ペットサロンの顧客管理とは？飼い主とペットを分けるカルテ設計と選び方

トリミングサロンの台帳には、美容室にはない難しさがあります。予約を入れて代金を払うのは飼い主で、シャンプーやカットを受けるのは犬や猫、しかも1人の飼い主が2頭、3頭と連れてくるからです。この記事では、ペットサロンの顧客管理を「飼い主の台帳」と「ペットのカルテ」の二層で組み立てる方法を、犬種・体重・ワクチン歴といった項目の優先順位とあわせて整理します。第一種動物取扱業の台帳保存と個人情報保護法から見た保存ルール、紙・Excel・既製アプリの比較、開発を検討すべき境目まで、受託開発会社の視点で示します。

まとめ：ペットサロンの顧客管理は飼い主とペットの二層設計から決める

最初に決めるのはシステムの種類ではなく、台帳の分け方です。飼い主を1行、ペットを1頭ごとに1行、来店を1回ごとに1行で持つ。この形になっていれば、多頭飼いも、家族が交代で連れてくる場合も、紙やExcelのままで正しく記録できます。

必須項目は犬種・体重・咬み癖・持病、それにコースと所要分数です。ワクチンは「接種済み」のチェックではなく接種日を1頭ごとに残してください。狂犬病の予防注射は2027年3月2日から通年で受けられるようになり、春にまとめて確認する運用が通用しにくくなります。

単店舗のトリミング専業なら、既製サービスで足ります。ペットホテルや動物病院を併設して飼い主IDを共通化したい、複数店舗でカルテを引き継ぎたいといった要件が出たときに、はじめて開発を比較対象に入れてください。

ペットサロンの顧客管理が人向けサロンと異なる理由と周辺システムとの守備範囲

来店者と施術対象が別になることで人向けカルテが破綻する2つの場面

美容室向けのカルテは「来店した人＝施術を受けた人」を前提にしています。ペットサロンでこの前提のまま運用すると、破綻する場面が2つあります。

1つ目は多頭飼いです。飼い主の名前で1枚のカルテを作ると、トイプードルのカットとミニチュアダックスのシャンプーが同じ欄に混ざり、どちらの犬の記録なのか後から読めなくなります。ペットの名前で1枚ずつ作れば今度は住所や電話番号を頭数分だけ書くことになり、引っ越しのたびに複数枚を直す羽目になります。

2つ目は飼い主の変更です。家族の別の人が連れてくる、知人から犬を譲り受けるといったとき、人に履歴が付いていると犬の施術履歴を引き継げません。犬種や咬み癖はペットに属する情報で、連絡先は飼い主に属する情報。属する先が違うものは、別の行に分けて持ちます。

予約管理・サロン管理システム・動物病院向けカルテとの守備範囲の切り分け

「ペットサロン 顧客管理」で調べると、予約システムやPOSレジも同じ比較表に並びます。守備範囲は次のように分かれます。

予約・カルテ・POSを1本にまとめる製品の選び方はサロン管理システムの機能と選び方で扱っています。来店周期から失客を判定する指標は人向けもペット向けも考え方が同じなので、美容室の顧客管理と再来率の指標を参照してください。診療を伴う場合の台帳と予約は動物病院予約システムの選び方が近い内容です。

飼い主とペットを分ける二層のデータ設計と来店記録・入力項目の優先順位

飼い主1人に複数頭を紐づける1対多の台帳と来店記録を分ける二層構造

データの持ち方は、飼い主とペットを1対多で結び、来店記録をペットに結ぶ形が基本です。Excelでもシートを分けて飼い主番号とペット番号を振れば、同じ構造を再現できます。

予約データと顧客データを同じIDで持つかどうかは、後から連携するときの手間を左右します。設計の考え方は予約システムの顧客管理とID設計で詳しく解説しました。ペットサロンの場合はそこに「予約の対象はどの1頭か」という項目が加わり、2頭同時の予約は1件の予約に2頭分の明細を持たせます。

施術の安全に直結する犬種・体重・咬み癖・持病を必須にする入力の優先順位

入力項目は、事故を防ぐ情報から順に必須にします。実務ではまず次の4つだけ押さえれば足ります。

1. 咬み癖・暴れやすい部位：担当が変わっても初回から注意できる
2. 持病・皮膚の状態：シャンプー剤の選択やドライヤーの時間に関わる
3. 犬種：料金表とカットスタイルの基準になる
4. 体重：料金区分と乾燥にかかる時間を決める

咬み癖は自由記述にせず「口元注意」「足先注意」のような選択式にしてください。受付画面や予約一覧に警告として出せるようになり、紙カルテのように開くまで気づかないという事態を防げます。好きなおやつや性格のメモは、この4項目が毎回埋まるようになってから足せば十分です。

コースと所要分数を残して次回の予約枠を正確に見積もる施術履歴の書き方

来店記録で見落とされやすいのが所要分数です。同じ犬種のカットでも、毛玉の量や犬の性格で時間は大きく変わります。受付から引き渡しまでの実績分数が1頭ごとに残っていれば、次回の予約で標準枠に何分足すかを担当者の記憶に頼らず決められます。

コースは決まった選択肢から選び、「顔周りは短め」「耳の毛は残す」といった仕上げの指定だけを1行のメモに書く形が続けやすいはずです。バリカンの刃の番手は再現性に直結するので、専用の欄を設けます。仕上がり写真は飼い主との確認に役立つ記録で、施術前と施術後を同じ向きで撮っておくと、次回の相談がそのまま写真を見ながら進みます。

ワクチン接種日を1頭ごとに持つ理由と2027年3月の狂犬病接種通年化の影響

接種の有無をチェック欄で管理している店は、持ち方を変える時期に来ています。厚生労働省の狂犬病予防法施行規則の改正通知（令和8年4月1日付け）によると、年1回の予防注射を4月1日から6月30日までの間に受けさせるとしていた規定が廃止され、2027年3月2日から通年で接種できるようになります。

これまでは「今年度の春に受けたか」を一度確認すれば済みました。接種時期が犬ごとにばらけると、確認すべきは年度ではなく前回の接種日になります。接種の種別ごとに接種日と、証明書を店が確認した日の2つを1頭ごとに記録してください。混合ワクチンは法律上の義務ではないため、「接種後1年以内の証明がある犬のみ受け入れる」といった基準は店が自ら決めて利用規約に書くものです。カルテの項目はその基準に合わせます。

マイクロチップの15桁番号を主キーにせず任意項目として持つべき理由

1頭を確実に識別する番号としてマイクロチップを思いつくかもしれません。熊本県の案内によれば、チップにはISO規格の15桁の個体識別番号が記録されています。ただし装着の義務を負うのは販売業者で、令和4年6月1日以降に取得した犬猫が対象です。一般の飼い主は努力義務にとどまります。

つまり番号の無い犬が店には必ず来ます。主キーにすると登録できない犬が生まれるため、ペットの識別は店内で採番した番号で行い、マイクロチップ番号は任意の項目として持つ形にしてください。読み取り機が無い店なら、飼い主の申告どおりに記録した値であることも注記しておくと誤解を防げます。

保管業の台帳と個人情報保護法から逆算するカルテの保存要件と安全管理

預かり型トリミングの保管業登録と受入時の健康確認をカルテに残す運用

環境省の第一種動物取扱業者の規制は、保管の例として「美容業者（動物を預かる場合）」を挙げています。動物を預かって施術するサロンで前提となるのは、保管業の登録です。環境省の動物愛護管理行政事務提要（令和7年度版）では、令和7年4月1日現在の保管の登録は32,576件で、販売の22,404件を上回ります。この数字は、ペットホテルなども含めた保管業の登録件数です。登録の手続きと開業時の収支はトリミングサロンの事業計画書で扱っています。

カルテに関わるのは動物の管理の方法等の基準を定める省令の2つの規定です。第2条第4号イは、新たな動物を飼養施設へ導入するとき、健康であることを目視または相手方からの聴取りで確認するよう定めています。預かりの受付にこの考え方を当てはめるなら、当日の体調を聞き取った結果を来店記録に残す欄が必要です。第7号カは、感染症のまん延や闘争を防ぐため、親子や同腹子などを除いて顧客の動物を個々に収容するよう保管業者に求めています。多頭の預かりを受けるときの上限は、スタッフの手よりケージの数で決まるということです。

台帳の5年保存と個人データの消去努力を両立させる保存期間の決め方

同じ省令の第2条第7号エは、動物の取引状況について記録した台帳を調製し、5年間保管することを定めています。埼玉県の手引きの業種別一覧では、保管業にも取引状況記録台帳が必要とされ、参考様式の欄は年月日・相手方の氏名と住所・取引の区分・動物の種類と数・担当者です。顧客管理の来店記録と重なる項目が多いので、同じデータから出力できれば転記が減ります。

注意点もあります。省令の文言は「仕入れ、販売、競り等」で、施術のための預かりをどこまで記録するか、電子データでの保存を認めるかの運用は、登録先の自治体によって確認の答えが変わりえます。所管の保健所に一度確認してから様式を固めてください。

個人情報保護法第22条は、利用する必要がなくなった個人データを遅滞なく消去するよう努めることを求めています。台帳の5年保存と矛盾させないためには、「最終来店から5年を経過した飼い主を年に1回洗い出し、販促の対象から外したうえで削除する」といった規則を先に決めておきます。来店記録の削除が台帳の保存期間を割り込まないかも、規則の中で確認してください。

ペット情報も飼い主と紐づけば個人データとなる漏えい時の報告基準と対策

犬の名前や持病は、それだけなら個人情報ではありません。ただ個人情報保護委員会のガイドライン（通則編・令和8年6月一部改正）は、他の情報と容易に照合でき特定の個人を識別できるものも個人情報に含めています。飼い主番号で連絡先と結ばれたカルテは、全体を個人データとして扱うのが安全です。一方、要配慮個人情報を定める法第2条第3項の「病歴」は本人、つまり人についての記述なので、犬の持病はここに当たらないと読めます。飼い主自身の通院や障害の事情をメモ欄に書く運用は避けてください。

漏えい時の報告については、同ガイドラインが個人データに係る本人の数が1,000人を超える事態を報告対象に挙げています。数えるのは頭数ではなく飼い主の人数です。従業員100人以下の事業者には「中小規模事業者」として緩和された手法の例がありますが、過去6か月以内のいずれかの日に個人情報データベース等で識別される個人が5,000を超えた事業者は対象外になります。小規模な店でも、端末ごとにユーザーを分けて共用アカウントをやめる、OSとセキュリティソフトを最新に保つ、この2つは最初に済ませてください。

紙カルテ・Excel・既製アプリの比較と多頭管理で確かめるべき契約前の条件

紙カルテ・Excel・既製アプリ・特化型サービスの費用と多頭管理の比較表

管理方法ごとの差は、1対多の構造を素直に持てるかどうかで分かれます。

Squareのペットサービス向けページによれば、フリープランは無料で、プラスプランは店舗ごとに月額3,000円、プレミアムプランは8,000円です（2026年11月時点）。決済には別途手数料がかかります。同ページに1人の顧客へ複数のペットを紐づける機能の記載はなく、カスタムフィールドで顧客プロフィールに必要な項目を足す形が中心です。アニマライフの2026年7月の発表では、Animal Boardは1,000サロン以上が利用し、飼い主とのメッセージ機能は初期費用・月額費用とも0円とされています。汎用の顧客管理アプリと比べるなら顧客管理アプリの選び方も参考になります。

既製サービスの契約前に確かめるペット単位登録・CSV書き出しの確認項目

機能表の丸印だけでは、ペットサロンで使えるかは判断できません。契約前に、優先度の高い順に次の項目を実機か無料期間で試してください。

1. 1人の飼い主に複数のペットを登録し、ペットごとに履歴が分かれるか
2. 2頭同時の予約を1件として受けられるか
3. ペットごとの接種日を日付の項目として持てるか
4. 飼い主・ペット・来店履歴をそれぞれCSVで書き出せるか
5. 解約後に何日間データを取り出せるか

4番目は特に見落とされます。飼い主の連絡先しか書き出せない製品では、乗り換えるときにペットのカルテを1頭ずつ打ち直すことになるからです。5年分の施術履歴を出せない製品は、前章の保存ルールとも合いません。この条件を満たさない製品は候補から外して構いません。

紙カルテから飼い主とペットを分けて移行するときの手順と名寄せのキー

紙からの移行は、全件を打ち直す必要がありません。次の順で進めると、日々の営業を止めずに切り替えられます。

1. 直近1年以内に来店したペットのカルテだけを対象に抜き出す
2. 電話番号が同じカルテを束ね、1人の飼い主にまとめる
3. 飼い主を先に登録し、続けてペットと直近の施術内容を入れる
4. 接種日は次回の来店時に証明書を見ながら入れ直す
5. それ以前の紙カルテは該当の犬が来店したときに順次入力する

名寄せのキーは飼い主の電話番号が扱いやすいはずです。「チョコ」「モカ」のように同じ名前の犬は珍しくないため、ペット名だけで同一と判定すると別の家の犬が統合される事故が起きます。同じ電話番号で同じ名前のペットがいないかを登録画面で検索する手順を、受付の流れに入れておきましょう。

既製サービスで足りる店と開発を検討すべき多店舗・ホテル併設の境目

単店舗のトリミング専業なら開発を見送り既製サービスで足りる条件

開発会社の立場から言い切ると、トリミング専業の単店舗に顧客管理システムの独自開発は要りません。カルテと予約を備えた既製サービスがあり、月額費用は開発費の償却より安く収まるからです。

開発を見送る条件は、店舗が1つ、または同じオーナーの2店舗程度で、預かりは当日のトリミングのみ、料金は犬種と体重の表で決まり、ペット単位の記録を書き出せる製品が見つかっている場合です。浮いた費用はスタッフの入力習慣づくりと、施術写真を飼い主に届ける運用に回したほうが再来につながります。

ホテル併設・多店舗で飼い主IDを共通化するときに開発を検討する境目

開発を比較対象に入れるのは、既製品の設定で表現できない業務が生まれたときです。トリミングとペットホテル、しつけ教室、動物病院を併設し、どの窓口でも同じ飼い主とペットの情報を引きたい場合が典型です。宿泊はケージの空きと日数で予約を押さえるため、時間枠が前提のトリミング予約とは枠の管理そのものが違います。多店舗で担当者の異動があっても咬み癖の注意事項まで引き継ぎたい、回数券や月額のトリミングプランをペット単位で管理したい、といった要件も既製品では吸収しにくい部分です。

このときも全部を作り直す必要はありません。予約受付は既製のサービスに任せ、CSVやAPIから取り込んだデータの上に、飼い主とペットの共通台帳だけを開発する折衷案があります。開発方式の比較は顧客管理システムの開発方式で整理しました。予約枠と飼い主・ペットの台帳を一緒に設計したい段階であれば、予約管理システム開発で要件の整理から相談を受け付けています。

よくある質問

ペットサロンの顧客管理について、導入前によく確認される内容をまとめました。

ペットサロンの顧客管理は無料でもできますか？

無料での顧客管理も可能です。1人で運営していて顧客が数百頭程度までなら、Excelで飼い主・ペット・来店記録のシートを分け、飼い主番号とペット番号で結べば足ります。Squareにも無料のフリープランがあり、予約と決済を一緒に始められます。複数のスタッフが同時に入力する、予約と自動で連動させたいといった段階になったら、有料プランや特化型のサービスへの切り替えを検討してください。

トリミングのカルテには何を書けばよいですか？

優先するのは咬み癖、持病や皮膚の状態、犬種、体重の4つです。そのうえで毎回の来店記録に、日付・コース・バリカンの番手・担当者・所要分数を残します。自由記述は仕上げの指定を1行にまとめる程度にとどめると、忙しい日でも空欄が増えません。好みや性格のメモは、必須項目が毎回埋まるようになってから追加するほうが運用は続きます。

飼い主が変わったペットのカルテはどう扱えばよいですか？

ペットの行はそのまま残し、結びつける飼い主だけを新しい飼い主に変更します。犬種や施術履歴はペットに属する情報なので、飼い主と分けて持っていれば引き継ぎは1か所の修正で済みます。ただし前の飼い主の連絡先を新しい飼い主に見せないよう、画面の表示範囲は確認してください。譲渡の経緯が分からない場合は、来店時に接種記録を確認し直すのが確実です。

ワクチンの証明書は画像で保存しておくべきですか？

店の受け入れ基準を確かめるのが目的なら、ワクチンの種別・接種日・店が証明書を確認した日の3項目を記録すれば足ります。画像を残す場合は、飼い主の氏名や住所が写る個人データとして閲覧できるスタッフを絞ってください。提示だけ受けて画像は残さないと決めれば、保管する個人データが減り、漏えい時の影響も小さくなります。店の基準は利用規約に書いておくと受付で説明しやすくなります。

顧客データはどのくらいの期間保存すればよいですか？

個人情報保護法は保存期間の上限を定めておらず、第22条は利用する必要がなくなったデータを遅滞なく消去するよう努めることを求めています。一方、第一種動物取扱業の基準省令には台帳を5年間保管する定めがあります。最終来店から5年を区切りに年1回の削除を行う規則を基本とし、預かりの記録が台帳の対象に入るかは登録先の自治体に確認してから確定するのが安全です。

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