下請法の発注書とは？取適法の必須記載事項8項目と書き方・ひな形、電子交付の条件

下請法の対象になる取引では、発注したら直ちに、決められた事項を書いた発注書を受注者に示さなければなりません。2026年1月1日に下請法は「中小受託取引適正化法（取適法）」へ改正・改称され、いわゆる3条書面は「4条明示」に名前が変わりました。記載事項も見直されており、手形の欄が消えるなどの変更があった点も従来との違いです。この記事では、明示規則第1条が定める8項目の書き方、システム開発の委託を例にしたひな形と記入例、発注内容が変わったときに出し直す判断、メールやEDIで送るときの条件までを、公正取引委員会の一次資料をもとに整理します。法律の全体像は下請法の4義務・11禁止行為と2026年改正の解説で確認できます。

まとめ：下請法の発注書は発注直後に8項目を明示し変更のたびに出し直すという結論

発注書に決まった様式はありません。求められているのは、明示規則第1条の8項目が漏れなく書かれていることと、発注した時点で直ちに示すことの2つです。電話で頼んで後から発注書を送る運用は、公正取引委員会の運用基準で違反事例として挙げられています。

下請法時代のテンプレートを使い続けている会社は、手形の欄を外し、用語を「委託事業者」「中小受託事業者」「製造委託等代金」に直すところから始めてください。支払方法や検査期間のように変わらない事項は共通事項の通知書にまとめれば、個々の発注書は短くできます。仕様変更や追加作業で委託内容が変わったら、その内容も明示して保存します。

電子メールやEDIで送るのに受注者の承諾は要らなくなりました。ただし書面を求められたら遅滞なく渡す義務が残ります。記載漏れが続くなら、テンプレートの直しより、発注データの入力チェックで防ぐほうが確実です。

下請法の発注書を交付する義務と2026年取適法で変わった名称・条文の位置

発注書の義務は条文番号が変わったため、古い資料と新しい資料で呼び方が食い違います。まず根拠の位置を確かめておきます。

3条書面から4条明示へ移った発注書の根拠条文と委託事業者に課される範囲

下請法第3条が定めていた書面交付義務は、取適法では第4条に移りました（e-Gov法令検索の取適法（2026年1月1日施行版））。第4条第1項は、委託事業者が製造委託等をした場合は直ちに、給付の内容、代金の額、支払期日、支払方法などを書面か電磁的方法で明示するよう求めています。何を書くかの細目は、公正取引委員会規則に委ねられました。

呼び方も変わっています。親事業者は委託事業者、下請事業者は中小受託事業者、下請代金は製造委託等代金です。「3条書面」と書かれた社内規程やテンプレートは、2026年1月1日以降の発注には根拠条文がずれた状態になります。

対象となる取引は、製造委託、修理委託、情報成果物作成委託、役務提供委託、特定運送委託の5つです。ソフトウェアやWebサイトの制作を外注するなら情報成果物作成委託に当たります。

対象取引の判定を先に済ませるべき理由と従業員基準で対象が増えた取引先

発注書の義務が掛かるのは、委託事業者と中小受託事業者の規模の組み合わせが基準に当てはまる取引だけです。2026年改正で、資本金の基準に加えて従業員数の基準（たとえば情報成果物作成委託の一部では300人超と300人以下）が入りました。資本金が大きい取引先でも、従業員基準で新たに対象になる場合があります。

判定を先に済ませないと、発注書を出すべき取引先と出さなくてよい取引先の区別がつきません。実務では、取引先マスタに資本金と従業員数を持たせ、対象かどうかを発注前に判定しておくのが確実です。判定の手順は下請法の資本金区分と取適法の従業員基準による判定手順で解説しています。

明示規則第1条が定める発注書の必須記載事項8項目と下請法時代からの変更点

記載事項は「製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律第四条の明示に関する規則」（e-Gov法令検索の明示規則）の第1条第1項に、8つの号で並んでいます。号ごとに発注データのどの項目と結び付けるかは取適法のガイドラインとシステム改修点の解説で一覧にしているので、ここでは各欄の書き方に絞ります。

常に必要なのは1号・2号・4号です。3号と5〜8号は、その取引に該当する場合だけ書きます。競合の解説で「12項目」とされているのは、下請法時代の手形欄などを数えた整理で、取適法の号とは一致しません。

名称・委託日・給付内容・納期と納入場所を書く欄で起きやすい記載漏れ

1号の名称は、社名のほか取引先コードなど相手を識別できる番号や記号でも構いません。2号の委託日は、発注書を作った日ではなく委託をした日です。電話で内示して数日後に発注書を作る運用では、ここがずれます。

給付の内容は、品目、品種、数量、規格、仕様を、受注者が何を作ればよいか分かる程度に書きます。「〇〇システム開発一式」だけでは足りません。要件定義書や仕様書の版番号を記載し、その文書を発注書と一緒に渡すのが現実的な書き方です。受領期日は、役務提供委託なら提供を受ける期日か期間を書きます。受領場所は、成果物をサーバーやリポジトリに納めるならその場所を指定します。

代金の額と支払期日を具体的な金額と日付で書く条件と算定方法で足りる場面

4号の代金は、具体的な金額で書くのが原則です。明示規則第1条第2項は、金額を示すことが困難なやむを得ない事情がある場合に限り、算定方法の明示で足りるとしています。運用基準が例に挙げるのは、技術者の時間単価と実績作業時間で総額が決まる場合や、原材料費の変動に代金が連動する場合などです（公正取引委員会「取適法の運用基準」）。算定方法は、根拠となる数字が確定すれば金額が自動的に決まる式でなければならず、金額が確定したら速やかに受注者へ示します。

支払期日は「〇月〇日」のように日が特定できる形で書きます。「納品後30日以内」は期限を示すだけで日が特定できないため認められません。受領日から60日以内に収める数え方は下請法の支払期日と60日ルールの起算日の解説を参照してください。

手形の欄が消えた支払手段の記載とファクタリング・電子記録債権の書き方

下請法時代の発注書テンプレートには、手形の金額と満期を書く欄がありました。取適法では手形による支払そのものが禁止されたため、明示規則にも手形の号はありません。欄を残したままだと、手形払いが選べるかのように読めてしまいます。テンプレートから削除してください。

代わりに残っているのが5号と6号です。5号は、債権譲渡担保方式・ファクタリング方式・併存的債務引受方式といった一括決済方式で支払う場合に、金融機関の名称、貸付けか支払を受けられる額、受けられる期日を書きます。6号は電子記録債権で支払う場合の額と支払期日です。いずれも満期が支払期日を超えてはいけないなど条件があるため、使える条件は取適法の手形払い禁止とでんさい・一括決済の条件の解説で確認してください。

知的財産権の譲渡範囲と有償支給原材料をシステム開発や製造の発注で書く欄

システム開発やデザインの外注で見落とされやすいのが、知的財産権の扱いです。運用基準は、成果物に関する知的財産権の譲渡や利用許諾を給付の内容に含めるなら、その範囲を明示し、代金を決めるときに勘案するよう求めています。著作権の譲渡を前提にしているのに発注書には何も書いていない、という状態は避けるべきです。

7号は、委託事業者が原材料や部品を有償で支給し、その代金を製造委託等代金から差し引く場合の記載です。品名、数量、対価、引渡しの期日、決済の期日と方法を書きます。無償支給や支給が無い取引では不要です。

システム開発の委託を例にした取適法対応の発注書ひな形と項目別の記入例

8項目を押さえても、実際の発注書に落とすと迷う欄が出てきます。ここでは、ソフトウェア開発を外注する情報成果物作成委託を例に、ひな形の形で記入例を示します。

情報成果物作成委託で使える発注書ひな形の構成と各欄の記入例の一覧表

次の表は、発注書の上から順に並べた欄と記入例です。社名や金額は架空の例です。

支払期日は納期の12月18日から数えて60日以内に収めています。支払方法の欄は、後述の共通事項通知書を参照する書き方です。一括決済や電子記録債権、有償支給を使わない取引なので5〜7号の欄は設けていません。

支払方法や検査期間を共通事項通知書にまとめ個別発注書を短くする書き方

明示規則第1条第3項は、一定期間共通の事項をあらかじめ書面か電磁的方法で示しておけば、個々の発注では示さなくてよいとしています。支払方法、検査期間、知的財産権の扱いのように取引先ごとに毎回同じになる事項が対象です。

その場合でも、個々の発注書には「支払方法は2026年4月1日付け通知による」のように、どの通知の内容が適用されるかを書く必要があります。参照先が書かれていない発注書は、単独では記載事項が欠けた状態です。通知書は年度ごとに出し直し、版を発注書の参照欄と一致させておくと、調査を受けたときに説明がつきます。基本契約書を共通事項の通知として使う場合も同じ考え方です。

仕様が固まらない段階の発注で未定事項の理由と確定予定日を書く記入例

8号は、内容を定められないことに正当な理由がある事項の扱いです。運用基準は、最終ユーザーの求める仕様が確定していないソフトウェア作成委託を、その例に挙げています。

記入例は「給付の内容（帳票出力機能の詳細）：顧客の帳票レイアウトが未確定のため未定。2026年11月20日までに定める」のような書き方です。未定以外の事項はこの時点で全部示し、確定したら直ちに追加の発注書で示します。追加分には当初の発注書の番号を書き、どの発注を補ったのか分かるようにしてください。仕様が確定するまで一切示さない運用は、運用基準の違反事例にそのまま載っています。

発注書を出すタイミングと変更・追加発注のときに出し直す判断の基準

記載事項が揃っていても、出す時期と出し直しの判断を誤ると違反になります。

「直ちに」交付の意味と電話・口頭で先に発注したときに違反になる流れ

第4条は、製造委託等をしたら「直ちに」示すよう求めています。後日まとめて出すことは想定されていません。運用基準の違反事例の1つ目は、緊急を理由に電話で発注し、その後も発注書を示さなかったケースです。

急ぎの依頼を電話やチャットで伝えること自体は禁じられていません。問題になるのは、記載事項を示さないまま作業を始めさせることです。電話で頼んだら、その日のうちに発注書をメールで送る運用を決めておけば、この類型は避けられます。

システムが原因になる事例もあります。運用基準の2つ目の事例は、新規部品の単価が決まっていたのにコンピュータに登録されておらず、単価欄が空のまま発注書が出たケースです。

仕様変更や追加作業を新たな委託として扱い発注書を再交付する場面の見分け方

運用基準は、当初の委託内容と異なる作業を求めることが新たな製造委託等に当たる場合、改めて記載事項を示すよう求めています。画面の追加や対象業務の拡大のように、当初の仕様書に無い成果物が増えるなら新たな委託として発注書を出します。

新たな委託に当たらない変更でも、示された委託内容が変わったり明確になったりしたら、その内容を受注者に示し、第7条の書類の一部として保存します。迷ったときは、代金・納期・成果物のどれかが変わるかで判断してください。どれかが変わるなら変更内容を書面か電磁的方法で示します。口頭の合意だけで済ませると、後で不当な給付内容の変更を疑われたときに反証できません。

メール・EDI・チャットで発注書を電子交付する条件と書面を求められた場合

下請法では、発注書を電子的に送るには事前に下請事業者の承諾が必要でした。取適法ではこの要件がなくなり、書面か電磁的方法かを委託事業者が選べます。

承諾が不要になった電磁的方法の種類と画面に明確に表示される要件の中身

明示規則第2条が認める電磁的方法は、受信者を特定して送る電気通信と、データを記録した媒体の交付の2つです。運用基準は前者の例として電子メールのほか、ショートメッセージやSNSのメッセージ機能も挙げています。EDIや受発注ポータルも、受信者を特定して送るなら同じ扱いです。

条件は、記載事項が受注者の機器の画面に明確に表示されることです。チャットで金額と納期だけを送り、残りの事項は口頭で補う形では足りません。PDFの発注書を添付して送るか、ポータル上で8項目が1画面で読める形にしておきます。

受託側から書面交付を求められたときの対応と応じなくてよい例外の条件

電磁的方法で示した場合でも、中小受託事業者から書面の交付を求められたら、遅滞なく書面を渡さなければなりません（第4条第2項）。明示規則第4条は例外として、受注者が電磁的方法を希望する旨を書面か電磁的方法で申し出ていた場合、同じ取引について既に書面を渡している場合などを定めています。申出があっても、受注者の責任によらず閲覧できなくなったときは例外に当たりません。

中小企業庁と公正取引委員会の中小受託取引適正化法テキスト（令和7年11月版）は、SNSのサービス終了でメッセージが読めなくなった場合には書面交付の求めに応じる必要があるとしています。取引先ごとに「電磁的方法の申出の有無と日付」を記録しておけば、求めがあったときに要否をすぐ判断できます。

Excelの発注書運用で記載漏れが続く会社が受発注システムで直すべき範囲

ここからは、発注書の不備を仕組みでどう防ぐかの判断です。テンプレートを直すだけで足りる会社と、システムの入力チェックまで入れるべき会社は分かれます。

発注書と7条書類の保存2年と記載漏れに科される50万円以下の罰金の関係

発注書を示す義務に違反すると、第14条により50万円以下の罰金の対象になります。両罰規定のため、担当者だけでなく会社も罰せられます。公正取引委員会の令和7年度の運用状況では、こうした手続規定違反で6,887件の措置が採られています（内訳は下請法違反の勧告・公表・罰金の違いと令和7年度の実態の解説を参照）。

発注書とは別に、第7条は給付・受領・支払の経過を記録した書類の作成と2年間の保存を求めています。発注書を送って終わりではなく、変更の明示、検収、支払までを取引単位で追える形で残す必要があります。

Excelとメールの運用を続けてよい規模とシステム化に踏み切る条件の線引き

対象となる取引先が数社で、発注は月に数十件程度、仕様変更もまれという会社なら、取適法に合わせて直したExcelのテンプレートと共通事項通知書で十分です。システムに投資する前に、テンプレートの手形欄削除と用語の修正、支払期日の書き方の統一を済ませてください。

逆に、次のどれかに当てはまるならテンプレートの修正では防げません。単価マスタから発注書を出力していて未登録品目がある、複数部署がそれぞれ別の様式で発注している、変更発注が月に何度も発生して版の管理が追いつかない、という状態です。この場合は、単価・支払期日・給付内容が空なら発注を確定できない入力チェック、変更履歴の自動保存、取引先ごとの電磁的方法の申出記録を発注データ側で持たせる必要があります。既存の販売・購買システムに後付けするか作り直すかの判断を含め、受発注システム開発で個別に相談を受けています。

下請法の発注書の様式・保存期間・省略の可否についてよくある質問と回答

下請法と取適法の発注書について、実務担当者から寄せられやすい質問をまとめました。

下請法の発注書に決まった様式やテンプレートはありますか？

法令で決まった様式はありません。明示規則第1条の記載事項が漏れなく書かれていれば、自社の様式で構いません。紙でもPDFでも、受発注システムの画面でも同じ扱いです。下請法時代のテンプレートを使う場合は、手形の欄を外し、親事業者や下請代金といった旧用語を直してから使ってください。項目名は自由ですが、受注者が読んで各事項を特定できることが条件です。

口頭やメールの本文だけで発注しても問題ありませんか？

口頭だけの発注は、記載事項を示したことにならないため違反です。メールの本文で送ることは電磁的方法として認められますが、8項目のうち該当するものが全部書かれている必要があります。金額と納期だけを書いたメールでは足りません。急ぎの場合は口頭で依頼したうえで、その日のうちに全項目を示した発注書を送ってください。

基本契約書があれば個別の発注書は省略できますか？

省略できません。基本契約書で示せるのは、支払方法や検査期間のように一定期間共通の事項だけです。給付の内容、納期、代金の額などは発注ごとに変わるため、個々の発注で示す必要があります。個別の発注書には、どの基本契約書や通知の内容が適用されるかを書いてください。発注書と注文書・注文請書の呼び分けや印紙の扱いは発注書と注文書の違いと印紙・保管の解説で整理しています。

発注書の保存期間は何年ですか？

取適法では、第7条の書類として2年間の保存が必要です。発注書そのものに加え、変更の内容、受領日、検収結果、支払日と支払額などの記録も含まれます。ただし法人税法上の帳簿書類の保存期間は原則7年なので、税務の面では2年で廃棄できません。電子で保存する場合は、7条書類規則が定める検索や表示の要件も満たす必要があります。

下請法の対象外の取引先にも同じ発注書を使ってよいですか？

使って問題ありません。対象外の取引先に8項目を書いた発注書を出しても、不利益はありません。むしろ取引先ごとに様式を分けると、従業員数の変化などで対象になったときに切り替え漏れが起きます。全取引先に同じ様式を使い、対象かどうかの判定結果は支払期日の管理など発注書以外の処理で使い分けるほうが運用は安定します。

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