業務棚卸とは？洗い出しのフォーマットと進め方、結果からシステム化の範囲を決める手順

13人の部署が、年間3万時間の勤務を何に使っているか。管理者に聞くと「だいたいこのくらい」と答えは返ってきますが、担当者ごとに積み上げると、その見立てとは合わないのが普通です。業務棚卸は、部署の業務をすべて一覧にし、誰がどの業務にどれだけ時間を使っているかを数字にする作業です。この記事では、総務省が公開している業務量調査の様式をもとに、棚卸しのフォーマットの列と粒度、管理者と担当者の2段で回答を集める進め方、そして結果を仕分けてシステム化する範囲を決める基準を解説します。

まとめ：業務棚卸は目的で列を決め、全業務を2階層で洗い出して5つに仕分ける作業

業務棚卸で最初に決めるのは、フォーマットではなく目的です。人員配置を見直したいのか、システム化の対象を選びたいのか、引継ぎに備えたいのかで、集める列と細かさが変わるためです。目的が決まったら、業務を「業務区分」と、その下の「事務区分」の2階層で洗い出し、管理者が部署全体の時間配分を、担当者が事務区分ごとの従事割合を回答します。全社で一斉に始めず、1部署で試してから広げるほうが調査票が戻ってきます。

集計した一覧は、やめる・まとめる・任せる・システム化する・残すの5つに仕分けて初めて使える資料になります。システム化に回すのは、月間の工数が大きく、手順のルールが固まっていて、例外の少ない業務です。最初に作る対象は1〜3業務に絞り、残りは翌年度の棚卸しで見直します。

業務棚卸とは：部署の全業務を一覧にし、時間の使い方と担い手を数字で押さえる作業

業務分析・業務可視化との違いと、棚卸しが受け持つ全量の洗い出し

似た言葉が3つありますが、受け持つ範囲で区別できます。業務棚卸は、部署の業務を漏れなく一覧にして、担当と時間を数字にする工程です。対象を絞らず、全量を出すことが、この工程の役割です。一覧から改善の対象を選び、問題の真因を掘り下げるのが業務分析で、手順は業務分析の手法と進め方の5段階で扱っています。選んだ業務の流れや負荷を図表にして関係者と共有する方法は、業務可視化の4つの対象と方法・ツールの選び方が受け持ちます。

順番で言えば、棚卸しが一番手前です。どの業務を分析し、どれを図にするかは、全体の時間配分が分かって初めて決まります。棚卸しを飛ばして目立つ業務からフロー図を描き始めると、実は年間の工数が小さい業務に手間をかける結果になりがちです。

在庫の棚卸しとの違いと、業務棚卸を始めるきっかけになる4つの場面

「棚卸し」は本来、決算期に在庫の数量を数えて帳簿と照合する作業を指します。在庫の数え方や帳簿との差異の扱いは実地棚卸の手順と帳簿棚卸との違いで解説しており、業務棚卸はその考え方を業務に当てはめた呼び方です。数えるものが商品から業務と時間に変わり、目的も照合から配分の見直しに変わります。

実務で業務棚卸が始まるきっかけは、おおむね次の4つです。

• 業務システムの導入や更新の前に、対象業務と範囲を決めたいとき
• 人員の増減や組織変更で、業務の割り振りを組み直すとき
• 異動や退職が決まり、担当者しか知らない業務を洗い出す必要があるとき
• 助成金や予算の申請で、現状の作業時間を数字で示す必要があるとき

この4つのうち、どれが目的かで次章のフォーマットの列が変わります。目的を1つに決めないまま始めると、列が増え続けて回答する現場の負担が大きくなります。

業務棚卸のフォーマット：業務区分と事務区分の2階層と、目的で足す列の決め方

総務省の様式に見る2階層：業務区分で全体を割り、事務区分で数十個に分ける

フォーマットを一から考える前に、公的機関が使っている様式を見ておくと、設計時の迷いを減らせるはずです。総務省の業務フロー・コスト分析の様式記載例は、業務を2階層に分けて扱う構成です。上の階層が「業務区分」で、記載例では13名・年間の実勤務3万時間の部署を、総括業務、事業ごとの執行業務、内部管理業務など5つの区分に分けています。下の階層が「事務区分」で、1つの業務区分を計画・準備、書類作成、決裁、事後作業といった単位に分解します。

事務区分の数について、記載例は簡略化して7つで示しつつ、手引きでは分析に役立つ程度の数十個に分解する想定だと注記しています。粒度の目安は、現場の管理者と職員が「自分の仕事だ」と分かる程度で、過度に簡易にも詳細にもしないこと。どの業務にも分類できない事務区分をあらかじめ設けておくことも勧めています。この「その他」の枠が、後で見落としを拾う受け皿になります。

業務棚卸シートの基本8列と、調査の目的別に1〜2列だけ足す設計

民間企業でExcelの棚卸しシートを作るなら、基本は次の8列で足ります。デジタル庁のDS-100第3編第4章が業務の現状把握の項目として挙げる「範囲・業務フロー・業務量・実施体制・実施時期・時間・実施場所」を、1行1事務区分の表に置き換えた形です。

目的別に足す列は1〜2列にとどめる方針です。システム化の対象選びが目的なら「例外の頻度」と「前後の業務とのデータの受け渡し」を、引継ぎが目的なら「手順書の有無」を、人員配置の見直しが目的なら「繁忙期」を足します。業務可視化の記事で紹介した業務一覧が流れと負荷を見る列なのに対し、棚卸しのシートは最後に仕分けをするための「判断の有無」が加わる点が違います。

粒度の決め方：月1時間未満の作業は束ね、複数人で分担する作業は分ける

事務区分が粗すぎると、仕分けの段階で「この区分の半分はやめられるが半分は残る」という判断ができなくなります。逆に細かすぎると、回答する担当者は数十行に割合を振るだけで疲れてしまうものです。実務の目安として、次の2つで行を調整すると扱いやすい一覧になります。

1つは、月間の作業時間が1時間に満たない作業は近い作業と1行に束ねること。もう1つは、同じ作業を前半と後半で別の人が担当しているなら、担当ごとに行を分けることです。後者を分けておかないと、後で「任せる」「システム化する」の判断をするときに、どの担当の手を空けるのかが決まりません。行数は1部署あたり30〜60行が収まりのよい範囲です。

業務棚卸の進め方：目的の言語化から管理者と担当者の2段回答、集計までの4手順

手順1 目的と結果の使い道を決め、1部署に絞って試行してから広げる

総務省が公開している実践ガイド「業務量調査設計」は、調査で最も大事なのは目的を明確にすることで、それが実施頻度やタイミング、調査票の設計の土台になると述べています。結果をBPRの検討に使うのか、評価の資料に使うのか、人員配置の検討に使うのかで、集めるデータの細かさが変わるという整理です。

同じガイドは、最初から完璧な調査票を作るのは難しいとして、まず1部署で試行し、結果を見て目的や調査票を見直すスモールスタートを勧めています。このガイドの元になったのは、福島県郡山市が2015年度から毎年度続けてきた業務量調査です。1回で完成させるものではなく、毎年改善していく前提の道具だという点は、民間企業が始めるときにも当てはまります。

手順2 管理者が業務区分ごとの人数と従事割合を書き、全体の配分を先に掴む

最初の回答者は担当者ではなく管理者です。総務省の様式1は、部署の業務区分ごとに関与人員と従事割合を管理者が書き、部署の実勤務時間に掛けて概算時間を出す形になっています。記載例では、5つの業務区分のうち「△△に関する執行業務」が27%・約8,100時間と大きく、関与人員も多いことから、この区分を詳しい調査の対象に選んでいます。

この段階は1〜2時間で終わる作業です。部署全体の時間配分が先に分かるので、担当者に細かい回答を求める範囲を、時間の大きい業務区分に絞れます。全区分を同じ細かさで調べる必要はありません。

手順3 担当者が事務区分ごとの割合を回答し、自由記載欄で漏れと手待ちを拾う

次に、選んだ業務区分の事務区分ごとに、担当者が自分の時間の割合を回答します。様式3の記載例では、担当者Cの年間実勤務2,500時間のうち60%が対象業務で、1,500時間を事務区分に振り分けています。時間ではなく割合で答えてもらうのは、担当者が感覚でつかみやすいからです。時間への換算に必要な実勤務時間は、人事や勤怠の記録から事前に取り寄せておきます。

様式には、事務区分に当てはまらない作業を書く自由記載欄が付いています。記載例では、ここに「関連業務の5%程度は手待ち時間になっている」という回答が入っています。待ち時間や探し物の時間は、事務区分の一覧には出てこない一方で、改善の余地が大きい部分です。自由記載欄は必ず設けてください。

手順4 担当者の積み上げと管理者の概算の差を見て、偏りと重複を特定する

回答を集計すると、事務区分ごとの時間と、誰がどこに時間を使っているかが表になります。記載例の集計では、対象業務の合計8,000時間のうち計画・準備が約2,005時間、書類作成・整理が約1,780時間を占めます。1日7時間で割れば、人日への換算も可能です。

見落とされやすいのが、管理者の概算と担当者の積み上げの差です。様式5の注記は、担当者の個別集計の積み上げは管理者が書いた概算時間と通常は合致せず、その不一致が業務改善と業務の把握の手がかりになるとしています。管理者が小さく見積もっている事務区分は、担当者が見えないところで時間を取られている業務です。差が大きい区分から、次章の仕分けにかけます。

棚卸し結果の仕分け：やめる・まとめる・任せる・システム化・残すの判定基準

5区分の判定表：目的の有無・重複・判断の要否・ルールの固さで振り分ける

集計しただけの一覧は、時間の使い方が分かった状態にすぎません。各行を5つの区分に振り分けて、初めて次の行動が決まります。判定は上から順に当てはめ、最初に当てはまった区分にします。

「やめる」と「まとめる」を先に判定するのは、不要な業務をシステム化すると、無駄な作業を速く回す仕組みに投資することになるからです。「任せる」と「システム化」の境目は件数とルールの固さで、件数が少なく手順が毎回少しずつ違う業務は、システムより外部委託やRPAが合います。RPAの向き不向きはRPAの仕組みとできること・導入判断で整理しています。

システム化の範囲は月間工数とルールの固さで選び、最初は1〜3業務に絞る

「システム化」に振り分けた業務が10も20も並ぶことがあります。全部を一度に作ると、要件の整理が終わらず、開発費も膨らむおそれがあるため注意が必要です。最初に作る範囲は、月間工数が大きい順に並べ、そのうちルールが文書になっている、または文書にできる業務から1〜3つを選びます。

前後の業務とのデータの受け渡しも確認します。受注の入力だけをシステムにしても、請求の段階でExcelに打ち直しているなら、削れる時間は半分に届きません。データが続けて流れる一連の事務区分を1つの範囲として切り出すのが、効果の出やすい切り方です。選んだ範囲の業務をシステムの処理の流れに置き換える方法は業務フローのシステム化と対象工程の選び方、発注前に決める項目は業務要件定義の8つの記載項目で解説しています。

失敗パターン：全社一斉に始め、調査票が戻らないまま仕分けの前に止まる

業務棚卸で多い失敗は、全部署に同じ調査票を配り、回答の回収で止まることです。部署によって業務の分け方が違うので、共通の事務区分では回答しにくく、回収率が上がりません。回収の督促に1か月かかり、集計が終わる頃には目的だった予算の時期が過ぎています。

もう1つは、棚卸しの目的を「人員削減」と受け取られることです。担当者は自分の業務を小さく書くか、逆に大きく書くようになり、数字が実態から離れます。仕分けの結果で人を減らすのではなく、空いた時間を何に回すかを先に説明しておくと、回答の質が保てます。

業務棚卸を見送る場面：目的が決まらない段階と、対象が1人の業務だけの場合

次のどちらかに当てはまるなら、部署単位の業務棚卸は見送ってかまいません。

• 結果を何に使うか、誰が見て何を決めるかが決まっていない。集計表ができても、判断の場が無ければ使われずに終わります。
• 見直したい業務が1人の担当者で完結している。担当者と1時間話して手順を書き出すほうが早く、調査票を作る手間に見合いません。

後者で心配なのが、その担当者しか手順を知らない状態です。その場合は棚卸しよりも、属人化の原因と脱属人化の進め方や手順・判断基準・アカウントを仕組みで渡す業務引継ぎの考え方で、手順書と権限を先に整えるほうが効果が出ます。

業務棚卸の一覧を古くさせない更新のしかたと、外部に相談する範囲の決め方

年1回の再調査と異動時の差分更新で、一覧を実態に合わせ続ける運用

棚卸しの一覧は、作った時点の状態を写したものです。担当の交代や取引先の要望で、手順は少しずつ変わっていきます。郡山市が業務量調査を毎年度続けてきたように、年1回は同じ様式で再調査し、前年との差を見る運用にしておくと、改善の効果も同じ物差しで測れます。

年1回の再調査に加えて、異動や退職のときに該当する行だけを更新する運用です。更新の担当と時期をシートの先頭に書いておかないと、2年目には誰も触らない資料になります。システム化した業務は、システムに残る処理件数で件数の列を置き換えられるので、手で回答してもらう行が年々減っていきます。

社内で進める範囲と、システム化の検討から外部に相談する範囲の分け方

目的の設定、管理者と担当者への調査、集計、「やめる」「まとめる」の判断までは、業務を知っている社内のほうが早く正確に進められます。外部に頼む価値が出るのは、「システム化」に仕分けた業務の範囲を決め、既製品で足りるか、既存システムの改修か、新しく作るかを比べる段階からです。ここは前後のシステムとのデータの受け渡しや、開発費と削減できる工数の比較が必要になり、社内だけでは判断の材料がそろいにくい部分です。

棚卸しの一覧を渡せれば、外部との打ち合わせは現状の説明から始めずに済みます。棚卸しの結果をもとに、システム化する業務の選定と範囲決めから相談したい場合は、DXコンサルティングで一覧の読み解きから支援しています。

業務棚卸のフォーマットと進め方、結果の使い方に関するよくある質問

業務棚卸を始める前によく聞かれる質問に、ここまでの内容を踏まえて答えます。

業務棚卸と業務の洗い出しは違いますか？

洗い出しは、業務を一覧に書き出す作業そのものを指し、業務棚卸の最初の工程にあたります。業務棚卸は、洗い出した業務ごとに担当・件数・従事割合を数字にし、やめる・まとめる・任せる・システム化する・残すに仕分けるところまでを含めて呼ぶのが一般的です。書き出しただけで止まると、一覧はできても何を変えるかが決まりません。社内で話すときは、どこまでやるのかを最初にそろえておくと手戻りが減ります。

業務棚卸のフォーマットはExcelで十分ですか？

1部署で試行する段階なら十分です。総務省の実践ガイドも、Excelの入力フォーマットとPowerPointの実施要領を組み合わせて公開している資料です。Excelで不便になるのは、複数部署の回答を毎年集めて前年と比べる段階からで、ファイルの版がばらばらになりやすくなります。その段階で、回答をフォームで集めて1つの表に蓄積する仕組みを検討すれば足ります。最初から専用ツールを選ぶ必要はありません。

業務棚卸にはどのくらいの期間がかかりますか？

1部署・30〜60行の規模なら、目的の設定と様式の準備に1週間、管理者と担当者の回答に1〜2週間、集計と仕分けに1週間で、合わせて1か月前後が目安です。期間が延びる原因の多くは回答の回収で、回答期限と督促の担当を先に決めておくと短くなります。全社に広げる場合は、部署ごとに事務区分の調整が必要になるため、1部署目の結果を見てから計画を立て直すことを勧めます。

業務棚卸を現場に嫌がられないためには何を伝えればよいですか？

最初に伝える内容は、調査の目的と、結果を何に使わないかの説明です。人員削減や個人の評価に使わないこと、空いた時間を何に回すかを説明すると、回答が実態に近づきます。回答する担当者の負担にも配慮が必要です。時間の記録ではなく割合での回答にし、管理者が先に業務区分を絞って担当者の回答範囲を小さくすると、1人あたりの記入は30分程度で終わります。回答の集計結果は、回答した部署にも返してください。

業務棚卸の結果は助成金の申請に使えますか？

申請書そのものではありませんが、現状の作業時間を数字で示すための材料として使えるものです。システムや設備の導入で生産性が上がることを説明する助成金では、導入前にどの業務に何時間かかっているかを示せると、効果の根拠が書きやすくなります。たとえば業務改善助成金の上限額・対象経費と申請手順のように、設備投資と賃金引上げを組み合わせる制度では、要件や対象経費を必ず最新の要綱で確認したうえで、棚卸しの数字を計画の裏付けに使います。

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