介護事業者の採用管理は、応募を集めて面接日程を組むだけでは終わりません。訪問介護に配置する職員は初任者研修の修了が前提になり、無資格で採用した職員には入職後1年以内の認知症介護基礎研修という期限が付きます。応募経路も求人媒体だけでは説明できず、令和7年度の介護労働実態調査では「友人・知人からの紹介」が33.8%で最多、ハローワークが19.4%でした。この記事では、介護の採用管理システムに求められる要件を、資格と研修の記録、応募経路と助成金、外国人材の在留資格、施設別の権限分離の順に整理します。市販パッケージで足りる範囲と受託開発へ切り替える条件も、条件を示して言い切りました。システムの定義や基本機能は親記事の採用管理システム（ATS）とはにゆずり、本記事は介護事業者の運用に絞っています。
まとめ｜介護の採用管理システム選定を分ける資格記録と応募経路の二軸
介護事業者が採用管理システムを選ぶとき、最初に置く軸は2つです。ひとつは、資格の有無と研修の受講期限を候補者データとしてどこまで持ち、入職後の人事側へどう引き渡すか。もうひとつは、紹介・ハローワーク・介護専門媒体・法人サイトに分散した応募を、ひとつの台帳に寄せて経路別に追跡できるかどうかです。製品の機能一覧を眺める前に、この2軸で自社の要件を書き出したほうが選定は早く終わります。
標準的な施設系の中途採用であれば、市販のクラウド型パッケージで足ります。日程調整や媒体連携のような手数のかかる部分は、作り込むより既製品が安く上がるのが実情です。一方で、有資格者と無資格者で選考フローを分けたい、施設長には自施設の応募者だけを見せたい、内定者の資格取得見込みを勤怠や人事システムと同じマスタでつなぎたい、といった要件が中心に来ると設定の範囲を越えます。採用フローをシステムに合わせて曲げ始めたら、要件に合わせて設計する求人サイト開発を比較対象に入れてください。入職後の評価制度や資格連動の運用は採用管理の守備範囲外で、医療・介護向け人事評価システム側の要件になります。
介護の採用が有資格者と無資格者の並行募集になる構造と応募経路の偏り
介護の採用管理が他業種と違って見えるのは、募集する職種と資格の組み合わせが多いうえに、応募がひとつの経路へ集まらないからです。全国調査の実数を先に置きます。
離職率12.4%と不足感65.8%が同時に並ぶ介護採用の母集団の詰まり方
介護労働安定センターが2026年7月29日に公表した令和7年度「介護労働実態調査」では、訪問介護員と介護職員を合わせた2職種の離職率は12.4%で横ばい、採用率は14.6%と2年ぶりに上昇しましたが、上昇幅は0.3ポイントにとどまりました。従業員が不足している（「大いに不足」「不足」「やや不足」の合計）と答えた事業所は65.8%で、前年度から0.6ポイント上がっています。職種別では訪問介護員の不足感が82.9%と最も高く、介護職員は69.8%でした。定着は進んでも採用が追いつかない、という構図です。採用管理システムに割り当てるべき仕事は、応募を増やす前段ではなく、少ない応募を取りこぼさない後段にあります。
友人知人33.8%とハローワーク19.4%に偏る応募経路と一元管理の壁
同じ調査の労働者側の回答では、現在の法人に就職した主な経路は「友人・知人からの紹介」が33.8%で最も多く、次いでハローワークが19.4%、求人情報サイトが9.6%でした。勤続1年未満の層に絞ると求人情報サイトが21.3%まで上がり、紹介は29.3%です。媒体連携の本数だけを見て製品を選ぶと、実際には最大の経路である紹介応募が台帳の外に置かれます。紹介で来た候補者は施設長の手元のメモや個人のメッセージアプリで進み、人事部に共有されるのは内定の直前。この分断が、二重連絡や選考の抜けを生みます。介護向けの採用管理システムを評価するときは、媒体連携より先に、紙とメモから来る応募を誰がどの画面で登録するかを確かめてください。
資格要件と研修義務を選考段階で確かめる介護固有のデータ項目と保持期間
介護の採用が他業種と決定的に違うのは、配置できる職種が資格と研修で決まる点です。採用してから資格要件に気づくと、その人を予定した勤務に入れられません。要件確認は選考の後ろではなく前に置きます。
訪問介護員の初任者研修修了要件から決まる有資格者と無資格者の選考分岐
訪問介護の現場に出る職員には、介護職員初任者研修の修了以上の資格が必要です。介護福祉士や実務者研修の修了者も含まれ、サービス提供責任者はさらに要件が絞られます。一方、特別養護老人ホームやデイサービスの介護職員は、無資格でも採用できます。同じ法人が訪問系と施設系の両方を運営していると、募集ポジションごとに「資格が必須か、入職後の取得でよいか」が変わるわけです。採用管理システム側では、求人ごとに必須資格を持たせ、応募フォームで保有資格を選択式で受け取り、資格証の写しをその候補者レコードに紐づける形が最小構成になります。募集要件を先に言語化しておくと、資格の有無だけで足切りする運用も避けられます。
無資格採用者に生じる認知症介護基礎研修の1年以内受講と期限の持ち方
2021年度の介護報酬改定で、無資格で介護に従事する職員には認知症介護基礎研修の受講が義務づけられました。3年間の経過措置は2024年3月末で終わり、2024年4月以降は未受講のまま従事を続けられません。ただし新たに採用した職員には、入職後1年以内という猶予が置かれています。介護福祉士や初任者研修の修了者は対象外です。ここで実務が詰まるのは、猶予の起点が入職日であるために、採用管理システム側の内定・入職データと研修受講の記録が別の場所にあると期限が誰にも見えなくなる点にあります。無資格で採用した候補者には内定の時点で受講期限を持たせ、入職と同時に人事側へ引き渡す設計にしてください。期限の追跡そのものを採用管理システムで抱え込むと、入職後の資格・研修履歴を扱う人事側の仕組みと二重管理になります。
介護福祉士国家試験のパート合格導入で変わる資格取得見込み者の扱い
新卒や養成施設からの採用では、内定の時点で介護福祉士の資格を持っていない候補者を「取得見込み」として扱います。社会福祉振興・試験センターが示す日程では、第39回試験は2027年1月31日に実施され、合格発表は同年3月23日（2026年9月時点の公表内容）。入職日の直前に結果が出るため、内定者ごとに受験の有無・受験科目・結果を追える欄が要ります。第39回からはパート合格が導入され、合格したパートは翌年・翌々年まで持ち越せる仕組みに変わります。全科目の合格ではない状態の内定者が生まれるため、「取得見込み」の一択では実態を表せません。採用管理システムの資格欄を自由記述にしていると、この区別が検索も集計もできない文字列として埋もれます。
ハローワーク紹介とオンライン自主応募を分けて記録する介護事業者の運用要件
介護の採用でハローワークを外す事業者は少数です。ただ、同じハローワーク経由でも助成金の扱いが分かれるところに落とし穴があります。
求人者マイページのオンライン自主応募が助成金の要件から外れる論点
ハローワークインターネットサービスの求人者マイページでは、求人の申込みや内容変更、応募者の管理、応募者とのメッセージのやり取りを窓口へ行かずに行えます。注意したいのは、求職者がハローワークの窓口を通さず直接応募する「オンライン自主応募」の扱いです。オンライン自主応募はハローワークによる職業紹介に該当しないため、ハローワーク等の紹介を要件とする助成金の対象になりません。特定求職者雇用開発助成金のように紹介が前提の制度を使う予定があるなら、応募経路を「ハローワークの紹介」と「オンライン自主応募」に分けて記録しておく必要があります。採用管理システムの経路マスタが「ハローワーク」の一択だと、この判別が後から取れません。申請の段階で紹介状の有無を1件ずつ探し直す作業が発生します。
介護専門媒体と縁故応募を同じ台帳に載せるための重複名寄せの判定条件
介護の求人は、カイゴジョブやジョブメドレーのような業界専門媒体、Indeedなどの求人検索エンジン、ハローワーク、法人サイト、そして職員の紹介が同時に動きます。同じ人が別経路から重ねて応募する事態も珍しくありません。名寄せの判定条件を決めておかないと、面接の連絡が二重に飛びます。実務で使える最小の条件は次の3点です。
- 氏名（カナ）と生年月日の一致
- 携帯電話番号またはメールアドレスの一致
- 過去12か月以内の応募履歴の有無
いずれかで既存の候補者に当たったら、新規レコードを作らず既存へ紐づけて経路だけを追加します。人材紹介会社が関与する応募では、手数料の発生条件が経路ごとに違うため、採否まで経路を追跡できないと請求の妥当性を後から検証できません。経路の記録は、採用単価の分析より先に費用の説明責任のために要る項目です。
出戻り再応募者の過去の選考履歴を残す保存期間と本人同意の線引き
介護業界では、家庭の事情でいったん離れた職員が数年後に戻る出戻りが一定量あります。過去に選考を受けた履歴が残っていれば、面接の重複を避け、前回の評価コメントを踏まえた配属の検討ができます。ただし応募者の情報は職業安定法に基づく指針の下で、業務の目的の範囲内で収集・保管・使用する前提です。無期限に選考履歴を持ち続ける運用は、その前提から外れます。実務では、応募書類の保存期間を採用活動の終了から1年程度と決めて応募フォームに明示し、再応募のときに本人の同意で履歴を引き継ぐ形が扱いやすい設計です。不採用者のデータをタレントプールとして持つ場合も、同意の取得日と保存期限を候補者レコードに残してください。
特定技能と育成就労の制度変更を見据えた外国人材の在留資格データの持ち方
外国人材の受け入れは、介護の採用管理に固有の項目を持ち込みます。同じ調査では、訪問系サービスでの外国籍労働者の受け入れ方針は「受け入れる予定はない」が47.2%、「わからない」が27.4%、「現在、検討している」が13.1%でした。検討段階の事業者が一定数いる以上、システム側に先に器を用意しておく判断が要ります。
特定技能の訪問介護解禁で増える初任者研修修了と実務経験1年の確認項目
2025年4月から、特定技能の在留資格を持つ外国人が訪問介護などの訪問系サービスに従事できるようになりました。従事する本人には、介護職員初任者研修課程などの修了と、介護事業所での1年以上の実務経験が求められる制度設計です。受け入れ側にも、研修とOJTの実施、キャリアアップ計画の作成、ハラスメント防止の体制といった条件が付きます。採用管理システムで押さえるのは、在留資格の種類、在留期限、日本語試験と介護技能評価試験の合否、そして実務経験の年数。この4項目が候補者レコードにないと、内定を出せるかどうかを人事部が判断できません。介護分野の第2号技能実習を良好に修了した人は試験が免除されるため、免除の根拠となる修了区分も同じ場所に置いてください。
2027年4月施行予定の育成就労を見据えた在留期限と転籍の記録設計
技能実習に代わる育成就労制度は、2027年4月1日の施行が予定されています（2026年9月時点）。介護は対象分野に含まれ、一定の要件を満たせば本人の意思による転籍が認められる仕組みです。施行後しばらくは移行期間として技能実習と育成就労が併存する見込みで、同じ職場に制度の異なる在留者が並びます。採用管理システムの側では、在留資格を自由記述ではなく選択肢で管理し、制度の追加に耐える形にしておくのが安全策です。転籍が動く制度では、他事業所からの受け入れも採用の一経路になります。紹介や媒体と並べて「転籍」の経路を持てるかどうかが、2027年以降の採用集計を分けます。
施設別の権限分離と勤怠・人事システム側との二重管理を避ける連携設計
複数の施設を運営する法人では、応募者データを誰に見せるかが運用の分かれ目になります。全施設の応募者を全施設長が見られる設定のまま使い続けている法人も、いまだに珍しくありません。
施設長が自施設の応募者だけを見る権限分離と本部の横断集計の両立
現場面接を施設長が担い、そのまま直行直帰で完結する運用は介護では標準的です。応募者の個人情報を扱う画面を現場へ開く前提になるため、権限は施設単位で切ります。求人を拠点コードに紐づけ、施設長には自施設の求人に応募した候補者のみを表示し、本部の人事は全拠点を横断して充足率を見る。この2階層があれば、職業安定法の指針が想定する目的の範囲を越えた閲覧を抑えつつ、本部が採用の進捗を把握できます。市販パッケージでも拠点別の権限設定はよく備わっていますが、「施設長は選考ステータスの更新までできるが、他施設の候補者は検索結果にも出ない」という粒度まで満たすかは製品差が出るところ。デモの段階で施設長アカウントを作り、他施設の候補者が検索に出ないところまで確かめてください。
内定者データを勤怠・人事システムへ引き継いで二重入力を止める範囲
採用管理システムの出口は入職です。氏名・住所・保有資格・入職日といった情報を紙に書き直して勤怠システムへ入れ直す運用が残っている法人では、入職の前後で同じ情報を3回入力しています。連携の範囲は、候補者が内定を承諾した時点のデータを人事マスタへ渡すところまでと決めるのが扱いやすいところです。夜勤シフトや人員配置基準の計算は採用管理の外側で、介護施設の勤怠管理システムが担当します。介護記録や請求を扱う基幹側との直接連携は不要で、職員マスタを介した一方向の受け渡しで足ります。スポットワーク経由で働いた人を正社員候補として追う場合も、この受け渡しの経路に乗せる形が素直です。同じ調査では過去1年にスポットワークを利用した事業所は8.9%、そのうち28.0%が正社員等への雇用に至っており、単発勤務の記録を採用の母集団として扱う余地があります。
市販パッケージで足りる範囲とカスタム開発へ切り替える介護事業者の条件
ここまでの要件を並べると全部を作り込みたくなりますが、介護事業者の規模では既製品で足りる範囲が広いのが実情です。線を引きます。
3施設・年間採用20名までなら市販パッケージで足りると判断する条件
事業所が3施設程度まで、年間の採用が20名前後、募集職種が介護職員と看護職員と生活相談員に収まる法人であれば、市販のクラウド型で足ります。この規模では月あたりの応募が数十件で、選考ステータスの管理より日程調整の手間のほうが大きいからです。媒体連携と面接日程の自動調整が付いた製品を選び、資格欄と応募経路のマスタだけ自社の運用に合わせて作り直す。この2か所を直せば、上で挙げた要件のうち助成金の判別と資格の記録は満たせます。製品タイプや料金の比較に時間をかけるのは、候補が3社に絞れてからで間に合います。業種別の運用要件を横に置いて考えたい場合は、登録制度が絡む金融業界の採用管理システムも近い構造です。
資格と人員配置基準を選考に連動させる場合に受託開発へ切り替える手順
切り替えの判断が立つのは、次の状態に入ったときです。応募の段階で保有資格と勤務可能時間を突き合わせ、人員配置基準を満たす採用計画へ自動で反映したい。施設ごとに承認ルートが分かれ、承認者の代理設定まで要る。内定者の資格取得見込みと研修の受講期限を人事マスタと同じキーで持ちたい。この3つのうち2つが要件の中心に来たら、パッケージの設定では収まりません。手順としては、現行の選考フローを施設系と訪問系で1本ずつ書き出し、既製品の設定で満たせない箇所に印を付け、その箇所だけを対象に見積もりを取ります。応募の受け口である求人ページから作り直すなら、求人サイト開発として一体で設計したほうが、媒体とシステムの間で情報が食い違う事故を減らせます。
採用管理システムを見送るべき場面と導入後に使われなくなる失敗パターン
単独の事業所で職員が20名以下、採用が年に数名で、応募のほとんどが職員の紹介という法人には、採用管理システムを入れません。この規模では表計算ソフトと共有フォルダで足り、月額費用と入力の手間のほうが上回ります。導入して使われなくなる典型は2つ。ひとつは、施設長が現場面接の結果を紙に書き、後から人事が代行入力する運用で、入力が3日遅れるため画面の情報が信じられなくなる型。もうひとつは、資格欄を自由記述にしたまま運用を始め、「初任者研修修了」「初任者」「ヘルパー2級」が混在して集計できなくなる型です。どちらも製品の機能不足ではなく、入力の担い手とマスタ設計を決めずに始めたことが原因になります。導入前に決めるのは、誰がどの端末で何分以内に入力するか。この1点を空欄のまま契約すると、月額費用だけが残ります。
よくある質問
介護事業者から実際に挙がる質問を5つ取り上げます。
介護向けの採用管理システムと一般的なATSは何が違いますか？
機能の骨格は同じで、違いは扱うデータ項目と権限の粒度に出ます。介護向けを名乗る製品は、保有資格の選択肢、介護専門媒体との連携、施設単位の権限分離、夜勤可否のような勤務条件の項目を初期状態で持っています。一般的なATSでも項目の追加で近づけられますが、資格マスタと拠点別の権限を後から作り込むと設定が複雑になりがちです。判断の順序としては、専門媒体との連携が要るかどうかを先に確認してください。
ハローワーク経由の応募も採用管理システムで管理できますか？
管理できますが、経路の区別を自分で設計する必要があります。求人者マイページ側で応募者の情報を確認し、採用管理システムへは手入力またはCSVで取り込む形が一般的です。このとき「ハローワークの紹介」と「オンライン自主応募」を別の経路として登録してください。オンライン自主応募は職業紹介に当たらないため、紹介を要件とする助成金の対象から外れます。後から区別を付け直すのは手間になります。
無資格者の応募が多い場合、選考フローはどう分ければよいですか？
求人を「資格必須」と「無資格可」の2系統に分け、応募フォームの保有資格の回答で自動的に振り分ける形が扱いやすいです。無資格可の系統では、認知症介護基礎研修の受講案内を内定通知に組み込み、入職後1年以内という期限を候補者レコードに持たせます。訪問系の求人は初任者研修の修了が前提になるため、同じ系統に混ぜません。振り分けの条件を1か所に集めておくと、募集を増やしたときの設定変更が短時間で終わります。
外国人材の採用にも使えますか？在留資格の管理はできますか？
在留資格の種類と在留期限を項目として持てれば運用に乗ります。特定技能の場合は、日本語試験と介護技能評価試験の合否、技能実習からの移行区分、訪問系に配置するなら初任者研修の修了と実務経験1年の確認結果まで残してください。2027年4月に施行が予定される育成就労では在留資格の区分が増えるため、自由記述ではなく選択肢で持つ設計にしておくと移行期の集計が崩れません。期限そのものの通知は、人事側のシステムと役割を分けます。
導入の費用はどのくらいを見ておけばよいですか？
市販のクラウド型は課金方式で総額が変わります。求人数に応じた課金、利用者IDごとの課金、応募数に応じた課金の3型が主流で、施設数が多い法人ではID課金が膨らみやすいところです。介護は募集職種が多く求人本数も増えるため、求人数課金との相性を確かめてください。受託開発に切り替える場合は、既製品で満たせない箇所だけを切り出して見積もると、全面開発の見積もりより現実的な金額に収まります。
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