現金出納帳とは？書き方と記入例、小口現金出納帳との違いと会計ソフトで作る判断【2026年版】

現金出納帳は、手元の現金がいつ、何のために、いくら出入りしたかを日付順に書き、その日の残高を出していく帳簿です。この記事では、総勘定元帳との関係と、預金出納帳・小口現金出納帳との使い分けをまず整理しました。続いて、日付・勘定科目・摘要・入金・出金・残高の6項目の書き方と、前月繰越から月末締めまでのルールを、小売店の10月分の記入例で示します。後半では、残高がマイナスになる原因と手元の現金と合わないときの直し方、保存期間7年と会社法の10年、そして会計ソフトに入力しているなら手書きの現金出納帳をやめてよい条件を扱います。

まとめ：現金出納帳は6列で日付順に書き、会計ソフトの現金の元帳で代わりにできる

現金出納帳に書くのは、現金が動いた取引だけです。振込やカード払いは書きません。列は日付、勘定科目、摘要、入金、出金、差引残高の6つで足ります。月の初めに前月からの繰越残高を書き、月末に入金と出金の合計を出して、次の月へ残高を繰り越す。これが1か月の流れです。

書いたら、その日のうちに手元の現金を数えて残高と比べてください。残高がマイナスになったり、現金と合わなかったりしたら、記入漏れか、私的なお金との混同があります。翌日以降に回すほど原因は追えなくなります。

すでに会計ソフトに現金の取引を入力しているなら、手書きの現金出納帳を別に作る必要はありません。現金勘定の元帳がそのまま現金出納帳の役目を果たします。手書きやExcelの出納帳を残すのは、レジ現金を扱う店舗や、会計ソフトに触れない拠点で現金を預かる場合に限ってよいでしょう。

現金出納帳の意味と役割、手元の現金の出入りを日付順に記録する補助簿の位置づけ

現金出納帳は、帳簿全体の中では補助簿にあたります。誰が作る義務を負い、どの帳簿とどう分担するのかを先に押さえておくと、書き方の細部で迷いにくくなります。

現金出納帳とは現金勘定の明細を日付順に書く補助簿、総勘定元帳との関係

複式簿記の帳簿は、すべての取引を記録する主要簿（仕訳帳と総勘定元帳）と、特定の勘定の明細を詳しく追う補助簿に分かれます。現金出納帳は「現金」という1つの勘定科目だけを取り出した補助簿です。

総勘定元帳の現金勘定にも同じ取引が載りますが、元帳は勘定科目ごとに金額を集計するための帳簿で、取引の相手や品目までは追いにくい。現金出納帳は摘要に「〇〇商店 コピー用紙」と書き、行ごとに残高を出すので、ある日の現金がいくらあったはずかを1行で確かめられます。月末に現金出納帳の残高と総勘定元帳の現金勘定の残高が一致していれば、記帳に抜けがないと判断できる状態です。勘定科目と補助科目、主要簿と補助簿の関係は、勘定科目の5分類と補助科目・表示科目の違いを整理した記事で全体像を確認できます。

現金出納帳が必要な事業者、青色申告の簡易帳簿と法人の帳簿書類としての扱い

個人事業主の場合、国税庁のNo.2070 青色申告制度（令和8年4月1日現在の法令等）は、青色申告の記帳を正規の簿記が原則としつつ、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳のような帳簿を備えて簡易な記帳をするだけでもよいとしています。簡易帳簿で申告する人にとって、現金出納帳は帳簿の中心です。

白色申告でも記帳と帳簿の保存の義務はあります。法人は正規の簿記で記帳するため、現金出納帳は総勘定元帳の現金勘定を補う補助簿の位置づけになります。現金取引が月に数件しかない法人でも、帳簿として作ったものは保存の対象です。

預金出納帳・小口現金出納帳との違い、どの現金をどの帳簿に書くかの分け方

出納帳は、どのお金を記録するかで3種類に分かれます。

同じ取引を2つの帳簿に書くのは、現金と預金の間でお金が動いたときだけです。預金から5万円を引き出したら、現金出納帳の入金と預金出納帳の出金に1行ずつ書きます。小口現金は、部署に渡した時点で現金出納帳から出金し、その後の細かい支払いは小口現金出納帳にだけ書く。経理の現金と部署の現金を分けることで、どちらの残高が合わないのかを切り分けられます。小口現金の前渡しと補充の仕訳は、小口現金の定額資金前渡制と仕訳例を扱った記事で設例つきで説明しています。

現金出納帳の書き方、6つの記載項目と前月繰越から月末締めまでの記入ルール

現金出納帳の様式は法令で決まっていません。市販の帳簿でもExcelでも、次の項目がそろっていれば足ります。

記載する6項目、日付・勘定科目・摘要・入金・出金・差引残高の書き方

• 日付：現金が動いた日。領収書の日付と合わせる
• 勘定科目：取引の相手側の科目。入金なら売上や普通預金、出金なら消耗品費や旅費交通費
• 摘要：相手先と品目。「〇〇文具店 コピー用紙」のように書く
• 入金：現金が増えた金額
• 出金：現金が減った金額
• 差引残高：前の行の残高に入金を足し、出金を引いた金額

勘定科目の列で迷うのは、「現金」と書いてしまう間違いです。現金出納帳はすべての行が現金の動きなので、科目の列には現金の反対側、つまり仕訳にしたときの相手勘定を書きます。この列があると、後で仕訳に起こすときに科目を考え直さずに済みます。

前月繰越と月末の締め、合計線と次月繰越を帳簿に書く月替わりの手順

月をまたぐときの書き方は、手書きの帳簿でも次の順で行います。

1. 月の1行目に、摘要「前月繰越」、残高の列に前月末の残高を書く
2. 月中の取引を日付順に1行ずつ書き、行ごとに残高を出す
3. 月末の最後の取引の下に線を引き、入金と出金の列の合計を書く
4. 摘要「次月繰越」の行に、月末の残高を書いて締める
5. 翌月の1行目に、同じ金額を「前月繰越」として書く

締めの確認は、「前月繰越＋入金合計−出金合計＝次月繰越」が成り立つかどうかの1式で済みます。成り立たなければ、途中の行の残高計算に誤りがあります。手書きの場合、残高の計算ミスは後ろの行すべてに波及するので、月末にまとめて計算せず、行を書くたびに出してください。

摘要に書く内容、相手先と品目を残して後から領収書と突き合わせられる粒度

摘要は、後から領収書と1対1で突き合わせられる粒度で書きます。「消耗品」だけでは、同じ日に2件の買い物があったときにどちらの領収書か分かりません。「〇〇文具店 コピー用紙5箱」「△△駅〜□□駅 往復」のように、相手先と品目、交通費なら区間まで書いておくと、税務調査や監査で根拠を聞かれたときに領収書をすぐに出せます。

国税庁のリーフレット「記帳・帳簿等保存制度」は、記帳の内容を取引の年月日・相手方の名称・金額などとしたうえで、一つ一つの取引ごとではなく日々の合計金額をまとめて記載するなど、簡易な方法でもよいとしています。現金売上が1日に何十件もある店舗なら、レジの日計表を根拠に「本日売上計」として1行にまとめて構いません。ただし、まとめるのは売上や仕入れのような同じ種類の取引だけです。経費の支払いは1件ずつ書いてください。

現金出納帳の記入例、10月の小売店の取引7件で入金・出金・残高を追う設例

ここでは、前月からの繰越残高が3万5,000円の小売店が、10月に現金で7件の取引をした例を使います。金額はすべて税込です。

記入例の表、売上の入金から経費の支払・預金預け入れまでの1か月分

締めの式は、3万5,000円＋10万4,500円−5万5,640円＝8万3,860円で、次月繰越と一致します。11月の帳簿は、1行目に「前月繰越 83,860」と書いて始めます。10月2日と10月15日の行は預金との間の移動なので、同じ日付・同じ金額で預金出納帳にも記入が必要です。

記入例を仕訳に直す方法、相手勘定を科目列から読む転記の考え方

現金出納帳の入金の行は「借方 現金／貸方 科目列の勘定」、出金の行は「借方 科目列の勘定／貸方 現金」と読み替えると、そのまま仕訳になります。

残りの3行も同じ規則で起こせます。この読み替えができるのは、科目列に相手勘定を書いているからです。逆に言えば、会計ソフトに仕訳を入力すれば、現金を含む仕訳だけを集めた現金勘定の元帳は自動で出来上がります。この関係が、後で述べる「手書きの現金出納帳をやめてよい条件」の根拠になります。

現金出納帳の残高が合わないとき、マイナス残高と手元の現金との差額の直し方

現金出納帳をつけていると、残高がマイナスになる、手元の現金と合わない、という2つの問題に必ず出会います。原因の多くは決まっています。

残高がマイナスになる原因、預金引出の記入漏れと私的な立替の混同が大半

手元の現金は、物理的にマイナスにはなりません。帳簿の残高がマイナスになったら、帳簿のどこかが間違っています。よくある原因は次の3つで、上から順に確かめると早く見つかります。

1. 預金から現金を引き出した入金の記入漏れ
2. 社長や事業主が自分の財布から払った経費を、現金出納帳の出金として書いた
3. 日付の順番を入れ替えて書き、一時的に残高が足りなくなった

2つ目は特に多い間違いです。会社の現金ではなく個人のお金で払ったなら、その支払いは現金出納帳に書きません。法人なら未払金や役員借入金、個人事業主なら事業主借として、別に仕訳します。

帳簿と手元の現金が合わない差額、現金過不足で受けて原因を探す手順

残高はプラスでも、金庫の現金と帳簿の残高が数百円ずれることがあります。原因が分かるまでは「現金過不足」という一時的な勘定で受け、帳簿の残高を実際の現金に合わせておきます。帳簿が1万8,000円で手元が1万7,500円なら、借方に現金過不足500円、貸方に現金500円です。

そのうえで、差額が出た日の前後の領収書を1件ずつ出納帳と突き合わせます。決算日になっても原因が分からなかった場合、不足は雑損失、超過は雑収入への振り替えが必要です。この振り替えは期末に必ず行う決算整理の1つで、ほかの項目と一緒に決算整理仕訳の主な9項目を一覧にした記事にまとめています。

個人事業主の事業主貸と事業主借、私的な支出と入金を現金出納帳に書く方法

個人事業主は、事業用の現金と生活費の財布が分かれていないと、現金出納帳がすぐに合わなくなります。事業用の現金から生活費を出したら、出金の行に記入する科目は「事業主貸」です。逆に、事業用の現金が足りず自分の財布から補ったら、入金の行で科目を「事業主借」と書きます。

こうすれば、私的なお金の出入りも帳簿上で説明がつき、残高と手元の現金が一致します。とはいえ、事業主貸と事業主借の行が月に10行を超えるようなら、事業用の財布か口座を分けてください。帳簿の書き方で解決するより、お金の置き場所を分けたほうが記帳の手間は確実に減ります。

現金出納帳の作り方と保存、手書き・Excel・会計ソフトの比較と保存期間7年

現金出納帳は、手書きの帳簿、Excel、会計ソフトのどれで作っても認められます。違いは、手間と間違いの起きやすさです。

手書き・Excel・会計ソフトの比較、二重入力と残高計算ミスの起きやすさ

手書きとExcelの共通の弱点は、出納帳を書いたあとに会計ソフトへもう一度仕訳を入力する二重入力になることです。2回書けば、どちらかで金額や科目を写し間違える機会も2倍になります。Excelは残高の計算を数式に任せられますが、行を挿入したときに数式がずれ、途中から残高が合わなくなる事故がよく起きます。Excelで作るなら、残高の列は行の挿入で壊れない形にし、シートを月ごとに分けておくと安全です。

保存期間は7年、国税庁の一覧と会社法の10年、電子データで残す場合の扱い

個人事業主の場合、先ほどの国税庁リーフレットは、青色申告で保存が必要な帳簿として仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳などを挙げ、保存期間を7年としています。白色申告でも、収入と経費を書いた帳簿は7年です。個人事業主の書類ごとの期間は個人事業主の帳簿の保存期間を7年と5年に分けて整理した記事に一覧があります。

法人は、国税庁のNo.5930 帳簿書類等の保存期間が、帳簿の例に現金出納帳を挙げ、確定申告書の提出期限の翌日から7年（欠損金が生じた事業年度は10年）としています。会社法は別に、会社法第432条第2項で会計帳簿を帳簿の閉鎖の時から10年保存するよう求めています。法人は10年で管理してください。

Excelや会計ソフトで作った現金出納帳は、印刷して紙で保存しても構いません。データのまま保存する場合は電子帳簿保存法の要件が関わります。どの帳簿や書類にどの要件がかかるかは、電子帳簿保存法の3区分と対象書類を解説した記事で確認できます。

会計ソフトで現金出納帳を兼ねる判断、手書きの帳簿を別に作り続けない条件

現金出納帳の書き方を覚えたうえで、最後に判断してほしいのは「そもそも別の帳簿として書く必要があるか」です。答えは会社の現金の動き方で決まります。

手書きの現金出納帳をやめてよい条件、現金取引を経理が会計ソフトに直接入力する会社

次の条件がそろう会社は、手書きやExcelの現金出納帳をやめ、会計ソフトの現金勘定の元帳を現金出納帳として扱ってください。

• 現金を扱うのが経理か事業主の1か所だけで、拠点ごとの現金がない
• 現金取引が1日に数件以下で、領収書を見ながらその日のうちに会計ソフトへ入力できる
• 会計ソフトの元帳で、日付・相手科目・摘要・残高を画面と印刷の両方で出せる

会計ソフトに仕訳を入れれば、現金勘定の元帳は日付順に並び、行ごとに残高が出ます。これは現金出納帳の6項目そのものです。同じ取引を出納帳と会計ソフトの両方に書いている会社は、この条件に当てはまるなら今月から出納帳の側をやめて構いません。やめたあとも、その日の終わりに元帳の残高と手元の現金を照合する作業だけは残してください。

現金出納帳を現場で書き続けるべき場面、店舗のレジ現金と複数拠点の現金管理

反対に、出納帳を現場で書き続けたほうがよい会社もあります。飲食店や小売店で、店長がレジの現金から仕入れや釣銭の両替を払う会社。建設業のように、現場ごとに現金を預けている会社。こうした会社では、会計ソフトに触れない人が現金を動かすので、現場の記録が先に必要になります。

この場合でも、手書きの出納帳を経理が会計ソフトに打ち直す運用は続けるべきではありません。店舗や現場はスマートフォンやタブレットで入出金を記録し、そのデータを科目つきで会計に取り込む形にすれば、二重入力と写し間違いの両方がなくなります。拠点別の現金残高の管理や、POSレジ・経費精算の明細から会計への自動仕訳を既存の会計システムに合わせて組みたい場合は、当社の会計・経理システム開発がご相談の窓口です。現金の流れの整理から、記録画面と仕訳連携の開発まで請け負っています。

よくある質問

現金出納帳について寄せられる質問を5つ取り上げます。

個人事業主は現金出納帳を必ず作らなければいけませんか？

現金出納帳という名前の帳簿を必ず作る義務はありません。青色申告の簡易帳簿で申告するなら、国税庁は現金出納帳を帳簿の例に挙げており、作るのが実務上の標準です。会計ソフトで正規の簿記をしているなら、現金勘定の元帳が同じ役目を果たします。白色申告でも収入と経費の記帳義務はあるため、現金で売上や経費が動く事業なら、何らかの形で現金の出入りの記録が必要になります。

現金出納帳は毎日書く必要がありますか？

法令に「毎日」という決まりはありません。国税庁のリーフレットは、日々の合計金額をまとめて書くなど簡易な方法でもよいとしています。ただし、まとめて書く日を先送りするほど、手元の現金と合わなかったときに原因を追えなくなります。現金の出入りがあった日はその日のうちに書き、少なくとも週に1回は手元の現金と残高を照合してください。

クレジットカードや振込で払った経費も現金出納帳に書きますか？

書きません。現金出納帳に書くのは、手元の現金が実際に増減した取引だけです。クレジットカード払いは未払金として、口座振込は預金出納帳や会計ソフトの預金勘定に記録します。カードの引落しや振込を現金出納帳に書くと、帳簿の残高だけが減って手元の現金と合わなくなり、残高がマイナスになる原因にもなります。

現金出納帳と総勘定元帳は両方必要ですか？

正規の簿記で記帳する法人や個人事業主には、総勘定元帳が必要です。現金出納帳は現金勘定の明細を見るための補助簿なので、会計ソフトで総勘定元帳を作っていれば、その現金勘定の元帳を出納帳の代わりにできます。簡易帳簿で青色申告をする個人事業主は、総勘定元帳を作らず、現金出納帳などの簡易帳簿で記帳する方法も認められています。

手書きの現金出納帳で書き間違えたらどう直しますか？

修正液や消しゴムで消さず、誤った数字に二重線を引いて、その上か横に正しい数字を書くのが一般的な直し方です。誰が直したか分かるよう、訂正印を押す会社もあります。消してしまうと、元の記入が改ざんされたのか単純な誤記なのかを後から区別できません。鉛筆も同じ理由で避け、ボールペンなど消えない筆記具で書いてください。

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