電子帳簿保存法とは？3区分の要件と対象書類・対象外の一覧、システムなしでできる最低限の対応

電子帳簿保存法（電帳法）は、税法で保存が義務づけられた帳簿・書類を、紙ではなく電子データで保存するときの方法と要件を定めた法律です。区分は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つで、義務なのは電子取引データ保存だけです。メールで受け取った請求書PDFを印刷して紙で保存する方法は、2024年1月1日以後の取引では保存方法として認められていません。本記事では、3区分の違い、対象書類と対象外の線引き、区分別の保存要件、システムを入れずにファイル名と事務処理規程で済ませる手順、猶予措置と罰則、令和9年の申告から使える重加算税加重の不適用特例までを、国税庁の電子帳簿保存法一問一答（令和8年7月版）と法令の条文で確認しながら整理します。

まとめ：電子取引データの保存義務と任意の2区分の選択基準

最初にやるべきことは、メール・Webダウンロード・クラウドサービス・EDIで授受している請求書や領収書のデータを、データのまま保存する仕組みを作ることです。改ざん防止の措置は「事務処理規程を定めて運用する」でも足り、検索はファイル名を「日付_取引先_金額」で統一し、税務職員によるデータのダウンロードの求めに応じられるようにすれば満たせます。前々年（法人は前々事業年度）の売上高が5,000万円以下なら、ダウンロードに応じられる限り、ファイル名をそろえなくても検索の要件そのものが不要です。

電子帳簿等保存とスキャナ保存は任意で、紙のまま保存し続けても違法ではありません。会計ソフトで帳簿を作っている企業は、説明書等の備付け・速やかな出力・ダウンロード対応などを確認したうえで電子帳簿等保存へ移行でき、紙の領収書の保管コストが重い企業はスキャナ保存で原本を廃棄できます。システムを入れるか、既存の業務システムを改修するかは、取引データがどこで発生しているかで決めます。

電子帳簿保存法の3区分：義務は電子取引データ保存だけ

電子帳簿保存法の正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。所得税法・法人税法などが紙での保存を前提に定めている帳簿・書類の保存義務について、電子保存を認める特例（4条）と、電子取引の取引情報をデータで保存させる義務（7条）を定めています。条文はe-Gov法令検索の電子帳簿保存法で確認できます。

電子帳簿等保存：会計ソフトで作った帳簿と、自社発行書類の控え

対象は、最初の記録段階から一貫してコンピュータで作成した帳簿（仕訳帳・総勘定元帳・売上帳など）と書類（決算書、自社が発行した請求書の控えなど）です。会計ソフトで記帳していても、紙に印刷して保存する運用を続けるなら電子帳簿保存法の適用はありません。手書きの帳簿や、一部を手書きで補った帳簿はこの区分に入りません。

スキャナ保存：紙の書類を読み取って原本を廃棄できる制度

取引先から紙で受け取った請求書・領収書や、自社が紙で発行した書類の写しを、スキャナやスマートフォンで読み取って保存する制度です。国税庁の一問一答【スキャナ保存関係】問1のとおり、貸借対照表などの決算関係書類は対象外です。要件を満たして保存すれば紙の原本を廃棄できる点が、この区分を選ぶ理由になります。制度の詳細と始め方はスキャナ保存制度とは？紙の請求書・領収書を電子保存する要件と始め方で扱っています。

電子取引データ保存：受領・交付双方の保存対象と保存義務者

法2条5号は電子取引を「取引情報…の授受を電磁的方式により行う取引」と定義し、取引情報を「注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項」としています。授受なので、受け取った請求書PDFだけでなく、自社がメールで送った請求書PDFの控えも対象です。保存義務を負うのは所得税（源泉徴収分を除く）と法人税の保存義務者で、法人・個人事業主の規模を問いません。保存要件の全体像は電子取引データ保存とは？2024年完全義務化の保存要件と対応方法を実務目線で解説で詳しく整理しています。

対象書類と対象外の一覧：見積書・立替経費・EDI・紙の書類の扱い

どの区分に当たるかは、書類の種類ではなく「紙か電子か」「受け取ったか作ったか」で決まります。同じ請求書でも、紙で届けば任意のスキャナ保存、メールで届けば義務の電子取引データ保存です。

電子取引に当たる受け取り方：一問一答 問5の7類型

国税庁の一問一答【電子取引関係】（令和8年7月）問5は、次の7つをいずれも電子取引に当たるとしています。

• メールで請求書・領収書のPDFを受領
• Webサイトからダウンロードした請求書、または画面のスクリーンショット
• 電子請求書・電子領収書の授受に使うクラウドサービス
• クレジットカード明細・交通系ICカード・スマホ決済のデータを使うクラウドサービス
• 特定の取引に使うEDIシステム
• ペーパーレスFAX機能を持つ複合機
• DVDなどの記録媒体で受領したデータ

見積書も法2条5号に名指しされているため、メールで受け取った見積書PDFは保存対象です。ただし一問一答 問2は、連絡ミスや書き損じがある見積書、正式な見積書の前の検討段階のもの、取引を希望する会社から一方的に送られてくる見積書は保存の必要がないとしています。保存範囲は紙で保存する場合と同じで、水道光熱費や旅費交通費など仕入以外の経費の領収書も含みます。

立替経費とEDIデータ：会社による保存・管理の条件

従業員が会社の経費を立て替え、支払先から領収書をデータで受け取った場合も、会社としての電子取引です（問12）。原則は会社のシステムに集約して保存しますが、集約までの一定期間は従業員のパソコンやスマートフォンに置いたままでもよく、その場合は日付・金額・取引先で検索できるよう会社側で保存状況を管理しておく必要があります。経費精算システムで受ける場合の機能面は経費精算システムとは？機能・比較の観点と電帳法・インボイス対応を解説で整理しています。

EDIで授受した注文・請求データは、取引先と取り決めた形式のまま保存して構いません。ただし自社システム内に取り込んで加工したデータしか残っていない場合は、日付・金額・取引先で検索できるか、訂正削除の履歴が追えるかを確認する必要があります。

対象外になるもの：紙で受け取って紙で保存する書類

紙で受け取った請求書を紙のまま7年間（法人の原則）保存するなら、電子帳簿保存法の要件は一切かかりません。手書きで作った帳簿・伝票も同じです。なお、消費税の仕入税額控除のために保存する電子インボイスは、消費税法上は出力した書面での保存も引き続き認められています（問98）。ただし同じデータが所得税・法人税の電子取引にも当たるため、書面だけで済ませられる場面は限られます。

区分別の保存要件の比較：真実性・可視性・検索

要件は、データが改ざんされていないことを担保する「真実性」と、税務調査ですぐ見られる・探せることを担保する「可視性」に分かれます。区分ごとに求められる範囲が違います。

電子取引データ：改ざん防止の4措置と検索要件の免除

改ざん防止は、電帳法施行規則4条1項の次のいずれか1つで足ります。

1. タイムスタンプが付いたデータを受け取る
2. 受け取った後、速やかにタイムスタンプを付ける
3. 訂正・削除の履歴が残る（または訂正・削除できない）システムで授受・保存する
4. 訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する

検索は、取引年月日・取引金額・取引先で検索でき、日付と金額は範囲指定、任意の2項目を組み合わせて条件設定できることが原則です。税務職員のダウンロードの求めに応じられるようにしておけば範囲指定と組み合わせは不要になり、さらに基準期間（通常は2年前）の売上高が5,000万円以下の事業者か、出力した書面を日付と取引先ごとに整理して提示できる事業者は、検索要件の全部が不要です。改ざん防止の措置はこの免除の対象外です。タイムスタンプを使う場合の実装は電子帳簿保存法のタイムスタンプ実装：RFC 3161での付与・一括検証と不要になる条件で扱っています。

スキャナ保存：重要書類の入力期限・相互関連性と全書類の解像度要件

重要書類は、受領後おおむね7営業日以内、または入力に関する事務処理規程を定めたうえで業務処理サイクル（最長2か月）を経過した後おおむね7営業日以内に入力します。見積書・注文書などの一般書類は、この期限によらず適時に入力する方式が認められています。解像度は200dpi以上・赤緑青それぞれ256階調以上のカラーが原則で、一般書類はグレースケールでも認められます。2024年1月1日以後に保存する分からは、帳簿との相互関連性の確保は契約書・領収書・請求書など資金や物の流れに直結する重要書類に限られました。解像度の判定基準は電子帳簿保存法の解像度要件｜200dpi・256階調とA4約387万画素の判定基準で計算例とともに確認できます。

電子帳簿等保存：最低要件3つと、加算税が軽くなる優良な電子帳簿

国税庁の優良な電子帳簿の要件によると、最低要件はシステム概要書や操作説明書の備付け、ディスプレイ・プリンタで速やかに出力できること、税務職員のダウンロードの求めに応じられることの3つです。これに訂正削除履歴の保存、帳簿間の相互関連性、検索機能の3要件を加えると「優良な電子帳簿」になり、対象帳簿を課税期間の最初から優良な電子帳簿として備え付け・保存し、法定申告期限までに届出書を提出すれば、その帳簿に関連する申告漏れについて過少申告加算税の割合が5ポイント軽減されます。ただし、税額計算の基礎となる事実に隠蔽・仮装がある場合は適用されません。

優良の対象は「特例国税関係帳簿」で、2024年1月1日以後に法定申告期限が来る所得税・法人税では、仕訳帳・総勘定元帳と、売上・仕入・経費・売掛金・買掛金・固定資産などの記載事項に係る帳簿に絞られています（法人税では賃金・給料手当などの経費に係る帳簿を除く）。青色申告で保存する帳簿の全部ではありません。

システムなしでできる最低限の対応：ファイル名・フォルダ・事務処理規程

電子取引の件数が少ない事業者は、専用ソフトなしで要件を満たせます。一問一答 問19は、一般的なパソコンとプリンタだけを使う個人事業主の例として次の方法を示しています。

1. 受け取ったPDFのファイル名を規則的に付ける（例：2021年1月31日に株式会社霞商店から受領した110,000円の請求書は「20210131_㈱霞商店_110000」）
2. 取引先別・月別など任意のフォルダに格納する
3. 訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて備え付け、そのとおり運用する
4. 税務調査でダウンロードを求められたら、そのデータを提出する

ファイル名を変えられない運用なら、問50のとおりExcelなどで日付・金額・取引先を入力した一覧表（索引簿）を作り、ファイルの連番と対応させる方法でも検索要件を満たせます。事務処理規程は国税庁の参考資料（各種規程等のサンプル）に法人用・個人事業者用のひな形があります。作り方は事務処理規程とは？電子帳簿保存法の真実性要件を満たす作成方法と国税庁サンプル、ファイル名・索引簿・データベース検索の3方式の比較は電子帳簿保存法の検索要件：ファイル名・索引簿・DB検索の3方式で実装する手順と不要になる条件を参照してください。

この方法が破綻する目安は、ファイル名の付け間違いを誰も検知できない件数になったときです。月に数百件の請求書を複数人で受け取る経理部門では、命名の揺れが検索できないデータを生むため、受領を一か所に集めるサービスやシステムに切り替える方が確実です。請求書の受け取りを電子化する手順は請求書の受取を電子化する進め方：電帳法の保存区分・インボイス確認・受領フローの7手順で解説しています。

猶予措置の条件と罰則：出力した紙だけの保存は認められない

猶予措置：準備が間に合わない場合の条件

令和5年度の税制改正で、要件どおりに保存できなかったことについて税務署長が「相当の理由」があると認め、ダウンロードの求めと出力書面の提示・提出に応じられる場合は、保存時の要件が不要になる猶予措置ができました（施行規則4条3項）。一問一答 問93は、システムや社内のワークフローの整備が間に合わない事情も「相当の理由」に当たるとしています。一方で、整備が済んでいて資金繰りや人手不足などの事情もないのに要件どおり保存していない場合は対象外です。

猶予措置でも、電子データそのものの保存は免除されません。2024年1月1日以後の電子取引について、データを捨てて出力した紙だけを残す方法は、保存に代えることができないと問98が明記しています。2023年末までの宥恕措置との最大の違いがここです。宥恕措置から完全義務化までの経緯は改正電子帳簿保存法とは？2024年完全義務化の変更点と企業のシステム対応を解説で確認できます。

青色申告の取消しと重加算税10%の加重

電子取引データを要件どおり保存していない場合、青色申告の承認の取消し対象になり得ます。ただし問98は、直ちに取り消されるのではなく、事実関係を総合勘案して判断するとしています。取り消されると欠損金の繰越控除などの特典が使えなくなります。

電子データを削除・改ざんして売上を除外したり経費を水増ししたりした場合や、保存データが架空取引など取引実態を表していない場合は、通常の重加算税に10%が加重されます（法8条5項、問64）。対象はスキャナ保存した書類のデータと電子取引データで、消費税でも消費税法59条の2で同じ加重があります。

重加算税加重の不適用特例：適用時期と対象のJP PINT・口座決済データ

電子取引データのうち一定のものを特定の方法で保存していれば、上の10%加重の対象から外れる特例があります。国税庁の令和7年度改正の案内資料によると、令和9年1月1日以後に法定申告期限が到来する国税から適用されます。国税庁の重加算税の加重措置の不適用の特例及び75万円の青色申告特別控除の届出書のページによると、条件は「国税庁長官の定める基準に適合したシステム」を使い、施行規則5条5項の要件を満たして保存することです。このシステムが扱えるデータは次の2種類に限られます。

• デジタル庁が管理する仕様で送受信されたデジタルインボイス（Standard Invoice JP PINT または JP Self-Billing）
• 金融機関等の預貯金口座の決済データ

メールで受け取ったPDFをフォルダに保存しているだけでは、この特例には届きません。一問一答 問66も、テキスト埋め込み形式や画像形式のPDFは5条5項2号の要件を満たして保存できないとしています（データ添付形式のPDFは可）。届出書は、適用を受ける所得税・法人税・消費税の法定申告期限までに所轄税務署長へ出します。個人事業者の場合、この特例は令和8年分の所得税・消費税から、同じ届出書で受ける75万円の青色申告特別控除は令和9年分の所得税から適用されます。

この特例は、電帳法対応の延長でPeppolによる請求書の授受を検討する理由になります。JP PINTの仕様と導入判断はPeppol（ペポル）とは？JP PINTの3仕様と4コーナーの仕組み、導入判断、個人事業主の75万円控除と帳簿の保存期間は個人事業主の帳簿の保存期間は7年と5年に分かれる｜国税庁の一覧表と電子帳簿保存法・令和9年分の改正で扱っています。

自社開発システムの電帳法対応：保存要件に対応する実装と選択基準

受発注や請求のデータを自社開発の基幹システム・Webシステムでやり取りしている企業では、そのシステム自体が電子取引データの保存先になります。市販の電帳法対応サービスに取り込み直すか、既存システムに機能を足すかの判断が必要です。

保存要件をシステム要件に置き換えた対応表

設計で漏れやすいのは保存期間です。訂正削除履歴を残す方式では、保存期間中に必要な履歴を消す設定は要件を満たしません。システム更改では、新システムへ移行する方法のほか、旧システムを維持して保存期間中の検索・表示・出力等の要件を満たす方法もあります。どちらの方法でも、保存期間が終わるまで検索・出力できることを更改計画の受け入れ条件に入れておきます。

市販サービスか既存システムの改修かの判断基準

取引データの発生源で決めます。請求書の授受がメールや取引先ごとのWebサービスに散らばっているなら、受領を集約する市販サービスを第一候補とし、初期費用・利用料・連携費用と導入期間を既存システムの改修案と比較します。取引データがEDIや自社システムの中で発生し完結しているなら、外部サービスへ二重登録する運用は入力工数と突合ミスを増やすため、既存システムに監査ログ・検索・エクスポートを足す改修が合います。

自社開発を選ぶべきでないのは、紙・メール・EDIが混在したまま保存先を決めずに改修だけを始めるケースです。保存先ごとの対象データと管理責任者を先に決め、保存漏れを照合できる設計を固めてから製品選定や改修に進みます。文書管理システムの要件と既製品・自社開発の比較は電子帳簿保存法に対応する文書管理システムとは？要件と選び方・自社開発の判断で整理しています。既存の業務システムに保存・検索の機能を組み込む開発は、一創の文書管理システム開発で要件定義から相談を受け付けています。

電子帳簿保存法の対象書類・要件・対応についてのよくある質問

電子帳簿保存法は何をする法律ですか？

税法で保存が義務づけられた帳簿・書類を電子データで保存するときの方法と要件を定めた法律です。電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データ保存の3区分があり、前の2つは任意、電子取引データ保存だけが義務です。

電子帳簿保存法の対象書類と対象外の書類は何ですか？

電子で授受した請求書・領収書・見積書・契約書・注文書などのデータは電子取引データ保存の対象です。紙で受け取って紙のまま保存する書類、手書きの帳簿・伝票は対象外で、各税法のとおり紙で保存します。決算書はスキャナ保存の対象外です。

電子帳簿保存法に対応したファイル名の付け方は？

「取引年月日_取引先_金額」のように3項目を統一した順序で入れます。国税庁の一問一答 問19の例は「20210131_㈱霞商店_110000」です。取引先ごとにフォルダを分けて保存する場合は、問50のとおりフォルダ内のファイル名を日付と金額だけにする方法も認められています。

見積書や立替経費の領収書も電子保存が必要ですか？

データで受け取った正式な見積書は法2条5号に名指しされており、保存が必要です。書き損じや一方的に送られてきた見積書は不要です（問2）。従業員が立て替えて領収書をデータで受け取った場合も会社の電子取引になり、日付・金額・取引先で検索できる状態で保存します（問12）。

システムを導入しなくても電子帳簿保存法に対応できますか？

できます。事務処理規程を定めて運用し、ファイル名を規則的に付けるか索引簿を作れば、電子取引データの要件を満たせます。基準期間の売上高が5,000万円以下ならダウンロードの求めに応じる体制だけで検索要件は不要です。件数が増えて命名の揺れを検知できなくなったら、システム化を検討します。

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