無料の採用管理システムの選び方｜4つの型の上限と有料・開発へ移る判断基準

無料の採用管理システムは、0円で提供できる理由によって上限の出方が違います。求人広告のクリックで収益を得るもの、人材紹介の利用を前提にしたもの、有料版へ誘導する入口としての無料プラン、そして自社サーバーで動かすオープンソース。この記事では、無料の採用管理システムをこの4つの型に分け、Airワーク 採用管理やOpenCATSなどの公式情報をもとに、どこまで無料で使えて、どこで詰まるかを整理します。中小企業がクラウド型の無料版を選ぶときに見落としやすい、データの持ち出しと応募者の個人情報の扱いも確認項目に落としました。採用管理システムそのものの定義や機能は、親記事の採用管理システム（ATS）とはにゆずります。

まとめ：無料の採用管理システムは収益の出どころと上限と持ち出し方で選ぶ

無料の採用管理システムを選ぶとき、最初に見るのは機能一覧ではありません。提供会社がどこで収益を得ているかです。求人掲載の課金で回る型は自社の求人を出す用途に強く、他媒体や紹介会社からの応募をまとめる用途には弱い。紹介会社の利用を前提にした型は候補者数の上限がない代わりに、管理の軸が紹介会社に寄ります。有料版の入口として置かれた無料プランは、応募数や保存期間の上限で有料へ移る設計です。

年間の採用が数名から十数名で、使う媒体が1〜2本なら、無料の型で十分に回ります。応募の経路が3本を超える、面接官が複数部署にまたがる、内定後に人事・労務のデータへ引き継ぎたい、という要件が出た時点で無料の範囲を越えます。その段階では有料製品の比較に加えて、人事・労務管理システム開発のように入社手続きまで一続きで設計する選択肢も並べてください。どの型を選ぶ場合でも、応募者データをCSVで取り出せるかを契約前に確かめておくと、後の乗り換えで困りません。

無料の採用管理システムが0円で提供できる理由と4つの型の違い

「無料」と書かれていても、その仕組みは4通りに分かれます。型ごとに、何が0円で何から費用が発生するかを公式情報で確かめました（2026年11月5日時点）。

求人広告のクリック課金で回る媒体付帯型とAirワークの0円の範囲

媒体付帯型は、求人の作成と応募者管理を無料にし、求人の露出を上げる広告で収益を得る型です。Airワーク 採用管理の料金ページでは、求人の作成・編集・管理、応募者とのやりとり、採用ホームページの開設、Indeedへの自動連携までを基本機能として0円と案内しています。有料オプションは3,000円からで、求人票がクリックされた分だけ費用が発生するクリック課金型です。予算の上限と期間を決められ、支払いは請求書払いに限られます。

この型の強みは、求人を出すところから応募の受付までが1つの画面で済む点にあります。弱みは逆で、自社サイト以外の媒体や紹介会社から来た応募は取り込みの対象外になりやすい。Indeedへの連携先の仕組みはIndeed PLUSの連携サイトと掲載の仕組みで整理しています。エン・ジャパンのengageも、求人掲載と応募者管理を無料にして露出強化を有料にする同じ系統に入ります。

紹介会社の利用を前提にした完全無料型と候補者数に上限がない条件

2つ目は人材紹介事業の付帯サービスとして提供される型です。旧URLのhrtech.rikunabi.comから転送されるリクルートエージェントの採用管理システムのページでは、「リクナビHRTech採用管理」を完全無料とし、初期費用・月額費用・追加料金はいずれも発生しないと明記しています。ユーザーアカウント、紹介会社、候補者の登録数にも上限がありません。

機能の重心は、紹介会社との面接日程の連絡や、期間・エージェント軸での集計に置かれています。中途採用の大半を紹介会社経由で進める企業には相性がよく、上限を気にせず使えます。一方、雇用元の法人所在地が海外の場合は利用できないと書かれており、海外法人の採用には使えません。収益は紹介手数料の側にあるため、自社サイトからの直接応募を中心に管理したい企業では、画面の設計が合わないと感じる場面が出ます。

有料版の入口として置かれた無料プランと無料トライアルの利用条件の違い

3つ目は、有料の採用管理システムが入口として用意する無料プランです。期間の定めなく使えますが、月の新規応募者数、データの閲覧期間、媒体連携の可否のいずれかに上限があり、上限を超えた時点で有料へ移る設計になっています。期間を区切って有料機能を試せる無料トライアルとは別物です。

ジョブカン採用管理の公式サイトは、ページの表題で月8,500円からの料金を示し、30日間の無料お試し期間を案内しています。比較サイトでは月30名までの無料プランが紹介されていますが、2026年11月5日時点の公式トップの料金欄では条件を確認できませんでした。この型を選ぶときは、比較記事の数字ではなく、申込画面と利用規約に書かれた上限で判断してください。

OpenCATSのようなオープンソースを自社サーバーで動かす費用の内訳

4つ目はオープンソースの採用管理システムです。代表例のOpenCATSはPHPとMySQLで動き、ライセンスはOpenCATSのコードがMozilla Public License 2.0、2007年ごろのCATS Project由来のコードがCATS Public License 1.1aです。最新のv0.12.0は2026年10月22日に公開されており、開発は続いています。

ソフトウェアは無料でも、サーバー代、バックアップ、脆弱性の修正を当てる作業は自社の負担になります。画面と項目は英語圏の採用を前提にしているため、日本の新卒採用の選考フローや求人媒体との連携は、自分たちで作り込む必要があります。社内にPHPを保守できる担当がいない企業には勧めません。オープンソースを選ぶ意味があるのは、データを自社サーバーの外に出せない事情があり、改修も前提にしている場合です。

月の応募数と媒体の本数で無料の型を選び分ける早見表と向く企業

4つの型の違いを、採用の規模と応募経路の数で並べ直します。製品ごとの機能比較は採用管理システムの比較で扱っているため、ここでは型の選び分けに絞ります。

応募の経路と年間の採用数から自社に合う型を決める4タイプの比較表

表のうち、実務で最初に決めるのは「応募がどこから来るか」です。自社の求人ページとIndeedが中心なら媒体付帯型、紹介会社が中心なら紹介会社付帯型で始めます。経路が混在している企業は、無料プラン型で試し、上限に当たる時期を測ってから有料へ移るのが手戻りの少ない順序になります。

表計算ソフトのままで足りる採用規模と応募者管理に要る最小の列構成

採用が年に数名で、応募が月に10件に届かない企業なら、採用管理システムを入れなくても回ります。応募日、氏名、応募経路、選考段階、次の連絡日、面接官、合否、個人情報の削除予定日の8列を表計算ソフトに設ければ、選考の抜け漏れはほぼ防げます。

表計算で限界が来るのは、面接官が3名を超えて同時に編集する場面と、応募者へのメール連絡を手作業で送る件数が週に20通を超える場面です。このどちらかに当たったら、無料の型を試す時期です。逆に、どちらにも当たらない段階でシステムを入れても、入力の手間が増えるだけで定着しません。

無料の採用管理システムで後から詰まる落とし穴と契約前の確認項目

無料の型で困るのは、使い始めではなく、規模が大きくなって乗り換えるときです。乗り換えの時点で気づいても手遅れになる項目を2つ挙げます。

応募者データのCSV出力と保存期間を契約前に確かめる乗り換え時の理由

最初に確かめるのは、応募者データをCSVで取り出せるか、取り出せる項目に選考の履歴と評価コメントが含まれるかです。無料プランでは出力機能そのものが有料側に置かれている製品があり、乗り換えのたびに応募者情報を手で写す作業が発生します。閲覧期間に上限がある場合、期限を過ぎた応募者は再応募の照合にも使えません。

確認は申込の前に、試用画面で実際に1件を登録して出力するのが確実です。出力したCSVの列名と文字コードを見れば、次のシステムへの取り込みにどれだけ手がかかるかの見当がつきます。出力できない製品は、無料であっても通年の採用には使わないと決めておくのが安全です。

他媒体や紹介会社からの応募を1か所にまとめられない経路分散の問題

媒体付帯型と紹介会社付帯型は、それぞれ自社の経路から来た応募をまとめるのは得意です。ところが、自社サイト、Indeed、紹介会社、社員の紹介と経路が4本に分かれると、無料の型では2つの画面を行き来する運用になりがちです。同じ人が別経路から応募した場合の重複にも気づきにくくなります。

経路ごとに画面が分かれる状態が半年以上続くなら、無料にこだわる理由は薄れています。応募の重複や連絡漏れで失う候補者のほうが、有料製品の月額より高くつくからです。採用ページを自社で持ち、そこから応募を受ける形にしたい場合は、採用サイト制作ツールとATS型の採用ページの限界もあわせて確認してください。

応募者の個人情報を無料サービスに預ける前に読むべき法令と利用規約

無料のサービスでも、応募者の個人情報を扱う責任は採用する企業の側に残ります。確認の根拠になる法令を2つに絞ります。

職業安定法の令和4年改正で求人企業に求められる個人情報の利用目的の明示

厚生労働省の令和4年職業安定法の改正についてによると、令和4年10月1日施行の改正で、求人情報の的確な表示の義務化とあわせて、個人情報の取扱いに関するルールが整備されました。求人企業が応募者の個人情報を集めるときは、どの業務に使うのかを応募者が想定できる程度に示す必要があります。

無料の採用管理システムでは、応募フォームの文言を提供会社が用意していることが多く、自社の利用目的が書かれていない場合があります。応募フォームの同意文に自社の目的を書き込めるか、プライバシーポリシーへのリンクを置けるかは、導入前に試用画面で確かめておきます。

個人情報保護法の安全管理措置と委託先の監督から見た利用規約の確認箇所

個人情報保護委員会の個人情報保護法ガイドライン（通則編）は、令和8年6月の一部改正版が公開されています。応募者データについて関係するのは、安全管理措置（法第23条）、委託先の監督（法第25条）、漏えい等の報告（法第26条）、外国にある第三者への提供の制限（法第28条）の4つの条です。

実務で見るのは利用規約の3か所です。提供会社が応募者データを自社サービスの改善や求人の推薦に使うと書いていないか。データの保管場所が国外か。退会したときにデータがいつ消えるか。媒体付帯型や紹介会社付帯型は、応募者データが提供会社の事業とつながりやすいため、この3点を必ず読んでください。読んで判断がつかない条項があれば、その製品に機微な選考情報を入れない運用を選ぶほうが安全です。

無料のまま続ける企業と有料製品や自社開発へ移る企業の分かれ目

最後に、無料の型を続けるか、有料製品や開発へ移るかの判断を、条件付きで言い切ります。

無料で続けてよい条件と有料製品へ移る判断に使う応募数・媒体数の目安

次の3つをすべて満たす間は、無料の型を続けて問題ありません。応募の経路が2本以内であること。面接官が採用担当を含めて5名以内であること。応募者データをCSVで取り出せること。中小企業の通年の中途採用やパート採用の多くは、この範囲に収まります。

どれか1つでも外れたら、有料製品を比べる時期です。特に経路が3本を超えた企業は、媒体連携の有無が製品選びの中心になり、無料プランの上限より先に連携機能の差で決まります。無料プラン型から同じ会社の有料版へ移ると、データの移し替えが要らないため、試した製品をそのまま候補の1つに残しておくと比較が楽になります。

人事・労務システムとの連携が要件に入った段階で開発を比較に入れる理由

有料製品でも解決しにくいのが、内定者の情報を入社手続き、給与、勤怠のシステムへ引き継ぐ部分です。採用管理システムと人事データベースが別の製品だと、内定者の氏名や住所、雇用条件を入社前にもう一度入力する作業が残ります。人事データ側の役割は人事管理システムの機能と労務・タレントマネジメントとの違いで整理しています。

年間の採用が50名を超え、入社手続きの入力が人事部の繁忙期を圧迫しているなら、採用から入社までを1つの流れとして設計する開発を比較対象に入れてください。一創の人事・労務管理システム開発では、既存の採用管理システムを残したまま、応募者データを人事・労務側へ取り込む連携から相談を受けています。反対に、採用が年に10名前後で入社手続きも月に数件なら、開発は過剰です。無料の型か有料製品の範囲で十分に回ります。

よくある質問

無料の採用管理システムについて、選定の相談で多い質問をまとめました。

無料の採用管理システムは途中で有料に切り替わりますか？

型によって違います。紹介会社付帯型のリクナビHRTech採用管理は、公式ページで初期費用・月額費用・追加料金がいずれも発生しないと明記しています。媒体付帯型は基本機能が0円のままで、費用が出るのは求人の露出を上げる有料オプションを自分で申し込んだときだけです。注意が要るのは無料トライアルで、期間が終わると機能が制限されるか、有料契約の申込を求められます。申込画面で、期間終了後の扱いを確かめてから登録してください。

中小企業が無料の採用管理システムを入れる意味はありますか？

応募の経路が1〜2本で、面接官が数名の中小企業なら意味があります。応募者へのメール連絡と選考段階の管理が1つの画面にまとまるだけで、表計算ソフトとメールを行き来する作業が減ります。年に数名しか採用せず、応募が月10件に届かない企業は、表計算ソフトに8列ほどの管理表を作る方法で十分です。導入するかどうかは、面接官の同時編集とメール連絡の件数で判断してください。

クラウド型の無料版とオープンソースはどちらが安く済みますか？

社内にサーバーとPHPを保守できる担当がいない企業では、クラウド型の無料版のほうが安く済みます。OpenCATSのようなオープンソースはライセンス費がかかりませんが、サーバー代とバックアップ、脆弱性の修正、日本の選考フローに合わせた改修は自社の負担です。データを社外のサービスに置けない規程がある企業だけが、オープンソースを候補に入れる意味があります。

無料の採用管理システムから有料製品へデータを移せますか？

移せるかどうかは、今使っている製品のCSV出力の範囲で決まります。応募者の氏名や連絡先だけでなく、選考の履歴と評価コメントまで出力できれば、移行先の取り込み機能でほぼ再現が可能です。出力機能が有料側にしかない製品では、移行の前月だけ有料にして出力する方法もあります。契約前に試用画面で1件を出力し、列名と文字コードを見ておくと移行の手間を見積もれます。

無料の採用管理システムでも応募者の個人情報は安全ですか？

料金の有無と安全性は別の問題で、確かめるべきは利用規約です。応募者データを提供会社が自社サービスに使う条項があるか、データの保管場所が国外か、退会後にいつ消えるかの3点を読んでください。個人情報保護法では、委託先の監督（法第25条）や漏えい等の報告（法第26条）の責任が採用する企業に残ります。判断がつかない条項がある製品には、面接の評価コメントなど機微な情報を入れない運用が安全です。

関連記事

• 採用管理システム（ATS）とは：機能・種類・選び方の全体像と自社開発の判断軸をまとめた親記事です。
• 採用管理システムの比較：製品タイプ・媒体連携・料金の軸で有料製品の候補を絞る手順を整理しています。
• 人事管理システムとは：内定後のデータを引き継ぐ先となる人事データベースの機能を扱っています。
• 採用サイト制作ツールの選び方：ATS型の採用ページと自社採用サイトの分かれ目を整理しています。
• Indeed PLUSとは：媒体付帯型の求人が掲載される連携サイトの仕組みと料金を解説しています。