経費精算システムを無料で使える範囲：電帳法の保存要件で有料が要る境界と個人事業主の判断

経費精算システムを無料で使う方法は、期間無制限の無料プラン、1か月前後の無料トライアル、1人あたり月200円台の低価格帯、Excelや既存グループウェアでの自作の4つに分かれます。このうち長く無料で続けられる経路は、2026年10月時点でかなり細くなりました。本記事では、無料のまま運用できる範囲を電子帳簿保存法の保存要件で線引きし、紙の領収書を捨てたい会社や精算者が増えた会社がどこで有料に切り替えるべきかを示します。従業員のいない個人事業主がどう判断するかも、本記事で扱う内容です。機能と比較の観点の全体像は経費精算システムとは？機能・比較の観点と電帳法・インボイス対応を解説にまとめています。

まとめ：無料で回せるのは電子取引の保存まで、紙の領収書を捨てるなら有料が前提

無料で経費精算を回せる範囲は、メールやWebで受け取った領収書データを、事務処理規程を定めて消さずに保存する運用までです。基準期間の売上高が5,000万円以下なら、税務調査でのダウンロードの求めに応じられる状態にしておけば検索機能の要件も外れるため、Excelと共有フォルダでも制度上の要件は満たせます。

紙の領収書をスマートフォンで撮影して原本を捨てたいなら話は別です。スキャナ保存には解像度・階調・入力期間・訂正削除の履歴といった要件があり、無料の自作では満たしにくいため、有料の経費精算システムを使う前提で考えてください。精算する従業員が5人を超え、承認の記録を残す必要が出てきた段階も有料化の目安になります。従業員のいない個人事業主なら、経費精算システムは要らず、会計ソフトの証憑保存で足ります。

「無料の経費精算システム」と呼ばれる4つの形態と無料が続く期間の違い

検索結果で「無料」とひとまとめに紹介されている製品は、無料が続く期間と、無料のうちに使える機能がまったく違います。先に形態を分けておくと、比較記事の一覧を読んだときに取り違えません。

期間無制限の無料プランは2026年10月時点でほとんど残っていない実態

期間無制限で0円のまま使える経費精算システムは、2026年10月時点でごく少数です。比較メディアで「完全無料」の代表として長く紹介されてきたビズトラは、旧URLのbiztra.cloudにアクセスすると、2026年10月11日時点で株式会社トランスファーデータの有料サービス「AI Expense」の公式サイトへ301リダイレクトされます。新規登録の導線もAI Expenseの登録画面へ転送されていました。

AI Expenseの料金は、Standardプランが1人あたり月200円（税抜）、AI OCRを含むProプランが1人あたり月400円（税抜）で、どちらも初期費用0円と30日間の無料トライアルを掲げています。比較記事に「ユーザー数無制限で無料」と書かれていても、掲載日が古ければ現状と食い違っている可能性があります。無料プランを前提に選ぶ場合は、必ず提供元の公式サイトで料金ページを開いてから判断してください。

無料トライアルは1か月前後で終わり、終了後のデータ引き継ぎ条件に差がある

無料トライアルは、有料プランの機能を期間限定で試す仕組みです。たとえばマネーフォワード クラウド経費の料金ページでは、2026年10月11日時点で1か月間の無料トライアルが案内され、クレジットカードの登録は不要、終了後に有料プランへ自動で移行しないこと、トライアル中のデータは有料移行後も引き継がれることが明記されています。一方で、トライアル中は一部の機能が使えないとも書かれています。

トライアルを始める前に確かめておきたいのは、終了後にデータをどう扱うかです。自動課金の有無、データの保持期間、CSVで書き出せるかの3点を見ておけば、乗り換えるときに明細を手で打ち直す事態を避けられます。トライアルは無料で使い続けるための手段ではなく、有料製品の選定期間と割り切ってください。

初期費用0円と1人月200円台の低価格帯が「安い」経費精算システムの下限

「経費精算システム 安い」で探している場合、現実的な下限は、初期費用0円で1人あたり月200円から500円前後の従量課金です。AI Expenseの1人月200円で10人が使うと月2,000円（税抜）、年間で24,000円になります。一方、マネーフォワード クラウド経費は人数帯で基本料金が決まり、年払いの場合でひとり法人プランが月2,480円、3名までのスモールビジネスプランが月4,480円（いずれも税抜・2026年10月11日時点）と案内されています。

月額だけで比べると、OCRやカード明細の取り込みがオプションになっている製品で、あとから費用が増えます。料金モデルの違い（ユーザー数課金・月額固定・件数従量）とオプション費を含めた3年間の総額の出し方は、経費精算システムの費用相場と料金体系｜初期費用・月額・TCOで導入判断で整理しています。本記事で扱うのは、そもそも有料にすべきかどうかを判断する境界です。

Excelやスプレッドシート、既存のグループウェアで自作する無料の経路

追加費用をかけずに続けられる唯一の経路が自作です。Excelの精算書テンプレート、Googleスプレッドシートと入力フォームの組み合わせ、すでに契約しているグループウェアの申請機能などが該当します。ライセンス費は増えませんが、承認の記録、領収書データとの紐づけ、会計ソフトへの転記はすべて人手で担うことになります。

この表で無期限に無料が続くのは自作だけです。次の章では、自作や無料の仕組みのままで電子帳簿保存法の要件を満たせるかを確かめます。

電子帳簿保存法の要件から見る、無料のまま運用できる範囲と限界の線引き

無料で済むかどうかを決めるのは、機能の多さより、領収書をどの形で保存するかです。電子帳簿保存法では、メールやWebで受け取った電子取引データと、紙で受け取った領収書をスキャンして保存するスキャナ保存とで要件が大きく違います。

メールやWebで受け取った領収書は事務処理規程を定めれば無料で保存できる

ECサイトの領収書PDFやクラウドサービスの請求メールなど、電子で受け取ったデータは、令和6年1月から電子のまま保存する必要があります。保存の要件は、改ざんを防ぐ「真実性の確保」と、すぐに見られて探せる「可視性の確保」の2つです。国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】Ⅱ適用要件の問9では、真実性の確保として、タイムスタンプの付与、訂正削除の記録が残るか訂正削除ができないシステムの利用、訂正削除の防止に関する事務処理規程の制定と運用のいずれかを求めています。

この4つのうち、事務処理規程だけは費用がかかりません。国税庁は参考資料（各種規程のサンプル）で、法人の例と個人事業者の例の2種類のひな型を公開しています。規程を定めて守っていれば、共有フォルダに保存する運用でも真実性の要件を満たすことは可能です。規程の書き方と運用の注意点は事務処理規程とは？電子帳簿保存法の真実性要件を満たす作成方法と国税庁サンプルで詳しく扱っています。

売上高5,000万円以下ならダウンロードの求めへの対応で検索要件が外れる

可視性の確保には、取引年月日・取引金額・取引先で検索できることという検索要件が含まれます。無料の自作で手間がかかるのはここですが、小規模な会社は要件の緩和の対象です。国税庁のリーフレット令和6年1月からの電子取引データの保存方法（令和5年12月）によると、2課税年度前の売上高が5,000万円以下の場合、または電子取引データを印刷した書面を日付と取引先ごとに整理している場合は、税務調査でのダウンロードの求めに応じられるようにしていれば検索要件は不要になります。

同じリーフレットは、準備が間に合わない場合の猶予措置にも触れています。要件どおりに保存できないことに所轄税務署長が相当の理由があると認め、ダウンロードの求めと印刷した書面の提示・提出の求めに応じられる場合は、データを保存しておくだけでよいとされ、事前申請も要りません。人手不足やシステム整備が間に合わないことも理由として挙げられています。ただし猶予措置は「データを消さずに保存する」義務まで外すものではありません。制度の全体像は電子取引データ保存とは？2024年完全義務化の保存要件と対応方法を参照してください。

紙の領収書を撮影して原本を捨てるスキャナ保存は無料の自作では満たしにくい

無料の運用が行き詰まるのは、紙で受け取った領収書をデータ化して原本を捨てたい場合です。これはスキャナ保存という別の制度で、国税庁の電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】Ⅱ適用要件では、業務の処理サイクルに沿った期間内の入力、200dpi以上の解像度、赤・緑・青それぞれ256階調以上のカラー読み取り、訂正削除の履歴の確保、日付や金額での検索などが求められています。問28では、A4の書類なら約387万画素が必要で、スマートフォンで撮影する場合も同じ基準を満たす必要があるとしています。

スマートフォンで撮った画像を共有フォルダに置くだけでは、入力した日時や訂正削除の履歴を証明できません。紙の原本を捨てたいなら、スキャナ保存の要件に対応した有料の経費精算システムを使うのが現実的です。原本を残すなら、紙は紙のまま保存し、精算の申請だけを無料の仕組みで回す運用が成り立ちます。

JIIMA認証の有無で、保存要件を自社で説明する手間がどれだけ変わるか

有料製品を選ぶ場合に見ておきたいのが、日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証です。JIIMAは電子取引ソフト法的要件認証製品一覧を公開しており、電子取引の保存要件を機能仕様で満たすと判断された製品が掲載されています。認証製品なら、税務調査で保存要件を満たしている根拠を自社で一から説明する負担が減ります。

反対に、「電子帳簿保存法対応」とだけ書かれた無料プランや低価格プランは、どの要件をどの機能で満たしているかを確かめる必要があります。AI Expenseの公式サイトも2026年10月11日時点で「電子帳簿保存法対応（料金込み）」と案内していますが、JIIMA認証についての記載は見当たりませんでした。認証の有無は製品の良し悪しを決めるものではないものの、確認の手間は変わります。

個人事業主と少人数の会社が無料の経費精算で済ませてよい条件と人数の目安

「経費精算システム 個人事業主」で探している場合、まず確かめたいのは、そもそも立替精算が発生するかどうかです。

従業員のいない個人事業主は経費精算システムより会計ソフトの証憑保存で足りる

経費精算システムは、従業員が立て替えた経費を申請し、上長が承認し、経理が払い戻す流れを管理する仕組みです。従業員のいない個人事業主が事業の経費を自分で払った場合、帳簿上は事業主借などで記帳すれば済み、申請と承認の工程がありません。このケースで経費精算システムに月額を払う理由はほとんどありません。

必要なのは、領収書データの保存と帳簿への記帳です。電子で受け取った領収書は、国税庁が公開している個人事業者向けの事務処理規程のひな型を使えば、前の章の要件を無料で満たせます。確定申告用の会計ソフトを契約しているなら、その証憑保存機能を使う方が、経費精算システムを別に契約するより手間も費用も少なく済みます。

立替精算する従業員が5人を超えたら承認記録の残らない運用から抜ける

従業員を雇い、立替精算が発生した時点で事情が変わります。Excelやメールでの申請は、誰がいつ承認したかが記録に残りにくく、差戻しのやり取りも散らばりがちです。精算者が2〜3人のうちは経理担当が目で追えますが、5人を超えると月末に申請が集中し、承認漏れや二重申請を見落とす確率が上がります。

目安として、立替精算する従業員が5人を超えたら、承認の履歴が残る仕組みへの移行を検討してください。規模ごとの要件差は経費精算システムの中小企業向けの選び方｜規模別の要件差と2026年10月の法改正対応で解説しています。

無料の運用から有料の経費精算システムへ切り替える判断の目安と試算方法

有料化のきっかけは、「機能が足りない」と感じたときより、手作業の時間が月額を上回ったときに置くと判断がぶれません。

月の精算件数と経理の転記時間で有料化の損益分岐を試算する手順

損益分岐は、経理が転記と確認に使っている時間を金額に直して比べると出せます。次の数値は計算方法を示すための仮定です。精算者10人が月5件ずつ申請し、経理が1件あたり3分かけてExcelから会計ソフトへ転記と確認をしていると、月50件で150分、つまり2.5時間になります。経理担当の時間単価を2,000円と置くと、月5,000円分の作業です。

1. 直近1か月の精算件数を数える（申請書の枚数または明細の行数）
2. 1件あたりの転記・確認・差戻しにかかる時間を測る
3. 件数×時間×時間単価で月の作業コストを出す
4. 候補製品の月額（人数×単価＋オプション）と比べる

この仮定では、1人月200円の製品を10人で使うと月2,000円（税抜）なので、作業時間の削減が半分程度でも元が取れます。逆に精算者が3人で月10件程度なら、作業は月30分ほどで、無料の自作を続ける方が合理的です。

2026年10月のインボイス経過措置70%への切替で手作業の税区分判定が増える

無料の自作で見落としやすいのが、インボイス制度の経過措置の変更です。国税庁の令和8年度 税制改正特集によると、免税事業者など適格請求書発行事業者以外からの課税仕入れについて一定割合を控除できる経過措置は、令和8年10月から2年間は70%、令和10年10月から2年間は50%、令和12年10月から1年間は30%と見直されました。それまでは80%です。

用いる割合は課税仕入れの日付で決まるため、2026年9月30日までの立替は80%、10月1日以後は70%と、同じ取引先でも明細ごとに税区分が分かれます。Excelでの精算では、この判定を経理が1件ずつ行うことになります。免税事業者からの立替が月に数件以上ある会社は、登録番号の照合と税区分の判定を自動で行える有料製品へ移る理由が1つ増えたと考えてください。

一創の判断：無料のまま続けてよい会社と社内ワークフローへ載せる場面

ここまでの要件と試算を踏まえ、無料のまま続けてよい条件と、有料製品の契約以外の選択肢を条件付きで示します。

無料のまま続けてよいのは電子取引中心で精算者が5人以下の会社

次の3つをすべて満たす会社は、無料の自作のままで問題ありません。領収書の多くがメールやWebで届く電子取引であること、紙の領収書は原本のまま保管すると決めていること、立替精算する従業員が5人以下であることです。売上高5,000万円以下であれば、事務処理規程を定め、ダウンロードの求めに応じられるようにしておくことで、電子帳簿保存法の要件も満たせます。

この条件の会社が有料製品を契約しても、削減できる作業時間が月額に見合わないことが多いため、ここでは有料化は過剰と判断します。精算パターンごとに推奨する製品タイプは経費精算システムのおすすめ：交通費・カード・出張・立替の精算パターン別に推奨タイプを決めるで扱っています。

既存のワークフローに経費申請を載せる方が有料製品より安く済む場面

すでに稟議や休暇申請を回すワークフローシステムを持っている会社では、経費精算システムを別に契約するより、既存のワークフローに経費申請のフォームを追加する方が安く済む場合があります。承認経路と承認履歴はワークフロー側で管理でき、申請者が覚える画面も1つで済みます。追加で作り込むのは、領収書ファイルの添付と保存先の固定、会計ソフトへ渡す仕訳CSVの出力です。

この選択が合うのは、精算者が数十人規模で承認経路が稟議と共通している会社です。経費申請をどちらの仕組みで回すかの判断軸は経費精算システムとワークフローシステムの違いで詳しく比べています。既存のワークフローへ経費申請と電子帳簿保存法の保存要件を組み込む設計については、一創のワークフローシステム開発でご相談いただけます。

無料の自作を見送るべき場面は紙の原本廃棄と多段承認が同時に要る会社

反対に、無料の自作を選ぶべきでない条件もはっきりしています。紙の領収書を撮影して原本を捨てたい、かつ部門長と経理の2段階以上の承認が必要という2つが重なる会社です。スキャナ保存の要件と承認履歴を両方とも自作で満たそうとすると、作り込みと運用の手間が有料製品の月額を大きく上回ります。

この場合は、無料トライアルで2〜3製品を試し、スキャナ保存の要件に対応しているか、JIIMAの認証製品一覧に載っているかを確かめたうえで有料製品を選んでください。無料にこだわって運用を作り込むより、早い段階で有料に切り替える方が結果的に安く済みます。

よくある質問

経費精算システムを無料で使いたいと考えたときによく寄せられる質問に、本文の要件と試算を踏まえて答えます。

完全無料で使い続けられる経費精算システムはありますか？

期間無制限で0円の経費精算システムは、2026年10月時点でごく少数です。無料の代表として紹介されてきたビズトラも、旧URLは有料のAI Expense（1人あたり月200円〜・税抜）の公式サイトへ転送されています。比較記事の「完全無料」という記述は掲載日を確かめ、提供元の料金ページで現状を確認してください。無期限で無料が続くのは、Excelや既存のグループウェアを使った自作だけです。

無料トライアルが終わるとデータはどうなりますか？

トライアル終了後のデータの扱いは、製品ごとに異なるものです。マネーフォワード クラウド経費のように、トライアル中のデータを有料移行後も引き継げると明記している製品もあれば、終了後の扱いを料金ページに書いていない製品もあります。トライアルを始める前に、自動課金の有無、データの保持期間、CSVで書き出せるかの3点を確認しておくと、乗り換えや解約のときに明細を打ち直さずに済みます。

Excelで経費精算をしても電子帳簿保存法に違反しませんか？

Excelで精算書を作ること自体は問題ありません。確認が要るのは領収書の保存方法です。メールやWebで受け取った領収書データは、事務処理規程を定めて消さずに保存すれば真実性の要件を満たせます。売上高5,000万円以下なら、ダウンロードの求めに応じられるようにしておけば検索要件も適用の対象外です。紙の領収書を撮影して原本を捨てる場合はスキャナ保存の要件がかかり、Excelと共有フォルダだけでは満たしにくくなります。

個人事業主に経費精算システムは必要ですか？

従業員のいない個人事業主には、ほとんどの場合必要ありません。経費精算システムは従業員の立替を申請・承認・払い戻しする仕組みで、事業主本人が払った経費は帳簿に記帳すれば済むためです。電子で受け取った領収書は、国税庁の個人事業者向け事務処理規程のひな型を使って保存すれば足ります。立替精算する従業員を雇った時点で、承認の記録が残る仕組みを検討してください。

安い経費精算システムを選ぶときに見落としやすい費用は何ですか？

見落としやすいのは、OCRによる領収書の読み取り、法人カード明細の取り込み、会計ソフトとの連携がオプション料金になっている点と、最低利用料金です。1人あたりの単価が安くても、最低利用料金があると少人数では割高になります。AI ExpenseのようにOCRを上位プランだけに含める料金体系もあるため、使いたい機能がどのプランに入っているかを料金ページで確かめてください。

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