在留カードの確認方法：表裏の確認箇所と読取アプリ・失効照会、人事システムに残す記録

在留カードの確認で雇用主が見るべき欄は、表面の「就労制限の有無」と裏面の「資格外活動許可欄」、そして在留期間の満了日です。券面を目で見るだけでは偽造カードを見抜けないため、出入国在留管理庁が無料で配布する在留カード等読取アプリでICチップの中身と照合し、失効情報照会で番号の有効性も確かめます。2026年6月14日には在留カードとマイナンバーカードを一体化した特定在留カードの交付が始まり、在留期間などの一部項目は券面に印字されずICチップにだけ記録されるようになりました。この記事では、雇入れ時の確認手順と偽造チェックの方法に加えて、確認した事実を人事システムにどう残し、在留期限をどう追いかけるかまでを整理します。

まとめ：在留カード確認で雇入れ前に見る欄と照合の手順、記録の残し方

雇入れ前の確認は「券面の3欄を読む」「読取アプリでICチップと照合する」「失効情報照会で番号を確かめる」の順で行います。券面の確認だけで済ませると、精巧な偽造カードを見逃したときに「確認をしていない等の過失」を問われる余地が残ります。

特定在留カードと新様式のカードでは、在留期間や許可年月日が券面に載りません。読取アプリは2026年8月19日リリースの版で表示に対応したため、古い版のまま使っている端末は更新が必要です。

確認した結果は、確認日・確認者・確認方法・在留期間の満了日を人事データに残します。カードの写し画像は必要な範囲に絞り、裏面の個人番号は在留確認の記録に含めません。外国人従業員が10名に満たず拠点が1つなら台帳と読取アプリで足ります。拠点や派遣先が複数あり、本部で期限を一元管理したい段階で人事システムへの組み込みを検討してください。

在留カードで雇用主が確認する箇所：表面の就労制限欄と裏面の資格外活動許可欄

在留カードは中長期在留者に交付される証明書で、氏名や在留資格に加えて就労の可否が記載されています。雇用の可否を判断する材料は、表面と裏面に分かれて載っています。

表面で読む在留資格・在留期間の満了日・就労制限の有無の判断基準

最初に見るのは表面の「就労制限の有無」欄です。記載は次の5通りに分かれ、雇えるかどうかの結論がそれぞれ違います。

見落としやすいのは2行目です。「技術・人文知識・国際業務」の人を工場のライン作業に就かせると、カードが本物でも在留資格外の就労になります。採用時は求人票の業務内容と在留資格を突き合わせ、その判断を記録に残してください。在留期間の満了日が過ぎていないかも、同じ面で確かめます。

裏面の資格外活動許可欄と留学・家族滞在の週28時間という上限

表面が「就労不可」でも、裏面の資格外活動許可欄に許可の記載があればアルバイトとして雇えます。留学生の包括許可は、出入国在留管理庁の「留学」の在留資格に係る資格外活動許可の案内にあるとおり、1週について28時間以内（教育機関の長期休業期間は1日8時間以内）が枠です。

この28時間は、すべての勤務先の合計で数えます。自社のシフトが週20時間でも、別の店で週10時間働いていれば上限を超える計算です。雇入れ時に他のアルバイト先の有無と時間数を本人から申告してもらい、学期中と長期休業期間で上限を切り替えて管理します。

確認を怠った雇用主に科される不法就労助長罪と令和9年4月の引き上げ

在留資格の範囲外で働かせた事業主は、入管法の不法就労助長罪に問われます。警視庁の外国人適正雇用の案内では、現行の罰則を「3年以下の拘禁刑若しくは300万円以下の罰金又はその併科」とし、不法就労者と知らなくても在留カードの確認をしていない等の過失があれば処罰の対象になると明記しています。

この罰則は、育成就労制度を創設した改正法で5年以下の拘禁刑または500万円以下の罰金（併科可）へ引き上げられます。改正法の施行日は、出入国在留管理庁の制度概要ページで「一部の規定を除き、令和9年4月1日」との記載です。「確認した」と言えるだけの記録を雇入れ時点で残しておくことが、過失を否定する材料になります。

偽造在留カードを見抜く確認方法：読取アプリのIC照合と失効情報照会の併用

警察・入管局・労働局が連名で示す不法就労対策でも、偽造在留カードの行使は取締りの重点に挙げられています。券面の透かしやホログラムは目視の手掛かりになりますが、精巧な偽造は目で見ても判別できません。そこでICチップの中身との照合が要になります。

在留カード等読取アプリの対応端末と2026年8月19日版の改修内容

読取アプリは出入国在留管理庁が無料で配布しており、各ストアから入手できます。対応環境は在留カード等読取アプリケーション／失効情報照会のサポートページに次のとおり掲載されています（2026年11月時点）。

最新版は2026年8月19日のリリースで、新様式カードの「在留期間」「許可の種類」「許可年月日」を表示できるよう改修されました。店舗のタブレットにiPadを使っている会社は、そのままでは読み取れません。人事担当者のスマートフォンかPCとカードリーダーを確認用の端末として決めておきます。

読取アプリで券面とICチップを照合する手順と本人同意の取り方

読み取りの流れは次のとおりです。本人の同意を得たうえで提示を受けることが、サポートページでも利用の条件として示されています。

1. 在留カードの提示と読み取りについて本人の同意を得る
2. アプリに在留カード番号を入力する（またはカメラで番号を読み取る）
3. 端末にカードをかざし、ICチップの情報と顔写真を表示させる
4. 表示された顔写真・氏名・在留資格・満了日を券面と1項目ずつ見比べる
5. アプリから失効情報照会を実行し、番号の有効性を確かめる

表示内容と券面に違いがある場合や、アプリが正常に動いているのにICチップを読めない状態が続く場合は、偽変造かICチップ故障の疑いがあります。その場では採用手続きを止め、地方出入国在留管理官署に問い合わせてください。本人を問い詰めるより、確認できなかった事実と日時を記録するほうが後の説明に役立ちます。

失効情報照会で「有効」と出ても在留カードの真正を保証しない理由

失効情報照会は、在留カード番号と有効期間の満了日を入力して、その番号が失効していないかを確かめる仕組みです。2025年11月14日からは読取アプリの中から照会できるようになりました。

ただし照会が見ているのは番号だけです。実在する有効な番号を他人の写真で偽造したカードでも「有効」と表示されるため、照会結果だけで真正と判断してはいけません。サポートページにも、照会結果はカードそのものの有効性を証明しない旨の注意書きがあります。毎日20時から23時はメンテナンスで使えず、2026年1月5日以降はVPNやプロキシ経由のアクセスも受け付けません。社内ネットワークをプロキシ経由で外に出している会社は、照会用の端末だけ経路を分けるか、スマートフォンのモバイル回線で照会します。

2026年6月開始の特定在留カードで変わる確認と裏面の個人番号の扱い

2026年6月14日から、在留カードにマイナンバーカードの機能を持たせた「特定在留カード」が交付されています。取得は任意で、希望しない人への交付は新様式の在留カードです。従来のカードも有効期限までは使えるため、当面は旧様式・新様式・特定在留カードの3種類が職場に混在します。

在留期間と許可年月日が券面から消え、ICチップでしか読めなくなった変化

在留カードとマイナンバーカードの一体化Q&Aによると、新しいカードでは「在留期間」「許可の種類及び年月日」「交付年月日」が券面に記載されず、ICチップにのみ記録されます。券面に残るのは在留期間の満了日です。

実務への影響は、満了日以外の項目を目視で書き写す運用が成り立たなくなる点です。出入国在留管理庁の在留カードの説明ページでは、新様式カードを読取アプリで読んでも在留期間などが表示されない時期があり、2026年8月19日リリースの版で改善したと案内しています。人事台帳の「在留期間」欄を手入力で埋めていた会社は、読取アプリの表示から転記するか、満了日だけを管理項目にするかを決め直す必要があります。

特定在留カードの裏面に記載される個人番号を在留確認の写しに残さない運用

特定在留カードは裏面に個人番号（マイナンバー）が記載されます。在留資格の確認のために裏面の資格外活動許可欄を撮影すると、同じ面にある個人番号まで写り込みます。

個人番号は番号法で利用目的が税と社会保障の手続きに限られており、在留確認の記録として保管する理由はありません。社会保険や源泉徴収のために個人番号を取得する場合は、既存のマイナンバー管理の手順で別に扱います。在留確認の写しを撮る運用を続けるなら、撮影時に個人番号部分を隠す手順を決めるか、写しを撮らずに読取アプリの照合結果と確認日時だけを記録する方式へ切り替えてください。後者のほうが漏えい時の影響が小さく済みます。

人事システムに残す在留カード確認記録の項目と在留期限アラートの設計

ここからは、確認した事実をどう残すかの設計です。競合の解説はカードの見方で終わることが多いものの、雇用主が後から問われるのは「いつ、誰が、何を確認したか」です。人事管理システムの機能と種類のうち、在留管理は従業員マスタに数項目を足せば済む話ではなく、確認の履歴を持たせるところに設計の手間が掛かります。

人事システムで確認日・確認者・確認方法・結果を履歴に残す記録項目の一覧

確認記録は従業員マスタの上書きではなく、確認のたびに1行増える履歴として持たせます。在留期間の更新や在留資格の変更があるたびに確認し直すため、上書き型では過去の確認事実が消えてしまいます。

実務でまず揃えるべきは、確認方法と在留期間の満了日の2項目です。この2つが無い記録は、確認したかどうかも期限が来ているかどうかも説明できません。残りの項目は届出や配置転換の手続きに合わせて足していけば十分です。

外国人雇用状況届出との連携とe-Gov・届出システムの使い分け

在留カードで確認した内容は、ハローワークへの外国人雇用状況の届出にそのまま使います。厚生労働省の外国人雇用状況の届出ページによると、届出はすべての事業主に義務があり、雇用保険の被保険者は資格取得届・喪失届と同じ期限（雇入れは翌月10日まで）、被保険者でない人は雇入れ・離職とも翌月末日までに出します。怠ったり虚偽の届出をしたりすると30万円以下の罰金の対象です。

電子申請の窓口も2つに分かれます。被保険者はe-Gov、被保険者でない人は外国人雇用状況届出システムです。雇用保険に入らない昼間部の留学生アルバイトと正社員が混在する会社では、同じ「外国人の雇入れ」でも提出先が変わります。人事システム側で雇用保険の加入区分から提出先と期限を自動で振り分ける設計は、提出漏れを防ぐための方法です。e-Govとの連携方式は労務管理システムの電子申請対応とAPI連携の判断で整理しています。なお届出の様式は、特定在留カードへの対応などのため令和9年4月1日から新しいものに切り替わります。

本人と上長へ在留期間満了日の3か月前から段階的に通知する期限管理

在留期間の更新は、出入国在留管理庁の在留期間更新許可申請のページにあるとおり、6か月以上の在留期間を持つ人なら満了の3か月前から申請できます。通知はこの受付開始日に合わせ、満了日の3か月前・1か月前・2週間前の3段階で本人と上長に送る設計が扱いやすいでしょう。

満了日を過ぎても、期間内に更新申請をしていれば結果が出るまで一定期間は在留が認められます。そのため期限アラートの消し込み条件は「新しいカードを確認した」ではなく、「申請受付を確認した」「新カードを読取アプリで照合した」の2段階に分ける設計です。更新日の通知機能そのものの作り方は、契約社員の更新日を通知する機能の設計と共通部分が多く、同じ通知基盤に載せられます。

写し画像の保管範囲とアクセス権限：漏えい事故から逆算する保存設計

在留カードの写しは顔写真・住所・国籍を含む本人確認書類です。2026年10月に公表された研究機関の不正アクセスでは、在留カードを含む顔写真付き身分証の画像がまとめて持ち出されました。経緯と点検手順は身分証画像の漏えいとファイル保管の点検手順で解説しています。

保存設計では、写しを閲覧できる権限を人事の確認担当者に限り、所属長や現場責任者には「確認済み」「満了日」だけを見せます。退職後の保存期間を決めて自動で削除する仕組みも、最初から組み込む設計です。写しを持たない方式にすれば、そもそも守る対象が減ります。

在留カード確認業務をシステム化する判断：台帳・SaaS・自社開発の線引き

確認作業をどこまでシステムに載せるかは、外国人従業員の人数より、拠点の数と雇用形態の混ざり方で決まります。

外国人従業員10名未満・単一拠点なら台帳と読取アプリで足りる条件

外国人従業員が10名未満で、採用も人事担当者1人が対面で行っている会社なら、新たなシステムは要りません。読取アプリを入れたスマートフォン1台と、前述の記録項目を列に持つ表計算の台帳で運用できます。満了日の通知はカレンダーの予定登録で代替できる規模です。

この段階で人事SaaSの在留管理オプションを契約しても、入力の手間は台帳と変わりません。ICチップとの照合は読取アプリで人が行う工程として残り、SaaSに置き換わる部分が少ないためです。

派遣・多拠点で在留カードの確認結果を本部に集約するなら自社開発が向く場面

派遣や請負で就業先が複数ある会社、あるいは店舗ごとに採用を任せている会社では、確認する人と記録を管理する人が分かれます。ここで台帳運用を続けると、店舗ごとに確認方法がばらつき、本部は満了日を把握できません。

この場合は、各拠点の確認結果を本部の人事データに集め、雇用保険の加入区分から届出先と期限を振り分け、満了日の通知を就業先の責任者にも送る仕組みが要ります。既存の勤怠や給与のシステムとつなぐ部分が多く、パッケージの在留管理機能では就業先の単位まで表現できないことが少なくありません。雇用契約手続きと入社書類の設計と合わせて入社フローの中に在留確認を組み込むなら、人事・労務管理システムの開発として既存の人事データに確認履歴と期限通知を足す方法が現実的です。

見送るべき設計：券面OCRだけで在留カードの真正性を判定する仕組み

確認を自動化しようとして、券面の写真をOCRで読み取り、項目が揃っていれば「確認済み」とする設計を見かけます。これは採用しません。

OCRが読むのは券面の印字であり、偽造カードの印字も同じように読めます。さらに特定在留カードと新様式のカードでは在留期間が券面に無いため、OCRでは取得できません。券面OCRは転記の手間を減らす補助に留め、真正性の判断は読取アプリによるICチップ照合を必須の工程として残してください。本人確認の方式を比べる考え方は、金融機関向けのeKYCの方式一覧や、犯収法で2027年4月に義務化される対面IC読み取りの議論とも共通します。

雇入れ時の在留カード確認と写しの保管・読取アプリについてよくある質問

雇入れ時の在留カード確認で人事担当者からよく寄せられる質問をまとめました。

在留カードのコピーは取らなければいけませんか？

法令でコピーの保管が義務付けられているわけではありません。外国人雇用状況の届出でも、在留カードの写しの添付は不要とされています。求められているのは提示を受けて届出事項を確認することです。確認した事実を残す方法としてコピーを取る会社は多いものの、特定在留カードでは裏面に個人番号が載るため、写しを取るなら個人番号を隠す手順が必要になります。読取アプリでの照合結果と確認日時を記録する方式でも、確認の証跡としては十分に機能します。

在留カードの読み取りアプリはiPadで使えますか？

使えません。出入国在留管理庁のサポートページでは、iPadは汎用的なNFCインターフェースを持たないため非対応とされています。iOS版はiPhone（iOS 16.0以降）、Android版はAndroid 12.0以降のNFC Type B対応端末が対象です。PCで使う場合は、Windows 11かmacOS 13以降（Apple M1以降）に、拡張APDU対応の非接触ICカードリーダライタを接続します。

失効情報照会で「有効」と出れば偽造ではないと判断できますか？

判断できません。失効情報照会が確かめるのは、入力した在留カード番号が失効していないかどうかだけです。実在する番号を使って顔写真や氏名を差し替えた偽造カードでも、番号が有効なら「有効」と表示されます。偽造の有無は、読取アプリでICチップに記録された顔写真や氏名を表示し、券面と見比べて判断します。照会と読取アプリの照合は必ずセットで行ってください。

在留期間の満了日を過ぎた従業員はすぐに働けなくなりますか？

満了日までに在留期間の更新申請をしていれば、すぐに働けなくなるわけではありません。申請中の人は、満了日から一定期間、結果が出るまで従前の在留資格で在留できます。この場合、在留カードの裏面に押されるのは、申請中である旨を示すスタンプです。一方、申請をしないまま満了日を過ぎた人を働かせると、不法就労にあたります。満了日の3か月前から申請できるので、その時点で本人に申請予定を確認しておくと安全です。

特定在留カードを持つ人の在留期間はどうやって確認しますか？

特定在留カードと新様式の在留カードは、在留期間そのものが券面に印字されず、ICチップにだけ記録されています。券面で確認できるのは在留期間の満了日です。在留期間を確認するには、在留カード等読取アプリの2026年8月19日リリース以降の版で読み取ります。デジタル庁のマイナンバーカード対面確認アプリでも特定在留カードの在留期間などを読めますが、出入国在留管理庁の案内では現時点でiOS版のみの対応です。

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