自治体のグループウェア選定｜LGWAN接続系に置く機能とα′モデルで使うクラウドの線引き

自治体のグループウェアは、製品の機能表より先に「どの機能をどのネットワークに置くか」で構成が決まります。三層の対策のもとでは、庁内掲示板や施設予約はLGWAN接続系に、外部とのメールやWeb会議はインターネット接続系に分かれやすく、民間企業のように1つのクラウド製品へまとめる設計がそのままでは通りません。この記事では、機能ごとの置き場所、α′モデルでクラウドへ出せる機能と条件、提供形態の比べ方、デジタル庁の検証事業を踏まえた契約期間の決め方を一次情報で整理します。

まとめ｜自治体のグループウェア選定で先に決める配置と契約期間の二点

先に決めるのは二つです。

一つ目は機能ごとの配置先。掲示板・スケジュール・施設予約・庁内ワークフローのように内部事務で閉じる機能はLGWAN接続系に、住民や事業者とのメール、外部とのWeb会議はインターネット接続系に置くのが基本形です。LGWAN接続系からクラウドのメールやWeb会議を直接使うなら、α′モデルの条件（ISMAP登録サービス、団体専用テナント）を満たす必要があります。

二つ目は契約期間。デジタル庁は令和12年度（2030年度）からの将来像への移行開始を示しています。いま更改するグループウェアは、長期の作り込みよりも乗り換えやすさを優先して選ぶほうが損をしません。製品名の比較は、この二点を決めてからで足ります。

三層の対策のもとで自治体のグループウェアが民間と違う構成になる理由

民間企業向けの選び方がそのまま使えないのは、職員の端末とネットワークが用途別に分かれているためです。

マイナンバー利用事務系・LGWAN接続系・インターネット接続系の役割分担

自治体のネットワークは、住民記録や税などを扱うマイナンバー利用事務系、庁内の内部事務を扱うLGWAN接続系、外部のWebやメールにつながるインターネット接続系の三つに分けられています。総務省の検討会資料の構成図では、LGWAN接続系に人事給与・文書管理・財務会計・LGWANメール・ファイルサーバが、インターネット接続系にホームページ管理・インターネットメール・入札情報が置かれています。

グループウェアは、この図のLGWAN接続系に置かれる内部事務の一つです。職員が日常的に開く画面がLGWAN接続系の端末にある以上、グループウェアもそこで動くことが出発点になります。LGWANの接続方式やインターネットとの違いはLGWAN（総合行政ネットワーク）とは？インターネットとの違い・第五次の接続方式とLGWAN-ASPを解説で扱っています。

民間向けクラウド型グループウェアを庁内で直接開けない場面の典型例

民間で主流のクラウド型グループウェアは、インターネット経由での利用を前提に作られています。LGWAN接続系の端末からは一般のWebサイトへ直接出られないため、そのままでは画面すら開けません。

よくある回避策は、インターネット接続系の画面を転送して使う方法。ただし画面転送ではファイルの持ち込みと持ち出しに制限がかかり、添付ファイルを開くたびに無害化を待つ運用になります。頻繁に開く掲示板や回覧でこの手間が出ると、職員は紙とメールに戻ってしまう。選定の前に、候補製品がどの経路で職員の端末に届くのかを図に描いて確かめてください。新着通知が職員の普段使う側の端末に出るかどうかも、同じ図で確認できます。

掲示板・施設予約・メールなど機能ごとに分ける自治体グループウェアの置き場所

グループウェアを一つの製品として見るのをやめ、機能ごとに置き場所を決めると選定が早く進みます。

LGWAN接続系に残すべき掲示板・スケジュール・庁内ワークフローの条件

LGWAN接続系に置くのが妥当なのは、職員だけで完結し、個人情報や内部の検討資料を含みやすい機能です。具体的には次のとおり。

• 庁内掲示板・回覧：人事異動、例規改正の周知、庁内会議の資料配布
• スケジュール：幹部の日程、議会日程、来客の予定
• 施設・備品予約：庁内会議室、公用車、プロジェクター
• 庁内ワークフロー：休暇・出張・物品購入などの申請と承認
• 職員名簿・組織図：内線番号、所属、兼務情報

このうち、外へ出すと最も困るのは職員名簿と庁内ワークフロー。申請には個人の事情が書かれ、職員名簿は標的型メールの宛先リストになり得ます。公開済みの議会日程だけを扱う機能なら、どちらに置いても問題は小さめです。会議室や公用車の予約を独立したシステムで組む場合の考え方は会議室予約システムとは？機能・料金の選び方とグループウェア連携から見る自社開発の判断基準が参考になります。

インターネット接続系に置くメール・Web会議・外部ファイル共有の扱い

住民、事業者、国や他団体とやり取りする機能は、相手がインターネット側にいるため、インターネット接続系に置くことになります。総務省の検討会資料でも、インターネットメールはインターネット接続系に配置されています。

問題は、内部事務のグループウェアと外部向けの機能が別々の画面になることです。外部とのWeb会議の予定がLGWAN側の予定表に載らず、会議室の二重予約が起きます。対策は二つ。外部会議の予定をLGWAN側へ手で転記する運用を決めるか、次章のα′モデルでLGWAN接続系からクラウドのWeb会議へ直接つなぐ構成に寄せるか、のどちらかです。

施設予約を住民向けに公開するときに生じる庁内版との二重管理の問題

見落とされやすいのが、公民館や体育館など住民が使う公共施設の予約です。庁内の会議室予約と同じグループウェアで管理していると、住民向けに公開する段階で、LGWAN接続系のデータをインターネット側へ出す経路が要ります。

住民向けの予約システムを別に持つなら、職員が庁内版へ転記する運用になる。転記が週に数件なら運用で回せます。窓口の予約が日に数十件を超え、職員が両方の画面を見比べて空きを確かめているなら、連携の作り込みを検討する段階です。

α′モデルでLGWAN接続系からクラウドを使うときの利用条件と想定アプリ

α′モデルは、LGWAN接続系の端末から特定のクラウドサービスへインターネット経由で直接つなぐ構成です。総務省の令和5年度の検討会でまとめられたポリシーガイドライン改定検討会の中間報告資料に、利用条件が具体的に書かれています。

ISMAP登録サービスに限るという選定条件と団体側に残る個別検討の範囲

中間報告資料は、α′モデルで使うクラウドサービスを「ISMAPに登録されているクラウドサービスに限定する」としています。ISMAPは政府が求めるセキュリティ要件を満たすと評価されたクラウドサービスの登録制度で、登録の有無はISMAPポータルで確認できます。

注意したいのは、同じ資料が「ISMAP登録サービスであっても、自治体自身の責任で個々のサービスのセキュリティについて個別に検討し、必要な対策を実施する必要がある」と添えている点です。登録は入口の条件にすぎません。提案書に「ISMAP登録済み」とだけ書かれていたら、自団体のポリシーに照らした設定内容まで示すよう求めてください。

団体専用テナントと職員だけに絞るアクセス制御という二つの必須要件

中間報告資料はもう一つ、「各団体専用領域（テナント）があり、当該団体職員のみが該当テナントにアクセスを許可する制御を行う」ことを条件に挙げています。共用の環境に複数団体が同居する形は想定されていません。

実務でつまずくのは、職員以外の利用者の扱いです。会計年度任用職員や委託先の常駐要員にアカウントを渡すのか、渡すならどこまで見せるのか。利用者の区分ごとに使える機能と見られるフォルダを表にしてから設定に入ると、監査で説明しやすくなります。

Web会議・ファイル管理・メールが例示され掲示板が含まれない点の読み方

中間報告資料が想定アプリとして挙げているのは、Web会議（例：Teams）、ファイル管理（例：SharePoint、OneDrive）、メール（例：Exchange）の三種類です。いずれもMicrosoft社の製品を例にした記載で、掲示板やスケジュール、施設予約は例示に入っていません。

α′モデルが想定しているのは「外部とつながる必要がある機能」です。庁内で閉じる掲示板や施設予約を、わざわざクラウドへ出す必然性は薄い。内部事務まで一本化したい団体は、例示されていない機能の扱いを自団体のポリシーで先に決めてください。Microsoft 365に含まれるサービスの範囲はMicrosoft 365とは｜Office単体との違い・含まれるサービスと導入で詰まる点で整理しています。

外部から招待されたWeb会議とファイル流入で無害化が要る場面の判定

中間報告資料は、団体外部の組織から招待されたWeb会議を「インターネット接続系の業務端末で利用することを想定している」としています。LGWAN接続系からブレイクアウトして参加する場合は、ファイルの流出と流入を制御する設定が必要になり、ファイルの流入が想定されるなら無害化などの対策を講じる、という整理です。

α′モデルを入れても、外部との会議がすべてLGWAN側で完結するわけではありません。自団体が主催する会議はLGWAN側、他団体や事業者から招かれる会議はインターネット側。この線引きを職員向けの手順書に書いておいてください。

LGWAN-ASP型・庁内設置型・パブリッククラウド型を比べる三つの判断軸

置き場所が決まれば、提供形態の比較に入れます。

導入形態ごとの初期費用・運用負担・外部連携のしやすさの比較表

自治体のグループウェアで実際に選ばれる三つの形態を、調達で効いてくる軸で並べます。

LGWAN-ASP型と庁内設置型の違いは、誰が運用するか。庁内設置型はサーバの更新と障害対応を団体側か保守委託先が担い、LGWAN-ASP型は提供者側が引き受けます。パブリッククラウド型は外部連携に強い代わりに、テナント設定とアカウント管理を庁内で回す力が要ります。情報システム担当が数名なら、庁内設置型は選ばないほうが安全です。

Microsoft 365やGoogle Workspaceへの一本化を見送る条件

デジタル庁の検証では、鹿児島県肝付町などのプロジェクトがGoogle Workspaceを基本業務環境に据えた構成を試しています。民間と同じく汎用クラウドへ一本化する案は現実の選択肢です。ただし、次のいずれかに当てはまる団体では、一本化は見送るのが妥当です。

一つ目は、自団体のポリシーがα′モデルを採用していない場合。ポリシーの改定と情報セキュリティ委員会での承認が先で、製品の契約はその後になります。二つ目は、庁内ワークフローや施設予約を既存のグループウェアで細かく作り込んでいる場合。汎用クラウドの標準機能では代決や後閲、公用車の運転者登録のような自治体特有の項目を表現しきれず、別システムが残ります。三つ目は、ライセンス費用の上振れを吸収できる予算の余地がない場合。デジタル庁の検証でも、為替変動や物価上昇による将来のライセンス料の高騰への懸念が参加団体から挙がっています。製品ごとの料金と最低ユーザー数の比べ方はグループウェア比較｜料金と最低ユーザー数、Microsoft 365との棲み分けで決める選定基準で扱っています。

デジタル庁のGSS試用検証から読む2030年度に向けた契約期間の決め方

いま契約するグループウェアは、国が描く自治体ネットワークの将来像と時期が重なります。この点を踏まえずに長期契約を結ぶと、途中で乗り換えの判断を迫られます。

令和7年度の検証事業でGSS環境を試した自治体と確認された結果

デジタル庁は令和7年度に、国の業務実施環境であるGSS（ガバメントソリューションサービス）を自治体で試す検証を行いました。2026年3月31日付の国・地方ネットワークの将来像の実現に向けた検証事業の概要によると、GSSはオフィスソフトウェアやコミュニケーションツール、ネットワーク、業務用端末、セキュリティ対策を含めた標準的な業務実施環境です。宮城県と名取市、福井県と鯖江市・高浜町、山口県と岩国市の3プロジェクトが試用し、対象のIDや端末は30程度でした。

グループウェアの選定に関わる結果は二つあります。GSSのネットワーク（GSS G-Net）を経由してLGWAN-ASPのサービスを問題なく利用できたこと。そして参加団体から「情報共有・文書管理ツールの編集権限等、事前の運用ルールの検討」が課題に挙がったこと。ツールが統一されても、権限の設計は団体ごとに残ります。

令和12年度の移行開始という工程が現在の更改契約に与える影響

同じ資料は今後の進め方として、令和8年度（2026年度）から更なる分析と検討、令和9年度（2027年度）から将来像案の具体化と自治体への意見照会、令和12年度（2030年度）から将来像への移行開始という工程を示しています。自治体の職員が使う業務環境が、国の共通基盤へ寄せられていく方向です。

判断は明快です。2026年度に5年契約で更改すると、満了は2030年度末で移行開始の時期と重なります。契約は3年から5年に抑え、延長の選択肢を残してください。7年や10年の長期契約で単価を下げる交渉は、この時期に限っては得策ではありません。

乗り換えを前提にしたデータ書き出し形式とアカウント管理の確認項目

乗り換えやすさは、契約前の確認で大部分が決まります。調達仕様書に入れておきたい項目は次の四つです。

1. 掲示板・スケジュール・施設予約のデータを、CSVなど製品に依存しない形式で一括出力できること
2. 添付ファイルを元のファイル名と投稿日時を保ったまま取り出せること
3. 職員アカウントを庁内の認証基盤と連携でき、グループウェア側だけで個別に管理しなくて済むこと
4. 契約終了時のデータ返却とサーバ上のデータ消去の方法と期限が書かれていること

三つ目は、乗り換えのときに最も手間がかかる項目です。デジタル庁の検証でも、ID管理が部局や業務ごとに分かれていて一元的に把握できないことが課題に挙がっています。グループウェアの更改は、職員アカウントの持ち方を整理する機会でもあります。

文書管理・電子決裁との境界とサイバーセキュリティ方針で決める利用者区分

グループウェアの範囲をどこで切るかで、調達の規模が大きく変わります。

グループウェアのワークフローで電子決裁まで賄わないほうがよい理由

グループウェアのワークフロー機能は、休暇や出張の申請のように承認者が一人か二人で済む手続向けです。起案・合議・決裁・施行という行政文書の工程や、専決区分による決裁者の切り替えを表現するには機能が足りないことが多い。

行政文書の決裁までグループウェアで賄うと、記録が文書管理の簿冊と結びつきません。電子決裁は文書管理システムの側に置き、グループウェアは庁内の申請と周知に絞るのが筋のよい分け方。文書管理と電子決裁の要件は自治体向け文書管理システムの選び方｜公文書管理条例と電子決裁・LGWAN要件で詳しく扱いました。

地方自治法第244条の6の方針とグループウェアの利用者区分の整合

地方自治法の第244条の6は、議会および長その他の執行機関に対し、それぞれが管理する情報システムのサイバーセキュリティを確保するための方針を定め、必要な措置を講じ、方針を定めたり変えたりしたときは遅滞なく公表するよう定めています。この規定は令和8年（2026年）4月1日に施行されました。

議会や教育委員会もそれぞれ方針を持つため、同じグループウェアを使うなら、執行機関ごとに閲覧範囲や管理者権限を分けられる設計にしておく。公表した方針と、実際のアカウント区分やログの保存期間が食い違わないかを、更改のたびに照らし合わせてください。

自治体のグループウェア更改で受託開発を選ぶ条件と見送る三つの条件

ここまでの判断を、受託開発を入れるかどうかに落とします。順序は、製品の標準機能で足りるかを先に確かめ、埋まらない差分だけを作る、の一択です。

職員ポータルと既存システム連携で個別開発が割に合う規模の目安

受託開発が割に合うのは、グループウェアそのものを作る場面ではありません。製品の周りをつなぐ部分です。具体的には、人事給与システムの異動情報を職員名簿と組織図へ自動で反映する連携、住民向けの公共施設予約と庁内の施設予約の空き状況を揃える連携、LGWAN側とインターネット側に分かれた予定を一つの画面で見せる職員ポータルが典型例になります。

目安は二つ。職員が手作業で転記している件数が月に数百件を超えていること、そしてその転記の誤りが二重予約や名簿の不一致として実際に起きていること。両方に当てはまるなら、連携を作る費用は数年で回収できる見込みが立ちます。一創では、三層の対策の構成を踏まえた連携方式の設計から、職員ポータルや施設予約の開発まで公共システム開発として承っています。現行のネットワーク構成図と、転記している業務の一覧をご用意のうえご相談ください。

受託開発を見送るべき三つの場面と自治体で起きやすい失敗の典型

見送るべき場面を条件付きで明記します。第一に、職員の転記件数が月に数十件程度で、運用で回っている場合。連携を作っても、保守費が手作業の人件費を上回ります。第二に、α′モデルの採否など、自団体のポリシーの方向が決まっていない場合。どの層に何を置くかが変われば、連携の経路も作り直しになります。第三に、2030年度前後の国の基盤への移行が見えている時期に、グループウェア本体を独自に作り込もうとしている場合。移行のときに資産として持ち越せません。

起きやすい失敗は、現行製品の細かな機能をすべて再現しようとしてカスタマイズ費が膨らむ型です。機能ごとに利用頻度を数え、年に数回しか使わない機能は運用の変更で吸収すると先に決めてください。自治体DX全体の中でグループウェアの更改をどこに位置づけるかは自治体DXとは？推進計画第5.1版の重点8項目と進め方を実務目線で解説が参考になります。

よくある質問

自治体のグループウェアの検討でよく挙がる質問を、判断の材料になる形でまとめました。

自治体のグループウェアはLGWAN対応の製品でなければ使えませんか？

職員がLGWAN接続系の端末から日常的に使うなら、LGWAN-ASPとして提供される製品か、庁内のLGWAN接続系に設置する製品を選ぶのが基本です。インターネット向けのクラウド型製品は、画面転送を介せば使えますが、添付ファイルの扱いに制限がかかります。自団体のポリシーがα′モデルを採用していれば、ISMAP登録サービスで団体専用テナントを持つクラウド製品をLGWAN接続系から直接使える場合があります。まず自団体のポリシーがどのモデルを採っているかを確認してください。

α′モデルを採用すればMicrosoft 365だけで庁内の業務が完結しますか？

完結するとは限りません。中間報告資料が例示する想定アプリはWeb会議・ファイル管理・メールの三種類で、掲示板や施設予約は入っていません。代決や後閲を含む庁内ワークフローのように自治体特有の項目を持つ機能は、標準機能で表現しきれず別システムが残りやすいため、機能ごとに確かめてください。

小規模な町村ではどの導入形態を選べばよいですか？

情報システム担当が数名の団体なら、LGWAN-ASP型を基本にするのが現実的です。サーバの更新や障害対応を提供者側が引き受けるため、庁内の負担が最も小さく済みます。外部とのメールやWeb会議はインターネット接続系の別サービスで補う構成。庁内設置型はサーバ更新のたびに調達と移行試験が発生し、基幹業務の標準化対応と重なると担当者の手が回らなくなるため、小規模団体には勧めません。

グループウェアの契約期間は何年にするのが妥当ですか？

2026年度前後に更改するなら、3年から5年に抑え、延長の選択肢を残す形を勧めます。デジタル庁が令和12年度（2030年度）からの将来像への移行開始を示しているためです。長期契約で単価を下げても、移行の時期に乗り換えを迫られれば差額は消える。データの一括出力と契約終了時のデータ返却の条件も、契約前に確かめてください。

グループウェアのワークフローで電子決裁を行ってもよいですか？

休暇・出張・物品購入のような庁内申請なら問題ありません。起案・合議・決裁・施行を経る行政文書の決裁は、文書管理システムの電子決裁に置くほうが安全です。グループウェア側で決裁すると記録が簿冊と結びつかず、保存期間の管理や情報公開請求で原議を探しにくくなります。

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