ひとり情シスとは：業務範囲と属人化リスク、本人が不在でも止まらない体制の作り方

ひとり情シスとは、社内の情報システムに関わる業務を1人の担当者が抱えている体制を指します。従業員300名未満の中小企業を対象にした2024年の調査では、専任の情シス担当者が0名または1名の企業が合わせて21.7%ありました。本記事では、ひとり情シスが担う業務範囲の棚卸しの仕方、本人の休暇や退職で止まる業務、不在でも止まらないための引き継ぎ書類と権限の分け方、作業を減らす順番、そしてひとり体制を続けてよい会社と体制を変えるべき会社の条件を、担当者と経営者の両方の立場で整理します。

まとめ：ひとり情シスは本人が不在でも止まらない状態を先に作り、作業を外へ出す

ひとり情シスの問題は、担当者が忙しいことそのものより、その人が休んだ日や辞めた翌日に会社のITが止まることにあります。最初に手を付けるのは、管理者パスワード・契約更新日・機器の一覧を本人以外も見られる場所に置くことと、管理者権限を経営者か総務の2人目にも持たせることです。ここまでは費用をかけずに1〜2か月で済みます。

そのうえで、問い合わせの自己解決、端末とアカウントの仕組み化、作業の外部委託の順で本人の作業時間を減らし、空いた時間をIT予算や導入判断に回します。端末が50台程度までで自社開発の業務システムを持たない会社なら、ひとり体制のまま回せます。業務システムの保守まで1人で抱えている会社は、保守を外へ出すか2人目を置く体制へ変えるべきです。

ひとり情シスの定義と、中小企業で1人以下の体制が多数派になっている実態

専任0名・1名が21.7%、人数不足44.1%という中小企業の情シス調査の数字

バッファローが2024年9月に公表した情シス業務の外部委託に関する実態調査は、従業員10〜300名未満の企業の情シス責任者・担当者111名に聞いたものです。専任の情シス担当者は「0名」が10.0%、「1名」が11.7%でした。2〜5名の49.5%を足すと、7割を超える企業が5名以下で回しています。

同じ調査で、担当者の人数が業務量に対して「あまり十分と思わない」「全く十分と思わない」と答えた人は合わせて44.1%です。悩みの上位には技術的なスキル不足（51.4%）と人材不足（32.4%）が並び、業務の属人化も29.7%が挙げています。人が足りないうえに、いる人に知識が集まっている構図が数字から読み取れます。

兼任のひとり情シスと専任のひとり情シスで変わる業務の持ち方と負担

「ひとり情シス」には、情シス専任の1人と、総務や経理の担当者が情シスを兼ねる1人の2つの形があります。専任であれば少なくとも勤務時間の全部をITに充てられますが、兼任の場合はPCの不具合が本業の締め作業と重なると、どちらかが止まります。

兼任のひとり情シスでは、IT業務に使える時間を週に何時間と先に決めておくことを勧めます。時間の枠がないと、問い合わせが来るたびに本業を中断する働き方になり、どれだけIT業務を抱えているのかを本人も上司も把握できません。専任0名の会社の多くは、実際にはこの兼任型のひとり情シスが業務を抱えています。

ひとり情シスが抱える業務範囲を5つの領域に分けて棚卸しする方法

ひとり情シスの業務は「何でも屋」と表現されがちですが、領域に分けると止まったときの影響と、誰に渡せるかが見えてきます。次の表は、中小企業の情シス業務を5つの領域に分けたものです。

表の下の行ほど外に出しにくく、上の行ほど仕組みや委託で減らせます。ひとり情シスの時間を最終的に「企画・導入」へ寄せることが、体制を見直す目標になります。

1週間の作業記録で問い合わせ対応が占める時間を数える棚卸しの手順

棚卸しは、頭の中の業務一覧ではなく実際の作業時間で行います。記憶で書き出すと、毎日数分ずつ発生する問い合わせが過小評価されるためです。次の手順で1週間だけ記録を取ります。

1. 表計算ソフトに「日時・依頼者・内容・領域・所要時間」の列を作る
2. 作業を終えるたびに1行ずつ記録する（5分未満の作業も書く）
3. 1週間後に領域ごとの合計時間を出し、5つの領域の比率を見る
4. 問い合わせ対応の行を内容で並べ替え、同じ質問の件数を数える

記録を見ると、同じ質問が繰り返されている件数と、企画・導入に使えた時間の短さが具体的な数字で出ます。この数字は、後で経営層に体制の見直しを提案するときの材料にもなります。

企画・導入の時間が月に数時間しか残らないときに起きる後回しの連鎖

問い合わせと定型作業で時間が埋まると、新しい仕組みの検討は後回しになります。テクミラホールディングスがひとり情シス協会などと実施した中小企業のAI導入に関する調査（2026年1月発表、従業員500名以下の企業の463名が回答）では、AIの導入率は、ひとり情シスの企業が17%で、複数人体制の企業の37%の半分ほどでした。一方で、ひとり情シスの企業の65%は導入に関心があると答えています。

関心はあっても、検討に充てる時間がない状態です。後回しが続くと、古いOSや期限切れのソフトが残り、セキュリティの手当てが追い付かなくなります。業務改善の提案が出ないことを担当者の能力の問題にせず、時間の配分の問題として扱う必要があります。

ひとり情シスの属人化リスクと、本人の休暇・退職で止まる業務の具体例

管理者パスワードと契約更新日を本人だけが知っている状態の停止例

ひとり情シスが不在になった会社で起きやすいのは、派手なシステム障害より、更新や手続きの期限切れです。たとえば、独自ドメインの更新通知が本人のメールアドレスにだけ届いていて、退職後に更新されずにメールとWebサイトが止まる、といった例があります。SSLサーバー証明書、ウイルス対策ソフト、各種SaaSのライセンスも同じ構造で止まります。

もう1つは管理者権限です。Microsoft 365やGoogle Workspaceの管理者アカウントが本人の1つだけだと、退職後にパスワードの再設定やアカウントの停止ができなくなります。管理者の役割の分け方はMicrosoft 365 管理センターの初期設定と権限設計で扱っています。

セキュリティ事故が夜間や休暇中に起きたとき連絡先が1人だけの危うさ

ランサムウェアの感染や不審なメールの開封は、担当者の勤務時間を選びません。連絡先がひとり情シスの携帯電話だけだと、本人が休暇中なら初動が翌営業日まで遅れ、その間に被害が広がります。

IPAの中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン（第4.0版、2026年3月公開）には、付録8として「中小企業のためのセキュリティインシデント対応の手引き」が入っています。この手引きをもとに、事故に気付いた社員がまず誰に連絡し、ネットワークからの切り離しを誰の判断で行うかを紙1枚に決めておくと、本人がいない日でも初動は止まりません。

ひとり情シスが不在でも止まらない状態を作る引き継ぎ書類と権限の分け方

IPAの資産管理台帳サンプルで端末・SaaS・契約を1枚に集める作業

引き継ぎ書類の土台は、会社が持っているIT資産と契約の一覧です。先のIPAのガイドラインには付録6として資産管理台帳のExcelサンプルがあり、白紙から表を作るより早く始められます。ひとり情シスの引き継ぎで台帳に必ず入れておきたい項目は次のとおりです。

• ドメイン・SSL証明書・SaaSの契約先、更新日、支払い方法、通知の届くアドレス
• PC・スマートフォン・ネットワーク機器の台数、設置場所、保守契約の有無
• 保守ベンダーや回線事業者の連絡先と契約番号
• 管理者アカウントの一覧と、パスワードの保管場所（パスワードそのものは書かない）

更新通知の届くアドレスは、本人の個人アドレスではなく、総務などと共有するアドレスに変えておきます。これだけで、期限切れによる停止の多くを防げます。

管理者権限を経営者か総務の2人目にも持たせる権限設計と連絡順

主要なシステムの管理者権限は、ひとり情シス本人に加えて、経営者か総務の責任者にも持たせます。2人目が日常的に操作する必要はありません。普段は使わない管理者アカウントを作り、そのパスワードを金庫やパスワード管理ツールの共有領域に保管しておけば、本人が不在のときにアカウント停止やパスワード再設定ができます。

退職者のアカウント停止は、人事からの連絡を受けてから何日以内に誰が止めるかまで決めておかないと漏れが残ります。小規模な会社での手順は中小企業のID管理と退職時の停止手順にまとめています。

ひとり情シスの作業を減らす順番、自己解決・ツール化・外部委託の使い分け

問い合わせの上位10件をFAQとチャットで自己解決に回す最初の一手

作業記録で同じ質問を数えると、件数の多い上位10件程度が問い合わせ全体の大きな割合を占めていることが分かるはずです。パスワードの再設定方法、プリンターの追加、VPNの接続手順のような質問は、手順書を社内のFAQにまとめて社員が自分で解決できる形にします。

FAQを作っても見られないなら、社内チャットに質問用のチャンネルを1つ作り、回答のたびにFAQへのリンクを返す運用にします。可視化から自動化までの進め方はヘルプデスク効率化の施策と着手順序で詳しく解説しています。

端末とアカウントの定型作業をMDMとID管理の仕組みに寄せる判断

バッファローの調査で「最も効率化が必要な業務」に挙がったのは、サーバー構築（45.0%）、PCの保守・管理（41.4%）、ネットワーク構築（35.1%）でした。このうちPCの設定と保守は、端末管理（MDM）ツールで設定の配布や紛失時の遠隔ロックをまとめて行えるようにすると、1台ずつ手で触る時間が減ります。

導入の目安は、端末が20〜30台を超えて手作業の設定が追い付かなくなった時点です。台数ごとに必要な機能は中小企業向けMDMツールの選び方、新しいPCを配る作業の外注判断はキッティングの手順と外注判断を参照してください。

外部委託は作業の層だけを出し、判断と委託先評価は本人に残す線引き

同じ調査では、70.3%の企業が情シス業務の全部または一部を外部に委託していました。ひとり情シスが外部委託を使うときの原則は、手順書にできる作業と夜間・休日の監視を外へ出し、IT予算・導入可否・委託先の評価は本人に残すことです。本人ごと外へ出すと、委託先が判断を仰ぐ相手がいなくなります。

委託できる業務の範囲、料金体系の選び方、準委任と派遣の違いは情シスの外注で任せる業務と社内に残す判断で整理しています。社内の問い合わせ窓口を外注せずに組み直す場合は、社内ヘルプデスクの立ち上げと体制設計が参考になります。

ひとり情シスを続けてよい会社と、増員や体制変更を経営に求める条件

端末50台以下・業務システムなしならひとり体制で回せると判断する条件

ひとり情シスが常に悪い体制というわけではありません。本稿では、次の条件をすべて満たす会社なら、ひとり体制のまま回せると判断します。

• 管理する端末がおおむね50台以下で、拠点が1〜2か所
• 使っているシステムがSaaSと市販ソフトだけで、自社向けに開発した業務システムがない
• 前章の資産台帳と2人目の管理者権限が整っている
• 本人の作業記録で、企画・導入に月20時間程度を確保できている

これらの数値は公的な基準ではなく、1人が問い合わせと定型作業をこなしたうえで判断業務の時間を残せる規模の目安です。条件を1つでも外れたら、次の見直しに進みます。

自社開発の業務システムを1人で保守している場合に体制を変える理由

販売管理や勤怠管理など、自社向けに開発した業務システムをひとり情シスが保守している会社は、ひとり体制を続けるべきではありません。PCやSaaSの運用と違い、業務システムの不具合は手順書だけでは直せず、プログラムの中身を知る人がいなくなった時点で改修も障害対応も止まります。退職の申し出から最終出社までの1〜2か月では、ソースコードの引き継ぎは終わりません。

この場合は、業務システムの保守を開発会社に移し、ひとり情シスは改修の要否を判断する役に回る形が現実的です。一創では、既存システムの保守運用を引き受けながら、社内の担当者が判断できる体制へ移す保守運用・内製化支援を承っています。

経営層へ増員や委託を提案するときに作業記録から示す数字と停止リスク

増員や委託の予算を経営層に求めるときは、「忙しい」ではなく、作業記録と台帳から出した数字で話します。示すのは、領域ごとの月間作業時間、同じ質問が繰り返された件数、企画・導入に使えた時間の3点で足ります。

あわせて、本人が2週間不在になった場合に止まる業務を台帳から書き出し、更新期限の近い契約や管理者権限の偏りを見せます。人件費の議論が初めて判断材料になるのは、事業が止まる危険の大きさと並べたときです。採用か外注かを比べる際の見落としやすい費用は、外注の記事で整理した比較の軸がそのまま使えます。

よくある質問

ひとり情シスの担当者や、体制を見直したい経営者から寄せられやすい質問をまとめました。

ひとり情シスとはどのような状態を指しますか？

社内の情報システムに関わる業務を、1人の担当者が担っている状態のことです。情シス専任の1人の場合と、総務や経理の担当者が兼任している場合の両方が含まれ、専任者がいない「ゼロ情シス」の会社でも、実際には誰か1人に業務が集まっていることが多くあります。人数そのものより、その人がいないと業務が止まる状態かどうかで捉えると、対策を考えやすくなります。

ひとり情シスの業務範囲はどこまでですか？

多くの会社では、問い合わせ対応、端末とアカウントの管理、ネットワークやサーバーの運用、セキュリティ対策、SaaSの選定やIT予算といった企画・導入までのすべてを1人が持っています。範囲を決めないまま依頼を受け続けた結果、家電の相談や業務ソフトの操作説明まで集まる状態です。5つの領域に分け、どこまでを本人の仕事とするかを上司と合意しておくと、優先順位を付けやすくなります。

ひとり情シスが退職するとき最低限引き継ぐものは何ですか？

最低限必要なのは、管理者アカウントの一覧とパスワードの保管場所、ドメイン・SSL証明書・SaaSの契約先と更新日、保守ベンダーの連絡先の3種類です。これらが残っていれば、後任が決まるまでの間も契約の期限切れやアカウント停止の不能といった事態は避けられます。退職が決まってから作るのでは間に合わないため、日頃から資産管理台帳として更新しておきます。

兼任のひとり情シスでもセキュリティ対策は回せますか？

すべてを1人で行うのは難しいため、範囲を絞ります。更新プログラムの自動適用、多要素認証の有効化、バックアップの取得と復元の確認は、仕組みを一度作れば日々の手間は小さく済みます。事故が起きたときの連絡順と初動は紙1枚に決めておき、監視や事故対応の専門作業は外部に頼むのが現実的です。IPAのガイドラインにある自社診断で、手を付ける順番を決める方法もあります。

ひとり情シスを外注に置き換えることはできますか？

作業の多くは外注できますが、担当者ごと外へ出す全面置き換えは勧めません。委託先は、SaaSを導入してよいか、端末を廃棄してよいかを自分では決められず、判断を仰ぐ相手が社内に必要だからです。総務の担当者が兼務でもよいので、週に数時間を情シスの判断に充てる人を残し、定型作業と監視を外へ出す形にすると、費用と止まらない体制の両方を確保できます。

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