公開2026.09.02更新2026.09.27 介護・医療

介護の電子契約システムとは？重要事項説明書の電子交付要件と署名方式の判断【2026年時点】

介護事業所の契約業務は、利用開始のたびに重要事項説明書・利用契約書・個人情報の同意書が束になって動きます。ここを電子にできるかは電子署名法だけでは決まりません。介護保険法に基づく運営基準が、書面の交付・説明・同意について電磁的方法を認める条件を別に置いているからです。しかも署名するのは高齢の利用者本人や離れて暮らす家族で、メールアドレスを前提にしたフローがそのまま乗らない場面が残ります。この記事では、電子化できる書面の範囲、事前承諾の取り方と記録、署名方式の選び分け、介護ソフトとの保管設計までを整理しました。

まとめ：介護の電子契約は書面の切り分け・承諾・署名方式の三点で決まる

介護事業所の電子契約は、締結サービスの機能比較から入ると回り道になります。先に決めるのは対象書面の範囲です。運営基準で説明・同意が求められる書面（重要事項説明書、個人情報の同意書、サービス提供票の確認）と一般文書を分け、制度要件が薄い側から着手すると短期間で効果が見えます。2つ目の軸が承諾の取り方でした。運営基準は「あらかじめ利用者等の承諾を得た上で電磁的方法によることができる」という建て付けなので、承諾で示す事項と紙に戻す申出への手順を先に文書化します。

3つ目が署名方式です。スマートフォンを使う家族と、メールアドレスを持たない利用者本人が同じ契約に同席するため、全件を同じ方式で通すとどちらかが詰まりました。訪問先のタブレットで手書きサインを取る経路と、メールで家族に署名してもらう経路を2本用意します。投資回収の見立ても紙とは変わりました。利用契約書は課税文書に当たらないものが多く印紙税の削減は見込みにくいため、効果は郵送費と移動時間、書類の探し直し、実地指導での取り出し工数から積み上げます。

介護で電子化できる書面の範囲と運営基準における根拠条文の位置づけ

介護分野で契約書類を電子にできるかという問いは、2021年4月1日施行の令和3年度介護報酬改定でひとまず決着しています。「利用者への説明・同意等に係る見直し」として、書面で行うことが規定または想定されるものについて電磁的記録による対応が原則認められ、様式例からは押印欄が削除されました。

根拠は各サービスの運営基準省令に置かれた「電磁的記録等」の規定です。指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第37号）では第217条がこれにあたり、第1項が記録の作成・保存等を電磁的記録で行えること、第2項が交付・説明・同意・承諾等について、あらかじめ利用者等の承諾を得た上で電磁的方法によれることを定めています。居宅介護支援は平成11年厚生省令第38号に同趣旨の規定があり、施設系サービスも各基準省令に同型の条文を持ちました。

令和3年度改定で電磁的方法が認められた書面と押印を求めない扱い

電子化の対象になる書面は3つの層に分かれます。第1層が利用開始時に交わす契約系（利用契約書、重要事項説明書、個人情報の同意書）、第2層が提供中に反復する記録・確認系（居宅サービス計画書や介護計画書への同意、サービス提供票の確認、モニタリング記録）、第3層が勤務表や議事録のように利用者の署名を伴わない内部帳票です。

難易度は第3層から第1層へ向かって上がります。第3層は相手方の承諾が要らず、事業所の判断だけで切り替えられました。第2層は承諾の取得が要りますが、同じ相手と繰り返し交わすため初回に承諾を得れば継続的に電子で回せます。第1層は初回接点そのもので、承諾を取る場面と締結の場面が同じ日に重なる点が難所でした。

押印の扱いも変わりました。改定では署名・押印を求めないことが可能とされ、電磁的方法による同意については押印についてのQ&A（令和2年6月19日内閣府・法務省・経済産業省）が参考として挙げられています。押印がないと無効という前提は不要で、誰が・いつ・どの内容に同意したかを示せるかが実質的な論点です。方式ごとの技術的な違いは契約書の電子署名とは？当事者型・立会人型の選び分けと署名のやり方【2026年時点】で整理しているため、本記事はそれを前提に進めます。

電子化しても紙が残る書類と、保険者で扱いが割れる部分の確認手順

制度上は電磁的方法が原則認められた一方で、現場には紙が残ります。理由は3つです。1つ目が利用者側の事情でした。運営基準は提供を受けない旨の申出があった場合に書面へ戻すことを求めており、承諾しない利用者がいる限り紙は並走します。電子と紙の二本立てを恒常的な姿として設計します。

2つ目が他法令の要件が重なる書類です。医師の指示書のように医療側の様式が絡むもの、成年後見に関する書類のように家庭裁判所の手続と結びつくもの、公正証書が必要な類型は、運営基準だけでは判断できません。上乗せ要件を個別に見る点は不動産や建設と同じ構図で、他業種での整理は不動産の電子契約とは？宅建業法35条・37条書面の電子交付要件と実務フロー【2026年時点】と建設業の電子契約とは？建設業法19条3項の技術的基準と注文書・請書の電子化【2026年時点】が参考になりました。

3つ目が保険者・指定権者による運用の幅です。運営基準は厚生労働省令が枠を定め、市町村や都道府県が条例と要綱で細部を運用します。記録の保存期間が省令の2年に対して条例で5年とされている自治体が多いことは代表例でした。確認は、指定権者が公表する運営指導（実地指導）と集団指導の資料から電磁的記録・電磁的方法の記載を拾い、記録の保存期間を条例で確認して契約書・重要事項説明書の記載と突き合わせ、疑義が残る書類だけを照会して回答を日付入りで残す順序が効率的です。この照会記録は、担当者が代わったときの根拠にもなりました。

電磁的方法で書面を提供するための事前承諾の取り方と記録の残し方

介護の電子契約で最も見落とされるのが承諾です。運営基準は電磁的方法を無条件に認めておらず、承諾のない締結は運営基準上の説明・同意の要件を満たしたと言い切れなくなりました。

承諾で示す2つの事項と、紙での提供に戻す申出を受けた場合の運用手順

承諾を取る際に示す事項は、条文上2つです。1つが用いる電磁的方法の種類と内容、もう1つがファイルへの記録の方式にあたります。前者は「メールで送信したリンク先の画面で内容を表示し、画面上で署名を取得する」といった経路、後者は「PDFファイルとして記録する」といった形式の説明で、承諾自体は文書または電磁的方法で得ることとされました。

現場では、承諾書を独立した1枚にしておくと運用が安定します。利用契約書の条項に紛れ込ませると見学段階の相手から承諾だけ先に取れず、初回訪問で「承諾を紙で取り、その場で契約を電子で締結する」段取りが組めません。承諾書には、示した2事項、承諾日、承諾者（本人か家族か、家族なら続柄）、撤回の連絡先を入れます。

紙に戻す申出への対応も先に決めます。運営基準は書面での提供に戻すことを求めており、申出の様式や期限を事業所が勝手に狭めることはできません。実務では、申出を受けた日を記録し、その日以降の交付分から紙に切り替え、既に電子で交付した分は求めに応じて出力する運用が扱いやすくなりました。撤回後に電子で送り続ける事故を防ぐには、利用者マスタ側に「交付方法」のフラグを持たせ、送信処理がそれを見る作りにします。

家族や代理人が署名する場合の本人確認と、承諾の記録をどこに持つか

介護の契約は利用者本人の判断能力に幅があるため、署名者が本人以外になる場面が珍しくありません。電子か紙かではなく、誰が当事者で誰が代理して署名したのかを記録に残せているかが論点でした。整理は3類型で足ります。第一が本人署名で、署名者と利用者が一致しました。第二が家族による事実上の代筆・代行で、本人の意思確認をどう行ったかを別に記録します。第三が成年後見人・保佐人・補助人による法定代理権に基づく署名で、登記事項証明書等で代理権の範囲を確認し、その記録を契約書類とセットで保管しました。署名欄をこの3類型に合わせないと本人と家族の区別が消えるため、署名者名・利用者名・続柄または資格・代理権の確認方法の4項目を持たせます。

承諾の記録を置く場所も決めます。締結サービス側に承諾書を保管すると、乗り換えたときに承諾の履歴が分断されました。承諾は契約1件ごとの事象ではなく利用者ごとの状態なので、介護ソフトの利用者マスタ側に「電磁的方法の承諾：有／無、承諾日、撤回日」を持たせ、締結サービス側には契約ファイルの実体を置く分け方が破綻しにくい構成です。

高齢の利用者と家族が署名する現場で立会人型と当事者型をどう選ぶか

署名方式の議論は、製品の都合で決まってしまいがちです。介護の場合は署名者の属性が方式を先に絞るため、順序を逆にすると契約のたびに現場が例外対応を抱えました。

訪問先のタブレットで完結させる対面署名の設計と使い分けの条件

訪問系サービスの初回契約は、担当者が利用者宅で重要事項説明書を読み上げ、その場で同意をもらう流れが基本です。電子を入れるなら、タブレットに書面を表示して説明し、画面上で手書きサインをもらう形が現場の手順を変えません。郵送の往復が消えるため、契約成立までの日数が短縮されました。

この対面型を選ぶ条件は3つです。第一に、署名者が訪問時に同席していること。第二に、通信環境が不安定な住宅でも書面表示と署名取得ができること（オフラインで署名を取り、帰所後に同期できる作りが要ります）。第三に、後日の紛争リスクが比較的低い書類であることでした。利用契約書と重要事項説明書はこの条件に収まる場合が多く、対面署名で回せます。

通所系や施設系は事情が違います。入所契約では家族が来所するケースが多く、その場で完結できるなら対面型が使えました。ただし遠方の家族が保証人・身元引受人として署名する場合は、来所を待つと契約が止まるためメール経路を別に用意します。なお手書きサインの画像は、それ単体では電子署名法第3条の推定効を当てにくい形です。締結サービスが事業者の電子署名とタイムスタンプを付す構成なら改ざん検知と時刻の証明は確保でき、証拠力の水準は書類の性質で変えるのが実務的でした。

メールアドレスを持たない利用者への代替経路と、事業所側の証跡の残し方

当事者型は、署名者本人が電子証明書を持ち、本人の署名鍵で署名する方式です。証拠力は高いものの、証明書の取得手続を利用者に求めるため、介護の利用者本人に適用できる場面は限られました。法人間の契約（給食委託、リネン、システム保守など）では選べる場面もあり、対象を分けて考えます。

立会人型は、締結サービスの事業者が電子署名を付し、当事者の意思はメールアドレスへの到達とアクセス記録で示す方式です。介護の契約では、利用者本人がメールアドレスを持たない点が制約になりました。取れる経路は3つです。1つ目が家族のメールアドレスを使う経路で、署名者が家族であることを署名欄と契約書に明示します。2つ目が事業所内で完結する対面署名で、前項の手書きサイン方式に寄せました。3つ目が承諾を紙で取り、交付と保管だけを電子で行う経路で、効果は限定されますが書類の探し直しと保管コストの削減を先に取る狙いなら成立します。

いずれの経路でも、事業所側に残す証跡は共通させます。説明日時と担当者、書面のバージョン、署名者と続柄、承諾の有無、交付方法（電子か紙か）の5項目でした。締結サービスのログ任せにせず自社の台帳にも持てば、乗り換えでログの形式が変わっても記録が残ります。

介護ソフトの利用者マスタと契約書類を紐付ける保管設計と連携の線引き

ここからが、締結サービスを選ぶだけでは埋まらない部分です。介護事業所は既に介護ソフトで利用者情報を持っており、契約書類を電子化すると情報が2か所に分かれ、数年後に照合できなくなる問題が起きました。

保存年限が2年と5年で割れる前提での保管ルールと廃棄時期の決め方

保存年限は、介護の書類管理で最初に決めるべき条件です。サービス提供に関する記録の保存期間は厚生労働省令では完結の日から2年間ですが、多くの自治体が条例で5年間に延長しており、複数の市町村にまたがる事業者では同じ書類で年限が違う状態が生まれました。

実務的な解は、最も長い年限に揃えることです。市町村ごとに削除時期を変える運用は担当者の交代で崩れます。契約書・重要事項説明書に記載した「記録の保存期間」が条例の年限を下回ると指摘の対象になり得るため、書面と運用は同時に見直しました。

電子で保存する場合の参照先も示されています。個人情報の取扱いは医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス、システムの安全管理は医療情報システムの安全管理に関するガイドラインです。後者は2023年5月公表の6.0系が基準で、6.1版に向けた改定作業が進んでいます（2026年9月時点）。責任分界点とクラウド事業者の選定基準を、この枠組みで説明できる状態にしておきました。

事業者間の取引に使う契約書は、さらに電子帳簿保存法が重なります。2024年1月以降、電子取引のデータは電子のまま保存し、真実性の確保（タイムスタンプ、訂正・削除履歴の記録、事務処理規程の運用のいずれか）と可視性の確保（取引年月日・取引金額・取引先による検索）を満たす必要がありました。利用者との契約書と委託先との契約書で保存要件が違う点は、保管フォルダの構造を分ける理由になります。

締結サービスの標準機能で足りる範囲と受託開発で作る範囲の線引き

締結サービスの標準機能でどこまで足りるかは、3段階で判断すると迷いません。第1段階は締結と保管だけを電子にする範囲で、標準機能で足ります。フォルダ構成と命名規則を決め、利用者番号を含むファイル名で保存すれば目視で照合できました。契約件数が年間数十件なら、この段階で止めるのが費用対効果に見合います。

第2段階は、締結の起点を業務側に寄せる範囲です。利用開始の申込を受けた時点で、介護ソフトの利用者情報から契約書のひな形に氏名・住所・サービス種別・利用料を差し込み、承認を経て送信する流れを作りました。CSV出力とテンプレート機能で半自動化できる場合と、申請・承認の経路を別に作る場合に分かれます。承認経路が複数部署にまたがる法人では、ワークフローシステム開発で申請・承認・締結・保管を1本の流れにまとめる形が扱いやすくなりました。

第3段階は、利用者マスタと契約書類を継続的に同期させる範囲です。締結済み契約のIDを介護ソフトの利用者レコードに書き戻し、承諾の有無・撤回日・交付方法を一元管理します。この段階では介護ソフトのAPI公開状況が制約になりました。API連携がない製品では中間のデータベースを挟んで日次で突き合わせる構成になり、ここが受託開発の対象です。

線引きの目安は契約件数と拠点数です。年間の新規契約が数十件で単一拠点なら第1段階、数百件または複数拠点なら第2段階、法人本部が全拠点を集約するなら第3段階が妥当でした。件数が少ないうちに第3段階まで作ると投資回収が伸びます。介護ソフト側の機能範囲やクラウドとオンプレの選び分けは介護ソフトとは？機能・種類とクラウド／オンプレの選び方【2026年版】、締結サービス自体の比較軸は電子契約システムの比較と選び方とは？認証方式・連携・費用の判断軸を解説で扱っています。

電子契約の効果が出る介護事業所と出ない事業所を分ける3つの条件

導入の可否を最後に決めるのは、効果の出どころがその事業所にあるかどうかです。印紙税の削減が使えないぶん、投資回収の見積もりは他業種と組み立てが変わりました。

訪問系と施設系と居宅介護支援で効果の出どころが違う理由と試算方法

訪問系で効果が出るのは、移動と郵送の時間です。初回契約で利用者宅を訪問し、書類の不備で再訪する往復が消えると1件あたりの所要時間が縮みました。試算は「新規契約件数×契約関連の訪問回数×往復時間」に再訪率を掛けて出します。施設系で効くのは保管と取り出しでした。入所者数が多いほどファイルが積み上がるため、「年間の書類検索回数×1回あたりの所要時間」に廃棄作業と書庫スペースの費用を足して見積もります。居宅介護支援事業所は反復回数で効きました。計画書への同意を毎月取り直すため、1件あたりの削減幅が小さくても総量で差が出ます。

逆に効果が出にくいのは、新規契約が年間で十数件にとどまり、利用者の入れ替わりが少ない小規模事業所でした。この規模では締結サービスの月額費用と運用ルールの整備工数が削減効果を上回るため、記録系の電子化から着手したほうが投資回収が早い場合が多く、着手順序そのものを見直す判断になります。順序立ての考え方は介護DXとは？着手順序と投資回収を制度対応から逆算する進め方【2026年度版】で扱っています。

電子契約が定着しない3つのパターンと必要になる体制・日程の目安

導入したのに紙に戻る事業所には、共通する型がありました。1つ目が、承諾の運用を決めずに始めた型です。テンプレートまで作ったものの、いつ・どうやって承諾を得るかが決まっていないため、現場が判断できずに紙のまま出してしまいます。承諾書の様式と、承諾を取るタイミング（初回面談か契約当日か）を先に決めておけば防げました。

2つ目が、全件を電子で通そうとした型です。承諾しない利用者やメール環境のない家族が残るのに例外の手順を用意しないため、例外が出た瞬間に全部を紙へ戻しました。二本立てを標準形として設計し、どちらの経路でも同じ台帳に記録が集まる作りにします。3つ目が、保管ルールを決めずに始めた型でした。フォルダ構成と命名規則がないため担当者ごとに置き場所が分かれ、半年後には所在が分からなくなります。フォルダ構成・命名規則・保存年限の3点は運用開始前に書面化しました。

体制と日程の目安は次のとおりです。担当は、法人本部の管理部門から1名（制度要件と様式の決定）、現場の管理者から1名（説明手順と例外対応の設計）、システム担当から1名（締結サービスの設定と照合ルール）の3名が最小構成でした。日程は、対象書面の切り分けと承諾様式の確定に2〜3週間、締結サービスの設定と様式のテンプレート化に2〜3週間、1拠点でのパイロットに1か月、全拠点展開に1〜3か月が複数拠点法人での標準的な進み方です。介護ソフトとの連携を第3段階まで作る場合は、要件定義から稼働まで別途3〜6か月を見込みました。

よくある質問

介護の利用契約書を電子で締結して法的に問題ありませんか？

令和3年度介護報酬改定により、書面で説明・同意等を行うことが規定・想定されているものについて電磁的記録による対応が原則認められました。運営基準省令の「電磁的記録等」の規定に基づき、あらかじめ利用者等の承諾を得たうえで電磁的方法によることができます。契約としての効力は電子署名法の枠組みで判断され、第3条の要件を満たす電子署名があれば真正な成立が推定されました。承諾の取得と記録を整えることが実務上の要点です。

重要事項説明書を電子で交付するには何が必要ですか？

あらかじめ用いる電磁的方法の種類と内容、ファイルへの記録の方式を示し、文書または電磁的方法で利用者等の承諾を得ることが条件です。交付後は内容を確認できる状態を保ち、求めに応じて出力できるようにします。承諾を得ていない利用者や、提供を受けない旨を申し出た利用者には書面で交付しました。

メールアドレスを持たない利用者とはどう契約すればよいですか？

経路は3つです。タブレットに書面を表示して手書きサインを取得する対面型、家族のメールアドレスを使い署名者が家族であることを契約書と署名欄に明示する方法、承諾と署名は紙で取り交付と保管のみ電子にする方法。利用者ごとに切り替える前提で設計すると、現場が例外で止まりません。

電子契約にすると印紙税は削減できますか？

介護サービスの利用契約書は、印紙税法別表第一に掲げる課税文書に当たらない場合が一般的で、不動産売買や建設工事請負のような削減効果は見込みにくいと考えられます。課税判断は文書の記載内容によるため、個別には所轄税務署または税理士に確認してください。効果は郵送費・移動時間・検索工数・保管スペースから積み上げます。