2026.09.20 Webシステム

介護業界の受付システム｜面会・業者・実習生を分ける受付設計と入退館記録

介護施設の玄関には、家族、ケアマネジャー、給食や寝具の業者、実習生、そして送迎の運転手が入れ替わりで訪れます。オフィスの受付システムは「社員に取り次ぐ」ことを前提に作られているため、この区分をそのまま載せると現場の運用には合わない仕組みになるのです。この記事では、介護施設の受付を面会予約・体調申告・入退館記録・職員呼び出しの四つに分解し、どこまでを受付システムに載せてどこから外すかを整理します。入退館記録の保存年限、家族の個人情報を受け取るときの同意の取り方、無人受付を単独にしてよい条件、既製のサービスで足りる施設と受託開発に踏み込む施設の分かれ目まで、受託開発会社の視点で判断材料を示します。なお国民健康保険団体連合会へ請求を送る「介護電子請求受付システム」は別の仕組みで、本記事では扱いません。

まとめ：介護業界の受付システムで先に決める来訪者区分と記録の保存年限

先に決めるのは製品ではなく、玄関に来る人を何種類に分けるかです。家族の面会、ケアマネジャーや相談員の訪問、給食・寝具・医療機器の出入り業者、実習生とボランティア、この四区分で確認する項目も取り次ぎ先も違います。区分を決めずに受付端末を置くと、結局は職員が横から声をかけて代行する運用に戻ります。

次に決めるのが記録の持ち方です。入退館記録は、省令が二年間の保存を課している施設サービスの提供記録とは別の記録で、保存年限は施設が決めます。ここを曖昧にしたまま端末に履歴を溜めると、削除の判断ができないまま個人情報だけが積み上がる状態になるのです。家族の氏名や連絡先を受け取る画面には、利用目的の明示と同意の取得を組み込みます。

三つ目は無人化の範囲です。認知症のある入居者が玄関に出てくる施設で、タブレット一台の完全無人受付は成立しません。日中は無人、夜間と早朝は職員呼び出しに切り替える、という時間帯での線引きが現実的です。面会の予約枠そのものを管理したい場合は受付ではなく予約側の仕組みになるため、介護の予約システムの設計と開発判断を先に読んでください。機能や料金相場から確かめたい場合は受付システムとは？機能・料金相場と無人受付の選び方が出発点になります。

オフィス受付と別物になる介護施設の来訪者区分と受付カウンターの実情

介護施設の玄関は、来訪者の目的が一種類ではありません。区分を先に固定すると、後の機能選定がぶれなくなります。

家族・ケアマネ・出入り業者・実習生で変わる受付時の確認項目と経路

家族の面会では、誰に会うか（入居者名）と滞在場所の案内が要ります。ケアマネジャーや他事業所の相談員は、入居者ではなく担当の生活相談員や介護支援専門員に用があり、取り次ぎ先として対応するのは職員側です。給食・寝具・医療機器の業者は、搬入口と時間帯が決まっていて、玄関を通らないことすらあります。実習生とボランティアは、初回に受け入れ担当者の確認が入り、二回目以降は名簿照合で済みます。

この四区分を一枚の入力フォームに押し込むと、どの来訪者にも不要な項目が付いて回ります。厚生労働省の「介護現場における感染対策の手引き（第3版）」も、管理者の役割として委託業者や実習生、ボランティア、面会者等の外部者の管理を並列で挙げており、外部者を一括りにしていません。受付画面も同じ粒度で分けます。

実装としては、最初の一画面で来訪区分を選ばせ、その後の入力項目を区分ごとに切り替える形が扱いやすい構成です。面会は入居者検索、業者は搬入伝票番号、実習生は受け入れ担当者名、というように必須項目が変わります。

受付要員を置けない小規模施設で介護職員が兼務するときの時間の奪われ方

グループホームや小規模多機能型居宅介護では、専任の受付要員を置きません。玄関のチャイムに応じるのは、そのときフロアにいる介護職員です。食事介助や入浴介助の最中でも手を止めることになり、中断のたびにケアの段取りが崩れます。奪われているのは応対の数分ではなく、中断から復帰するまでの時間を含めた幅です。

この負荷を左右するのは、来訪者の数ではなく到着の散らばり方です。面会が午後に集中する施設では、三十分の間に四組が重なることもあります。受付システムを入れる目的を「来訪者対応の自動化」と置くと期待が広がりすぎるので、「職員が手を止める回数を減らす」と定義したほうが、導入後の評価がしやすくなります。

面会予約・体調申告・入退館記録・職員呼び出しに分けた機能の切り分け

受付システムという一語には、性質の違う四つの機能が同居しています。分けて考えると、どれを買い、どれを作り、どれを外すかが決まります。

面会の予約枠管理を受付システムに載せない判断と予約システムとの分界

面会の枠を一日八組までに絞る、面会室を二室で回す、といった枠の管理は予約側の機能です。受付システムに載せると、枠の変更やキャンセル、繰り返し予約といった予約固有の仕様を受付端末が抱え込みます。玄関の端末は一日に数十回しか触られないのに、管理画面だけが肥大します。

分界の引き方はこうです。到着前に確定させるもの（枠・面会室・時間帯）は予約側、到着時に発生するもの（本人確認・体調申告・入館時刻・呼び出し）は受付側に置きます。両者は面会予約IDで突き合わせれば足り、同じデータベースに同居させる必要はありません。見学やショートステイの申し込みまで含めた枠設計は介護の予約システムの記事で扱っています。

体調申告と入退館記録を別々の台帳として持つべき設計上の二つの理由

体調申告（発熱・咳・下痢の有無）と入退館記録（誰が何時に入って何時に出たか）を一行のレコードにまとめると、後で困ります。理由は二つあります。

一つ目は、消す時期が違うことです。体調申告は感染症の潜伏期間を越えれば保持する理由が薄れますが、入退館記録は鍵や備品の紛失、事故の経緯確認で数か月後に参照されます。同じ行に入れると、片方だけを消せません。二つ目は、参照する人が違うことです。体調申告は感染対策委員会と看護職員が見ますが、入退館記録は施設長と事務が見ます。権限を分けるには、テーブルを分けておくほうが素直です。

実務では、入退館記録を主テーブル、体調申告をその日の面会に紐づく従テーブルとして持ち、従テーブルだけに短い保持期間を設定する形にします。

職員呼び出しをインカム・PHS・介護記録ソフトのどれに着地させるか

受付端末で「担当者を呼ぶ」ボタンを押したあと、通知がどこに届くかで使われ方が変わります。候補は三つです。フロアのインカムに音声で流す、職員のPHSやスマートフォンに通知する、介護記録ソフトの申し送り画面に表示する。

音声のインカムは即時性がありますが、入浴介助中の職員には届きません。個人端末への通知は届きますが、誰が受けたかが残らないと二重対応や無対応が起きます。着地先を決めるときは、通知だけでなく「受けた」を返す動線まで設計の対象です。扉の電気錠や見守り機器まで含めた接続の考え方は、介護IoTシステムの構成と通信方式で整理しています。

入退館記録の保存年限と家族の個人情報の扱いで先に決める運用ルール

記録を残す仕組みを入れる以上、消す条件まで決めておきます。ここを先送りにすると、端末に個人情報が無期限で溜まります。

施設サービスの提供記録の二年保存と入退館記録の保存年限が別である理由

指定介護老人福祉施設の運営基準（平成11年厚生省令第39号）は、第37条第2項で施設サービス計画や提供した具体的なサービスの内容等の記録をその完結の日から二年間保存するよう定めています。ここに列挙されているのはケアに関する記録であり、来訪者の入退館記録は含まれません。第1項の「従業者、設備及び会計に関する諸記録」にも、来訪者の記録は直接は当たりません。

つまり入退館記録の保存年限は、法令が決めてくれる数字ではなく施設が決める数字です。条例で保存年限を五年としている自治体もあるため、ケア記録の側は指定権者の条例を確認したうえで設定します。来訪者記録については、事故調査で参照しうる期間から逆算し、一年程度に区切って自動削除を入れるのが扱いやすい線です。

受託開発で作る場合は、この保存年限をコードに直書きせず、施設ごとに設定できる項目にします。法人が複数の指定権者にまたがるときに、施設単位で変えられないと運用が破綻するためです。

家族の個人情報を受け取る受付画面に利用目的と同意欄を置くときの作り

受付で家族の氏名・続柄・連絡先・体調を入力させる行為は、家族本人の個人情報を取得する行為です。個人情報保護委員会と厚生労働省の医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス（令和8年4月改正）は、介護関係事業者について、利用者の家族の個人情報を用いる場合には家族の同意をあらかじめ文書により得ておくことが必要だとしています。医療機関で認められる掲示による黙示の同意とは扱いが違います。

受付画面では、利用目的（感染対策・防犯・事故時の確認）を一画面目に置き、同意のチェックを入館の前段に挟みます。紙で一度取っておき、二回目以降は名簿照合で省く運用にすると、来訪のたびに長文を読ませる必要はありません。入館証の発行や来訪者の名簿照合まで含めて、会員管理の仕組みとして設計したい場合は会員管理システム開発で相談を受けています。

無人受付と有人対応を併存させる条件と夜間・認知症対応での線引き

無人化をどこまで進めるかは、施設の作りと入居者の状態で決まります。全面無人を目指すと、かえって職員の手間が増えます。

タブレット完全無人化が破綻する来訪者と有人を残す時間帯の決め方

タブレットだけの受付が成り立たない来訪者は、はっきりしています。緊急搬送に付き添う救急隊、急な体調変化で呼ばれた家族、修理で入る業者、そして施設を初めて訪れる見学者です。いずれも入力より先に人と話す必要があります。

無人化を採用しないほうがよいのは、玄関が事務室から見えない配置の施設です。この場合、端末を置いても異常時に誰も気づけません。逆に、事務室のカウンターが玄関に面していて日中は必ず人がいる施設なら、端末は記録の入力を肩代わりする道具として機能します。時間帯の線引きは、事務職員の勤務時間に合わせるのが単純です。事務が不在になる夕方以降と土日は、端末を呼び出し専用モードに切り替え、入力は職員が代行します。

入居者本人の外出と来訪者の入退館を同じ扉の記録で扱わない切り分け

玄関に電気錠や自動ドアの検知を付けると、来訪者の入退館と入居者本人の通過が同じセンサーに乗ります。ここを一つの記録にまとめると、離設（無断外出）の検知が来訪者の出入りに埋もれます。

入居者側は、そもそも目的が違います。来訪者記録は「誰が来たか」を残すためのもの、離設検知は「出てはいけない人が出た」を即時に知らせるためのものです。前者は記録の正確さ、後者は通知の速さが要件になります。同じ扉を使っていても、系統は分けます。受付システムの見積もりに離設検知を含めるかどうかは、この違いを説明したうえで決めてください。まとめて発注すると、記録系の仕様変更のたびに検知系の試験まで巻き込まれます。

既製の受付SaaSで足りる施設と受託開発に踏み込む施設の分かれ目

市販の受付サービスは安価で導入が早い反面、前提が事業所向けに寄っています。どこで合わなくなるかを先に見ておきます。

オフィス向け受付SaaSを介護施設に転用したときに合わない三つの前提

合わない前提は三つあります。第一に、取り次ぎ先が「社員」である点です。介護施設では入居者に取り次ぐ場合と職員に取り次ぐ場合が混在し、入居者名簿を受付側に持たせるか否かで設計が変わります。第二に、来訪者が自分のスマートフォンで操作する前提です。高齢の家族はQRコードの読み取りで止まります。第三に、通知先がビジネスチャットである点です。フロアの介護職員はチャットを常時見ていません。

この三つのうち一つでも外せない施設は、既製サービスの設定変更では吸収しきれません。逆に、来訪者が業者と職員の家族だけで、事務室が常時有人の小規模事業所なら、既製サービスで十分です。判断を製品比較から始めると、この前提の差が見えないまま料金表を眺めることになります。料金の構造から確かめたい場合は受付システムの機能・料金相場の記事を参照してください。

介護記録ソフトや入退館ゲートとの連携が必要になる施設規模の目安

連携を作り込む価値が出るのは、拠点が三つ以上あり、入居者名簿を法人本部で一元管理している法人です。名簿が施設ごとに散っていると、受付側に名簿を同期する仕組みが要り、これは既製サービスの範囲を超えます。

介護記録ソフトとの連携では、面会の事実をケア記録に書き戻すか否かが分岐点になります。書き戻すなら記録ソフト側のAPIが必要で、提供有無は製品によります。厚生労働省は介護テクノロジーの利用促進のページで介護記録ソフトの機能調査結果を配布しており、令和8年4月1日から新しい様式に切り替わりました。連携可否の一次確認はここから始められます。ソフト側の機能範囲そのものは介護ソフトとは？機能・種類とクラウド／オンプレの選び方で整理しています。

感染対策で残った事前申告フローを残す条件と廃止して構わない条件

面会前の体温報告や事前申し込みは、感染症対応の名残として運用に残っています。全部を残す必要はありませんが、全部を消すのも早計です。

厚生労働省の手引きが薦める入出記録とオンライン面会の位置づけ

「介護現場における感染対策の手引き（第3版）」は、地域で感染症が流行している時期や施設内に感染症の患者がいる場合に、面会や出入り業者の制限を検討するとしたうえで、面会者や出入りする業者の入出記録を取ることと、オンライン面会を取り入れることを薦めています。ゾーニングやコホーティングを行う局面では、原則として家族等の面会も断るとも書かれています。

ここから読み取れるのは、入出記録が平時から取っておく前提の記録であり、流行時に初めて作るものではないという点です。事前申告フローも同じで、平時は最小限の項目で回し、流行時に項目を足せる作りにしておけば、そのつど紙の様式を作り直さずに済みます。受付システムに求める要件は「項目を管理者が足し引きできること」になります。

事前申告を紙から電子に移すときに削ってよい項目と残すべき項目

削ってよいのは、来訪のたびに変わらない項目です。続柄、住所、緊急連絡先は初回に登録すれば足ります。ワクチンの接種歴も、平時に毎回聞く実益は乏しくなりました。

残すのは、その日の状態に関わる項目と、後から追える項目です。発熱・咳・下痢などの症状の有無、直近の同居家族の体調、入館時刻と退館時刻、面会場所。この四つがあれば、感染症が発生したときに接触者を辿れます。

項目	扱い	理由
続柄・住所・連絡先	初回のみ登録	来訪ごとに変わらない
症状の有無	毎回入力	その日の状態を記録
入館・退館の時刻	毎回自動記録	接触者の追跡に使う
面会場所	毎回選択	接触範囲を特定する
ワクチン接種歴	平時は省略	流行時に項目を追加

紙をそのまま電子にすると、入力に一分以上かかる画面ができあがります。面会のたびに一分は、家族にとっては十分に長い時間です。

導入費用の内訳と受付対応時間の削減幅から回収年数を出す試算手順

費用は製品ごとに幅があるため、金額そのものより構造と回収の計算式を押さえます。

初期費用・月額・端末費に分けた費用構造と補助制度を前提にしない理由

受付システムの費用は三層に分かれます。初期費用（設定・名簿の登録・職員への説明）、月額費用（利用料。施設数や登録名簿数で変わることが多い）、端末費用（タブレット、スタンド、プリンタ、電気錠の連動があれば工事費）。既製サービスは初期費用と月額が中心で、受託開発は初期費用に寄り、月額は保守と基盤の費用になります。

補助制度を前提に計画を立てるのは避けます。介護テクノロジー導入・定着支援事業のような枠組みはありますが、対象機器の範囲・上限額・募集時期は年度と自治体で変わり、来訪者受付が対象に入るとは限りません。補助が取れたら前倒しする、取れなくても回るという順序で見積もりを組みます。

一日あたりの受付件数と一件の所要時間から削減時間を出す計算の手順

回収の計算は、次の順で進めます。

一日の来訪件数を区分別に数える（一週間の実測でよい）
区分ごとに一件あたりの職員対応時間を計る
受付システムで無人化できる区分と件数を見積もる
削減時間に職員の時間単価を掛け、月額費用と比べる

仮に一日の来訪が12件、うち無人化できるのが8件、一件あたりの対応と中断復帰に4分かかっているなら、削減は一日32分、月に約16時間です。時間単価を2,000円と置けば月32,000円の効果になり、月額がこれを下回るなら運用費だけで釣り合います。初期費用は、この差額で何か月かかるかを見ます。

この計算で効果が出ない施設は、来訪件数が少ないか、職員が受付以外の場所で時間を失っています。後者なら、投資先は受付ではありません。申請と決裁の往復に時間が溶けているなら、介護業界のワークフローシステムのほうが先です。

よくある質問

介護施設の受付システムについて、検討段階で問い合わせの多い点をまとめます。

介護電子請求受付システムとは別のものですか？

別のものです。介護電子請求受付システムは、介護給付費の請求を国民健康保険団体連合会へ電子的に送るための仕組みで、証明書の取得やインターネット経由の請求送信を扱います。本記事で扱う受付システムは、施設の玄関で来訪者を受け付ける仕組みです。同じ「受付」という語ですが、担当部署も導入手続きも重なりません。検索で両方が混ざるため、社内で検討するときは「来訪者受付」と言い換えると話が通りやすくなります。

面会の入退館記録は何年保存すればよいですか？

法令で年限が定められた記録ではないため、施設が決めます。指定介護老人福祉施設の運営基準が二年間の保存を求めているのは施設サービス計画や提供したサービスの内容等の記録で、来訪者の入退館記録はその列挙に含まれません。実務では、事故や紛失の調査で遡る範囲から逆算して一年程度に設定し、期限が来たら自動で削除する運用にします。保存年限を延ばすほど、漏えい時の影響範囲も広がる点を踏まえて決めてください。

タブレット一台の無人受付だけで運用できますか？

事務室が玄関に面していて日中は必ず人がいる施設なら、日中に限って成立します。玄関が事務室から見えない配置、認知症のある入居者が玄関付近で過ごす、救急搬送や初回見学が一定数ある、このいずれかに当たる施設では無人化を単独で採用しないでください。現実的な形は、日中は端末で記録を取り、夕方以降と土日は呼び出し専用モードに切り替えて職員が対応する併存型です。

既製のサービスと受託開発はどちらを選べばよいですか？

拠点が一つで、来訪者が業者と家族に限られ、事務室が常時有人なら既製サービスで足ります。拠点が三つ以上で入居者名簿を本部で一元管理している、面会の事実を介護記録ソフトへ書き戻したい、電気錠や入退館ゲートと連動させたい、このいずれかがあると既製サービスの設定では届きません。判断の順序は、まず既製サービスの無料試用で運用を回し、合わない前提が具体的に見えてから開発の相談に進むほうが、要件が固まります。

家族から個人情報の入力を断られた場合はどうしますか？

紙の受付票を残しておき、そちらで受け付けます。介護関係事業者が家族の個人情報を用いる場合は、家族の同意をあらかじめ文書で得ておくことが求められており、同意が得られない相手に電子入力を強いる運用は取れません。受付システム側は、職員が代理で最小限の項目（来訪時刻と面会相手）だけを登録できるモードを用意しておくと、記録の欠落を防げます。項目を必須にしすぎない設計が、結果として記録の網羅性を上げます。