実運送体制管理簿は、真荷主から1.5トン以上の貨物の運送を引き受け、その一部でも他社に委託した元請事業者が作る記録です。実際に運んだ会社の名称、運んだ貨物と区間、その会社が何次請けかの3項目を書き、運送が終わった日から1年間営業所に置きます。2025年4月の改正貨物自動車運送事業法で一般貨物自動車運送事業者に義務付けられ、2026年4月からは元請となる貨物利用運送事業者にも広がりました。この記事では、国土交通省のQ&Aをもとに対象の判定、請負階層の数え方、下請からの通知フロー、保存と閲覧請求を整理し、配車・受注データから管理簿を自動で作るためのシステム要件まで解説します。
まとめ：管理簿は1.5トン以上を委託した元請が作る3項目の記録で、作り方は配車データ次第
作成義務を負うのは、真荷主から直接運送を引き受けた元請事業者だけです。2次請け・3次請けの会社に作成義務はありませんが、元請に情報を届ける通知義務を負います。判定は真荷主から依頼を受けた時点の重量で行い、実運送の段階で混載しても結論は変わりません。様式の定めは無く、必要事項がそろっていれば既存の配車表を管理簿として扱えます。
手間を左右するのは委託の流動性です。系列化などで委託先が固定している荷主なら、最初の運送を1回記録すれば以後の記録は要りません。スポットで委託先が日々入れ替わる元請は、運送ごとの記録になります。受注の段階で真荷主・重量・対象かどうかを持たせ、委託の連鎖をデータで追える配車システムにしておくと、閲覧請求や監査にもその場で答えられます。
実運送体制管理簿が改正貨物自動車運送事業法で義務化された経緯と対象者
トラック運送では、荷主から受けた仕事が2次・3次と再委託され、実際に運ぶ会社に届く運賃が目減りする構造が問題になってきました。管理簿は、その委託の連鎖を元請の手元で見える形にするための仕組みです。
第24条の5が元請事業者に課す作成義務と2025年4月施行の背景
国土交通省の改正貨物自動車運送事業法（令和7年4月1日施行）のページによると、2024年4月に成立した改正物流法による貨物自動車運送事業法の改正は2025年4月1日に施行されました。柱は、運送契約を結ぶときの書面交付義務、委託先の健全な運営を確保する取組の努力義務、そして実運送体制管理簿の作成・保存義務です。
管理簿の規定を定めているのは同法第24条の5です。改正貨物自動車運送事業法Q&A（令和8年3月31日時点・PDF）の問1-1は、多重取引構造と口頭での運送契約が適正な運賃・料金の収受を妨げてきたことを導入の理由に挙げています。元請が実運送事業者を把握していれば、真荷主に輸送の実態を説明でき、実運送事業者の運賃が適正かどうかを点検する材料にもなります。
2026年4月から元請の貨物利用運送事業者にも広がった作成義務の範囲
2025年6月11日に公布されたトラック適正化二法により、2026年4月1日から貨物利用運送事業者にも同じ義務が準用されました。国交省のトラック適正化二法のページは、元請としてトラックを利用する貨物利用運送事業者に管理簿の作成を課すと明記しています。トラックを持たずに運送を手配する物流子会社や、フォワーダーの国内トラック手配部門も、真荷主から直接引き受けていれば対象です。
Q&A問4-13によると、利用運送事業者は施行日以降に委託先へ運送依頼をした分から作成します。基本契約が施行日前でも、依頼が施行日以降なら対象です。一方、引き受けた貨物をすべて自社で運んだ場合は作成不要で（問4-4）、「災害その他緊急やむを得ない場合」も対象外とされます（問4-12）。単なるスポット輸送はこの例外に当たりません。貨物軽自動車運送事業者は、そもそも作成主体から外れています（問4-2）。
実運送体制管理簿の記載3項目と1.5トン判定・請負階層の数え方
記載事項は3つしかありません。迷いやすいのは、どの運送が対象になるかと、何次請けと数えるかの2点です。
商号・貨物の内容と区間・請負階層の3項目と管理簿への記載粒度の目安
Q&A問4-1が定める記載事項は次の3つです。国交省の実運送体制管理簿関係のリーフレット（PDF）は、積込日・車番・ドライバー名を加えた配車表の例を管理簿のイメージとして示しています。
| 記載事項 | 書き方の例 | Q&Aの目安 |
|---|---|---|
| 実運送事業者の商号又は名称 | A運輸 | 問4-1 |
| 貨物の内容及び区間 | 食料品・東京～大阪 | 都道府県単位でも可 |
| 実運送事業者の請負階層 | 2次請け | 契約の数で数える |
粒度について、問4-10は真荷主と元請の双方がどの運送の記録か分かれば足りるとしています。貨物は「雑貨」「食料品」、区間は「東京～大阪」でも構いません。ただし真荷主は閲覧を請求できるため、荷主側の出荷番号と突き合わせられる粒度にしておくと説明が早く済みます。
1.5トンは真荷主の運送依頼時点で判定し配達先が複数でも1契約で数える
問4-8によると、1.5トンは真荷主から運送依頼があった時点の重量で判定します。実運送で何トン運ぶか、途中で混載するかは関係ありません。実重量が分からないときは容積換算重量で判断してよいとされています。積合せ運送も、一の運送依頼あたりの重量で判定します（問4-6）。
システム設計で効くのは問4-8-2と問4-8-3です。1回の依頼で2トンを引き受け、配達先が3か所に分かれてそれぞれ1トン未満でも、一の運送契約なら対象になります。逆に、基本契約の下で依頼が複数回に分かれ、各回が1.5トン未満なら、合計が1.5トンを超えても対象外です。判定の単位は「出荷明細」でも「月間合計」でもなく、運送依頼1件だという点を受注データの設計に落とし込みます。
マッチングサービスと物流子会社が請負階層に入るかの契約上の判断基準
請負階層は、真荷主と元請の契約より後に結ばれた運送契約の数で数えます（問4-9）。元請の委託先が1次請け、その委託先が2次請けです。数え方を誤りやすいのは、契約の主体かどうかが見えにくい事業者が間に入る場面です。
求貨求車のマッチングサービスは、運営会社が第一種貨物利用運送事業者なら契約主体として1階層に数え、そうでなければ数えません（問4-9-2）。荷主の物流子会社も、親会社と運送契約を結んで運送を引き受けていれば請負次数に含まれます（問4-9-3）。資本関係の有無は関係ありません。配車システムの協力会社マスタには、利用運送事業の登録区分を持たせておく必要があります。
下請情報と実運送事業者情報の通知フローを元請に集約する具体的な手順
元請が実運送事業者を知るには、委託の連鎖を下る情報と、上る情報の両方が要ります。法はこの往復を、各事業者の通知義務として定めています。
元請が委託先へ渡す連絡先・真荷主名・請負次数の3点と対象である旨の伝達
Q&A問4-7が示す流れは次のとおりです。
- 元請が委託先へ、元請の連絡先・真荷主の商号又は名称・委託先の請負階層を通知し、管理簿の作成対象である旨を伝える
- 委託先が自ら運ぶ場合は、商号・貨物の内容と区間・請負階層を元請へ通知する
- 委託先がさらに再委託する場合は、手順1と同じ3点を次の委託先へ通知する
- 元請は、実運送事業者から届いた3項目を管理簿に記録する
下る通知に元請の連絡先が入っているのは、実運送事業者が中間の会社を経ずに元請へ直接返せるようにするためです。運送依頼書や発注データに「管理簿対象」の印と元請の連絡先を固定の項目として載せておけば、伝達漏れはほぼ防げます。運送依頼の書面化とあわせて設計すると二度手間になりません。
通知が途中で止まったときの責任の所在と元請に残る実運送事業者把握の努力
委託の途中で通知が滞り、管理簿が作れなかった場合、問4-19は一義的な責任を通知を滞らせた者に置いています。上流から通知が来ずに伝達事項を知り得なかった事業者には、通知義務自体がかかりません（第24条の5第4項ただし書・問4-20）。
それでも元請は、実運送事業者と請負階層の把握に取り組むよう求められています。実務では、運送完了の報告に実運送事業者名の入力を必須にし、空欄の運送を一覧で拾える仕組みが効きます。月末にまとめて督促する運用では、1年の保存期間のうちに記録がそろわない運送が残りがちです。
運送完了日から1年の保存と閲覧請求、書面交付・再委託制限との関係
管理簿は国へ定期提出する書類ではありません。求められたときにすぐ出せる状態で保存しておくことが義務の中身です。
運送完了日から1年の営業所据え置きと電磁的記録での作成・保存
保存期間は、引き受けた貨物の運送が完了した日から1年間です（問4-1）。作成期限の定めは無く、運送完了後遅滞なく作ることが望ましいとされます（問4-14）。紙である必要はありません。問4-16は電磁的記録での作成・保存を認め、検索や管理のしやすさからも電子での保存は有用だとしています。
保存の起算日が「受注日」ではなく「運送完了日」である点に注意が要ります。複数日にまたがる運送や、分納で完了が遅れる運送は、受注日で一律に1年を数えると早く消しすぎます。削除の基準日は運送完了日で持つのが安全です。
真荷主の閲覧・謄写請求とGメン調査での提出、第33条の行政処分
真荷主は元請に対して管理簿の閲覧・謄写を請求できます（問4-17）。国への定期提出は不要ですが、監査やトラック・物流Gメンの調査で求められれば提出しなければなりません。作成・保存義務の違反に罰則は無いものの、第33条にもとづく行政処分等の対象になり得ます（問4-18）。
真荷主から見ると、管理簿は委託した貨物が何次請けで運ばれたかを確かめる唯一の公式な手段です。荷主ごと・期間ごとに絞り込んで出力できるようにしておけば、閲覧請求への対応は数分で終わります。紙の配車表を営業所ごとに綴じている状態では、同じ請求に拠点をまたいだ集計が必要になります。
運送契約の書面交付と委託は2次までの努力義務が管理簿と分担する範囲
管理簿と同時に入った書面交付義務は、真荷主と運送事業者の間、委託元と委託先の間で、運送の役務の内容と対価、荷役などの附帯業務の内容と対価、有料道路利用料や燃料サーチャージ、支払方法などを書面で取り交わすものです（問2-1・問2-2）。管理簿が「誰が運んだか」を記録するのに対し、書面は「何をいくらで頼んだか」を残します。荷主側の運送委託に取適法がかかる範囲は取適法の特定運送委託とは？荷主の運送委託が対象になる4類型と運賃支払システムの直し方で整理しています。
2026年4月からは、元請が真荷主から引き受けた運送について、二次委託先以降の再委託を抑えるよう努める義務も加わりました（問3-6）。法律上は努力義務ですが、管理簿に3次請け以降が並べば、Gメンの是正指導の端緒になり得ます。管理簿は多重下請の実態を元請自身が数字で把握する道具でもあります。
配車表や受注データから実運送体制管理簿を自動で作るためのシステム要件
様式が自由なので、管理簿を別帳票として手入力する必要はありません。受注・配車・委託のデータが正しく持てていれば、管理簿はその抽出結果になります。
受注に真荷主区分・依頼重量・対象フラグを持たせて入口で判定する
対象かどうかは真荷主から依頼を受けた時点で決まるため、判定は受注登録で済ませます。最低限、次の項目を受注データに持たせます。
| 項目 | 用途 |
|---|---|
| 真荷主区分 | 運送事業者からの受託と区別 |
| 運送契約ID | 1契約の単位で重量を合算 |
| 依頼重量・容積換算重量 | 1.5トン判定 |
| 管理簿対象フラグ | 委託先への伝達と抽出 |
| 運送完了日 | 1年保存の起算日 |
真荷主区分が要るのは、他の運送事業者から再委託で受けた仕事では自社が元請にならないからです。この区分が無いと、2次請けとして受けた運送まで管理簿に載り、閲覧請求で真荷主に見せる記録が汚れます。運送業の受注から請求までの全体像は運送業のシステムとは？配車・運行・請求の一元管理と選び方を解説【2026年】で解説しています。
委託の連鎖を親子レコードで持ち請負階層を自動で採番するデータ設計
請負階層を手で書く場合に必ず起きるのが、階層の数え間違いです。委託レコードに「親の委託レコード」を持たせ、元請から委託先への委託を1次、その再委託を2次と、親をたどった段数で採番すれば、問4-9の数え方と一致します。マッチングサービスを経由した委託は、運営会社が利用運送事業者のときだけ1段として数える分岐を協力会社マスタの区分で入れます。
下請からの通知は、協力会社ポータルやメールで受けた内容を委託レコードに紐づけて取り込みます。配車管理システムとは？配車計画・車両手配の機能と費用・導入判断を解説で触れた傭車手配の機能を持つ製品なら、委託先の入力欄を拡張する形で対応できる場合が多いです。自社で回しきれない場合の配車・委託データの設計は、一創の物流システム開発でご相談いただけます。
取引構造が固定化した荷主の1回記録と1年経過後の再記録を管理する方法
系列化などで、受注の時点で実運送事業者と全委託先が決まっている荷主は、最初の運送を1回記録すれば以後の記録は不要です（問4-11・問4-11-2）。貨物の内容や区間が変わっても、委託関係が同じなら追記は要りません。委託先を少数に絞り、貨物や区間で使い分けている場合も、受注時点で実運送事業者が実質的に特定できれば同じ扱いです（問4-11-3）。
この特例をシステムで扱うには、荷主ごとに「固定の委託構造」をマスタとして登録し、受注のたびに実際の委託がマスタと一致するかを照合します。1者でも違う運送が出ればその運送は個別に記録し、最初の記録から1年を過ぎたら改めて記録し直します（問4-11-2）。照合を人の記憶に任せると、この2つの条件を取りこぼします。
Excel運用・配車システム改修・専用サービスを件数と委託の流動性で選ぶ
どの方式が合うかは、委託する運送の件数と、委託先がどれだけ入れ替わるかで決まります。
委託先が固定で月数十件までならExcel台帳で足りる元請の条件
委託先が系列や固定の協力会社に限られ、1.5トン以上を委託する運送が月数十件までなら、Excelの台帳で運用できます。固定化の特例で記録自体が年に数行で済む荷主も多く、システム投資の回収は見込みにくいです。この規模で専用システムを入れるのは過剰です。
Excelをやめるべき目安は、スポットの傭車が日常的に発生し、委託先が月に何社も入れ替わる状態です。運送ごとの記録が数百行に達すると、請負階層の手入力ミスと通知の未回収が積み上がり、閲覧請求にすぐ答えられません。営業所ごとに別ファイルで持っている場合も、荷主単位の抽出ができず同じ問題が起きます。
配車システムを改修すべき元請と専用クラウドで足りる元請の分かれ目
既に配車システムがあり、受注・傭車手配・運賃計算がそこでつながっている元請は、管理簿を別製品に分けず配車システム側を改修します。受注の真荷主区分と委託の親子関係さえ持てれば、管理簿に必要なのは、抽出の画面1枚だけです。別製品に二重入力させると、運賃支払や運送業の請求書発行システムとの突合で食い違いが出ます。
配車を紙や表計算で回していて、管理簿のためだけに仕組みが要る元請には、配車受発注のクラウドサービスに管理簿の出力機能を持つものがあり、それで足ります。判断を誤りやすいのは、荷待ち・荷役時間の記録や運賃の書面交付など、同じ改正で増えた記録を別々のツールで満たそうとする場面です。荷待ち時間とは？定義と2時間ルール、記録義務・待機時間料・通報窓口まで解説で扱った記録義務も含め、受注データを起点に1つの流れで残せるかを基準に選んでください。
よくある質問
実運送体制管理簿について、元請の運送会社や利用運送事業者から寄せられやすい質問に答えます。
実運送体制管理簿に決まった様式やテンプレートはありますか？
決まった様式はありません。Q&A問4-15は、各事業者が作りやすい形で作成してよく、必要事項が書かれていれば既存の配車表等も使えるとしています。国交省のリーフレットには、積込日・運送区間・貨物の内容・実運送事業者・請負階層・車番・ドライバー名を並べた作成イメージが載っています。必須は実運送事業者の商号又は名称、貨物の内容と区間、請負階層の3つで、ほかの列は社内の管理に合わせて足して構いません。
2次請けや3次請けの運送会社にも作成義務はありますか？
作成義務は元請事業者だけにあります（問4-5）。2次請け以降の会社は管理簿を作る必要はありませんが、通知義務を負います。自ら運んだときは商号・貨物の内容と区間・請負階層を元請へ、さらに再委託するときは元請の連絡先・真荷主名・委託先の請負階層を次の委託先へ通知します。通知を怠って元請が管理簿を作れなかった場合、行政処分等の対象になるのは通知を滞らせた事業者です（問4-19）。
メーカーなどの荷主に実運送体制管理簿の作成義務はありますか？
荷主に作成義務はありません。作成するのは真荷主から運送を引き受けた元請の運送事業者です。荷主が真荷主に当たる場合は、運送契約を結ぶときの書面交付義務を負い、元請に管理簿の閲覧・謄写を請求できます（問1-6）。ただし、荷主の物流子会社が利用運送事業者として運送を引き受けている場合は、2026年4月以降、その子会社が元請として管理簿を作る立場になります。
1.5トン未満の貨物しか委託しない場合も管理簿は必要ですか？
真荷主から受けた1回の運送依頼が1.5トン未満なら、管理簿の作成対象になりません（問4-8）。判定は実運送の段階ではなく、真荷主から依頼を受けた時点の重量で行います。注意したいのは、1回の依頼が1.5トン以上で配達先が複数ある場合です。一の運送契約にもとづく運送なら、配達先ごとの重量が1.5トン未満でも対象になります（問4-8-2）。
実運送体制管理簿を作らなかった場合に罰則はありますか？
作成・保存義務の違反そのものに罰則はありません（問4-18）。ただし、貨物自動車運送事業法第33条にもとづく行政処分等の対象になり得ます。管理簿は監査やトラック・物流Gメンの調査で提出を求められることがあり、真荷主からの閲覧請求にも応じなければなりません。罰則が無いことを理由に後回しにすると、調査や荷主の求めがあった時点で過去1年分を復元できないという事態になります。
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