納品書の電子化の方法：電子帳簿保存法の保存要件と受発注システムでの電子発行

納品書の電子化には、受け取った紙をスキャンして保存する方法と、PDFやシステムで発行・受領してデータのまま保存する方法の2系統があります。どちらを選ぶかによって、電子帳簿保存法の適用区分と守るべき要件が異なる仕組みです。この記事では、納品書を電子化する経路ごとの保存要件を国税庁の資料に沿って整理し、発行する側の控えの保存、PDF送付・発行サービス・受発注システム・EDIの比較、システムで電子発行すべき会社の条件までを解説します。

まとめ：納品書の電子化は紙かデータかで保存方法が分かれ、送る側も保存義務を負う

紙で受け取った納品書は、紙のまま保存しても、要件を満たしてスキャナ保存してもかまいません。PDFやメール、システムでやり取りした納品書は電子取引データにあたり、データのまま保存する義務があります。見落とされやすいのは、この義務が受け取った側だけでなく、PDFを送った発行側の控えにも及ぶことです。

実務の順番は決まっています。最初に、自社がやり取りする納品書を「紙で受領」「データで受領」「データで発行」の3つに仕分けること。次に、データの2つについて改ざん防止と検索の方法を決めること。システムを入れなくても事務処理規程とファイル名の規則で要件は満たせます。発行件数が多く、発注番号との突合や分納が日常的に起きる会社だけが、受発注システムからの電子発行に投資する価値があります。

納品書の電子化で変わること：紙・PDF・システム発行の経路と電帳法の区分

納品書そのものの定義や記載事項は納品書とは？請求書・検収書との違いと記載事項、保存期間とインボイス対応で解説しています。本記事は「電子化」の手段と保存のルールに絞ります。

受け取った納品書の電子化：紙はスキャナ保存、PDFやメールは電子取引データ

電子帳簿保存法は、保存の方法を「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3区分に分けています。受け取った納品書がどれにあたるかは、受け取った時点の形で決まります。

紙で届いた納品書はスキャナ保存の対象で、利用は任意です。紙のまま7年保存を続けてもかまいません。一方、メール添付のPDF、取引先のWebポータルからのダウンロード、EDIで届いた納品データは電子取引データで、2024年1月以降はデータのまま保存する必要があります。PDFを印刷して紙だけを残す方法は認められません。

3区分それぞれの要件の全体像は電子帳簿保存法とは？3区分の要件・対象書類と自社システム対応にまとめています。

発行する納品書の電子化：PDF送付・システム発行・EDIの控えも保存の対象

納品書を発行する側も無関係ではありません。国税庁の資料「電子取引データを適切に保存できていますか？」（令和6年11月）は、注文書・送り状・請求書などに相当する電子取引データを「受領又は交付した場合」に電子保存が義務付けられていると明記しています。PDFで納品書を送ったら、送った側もそのPDFを保存する必要があります。

経路ごとの区分を表にすると次のとおりです。

紙で渡す納品書の控えも、スキャンして電子保存できます。国税庁のスキャナ保存の資料は、対象に「ご自身が手書などで作成して取引相手に紙で渡す書類の写し」を含めています。

受け取った紙の納品書をスキャナ保存する手順と重要書類としての要件

スキャナ保存の要件は、書類が「重要書類」か「一般書類」かで変わります。納品書は重要書類の側に入るため、要件は緩くありません。

納品書は重要書類：おおむね7営業日以内の入力と200dpi・24ビットカラー

国税庁の「はじめませんか、書類のスキャナ保存」（令和5年7月・令和6年1月以降用）は、資金や物の流れに直結する書類を重要書類とし、例に契約書・納品書・請求書・領収書を挙げています。見積書・注文書・検収書は一般書類です。

重要書類として求められる主な要件は次のとおりです。

• 入力期間：受領後おおむね7営業日以内（早期入力方式）、または最長2か月の業務処理サイクルを経過した後おおむね7営業日以内
• 読み取り：解像度200dpi相当以上、赤・緑・青それぞれ256階調以上（24ビットカラー）
• 改ざん防止：入力期間内のタイムスタンプ付与と、訂正・削除の事実を確認できるか訂正・削除ができないシステム（ヴァージョン管理）
• 帳簿との相互関連性：スキャナデータと関連する帳簿の記録を相互にたどれること
• 見読性：14インチ以上のカラーディスプレイとカラープリンタ、4ポイントの文字を判読できる出力

一般書類ならグレースケールでの読み取りも認められますが、納品書には使えません。白黒の複合機で読み取る運用は、納品書では要件を外れます。

タイムスタンプと帳簿との相互関連性：納品書番号で仕訳とつなぐ運用

タイムスタンプは、入力期間内にスキャナ保存したことを確認できるシステムを使う場合、その付与に代えられます。証憑管理サービスの中にはこの代替要件を満たす設計のものがあるため、自前でタイムスタンプを購入する前に、使うサービスの仕様書で対応を確かめておくと無駄な出費を避けられる、という順番です。仕組みと要否の判断はタイムスタンプとは？仕組み・電子署名との違いと電子帳簿保存法での要否で解説しています。

相互関連性は、運用で詰まりやすい要件です。買掛金の仕訳の摘要に納品書番号を入れておけば、帳簿からスキャナデータへ、スキャナデータから帳簿へと番号で行き来できます。月まとめの請求書で仕訳を立てる会社は、請求書の明細に納品書番号を載せてもらうよう取引先に頼むと、照合と相互関連性の確保が一度に片づきます。

過去分の紙の納品書をスキャンする届出と、スキャン後に原本を捨てる条件

スキャナ保存を始めるのに、原則として事前の手続きは要りません。ただし、始めた日より前に受け取った重要書類（過去分重要書類）をまとめてスキャンする場合は、あらかじめ税務署へ届出書を出す必要があります。倉庫の段ボールを一気に電子化したいときは、この届出が先です。

要件を満たしてスキャナ保存した納品書は、紙の原本を廃棄できます。廃棄してよいのは、入力期間・解像度・検索などをすべて満たしたデータだけです。要件を満たせているか自信が無い期間は、原本を残しておくほうが安全です。制度の詳細と始め方はスキャナ保存制度とは？紙の請求書・領収書を電子保存する要件と始め方にまとめています。

PDFやメールで授受する納品書を電子取引データとして保存する3つのルール

電子取引データの保存ルールは、改ざん防止・見読性・検索の3つです。スキャナ保存より要件は軽く、システムを入れなくても満たせます。

改ざん防止の4つの措置：システムを入れない会社は事務処理規程で対応

国税庁の令和6年11月の資料は、改ざん防止の措置として次のいずれかを求めています。

1. タイムスタンプが付与されたデータを受領する
2. 受領したデータにタイムスタンプを付与する
3. 訂正・削除の履歴が残るシステム等で授受・保存する
4. 改ざん防止のための事務処理規程を策定し、運用し、備え付ける

月に数十件の納品書をPDFでやり取りする規模なら、4の事務処理規程で足ります。国税庁が公開しているサンプルを自社の部署名と承認者に書き換え、訂正・削除をするときの申請と記録の手順を決めるだけです。作り方は事務処理規程とは？電子帳簿保存法の真実性要件を満たす作成方法と国税庁サンプルで解説しています。

日付・金額・取引先の検索要件と、売上高5,000万円以下で不要になる条件

保存した納品書のデータは、日付・金額・取引先の3つで検索できる状態にしておきます。加えて、日付か金額での範囲指定と2項目の組み合わせ検索ができるか、税務調査でデータのダウンロードの求めに応じられるかのどちらかが必要です。

基準期間（2年または2期前）の売上高が5,000万円以下の事業者は、ダウンロードの求めに応じられるようにしておけば、検索要件そのものが不要になります。小規模な会社は、ここで大半の手間が消えます。

見読性は、保存したデータを表示するディスプレイとプリンタを備えておくことで満たします。社内PCとプリンタがあれば追加の設備は要りません。

索引簿とファイル名の規則で検索要件を満たす具体例と猶予措置の条件

専用システムが無くても、国税庁は二つの簡易な方法を示しています。一つは表計算ソフトで索引簿を作り、連番・日付・金額・取引先を一覧にしてデータと対応させる方法。もう一つは、日付・金額・取引先の順で付けたファイル名のデータを特定のフォルダに集める方法です。納品書なら、次のような命名規則にします。

20261110_165000_株式会社サンプル商事_納品書.pdf

フォルダは取引年ごとに分け、ファイル名の日付は取引年月日、金額は税込の合計額に統一します。担当者ごとに金額を税抜で書いたり日付を発行日にしたりすると、検索の結果が揃わず要件を満たしません。保存要件全体の考え方は電子取引データ保存とは？2024年完全義務化の保存要件と対応方法でも整理しています。

どうしても原則のルールに対応できない場合に使えるのが、次の条件に基づく猶予措置です。所轄税務署長が相当の理由があると認め、かつ税務調査でデータのダウンロードと印刷した書面の提示・提出の両方に応じられれば、データを保存しておくだけで足ります。事前の届出は不要で、人手不足やシステム整備の資金不足も相当の理由として認められています。ただし、データそのものを消してしまえば猶予措置は使えません。

納品書を電子発行する4つの方法：PDF送付・発行サービス・受発注システム・EDI

発行する側の電子化は、どの仕組みで納品書を作って届けるかの選択です。方式ごとに、取引先の手間と自社の控えの保存のしかたが違います。

4方式の比較表：初期費用・取引先の手間・控えの保存・発注番号との照合

Excelとメールの方式は始めやすい反面、送ったPDFを担当者がフォルダへ保存し忘れると、発行側の保存義務を満たせません。メールの送信履歴だけを頼りにする運用は、退職者のメールボックスが消えた時点で控えも消えます。EDIは大手の小売・卸と継続取引がある会社に向き、仕組みと多画面運用の問題はWeb EDIとは？仕組みとレガシーEDIとの違い・多画面運用の判断で整理しています。

取引先の同意と並行期間：紙を希望する取引先が残るときの運用の決め方

納品書の電子化で時間がかかるのは、社内より取引先との調整です。発注者の経理部門は、納品書・検収書・請求書を照合して支払を承認するため、受け取る形式が変わると社内手続きの変更を伴います。

進め方は、取引先を3つに分けると決めやすくなります。PDFでよい取引先には一斉に案内して切り替える。ポータルやEDIの指定がある取引先には先方の方式に合わせる。紙を希望する取引先には紙で送り、控えはスキャナ保存か紙で保存する。全取引先が揃うまで電子化を待つ必要はありません。紙とデータが混在する期間は、控えの保存場所を経路ごとに分け、どの取引先がどの方式かを取引先マスタに記録しておきます。

受発注システムから電子発行すべき会社とPDF送付で足りる会社の境界

発行の仕組みに投資するかどうかは、件数ではなく照合の手間で決めるのが筋です。ここでは判断の境界を言い切ります。

PDF送付で足りる条件：1回の納品ごとに請求し、照合が担当者1人で回る規模

次の条件がそろう会社は、Excelか請求書発行サービスでPDFを送る方式で十分です。受発注システムを作る費用は回収できません。

• 納品1回ごとに請求し、月まとめの請求や分納がほとんど無い
• 月の発行が数十件程度で、1人の担当者が発行から入金確認まで見られる
• 取引先からEDIやポータルでの受け渡しを求められていない

この規模では、事務処理規程とファイル名の規則で電帳法の要件を満たし、請求書発行サービスに控えを任せる構成が費用対効果で勝ります。

受発注システムで発行すべき条件：分納・発注番号の突合・控えの自動保存

反対に、1件の注文が複数回に分けて納品される、取引先の発注番号と自社の納品書番号の突合が毎月数百件ある、営業所ごとに別の担当者が納品書を出している、といった会社は、受発注システムから納品書を電子発行する仕組みを検討する段階です。

受注データから納品書を起こせば、品目・数量・単価の転記が無くなり、発注番号は自動で納品書に載ります。発行したPDFはシステム内に訂正・削除の履歴付きで残るため、発行側の控えの保存と改ざん防止を同時に満たせます。取引先は専用ポータルから納品書を受け取り、その受領の記録もシステム内に残る仕組みです。受発注システムの機能の全体像は受発注システムとは？機能・種類・選び方とパッケージか自社開発かの判断基準で整理しています。既存の販売管理や在庫管理とつないで自社の取引条件に合わせた発行の仕組みが必要な場合は、受発注システム開発として要件から設計できます。

令和7年度改正の自動連携制度：対象は請求データと決済データで納品書は対象外

令和7年度税制改正で、請求書等のデータを帳簿へ自動連携する保存方式に対応した制度が新設されました。国税庁の令和7年4月の概要資料によると、要件を満たすと電子取引データに関する重加算税の10％加重が適用除外になります（令和9年1月1日以後に法定申告期限が到来する国税から）。

ただし対象のデータは、デジタル庁が管理する仕様の「Invoice JP PINT」「JP Self-Billing」によるデジタルインボイスと、預貯金口座の決済データの2種類に限られます。あらかじめ届出書の提出も必要です。PDFの納品書はどちらにもあたりません。この制度を理由に納品書の仕組みを急いで作り替える必要はなく、検討するなら請求書側から始めるのが順当です。インボイスとしての記載事項は適格請求書（インボイス）とは？2026年10月の控除変更と企業のシステム対応を参照してください。

電子化しない判断：配送時に受領印をもらう納品書兼受領書は紙を残す場面

すべての納品書を電子化すべきではありません。ドライバーが納品先で品物と一緒に納品書兼受領書を渡し、その場で受領印をもらう運用は、紙のほうが確実です。受領の証拠を後からメールで集めると回収漏れが出て、請求の根拠が揃わなくなります。

この場面で電子化するなら、紙を無くすことより、持ち帰った受領書を入力期間内にスキャナ保存する運用を先に固めます。端末での電子サインに切り替えるのは、配送先の多くが同じ方式を受け入れると確認できてからで十分です。

納品書の電子化と電子保存・スキャナ保存・控えの扱いに関するよくある質問

納品書の電子化を検討する担当者から多い質問をまとめました。

納品書をPDFで送るのに取引先の了承は必要ですか？

納品書の送付方法は、取引基本契約や発注書の条件と業界の慣習で決まるため、切り替える前に取引先へ案内して了承を得ておくのが実務の基本です。発注者は納品書を検収書・請求書と照合して支払を承認するため、受け取る形式が変わると社内の手続きにも影響します。紙を希望する取引先には紙で送り続け、PDFでよい取引先から順に切り替える進め方で問題ありません。

紙の納品書をスキャンしたら原本は捨ててもよいですか？

スキャナ保存の要件をすべて満たして保存したデータがあれば、紙の原本は廃棄できます。納品書は重要書類なので、受領後おおむね7営業日以内（または最長2か月の業務処理サイクル後おおむね7営業日以内）の入力、200dpi以上・24ビットカラーでの読み取り、タイムスタンプかその代替、検索機能などが必要です。要件を満たしているか確認できるまでは、原本を残しておくと安全です。

電子化した納品書は何年保存すればよいですか？

法人は、確定申告書の提出期限の翌日から原則7年間保存します。欠損金が生じた事業年度は10年間です。保存期間は紙でもデータでも変わりません。根拠は国税庁 No.5930 帳簿書類等の保存期間で確認できます。インボイス制度の適格請求書発行事業者が納品書を適格請求書として交付している場合は、国税庁 No.6625の記載事項を満たす必要があり、交付した写しは発行側でも保存します。

電子化した納品書にタイムスタンプは必ず必要ですか？

必須ではありません。PDFやメールで授受した納品書は、タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムでの授受・保存、事務処理規程の運用のいずれかで改ざん防止の要件を満たせます。紙の納品書をスキャナ保存する場合も、入力期間内に保存したことを確認できるシステムを使えば、タイムスタンプの付与に代えられます。

自社で発行した納品書の控えも電子で保存する必要がありますか？

PDFやメールで送った納品書は電子取引データにあたり、送った側もデータのまま保存する義務があります。送信したPDFを印刷して紙で残す方法では足りません。紙で渡した納品書の控えは、紙のまま保存するか、要件を満たしてスキャナ保存するかを選べます。発行の経路ごとに控えの保存場所を決めておくと、税務調査で求められたときに探す手間が減ります。

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