、発生場所、概要（損害の程度を含む）です。規則第9条の2で別に作る事故の記録の写しを添付するか、発生日時と損害の程度だけを台帳に書き、残りは事故の記録の作成番号で参照できるようにしても構いません。事故記録を別システムで持っている会社は、作成番号を台帳に入れる方法のほうが二重入力を避けられます。

第7号の違反通知は種別・年月日・場所を書き、通知が無い違反も自主報告で残す

道路交通法第108条の34は、運転者の違反が使用者の業務に関してなされたと認めるとき、公安委員会が運送事業者と監督する行政庁に違反の内容を通知すると定めています。通知を受けたら、違反の種別、年月日、場所を台帳に記載します。

通達はさらに、通知が無い場合でも、運行中の違反で処分を受けたときは運転者から自主的に報告させ、同じように概要を書くよう求めています。報告の仕組みが無い会社では、この欄はほぼ空欄のまま残ります。就業規則や乗務前の申告項目に「運行中の違反処分の報告」を入れておくのが現実的です。

第8号の健康状態は健康診断個人票の写しで足り、第9号は適性診断の受診状況

第8号の健康状態について、通達は労働安全衛生規則第51条にもとづく健康診断個人票か、第51条の4の結果通知の写しを添付すれば足りるとしています。台帳に所見を書き写す必要はありません。健康診断個人票の保存義務は5年で、台帳の3年とは年限が異なります。

第9号は、輸送安全規則第10条第2項の特別な指導の実施と、適性診断の受診状況です。初任診断、65歳以上が対象の適齢診断、事故を起こした運転者の特定診断の受診日を記録します。第10号の写真は、作成前6か月以内に撮影した単独、上三分身、無帽、正面、無背景のものです。

運転者台帳の保存期間と更新の基準｜退職・転任の日から数える3年間

保存期間の数え方は、点呼記録や乗務記録の1年と混同されやすいところです。台帳は在籍中ずっと備え置き、運転者でなくなってから3年間を数えます。

運転者でなくなった年月日と理由を直ちに記載して3年間保存する起算点

第9条の5第2項は、運転者が転任、退職その他の理由で運転者でなくなった場合、直ちに台帳にその年月日と理由を記載し、3年間保存するよう定めています。起算点は台帳の作成日ではなく、運転者でなくなった日です。10年勤めた運転者の台帳は、退職日から3年間、計13年分以上の履歴を残すことになります。

記載する理由として、「転任」も含まれている点に注意が必要です。運転者から配車係や運行管理者に職種が変わっただけでも、運転者でなくなった日として記載し、そこから3年を数えます。同じ社内にいるからといって台帳を放置すると、記載漏れになります。

事業承継や合併で運転者を引き継ぐときに台帳の写しも引き継ぐ実益

通達の第10条関係5.は、法人の分割や事業譲渡で運送事業を承継した場合の扱いを定めています。承継前の事業者から運転者等台帳と添付書面、またはその写しを引き継いだ運転者は、承継後の事業者にとって新たに雇い入れた運転者に該当しないものとして扱って差し支えないとしています。

台帳を引き継がなければ、承継した運転者全員に初任の特別な指導と初任診断を受けさせ直すことになりかねません。M&Aや事業譲渡の実務では、台帳の写しの引渡しを契約上の引継ぎ書類に入れておきます。

乗務員等台帳・軽貨物の台帳との違い｜旅客と貨物軽自動車で変わる項目

バス・タクシーと軽貨物では、根拠条文も項目数も違います。複数の事業を営む会社は、様式を1つで済ませられるかを確認しておきます。

旅客の乗務員等台帳は運転の経歴が加わる11項目と乗務員証の1年保存

バスやタクシーの事業者は、旅客自動車運送事業運輸規則第37条の乗務員等台帳を作ります。貨物との違いは次の3点です。

• 第6号に「運転者の運転の経歴」が加わり、記載事項が10号まで、写真を含めて11項目になる
• 写真の要件に「上三分身」の語が無く、タクシーなど一般乗用は縦3.0cm以上・横2.4cm以上と大きさの指定がある
• 一般乗用は台帳とは別に乗務員証を携行させ、運転者でなくなった後1年間保存する

退職後3年保存の点は貨物と同じです。トラックと貸切バスを両方営む会社は、運転の経歴の欄を持つ旅客側の様式に合わせると、1つの様式で両方の要件を満たせます。旅客の事業区分ごとの他の帳票の保存年限は道路運送法の事業区分と点呼記録の保存年限にまとめています。

令和7年4月から軽貨物にも課された貨物軽自動車運転者等台帳の5項目

軽自動車で貨物を運ぶ事業者には、長く台帳の義務がありませんでした。国土交通省の貨物軽自動車運送事業の安全対策強化により令和7年4月から安全対策が強化され、輸送安全規則第9条の6で、四輪以上の軽自動車を使う事業者に貨物軽自動車運転者等台帳の作成が義務付けられています。バイク便は対象外です。

項目は5つに絞られています。作成番号と作成年月日、事業者の氏名又は名称、運転者等の氏名・住所・生年月日、初めて運行の業務に従事した年月日、指導の実施と適性診断の受診状況です。免許、事故、健康状態、写真の欄は求められていません。運転者でなくなってから3年保存する点は一般貨物と同じです。業務委託の個人ドライバーを多く抱える事業者では、初めて運行に従事した日を委託契約の開始日と取り違えないよう、実際の初乗務日を記録します。

運転者台帳をデータで持つ設計｜人事・健診・事故記録と一元化する項目構成

通達の解釈5.により、運転者等台帳は書面に代えて電磁的記録で作成・保存できます。データで持つなら、紙の1枚をそのまま画面に写すより、変わらない情報と増えていく履歴を分けるほうが運用が楽になります。

1人1行の基本表と、事故・違反・診断を積み上げる履歴表に分ける構成

第1号から第5号は1人につき1つの値で、変わるのは住所や免許の更新くらいです。第6号、第7号、第9号は1人に何件も積み上がります。表を分ける基準は、各項目に記録が積み上がるかという性質の違いです。列の例を示します。

-- 運転者等の基本表（1人1行）
driver_id,ledger_no,created_on,name,birth_date,address,hired_on,appointed_on,license_no,license_expiry,license_date,license_types,license_conditions,photo_taken_on,left_on,left_reason
D0012,2026-0012,2026-11-13,山田 太郎,1988-04-02,静岡県浜松市...,2026-11-01,2026-11-10,123456789012,2029-05-02,2008-06-10,中型,眼鏡等,2026-10-20,,

-- 履歴表（事故・違反通知・適性診断・特別な指導・健康診断を1件1行）
driver_id,event_type,event_date,place,summary,first_party,ref_no
D0012,適性診断,2026-11-05,,初任診断 受診,,
D0012,健康診断,2026-11-08,,健康診断個人票の写しを添付,,HC-2026-118
D0012,事故,2027-02-14,静岡県磐田市,後退時に門扉接触 物損,保留,AC-2027-003

first_party の列は、通達の第1当事者の判断を持たせるためのものです。「保留」で登録した事故は、示談の結果が出た時点で「該当」か「非該当」に更新し、根拠資料の番号を ref_no に入れます。left_on が入った運転者は、その日から3年後を保存期限として自動で計算できます。

免許の有効期限と写真の撮り直しを台帳から通知する仕組みの範囲

データで持つ利点は、期限を機械で見張れることです。免許の有効期限、65歳到達による適齢診断、退職後3年の削除可能日は、いずれも基本表の日付から計算できます。免許が切れた運転者を乗務させないために、点呼の前に有効期限を照合する仕組みにつなぐと効果がはっきり出ます。

写真は、条文上「台帳の作成前6月以内」に撮影したものです。台帳を作り直さない限り、条文から撮り直しの周期は読み取れません。それでも10年前の写真では本人確認の役に立たないため、更新の周期を社内で決め、撮影日を基本表に持たせておけば、周期を過ぎた運転者を一覧で出せます。

運転者台帳をExcelで続けるかシステムで持つか｜運転者数と営業所数で決める判断

判断の材料は、運転者の人数、営業所の数、そして台帳の情報が何か所に散らばっているかです。条件を分けて言い切ります。

運転者30人未満・単一営業所ならExcelと紙の写真台帳で足りる条件

営業所が1つで運転者が30人に満たないなら、Excelで十分です。1人1シートで基本情報を書き、事故・違反・診断は同じシートの下に追記していく形で、条文の10項目は満たせます。写真と健康診断個人票の写しは紙で綴じても構いません。この規模で台帳のためだけに専用システムを入れるのは過剰です。

ただし、退職者のシートを消してしまう事故は規模に関係なく起きます。退職者は別のフォルダへ移して削除可能日をファイル名に入れるなど、3年間残す手順だけは決めておきます。

運行管理システムの台帳機能で済む場合と、人事・健診データとの連携が要る場合

複数の営業所があり、点呼や運行指示書を運行管理システムで扱っているなら、まずその製品の台帳機能を確認します。点呼記録と台帳が同じ製品にあれば、免許の期限切れによる乗務を点呼の時点で止めることが可能です。点呼の記録の残し方は点呼記録簿の記載項目と1年保存の要件、製品の選び方は運行管理システムの比較と対応範囲の確認点で扱っています。

見送るべきなのは、人事システムに住所や雇入れ日があり、健診は外部の健診機関のデータ、事故記録は保険会社とのやり取りの表、という状態のまま台帳製品を追加で入れることです。同じ住所を3か所で直すことになり、どれが正しいかが分からなくなります。労働基準法側の名簿との項目の重なりは労働者名簿の記載事項と人事システムの項目設計で整理しています。

散らばった運転者データを台帳の形に集める連携部分を個別開発で作る

作る価値があるのは、台帳そのものより、人事、健診、事故記録、適性診断の各データを運転者IDでつなぎ、第9条の5の項目順に並べて出力する部分です。監査のときに運転者を指定すれば、基本情報から直近の診断まで1画面に並び、免許の期限や退職後の保存期限も同じ表から確認できます。運行管理者の業務全体の中での位置付けは運行管理システムが扱う法定業務の全体像を参照してください。

人事や点呼のシステムとの連携から相談したい場合は、配車・運行・点呼のデータをつなぐ物流システム開発の窓口で、今の台帳と各データの持ち方から検討できます。

よくある質問

運転者台帳の作成と保存でよく挙がる質問に、輸送安全規則と国土交通省の通達に沿って答えます。

運転者台帳の保存期間は何年ですか？

在籍中は常に営業所に備え置き、運転者が転任や退職などで運転者でなくなったら、その年月日と理由を記載してから3年間保存します。起算点は台帳を作った日ではなく、運転者でなくなった日です。旅客の乗務員等台帳、軽貨物の貨物軽自動車運転者等台帳も同じく3年です。一方、点呼の記録や乗務等の記録は1年保存で、年限が異なります。

運転者台帳に決まった様式はありますか？

条文は「一定の様式」と書くだけで、国が定めた様式はありません。第9条の5第1項の10項目がそろっていれば、自社で作った様式で構いません。運輸局やトラック協会、帳票メーカーが様式例を出していますが、免許情報記録の番号の欄や事故の第1当事者の判断欄が無いものもあるため、条文と通達に照らして欄を足して使います。

運転者台帳はExcelや電子データで作ってもよいですか？

通達は、運転者等台帳を書面に代えて電磁的記録で作成・保存できるとしています。Excelでも専用システムでも構いません。写真も画像データで持てます。運転者でなくなった後3年間は消さずに残す必要があるため、退職者のデータを削除や上書きで失わない保管方法を決めておきます。

健康状態の欄には何を書けばよいですか？

通達により、労働安全衛生規則第51条の健康診断個人票か、第51条の4の健康診断結果の通知の写しを添付すれば足ります。所見や数値を台帳に書き写す必要はありません。健康診断のたびに最新の写しを添付し、古い写しも残しておくと、健康状態の推移を台帳から確認できます。

白ナンバーの社用車の運転者にも運転者台帳は必要ですか？

運転者等台帳は、輸送安全規則にもとづく運送事業者の義務で、白ナンバーの社用車だけを使う会社には適用されません。白ナンバーで一定台数以上の車を使う事業所には、安全運転管理者の選任と運転前後のアルコールチェックの記録が道路交通法令で求められます。記録すべき項目はアルコールチェック義務化の対象事業所と記録8項目で確認できます。

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