請求書アプリが三つ｜集計の前に入口と番号

語りある卸売会社で、請求書を登録するアプリが三つ見つかった。

桐島全部まとめて、月末に一覧で出せますか。

真壁集計を自動にする、ですね。

語りここから話はずれ始める。

同じ請求書が二か所に

日向同じ請求書が、営業と購買の両方にあります。

桐島部署ごとに作ってもらったからね。

真壁では重複を消す処理を足します。

日向金額が違うものもありますよ。

真壁……まずは集計を間に合わせよう。

語り入口が散らばると、同じ取引の証憑があちこちに溜まる。集計だけを自動にしても、どれが正しいかは決まらない。

引落しの根拠が無い

語り決算前の確認で、一件の仕訳の根拠を求められた。

桐島この引落しの請求書、どのアプリに入ってる。

日向三つとも探しましたが、見当たりません。

真壁集計表には、ちゃんと載っているのに。

語り引落しの仕訳は通帳だけで起票され、請求書の受領が後回しになりやすい。集計がきれいでも、根拠にはたどれない。

入口と番号が先

語り原因は、入口と番号を決める前に集計を自動にしたことだ。まず経理が受け取る窓口を一つに決め、各部署は受け取った日のうちに回す。登録するときは日付と金額と取引先に証憑番号を付け、仕訳にも同じ番号を入れる。そして月次の締めで、番号の無い仕訳と、どの仕訳にも結びつかない証憑を洗い出す。仕組み化はその後でいい。

桐島アプリは一つにまとめよう。

語り集計の前に、入口と番号をそろえる。アプリの決まりづくりから、一創が業務アプリづくりの支援で支えます。