--- title: "人事管理システムを無料で使う範囲：0円プランの上限とデータ保存期間、有料化の判断" url: "https://www.issoh.co.jp/column/details/19646/" published: 2026-11-12 updated: 2026-11-12 categories: ["人事労務"] publisher: "株式会社一創" --- # 人事管理システムを無料で使う範囲：0円プランの上限とデータ保存期間、有料化の判断 人事管理システムを無料で使い続けられる製品は、2026年11月時点で国内の主要製品だとSmartHRとジョブカン労務HRの2つが代表例です。ただし対象人数は30名と5名で大きく違い、年末調整が使えるかどうか、データをどれだけ残せるかも製品ごとに分かれます。この記事では、無料プランと無料トライアル、オープンソース、表計算という4つの「無料」を公式の条件で切り分け、労働者名簿の保存義務から見て無料プランを人事台帳の正本にしてよいかを判断する内容です。有料へ切り替える時期と、既製品で埋まらないときに個別開発を検討する線引きまでを扱います。人事管理システム全体の機能や種類は[人事管理システムとは？機能・種類・労務やタレマネとの違いと導入判断](https://www.issoh.co.jp/column/details/15518/)で整理しています。 ## まとめ｜人事管理システムの無料は30名以下の労務手続き向け、正本は別に残す判断 期限なしで使える0円プランは、SmartHRが従業員30名以下、ジョブカン労務HRが5名までです。SmartHRの¥0プランは入社手続き・年末調整・給与明細まで使えますが、組織図や名簿、人事評価などのタレントマネジメント機能は対象外です。ジョブカン労務HRの無料プランは年末調整と電子申請が使えず、データ保持期間は30日間に限られます。 無料で手に入るのは、労務手続きを試す環境と、小規模な会社の手続き用の器です。人事台帳の正本としての役割までは期待できません。労働者名簿は退職などの日から5年（当分の間は3年）の保存義務があるため、無料プランを使う場合も、名簿の正本は書き出したファイルなど別の場所で保管してください。 有料に切り替える時期は、従業員が無料枠の上限（6名目・31名目）に届く前か、年末調整を電子化したい年の10月までのどちらか早いほうです。既製品の無料枠でも有料版でも、勤怠や基幹システムとの連携が埋まらない場合に限り、個別開発を比べる価値があります。 ## 人事管理システムの「無料」を4つの形に分け、続く期間と使える範囲で整理 比較サイトで「無料で使える」と紹介される人事管理システムは、無料が続く期間も、無料のうちに使える機能もばらばらです。まず形態を4つに分けると、候補を取り違えずに済みます。 ### 0円プラン・無料トライアル・OSS・表計算の4形態を期間と費用の出どころで比べる 4つの形態を、無料が続く期間と、費用や手間が発生する場所で並べると次のようになります。 | 形態 | 無料が続く期間 | 代表例（2026年11月時点） | 費用や手間が出る場所 | | ------- | ------- | ------------------------- | ------------------ | | 0円プラン | 期限なし | SmartHR／ジョブカン労務HR | 人数の上限・機能の制限・サポートなし | | 無料トライアル | 15〜30日 | SmartHR15日／ジョブカン労務HR30日 | 期間終了後の契約 | | オープンソース | 期限なし | OrangeHRM Starter | サーバー費用・設置と更新の作業 | | 表計算 | 期限なし | ExcelやGoogleスプレッドシートの人事台帳 | 権限管理・履歴管理の手作業 | 表の0円プランは、SmartHRの¥0プラン（30名以下）とジョブカン労務HRの無料プラン（5名まで）を指します。無料トライアルの期間はSmartHRが15日間、ジョブカン労務HRが30日間です。実務で候補になるのは、人数が上限に収まるなら0円プラン、収まらないなら無料トライアルで試してから有料契約、という順番です。オープンソースと表計算は、社内にサーバーの管理者がいるか、従業員がごく少ない場合に限られます。 ### 無料トライアルはSmartHR15日・ジョブカン30日で、試せるのは手続きの流れまで [SmartHRの料金プランのページ](https://smarthr.jp/pricing/)は、利用人数に関係なく15日間の無料トライアルを案内しています。クレジットカードを登録しなくても使えるとFAQで明記されており、期間が終わっても自動で課金されることはありません。ジョブカン労務HRは登録から30日間、全機能を制限なく使えるお試し期間を設けています。 15日や30日で確かめられるのは、入社手続きの書類作成や従業員への情報入力依頼といった、1件ずつ完結する手続きの流れです。年末調整や算定基礎届のように年に1回しか回らない手続きは、時期が合わない限りトライアル中に本番の量で試せません。トライアルの申込みは、試したい手続きが発生する月に合わせると、確かめられる範囲が広がります。 ## SmartHRとジョブカン労務HRの0円プランで使える機能・使えない機能の比較 同じ「0円プラン」でも、対象人数と使える機能の差は大きく、自社の手続きに当てはめると片方しか候補に残らない場合があります。公式ページの記載を突き合わせます。 ### SmartHRの¥0プランは30名以下で年末調整と給与明細まで使え、名簿と組織図は対象外 [SmartHRのよくある質問](https://smarthr.jp/about/faq/)によると、¥0プランは従業員数30名以下の企業が使える無料のプランで、労務管理プランと同じ機能を使えます。チャットサポートと有料オプション機能は使えません。同じページの機能一覧で、主な機能の可否は次のとおりです。 | 機能の区分 | ¥0プラン | 有料プラン | | ------------------------ | --------- | ----- | | 入社手続き・雇用契約 | 〇 | 〇 | | 年末調整 | 〇 | 〇 | | 給与明細 | 〇 | 〇 | | 従業員リスト | △（一部機能のみ） | 〇 | | 履歴閲覧・編集 | 〇 | 〇 | | 組織図・名簿・従業員情報申請 | × | 〇 | | タレントマネジメント | × | 〇 | | CSVカスタムダウンロード・SSO/SAML認証 | × | 〇 | 表のタレントマネジメントには、人事評価・配置シミュレーションなどの機能が含まれます。¥0プランは、経営者や総務担当が自分で入社手続きと給与明細の配付を回す30名以下の会社に向いています。従業員本人に住所変更などを申請させたい、組織図で部署と役職を管理したいという要件があるなら、¥0プランでは足りません。 ### ジョブカン労務HRの無料プランは5名まで、保持30日で年末調整と電子申請は使えない [ジョブカン労務HRのプラン・料金ページ](https://lms.jobcan.ne.jp/plan/)では、無料プランの条件を「従業員登録数5名まで」「データ保持期間が30日間のみ」としています。電子申請、年末調整、ストレスチェック、チャットサポート、ジョブカンシリーズとのAPI連携、電子契約は使えず、CSVデータの新規登録と更新もできません。 有料プランは1ユーザーあたり月400円（税抜）で、月額の最低利用料金は2,000円です。料金の数え方は在職中と休職中の従業員が対象で、内定者と退職済みの従業員は含まれません。5名の会社なら有料プランでも月2,000円に収まるため、年末調整を使いたい会社は無料プランにとどまる理由がほとんどありません。無料プランが合うのは、創業直後で入社手続きの書類作成だけを試したい場合です。 ### freee人事労務は0円プランを掲げず、5名で月2,000円の最小料金が入口になる 比較記事では無料の候補に並ぶこともあるfreee人事労務は、[freee人事労務の料金プランのページ](https://www.freee.co.jp/hr/pricing/)で0円のプランを掲げていません。全プランが5名から利用でき、初期費用はなく、最も安いミニマムプランは年払いで月2,000円（税抜）、6名以降は1名につき400円です。 無料のお試しは用意されていますが、期限なしの無料枠としては数えないほうが安全です。料金の内訳や人数ごとの総額は[人事管理システムの費用：内訳5項目と300名・1,000名の5年総額](https://www.issoh.co.jp/column/details/18556/)で試算しています。 ## 無料の人事管理システムを人事台帳の正本にしてよいか、法定の保存期間から判断 無料プランで迷いやすいのは、機能よりもデータの置き場所です。人事台帳には法律で保存を求められる情報が含まれるため、無料枠の制限と保存義務を照らし合わせて、どこを正本にするかを決めます。 ### 労働者名簿は退職日から5年（当分3年）の保存義務、保持30日の無料枠では足りない [労働基準法](https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000049)の107条は、日日雇い入れられる者を除くすべての労働者について労働者名簿を作るよう求め、109条で5年間の保存を定めています。附則143条により、当分の間は3年間です。保存期間の起算日は、[労働基準法施行規則](https://laws.e-gov.go.jp/law/322M40000100023)の56条で、労働者名簿は労働者の死亡、退職又は解雇の日とされています。 つまり退職した従業員の名簿も、退職日から少なくとも3年は残しておく必要があります。データ保持期間が30日間の無料プランは、この保存先になりません。SmartHRの¥0プランは保持期間の制限を掲げていませんが、名簿機能そのものが対象外です。どちらの無料プランを使う場合も、労働者名簿の正本は表計算のファイルや紙など、自社で保存期間を管理できる場所に置いてください。法定の記入事項と人数ごとに増える台帳は[人事管理システムを中小企業が選ぶ基準](https://www.issoh.co.jp/column/details/18552/)で解説しています。 ### 無料プランでも書き出せるかを先に確かめる、CSVの取り込みと書き出しの制限 無料プランから有料プランや別製品へ移るとき、データを一括で出し入れできるかで移行の手間がほぼ決まります。ジョブカン労務HRの無料プランはCSVデータの新規登録と更新ができないため、従業員情報は画面から1名ずつ入力することになります。SmartHRの¥0プランはデータ連携が〇ですが、項目を選んで出力するCSVカスタムダウンロードは使えません。 無料プランで使い始める前に、次の2点を管理画面で実際に操作して確かめてください。 1. 登録した従業員情報を、全項目そろった形で書き出せるか 2. 書き出したファイルを、有料プランや別製品へ取り込める形式か どちらかができない場合、無料プランに入れたデータは「そこにしか無いデータ」になります。正本を表計算側に置き、無料プランへは手続きに必要な分だけ写す運用にしておくと、乗り換えのときに困りません。 ### マイナンバーを無料枠で扱うなら、従業員100人以下の特例でも取扱いの記録は残す 年末調整や社会保険の手続きを無料プランで行うと、従業員のマイナンバーをクラウドに預けることになります。[個人情報保護委員会の特定個人情報ガイドライン（事業者編）](https://www.ppc.go.jp/legal/policy/my%5Fnumber%5Fguideline%5Fjigyosha/)は、従業員100人以下の事業者を中小規模事業者とし、安全管理措置に特例的な対応方法を認めています。 特例でも、特定個人情報等の取扱状況が分かる記録を保存し、責任ある立場の者が定期的に点検することは求められます。無料プランにはチャットサポートが無いため、権限設定や退職者のアカウント削除を自社で確実に行えるかを、無料で始める前に確かめておいてください。権限設計やログの考え方は[人事管理システムのセキュリティ](https://www.issoh.co.jp/column/details/18561/)で整理しています。 ## OSSと表計算で人事管理を無料で続ける場合の作業負担と、向いている会社の条件 期限なしで、しかも人数の上限を気にせず無料を続けられるのは、オープンソースと表計算の2つです。どちらもソフトの代金はかかりませんが、その分の作業を社内で引き受けます。 ### OrangeHRM Starterは無料のOSSでも、サーバーの設置と更新は自社で担う [OrangeHRMの料金ページ](https://orangehrm.com/pricing)は、Starterを完全に無料のオープンソースの人事ソフトとし、従業員20〜50名のIT系の組織に向くと説明しています。機能一覧に並ぶのは、人事管理、従業員管理、休暇管理、レポート、評価管理、採用、勤務時間の記録です。有料のAdvancedは従業員1人あたりの月額課金で、30日間の無料トライアルがあります。 Starterを使う場合、サーバーの用意、ソフトの設置、セキュリティ更新の適用、バックアップは自社の担当です。英語圏の製品なので、日本の社会保険や年末調整の手続きは機能に含まれていません。社内にサーバーを運用できる技術者がいて、労務手続きは別の製品や社会保険労務士に任せている会社でなければ、無料の利点は手間に相殺されます。 ### 表計算の人事台帳で続けるなら、変更履歴の列と閲覧範囲の分割を自分で作る ExcelやGoogleスプレッドシートの人事台帳は、従業員数が少なく、更新する人が1人のうちは無料で十分に回ります。人事管理システムとの差は、誰がいつ何を変えたかの履歴と、見せる範囲の制御を自動で持たない点です。 表計算で続ける場合は、最低限次の3つを自分で用意してください。異動や住所変更のたびに上書きせず、変更日と変更前の値を残す列を作ること。給与やマイナンバーなど見せる相手が限られる情報は、別のファイルに分けて共有先を絞ること。退職者の行は削除せず、退職日を入れて別シートへ移し、保存期間が過ぎるまで残すことです。この3つの手入れが追いつかなくなった時点が、システムへ移る目安になります。 ## 無料から有料へ切り替える時期を、従業員数と年末調整の時期で決める判断基準 無料のまま続けるか有料にするかは、気分ではなく人数と手続きの時期で機械的に決められます。 ### 従業員が6名目・31名目に届く入社の前が、2製品の無料枠を外れる最初の線 ジョブカン労務HRの無料プランは5名まで、SmartHRの¥0プランは30名以下です。6名目、31名目の採用が決まった時点で、その人の入社手続きを無料枠では行えなくなります。入社手続きの直前に契約を切り替えると、書類の準備と契約手続きが重なるため、採用の内定が出た段階で有料プランの契約を済ませておくのが安全です。 ジョブカン労務HRの有料プランは人数に上限がなく、在職中と休職中の従業員だけを数えます。SmartHRは有料プランが見積り制のため、30名に近づいたら早めに見積りを取り、月額を把握しておいてください。 ### 年末調整を電子化したい年は、10月までに有料化か¥0プランの準備を済ませる 年末調整は、多くの会社で11月に従業員から申告書を集め、12月の給与で精算します。ジョブカン労務HRの無料プランは年末調整が使えないため、システムで年末調整を行いたい年は、10月中に有料プランへ切り替えて、従業員の登録を終えておくことが必要です。SmartHRの¥0プランは年末調整が使えるので、30名以下の会社は10月中に従業員情報の登録を済ませれば無料のまま年末調整を回せます。 反対に、11月以降に慌てて切り替えると、従業員への案内と申告書の回収が同時に走り、担当者の負担が最も重い時期に操作の習得が重なります。 ### 無料のまま続けてよい会社と、無料にこだわると割高になる会社の条件 無料のまま続けてよいのは、従業員30名以下で、手続きが入社・年末調整・給与明細の配付に限られ、人事評価や組織図の管理を求めていない会社です。この条件ならSmartHRの¥0プランで足ります。 無料にこだわると割高になるのは、無料枠の制限を補うために表計算との二重入力や紙の回覧が増えている会社です。例えば従業員8名の会社がジョブカン労務HRの無料枠に収めるため5名分だけ登録し、残り3名を表計算で管理すると、有料プランの月3,200円（400円×8名）を節約する代わりに、手続きのたびに2か所を確認する手間を払い続けることになります。担当者の作業が月に1時間でも増えているなら、有料プランのほうが安上がりです。 ## 既製品の無料枠でも有料版でも埋まらない人事管理を、個別開発で作る判断の線引き 無料プランを試した結果、有料プランに上げても解決しない要件が見つかることがあります。その場合に限り、既製品を使い続けるか、足りない部分を作るかを比べます。 ### 開発を比べてよいのは、勤怠や基幹との連携が既製品の標準連携で足りないとき 個別開発を検討してよいのは、既存の勤怠システムや基幹システムが別メーカーで、既製品の標準連携ではつながらない場合です。例えば、現場の資格や配置の情報を自社の基幹システムで持っていて、人事台帳と二重に管理している会社では、既製品の有料プランに上げても二重管理は消えません。こうした場合は、人事台帳だけを既製品に置き、つなぐ部分だけを開発する構成から比べるのが現実的です。 反対に、従業員30名以下で手続きが既製品の機能に収まる会社が、無料プランの制限を理由に個別開発を選ぶのは過剰です。開発費と保守費が、有料プランの数年分の料金を上回るためです。連携部分の開発や、既製品では回らない人事台帳の設計は[人事・労務管理システム開発](https://www.issoh.co.jp/service/business%5Fsystem/hr-management/)でご相談いただけます。 ## よくある質問 人事管理システムを無料で使いたい方から多い質問に答えます。 ### 完全無料で使える人事管理システムはありますか？ 期限なしで使える0円プランは、SmartHRの¥0プラン（従業員30名以下）とジョブカン労務HRの無料プラン（5名まで）が代表例です。SmartHRは入社手続き・年末調整・給与明細まで使えますが、組織図や名簿、人事評価は対象に含まれません。ジョブカン労務HRの無料プランは年末調整と電子申請が使えず、データ保持期間は30日間です。人数の上限なしで無料を続けたい場合は、OrangeHRM Starterのようなオープンソースを自社のサーバーに置く方法か、表計算で台帳を作る方法になります。 ### 無料トライアルから0円プランや有料プランへ移るとデータは引き継げますか？ SmartHRのFAQでは、トライアルで作った環境をそのまま使うため、登録したデータはすべて引き継がれると案内しています。ただし、トライアル中のデータの履歴が契約後に予期しない表示や動作を起こす場合があるため、契約時に新しい環境を作ることを勧めています。トライアル中はテスト用の従業員データで操作を確かめ、本番のデータは契約後に入れ直す進め方が安全です。 ### 無料の人事管理システムでマイナンバーを管理しても問題ありませんか？ 無料か有料かで法律上の扱いは変わりません。個人情報保護委員会のガイドラインでは、従業員100人以下の事業者は特例的な対応が認められますが、取扱状況の分かる記録を保存し、責任ある立場の者が定期的に点検することは必要です。無料プランはサポートが無いため、権限設定と退職者のアカウント削除を自社で確実に行える体制があるかを確かめてから使ってください。 ### Excelの人事台帳から無料の人事管理システムへ移す意味はありますか？ 入社手続きの書類作成や年末調整を紙やExcelで行っている30名以下の会社なら、SmartHRの¥0プランへ移す意味はあります。手続きの書類を従業員本人の入力から作れるためです。一方、労働者名簿は退職後も保存義務があり、¥0プランは名簿機能が対象外なので、Excelの台帳は正本として残してください。手続きはシステム、名簿の正本はExcel、と役割を分けるのが現実的な移し方です。 ### 無料の人事管理システムで人事評価もできますか？ SmartHRの¥0プランでは、人事評価を含むタレントマネジメントの機能は使えません。ジョブカン労務HRは労務手続きの製品で、人事評価は扱いません。人事評価を無料で始めたい場合は、評価機能を持つ製品のトライアルやオープンソースを別に検討することになります。評価に絞った無料の範囲と有料化の時期は[人事評価システムを無料で使う範囲](https://www.issoh.co.jp/column/details/18281/)で解説しています。 ## 関連記事 - [人事管理システムとは？機能・種類・労務やタレマネとの違いと導入判断](https://www.issoh.co.jp/column/details/15518/)：人事管理システムの機能と導入形態の全体像です。 - [人事管理システムの比較｜4タイプの選び分けと公開料金の実額](https://www.issoh.co.jp/column/details/18550/)：無料枠を外れた後の製品の絞り込み方を扱っています。 - [人事管理システムの費用：内訳5項目と300名・1,000名の5年総額](https://www.issoh.co.jp/column/details/18556/)：有料化した後の総額と自社開発との分岐点です。 - [労務管理システムの費用相場とは？クラウド・無料・受託開発のコスト](https://www.issoh.co.jp/column/details/15755/)：労務手続きに絞った製品の費用相場です。 --- 出典: [人事管理システムを無料で使う範囲：0円プランの上限とデータ保存期間、有料化の判断]()（株式会社一創）