--- title: "ECRSとは？業務改善の4原則の意味と順番、システム化・RPA化する工程の選び方" url: "https://www.issoh.co.jp/column/details/19713/" published: 2026-11-13 updated: 2026-11-14 categories: ["DX"] publisher: "株式会社一創" --- # ECRSとは？業務改善の4原則の意味と順番、システム化・RPA化する工程の選び方 ECRS（イクルス）は、Eliminate（排除）・Combine（結合）・Rearrange（交換）・Simplify（簡素化）の頭文字をとった業務改善の4原則です。この記事では、4原則の意味とE→C→R→Sの順で考える理由、経理や総務の事務作業での具体例、業務フロー図に4つの問いを当てる進め方と検討シートの書き方を順に説明します。後半では、ECRSで業務を見直した後に、どの工程をシステム化・RPA化するかを決める判断基準を、総務省のRPA導入ガイドブックの記述に沿って整理します。 ## まとめ：ECRSは排除から順に当て、残った定型作業だけを自動化の候補にする ECRSは「なくせないか」「まとめられないか」「順序を変えられないか」「簡単にできないか」の4つの問いです。上から順に検討します。作業そのものを消せれば、その後の結合や簡素化を考える必要がなくなるからです。 進め方は、作業時間を書き込んだ現状の業務フロー図を作り、工程ごとに4つの問いを当てて改善案を出し、効果・費用・実現可能性で絞り込む流れです。改善案を出す段階と絞る段階を分けると、意見を出す前に「無理だ」と止まることが減ります。 システム化やRPA化は、排除と結合を済ませた後に考えます。不要な工程をそのまま自動化すると、ムダがロボットやシステムの中に固定されます。ECRSの後に残った、定型的で件数が多く、入力が電子化されている工程だけを自動化の候補にしてください。原因が分からない問題や、例外処理の多い業務には、ECRSを当てる前に別の分析が要ります。 ## ECRSとは：排除・結合・交換・簡素化の4原則の意味と、E→C→R→Sの順で考える理由 ### 4原則の意味：なくせないか・まとめられないか・順序を変えられないか・簡単にできないか ECRSの4原則は、それぞれ1つの問いに置き換えると使いやすくなります。 | 原則 | 英語 | 業務に当てる問い | 事務作業での例 | | --- | --------- | ---------------- | ------------------------- | | 排除 | Eliminate | この作業をなくせないか | 誰も読んでいない報告書の作成をやめる | | 結合 | Combine | 別々の作業を一緒にできないか | 内容の似た複数の申請書を1枚にする | | 交換 | Rearrange | 順序や担当、場所を変えられないか | 形式チェックを承認の前に移す | | 簡素化 | Simplify | もっと簡単にできないか | 入力項目を減らし、手順書とチェックリストを用意する | Rearrangeの訳は「交換」「入れ替え」「再配置」など資料によって違いますが、指している内容は同じです。作業の順番、担当者、置き場所を組み替えることを指します。読み方は「イクルス」が一般的です。 ### E→C→R→Sの順番：上の原則ほど効果が大きく、後戻りの手間が小さい理由 4原則は、排除から簡素化の順に検討します。理由は2つあります。 1つ目は効果の大きさです。排除できた作業は、処理時間がゼロになります。結合で減らせるのは回数や受け渡し、交換で減らせるのは待ち時間や手戻りです。簡素化は1回あたりの時間が短くなるだけなので、効果は4つの中でいちばん小さくなります。 2つ目は手戻りです。先に簡素化から手を付けると、入力画面や手順書を整えた後で「そもそもこの作業は要らない」と分かり、作った手順書が無駄になります。月20件の報告書のテンプレートを1週間かけて作り直した後に、その報告書自体を廃止する、といった事態です。 順番を守るだけで、検討の無駄が減ります。 ### ECRSの由来と適用範囲：製造現場の方法改善から事務・自治体の業務改革まで ECRSは、製造現場のIE（インダストリアル・エンジニアリング）で、作業方法を改善するときの着眼点として使われてきたとされています。工場では、部品の運搬をなくす、2つの検査を1工程にまとめる、工具の置き場所を変えて動線を短くする、といった形で当てはめます。 事務や行政の業務にも、そのまま使えます。石川県が公開している[「BPR推進ハンドブック」](https://www.pref.ishikawa.lg.jp/digital/documents/bpr%5Fhandbook2026.pdf)は、改善案を出す観点としてECRSを挙げています。4つの観点の具体例として示しているのは、不必要な決裁やチェック・審査項目の廃止（E）、類似する複数の申請書の統合（C）、備品や材料の配置を見直した動線の短縮（R）、マニュアルやチェックリストによる手順の標準化（S）です。 業種や組織の規模は問いません。紙やExcelで回している事務作業ほど、排除と結合の候補が多く見つかります。 ## ECRSの具体例：経理・営業事務・総務の事務作業で4原則ごとに見つかるムダと直し方 ### 排除と結合の具体例：誰も読まない帳票の廃止と、部署ごとに分かれた申請の統合 排除の候補は、「作っているが、受け取った側が使っていない」ものです。経理部門でよく見つかるものを挙げます。 - 会計システムから出せる数字を、別途Excelで集計し直している月次の売上集計表 - 電子データで保存しているのに、念のため印刷して綴じている請求書の控え - 承認者が金額を見ずに押している、少額経費の課長承認 見つけ方は簡単です。帳票ごとに「受け取った人がそれを使って何を判断しているか」を聞きます。答えが返ってこない帳票は、まず1か月止めてみるのが確認の方法です。誰からも問い合わせが来なければ、そのまま廃止します。 結合の候補は、同じ情報を何度も書かせている箇所です。総務部門では、入社時に人事・総務・情報システムの3部署へ別々に出している届出（住所・口座・アカウント申請）を1枚の入社手続き票にまとめると、記入と確認がそれぞれ1回で済みます。営業事務なら、見積書と注文書で同じ品目を2回入力している作業を、見積データから注文書を作る流れにまとめます。 ### 交換と簡素化の具体例：形式確認と承認の順序替え、入力項目と様式の削減 交換は、処理の順番や担当を組み替えて、待ち時間や差し戻しを減らす方法です。経費精算で、領収書の日付や金額の形式不備が部長承認の後の経理確認で見つかると、申請者・課長・部長の全員がやり直しになります。形式確認を最初に移せば、差し戻しは申請者の手元で済みます。 担当の入れ替えも交換に入ります。営業担当が自分で入力していた受注登録を営業事務に集めると、入力ルールがそろい、件数あたりの処理時間も下がります。 簡素化は、残った作業を短く、迷わずにできる形にすることです。入力項目が25ある社内申請書のうち、承認の判断に使っているのが10項目なら、残りは選択式にするか削ります。判断に迷う箇所はチェックリストにして、担当者による差をなくします。 交換と簡素化は、排除と結合を検討した後に残った作業にだけ当てます。 ## ECRSの進め方：業務フロー図に4つの問いを当て、改善案を出してから絞り込む5手順 ### 5手順：作業時間を書いた現状フロー図から、改善後のフロー図を描くまでの流れ ECRSは、思い付きで4つの問いを投げても成果が出にくい手法です。業務フロー図の工程1つずつに当てると、抜けなく検討できます。 対象業務の範囲が決まっていないと、どこまでの工程に問いを当てるかがぶれます。業務の始点と終点、前後の部署や取引先は[SIPOCとは？SIPOC図の作り方と書き方の例](https://www.issoh.co.jp/column/details/19742/)の手順で先に1枚にまとめておくと、手順1で対象業務を選びやすくなります。 1. 対象業務を1つ選び、月間件数と担当者を確認する 2. 現状の業務フロー図を描き、工程ごとに1件あたりの作業時間を書き込む 3. 工程ごとにE→C→R→Sの順で問いを当て、改善案をできるだけ多く出す 4. 改善案を評価して、実行するものを絞り込む 5. 改善後の業務フロー図を描き、作業時間の差から削減時間を出す 手順3と4を分けるのがコツです。石川県のハンドブックも、改善案は数人で多く出す「発散」と、評価して実行する案に絞る「収束」に分けて進めるよう勧めています。フロー図の描き方や、どこまで細かく描くかは[業務可視化とは？4つの対象と方法・ツールの選び方](https://www.issoh.co.jp/column/details/19428/)で説明しています。 ### ECRS検討シートの書き方：工程ごとに4つの問い・改善案・削減時間を1行で記録 手順3の記録には、工程を行、問いの結果を列にした表を使います。月200件の経費精算を例にすると、次のようになります。 | 工程 | 現状（1件） | 当てた原則 | 改善案 | 改善後（1件） | | ---------- | ------ | ----- | ------------------- | ------- | | 領収書の印刷・貼付 | 4分 | E | 画像の添付に変え、台紙への貼付をやめる | 1分 | | 交通費と経費の別申請 | 3分 | C | 1つの申請画面にまとめる | 1分 | | 部長承認後の形式確認 | 5分 | R | 形式確認を承認の前に移す | 3分 | | 勘定科目の選択 | 2分 | S | よく使う科目を上に並べた選択式にする | 1分 | 表の数字は書き方を示すための例です。この例では1件あたり14分が6分になり、8分×200件×12か月で年間約320時間の削減になります。 1つの工程に2つ以上の原則が当てはまることもあります。その場合は、上の原則（Eに近いほう）を優先して1行に書きます。 ### 改善案の絞り込み：改善効果・費用・実現可能性・成果までの期間で順位を付ける 出した改善案は、全部を実行する必要はありません。石川県のハンドブックが評価観点の例として挙げているのは、改善効果・影響範囲・初期費用・継続費用・実現可能性・改善までの期間の6つです。 実務では、まず「費用ゼロで、1部署の判断だけで実行できる案」を先に片付けます。報告書の廃止や順序の入れ替えの多くは、この条件に当てはまる改善案です。システムの改修や他部署の合意が要る案は、効果の試算を添えて次の段階に回します。 同じハンドブックは、理想（To-Be）ではなく実現可能な姿（Can-Be）を目指すよう書いています。最初から全工程の電子化を狙わず、業務の1割でも確実に変えられる案から着手するという考え方です。 ECRSは、業務改善全体の中では「改善案を出す」段階の道具です。テーマの選び方や効果の確かめ方まで含めた全体の流れは、[業務改善の進め方｜6ステップと改善アイデア](https://www.issoh.co.jp/column/details/19466/)で解説しています。 ## ECRSでシステム化・RPA化する工程を選ぶ方法：自動化の前に排除と結合を済ませる ### 自動化を先にする失敗：不要な工程をRPAに載せると、ムダがそのまま固定される システム化やRPA化で起きやすい失敗は、今の手順をそのまま自動化することです。誰も使っていない集計表の作成をRPAで自動化すると、作業者の時間は減ります。しかし、ロボットの開発費と保守の手間が新たにかかり、不要な集計表は作られ続けます。 システムに載せた手順は、後から変えにくくなります。総務省の[「自治体におけるRPA導入ガイドブック」（令和7年7月）](https://www.soumu.go.jp/main%5Fcontent/001069306.pdf)は、シナリオの作成・保守を外部に委託する場合、変更にコストを要する可能性があるため、業務の見直しはなるべく早期に行う必要があるとしています。 この記事の判断は明確です。排除と結合の検討を済ませていない業務は、自動化の対象にしません。 ### 4原則と自動化手段の対応：電子申請・まとめ処理・手順の入れ替え・帳票の標準化 総務省のガイドブック（3.6.2 業務の自動化範囲の検討）は、RPAの効果を大きくするための業務見直しの観点を5つ挙げています。これをECRSに当てはめると、次のように対応します。 | ガイドブックの観点 | 対応する原則 | 自動化での意味 | | ------------------------ | ------------ | ---------------------- | | 作業の目的を確認し、本当に必要か検証する | E（排除） | 不要な工程を自動化の範囲から外す | | リードタイムに余裕があればまとめて処理する | C（結合） | 1件ずつの処理を1日1回のまとめ処理にする | | 処理が細切れにならないよう手順を入れ替える | R（交換） | ロボットの処理範囲を連続させる | | 入口電子化（電子申請・AI-OCR）と帳票標準化 | S（簡素化） | 紙からの入力をなくし、読み取る形式をそろえる | | 作業時間が多く自動化しやすい単純作業を範囲にする | ECRSの後に残った工程 | ここで初めて自動化の対象を決める | 交換の効き方は、ガイドブックの申請受付の例が分かりやすいでしょう。申請書を審査してから申請データを作る順番だと、審査の際にシステムで申請者の情報を確かめる作業が手作業で残ります。申請データの作成を先に行えば、照合もロボットに任せられ、職員の判断が要る確認は最後にまとめられる、という例です。 ### RPA・業務システム・運用変更の分け方：総務省ガイドブックの業務選定基準で判定 ECRSの後に残った工程を、何で自動化するかを決めます。総務省のガイドブックは、RPAに適した業務の判断基準として、定型的で複雑な判断を要しない、大量の処理を繰り返す、入口（インプット情報）が電子化されているか電子化できる、処理対象が安定していて変化が少ない、といった条件を示しています。 同じガイドブックの比較表では、RPAの導入期間は数週間〜数か月、業務システムは大規模なら1年以上で、開発費やデータ移行が必要とされています。これを踏まえて、次のように分けます。 - 運用ルールの変更で済ませる：件数が少ない、例外が多い、手順が人によって違う工程 - RPAにする：既存の複数システムの間で、決まった項目を写すだけの工程 - 業務システムを作る・改修する：件数が多く、複数人で同じデータを登録・更新し、今後も長く続く工程 RPAは画面操作をなぞる仕組みなので、元のシステムの画面が変わると止まります。制度改正やシステム更改が近い業務は、RPAではなく更改後のシステム側で対応するほうが、手戻りを少なくできる方法です。RPAの向き不向きは[RPAとは？仕組み・できること・主要ツールと導入判断](https://www.issoh.co.jp/column/details/12869/)で、業務フローのどこをシステムに任せるかの線の引き方は[業務フローのシステム化とは？対象工程の選び方](https://www.issoh.co.jp/column/details/15783/)で詳しく扱っています。 ECRSの検討シートから、自動化する工程とシステム化の範囲を決めるところまでを外部と一緒に進めたい場合は、一創の[DXコンサルティング](https://www.issoh.co.jp/service/system/dx/)でご相談を受け付けています。 ### 効果の算定：年間削減時間に、ロボットの前後に増える確認作業の時間を含める 自動化の効果は、ガイドブックの表3-3にあるとおり、年間削減時間＝（現在の年間業務時間）−（導入後の年間業務時間）で出します。人件費に換算する場合は、年間削減時間×人件費単価からRPAのコストを引きます。 見落としやすいのは、導入後に増える作業です。ガイドブックは、RPAの処理前後に行う準備や確認などの新たな作業の時間も見積もるよう求めています。ロボットに渡すデータの整形、処理結果の目視確認、エラーで止まったときの再実行が典型です。 ECRSの検討シートで出した削減時間と、自動化による削減時間は分けて記録してください。前者は費用ゼロで得られた効果なので、自動化の投資判断には後者だけを使います。 ## ECRSが効かない場面：原因が分からない問題、例外の多い業務、法令で決まった手順 ### 原因が分からない問題にECRSを当てない：先に特性要因図となぜなぜ分析で絞る ECRSは「どの作業を、どう変えるか」を考える道具です。「なぜミスが起きるのか」「なぜ処理が遅れるのか」が分かっていない段階で使うと、原因と関係のない作業を削ってしまいます。 たとえば請求書の誤送付が月に数件起きている場合、ダブルチェックを排除するのは逆効果です。宛先データの登録方法に原因があるのか、封入の手順に原因があるのかを先に確かめます。原因の洗い出しには[特性要因図の書き方と4M・5Mの分け方](https://www.issoh.co.jp/column/details/19218/)を、絞り込みには[なぜなぜ分析のやり方5ステップと記入例](https://www.issoh.co.jp/column/details/4595/)を使い、原因が特定できてからECRSで対策を考えます。 ### 例外処理が多い業務と法令で決まった手順：排除や簡素化を見送る判断の条件 次の場面では、ECRSによる排除や簡素化を見送ります。 - 法令や契約で定められた確認・保存・記録の手順（本人確認、帳簿の保存、監査証跡など） - 案件ごとに判断が変わり、例外処理が全体の半分を超えるような業務 - 年に数回しか発生せず、削っても年間数時間にしかならない作業 法令で決まった手順は、なくすのではなく、やり方を電子化して手間を減らす方向で考えます。例外の多い業務は、例外を分類して判断基準を文書にするところまでが先です。基準が無いまま様式を減らすと、判断材料が足りずに問い合わせが増えます。 業務の流れそのものが原因で、ECRSを何度当てても成果が頭打ちになる場合は、流れを白紙から組み直すBPRの領域です。違いは[BPRとは？意味と業務改善・DXとの違い](https://www.issoh.co.jp/column/details/9183/)で整理しています。 ## ECRSの読み方・BPRとの違い・製造業以外での使い方に関するよくある質問 ECRSを業務改善に取り入れるときによく出る質問に答えます。 ### ECRSの読み方と、「改善の4原則」という呼び方との関係を教えてください。 ECRSは「イクルス」と読むのが一般的です。排除・結合・交換・簡素化の4つの観点を指すことから、「改善の4原則」「ECRSの4原則」とも呼ばれます。呼び方が違っても中身は同じで、E→C→R→Sの順に検討するという使い方も共通です。社内で使うときは、英字の略語より「なくせないか・まとめられないか・順序を変えられないか・簡単にできないか」という4つの問いの形で共有すると、現場に伝わりやすくなります。 ### ECRSのRは「交換」「入れ替え」「再配置」のどれが正しい訳ですか？ どれも誤りではありません。元の英語Rearrangeは「並べ替える」「配置し直す」という意味で、資料によって交換・入れ替え・再配置・順序変更と訳が分かれています。指している内容は、作業の順番・担当者・置き場所を組み替えることです。社内資料で使う場合は、訳語を1つに決めて、「処理の順番や担当を変えること」と説明を添えておくと混乱しません。 ### ECRSとBPRは、業務改善の進め方としてどう違うのですか？ ECRSは、今ある業務の流れを残したまま、工程を1つずつなくす・まとめる・入れ替える・簡単にする手法です。BPRは、業務の流れそのものを白紙から設計し直す取り組みで、組織の見直しや基幹システムの入れ替えを伴うことが多くなります。期間も、ECRSは1テーマ数週間〜数か月、BPRは年単位が目安です。ECRSを何度当てても成果が頭打ちになったら、BPRを検討する段階です。 ### ECRSは製造業以外の事務作業や、従業員の少ない会社でも使えますか？ 事務作業や従業員の少ない会社でも使える手法です。ECRSは製造現場の改善から広まった考え方ですが、石川県のBPR推進ハンドブックのように、自治体の事務改善の手引きでも改善案を出す観点として採り上げられています。従業員の少ない会社ほど、1人が複数の帳票や申請を抱えているため、排除と結合の候補が見つかりやすい傾向があります。最初は月間件数の多い業務を1つ選び、業務フロー図の工程ごとに4つの問いを当ててみてください。 ### ECRSで出た改善案をシステム化するとき、外部に相談する目安は？ 排除と結合の検討を終え、残った工程の件数と作業時間が数字で分かっている段階が目安です。複数のシステムの間でデータを写す工程が残っている場合や、RPAにするか業務システムを改修するかで迷う場合は、この段階で相談すると、範囲の決め直しを減らせます。手順が担当者ごとに違う段階なら、先に社内で手順をそろえるほうが費用を抑えられます。 ## 関連記事 - 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