--- title: "労務管理システムを中小企業が選ぶ基準：手続き件数と社労士との分担で決める機能と月額" url: "https://www.issoh.co.jp/column/details/19643/" published: 2026-11-12 updated: 2026-11-12 categories: ["人事労務"] publisher: "株式会社一創" --- # 労務管理システムを中小企業が選ぶ基準：手続き件数と社労士との分担で決める機能と月額 中小企業が労務管理システムを選ぶとき、従業員数より先に見るべきなのは、1年間に発生する入退社や届出の件数と、その手続きを社内と社労士のどちらが担っているかです。この記事では、入社1人あたりに発生する届出と年間の山場から導入の要否を判断する目安、資本金1億円以下の会社でも2027年10月から手続きが増える社会保険の適用拡大、社労士に委託している会社の分担の決め方を整理します。そのうえで、公開料金で見る最安プランの機能の欠け、デジタル化・AI導入補助金2026の条件、既製品で足りる会社と個別開発を検討してよい場面を示す構成です。労務管理システムの定義や機能の全体像は、[労務管理システムの機能・勤怠管理との違いと比較の観点](https://www.issoh.co.jp/column/details/15398/)で先に確認できます。 ## まとめ：中小企業の労務管理システムは手続き件数と社労士との分担で選ぶ 年間の入退社が数件で、届出を社労士に任せている会社なら、労務管理システムは急いで入れなくても困りません。入退社が年10件を超える、パートの出入りが多い、算定基礎届や年末調整の時期に担当者が残業している、のいずれかに当てはまったら導入を検討する段階です。 選ぶときは3点を順に確かめます。第一に、必要な手続きが入っているプランかどうか。最安プランは入退社手続きや社会保険の電子申請を含まないことがあります。第二に、社労士が使っているソフトや申請経路とデータを受け渡せるか。第三に、勤怠と給与を同じ従業員マスタで回せるか。就業規則が1本で既存システムとの連携がCSVで足りるなら、クラウドの既製品で十分です。基幹システムや現場の名簿と自動でつなぐ要件が出たときに、初めて個別開発を比べます。 ## 中小企業で労務管理システムが必要になる手続きの量と年間カレンダーの山場 中小企業の労務担当は総務や経理との兼任が多く、手続きの量が少ない月と集中する月の差がそのまま負担の差になります。導入の要否は、平均ではなく山場の量で判断します。 ### 入社1人で発生する届出と書類の数と5日以内という提出期限の短さ 社会保険の加入対象者が1人入社すると、健康保険・厚生年金保険の被保険者資格取得届を入社から5日以内に年金事務所へ、雇用保険の資格取得届を入社月の翌月10日までにハローワークへ出します。扶養家族がいれば被扶養者異動届が加わり、社内では雇用契約書、扶養控除等申告書、マイナンバーの収集、給与振込口座の登録が同時に動きます。1人の入社で、行政と社内を合わせて5〜8種類の書類が発生する計算です。 紙とExcelで回す場合、同じ氏名・住所・生年月日を書類ごとに書き写すため、転記ミスと提出漏れはここで起きます。労務管理システムは従業員本人がスマートフォンで入力した情報を各届出に反映するので、転記の工程そのものをなくせる仕組みです。届出ごとの必要書類と期限の詳細は[社会保険の加入手続きと入社から5日以内の資格取得届](https://www.issoh.co.jp/column/details/18390/)で確認できます。 ### 6月から翌1月に集中する年度更新・算定基礎届・年末調整の山場 入退社とは別に、全従業員分を一度に処理する手続きが年に何度か来ます。中小企業の労務担当が最も忙しくなるのは次の時期です。 | 時期 | 手続き | 対象 | | ---------- | ------------ | ----------- | | 6月1日〜7月10日 | 労働保険の年度更新 | 前年度の賃金総額の集計 | | 7月1日〜7月10日 | 算定基礎届 | 4〜6月の報酬を全員分 | | 賞与支給から5日以内 | 賞与支払届 | 賞与の支給対象者全員 | | 11月〜12月 | 年末調整 | 申告書の回収と控除計算 | | 翌年1月31日まで | 給与支払報告書・法定調書 | 市区町村と税務署へ提出 | 年度更新と算定基礎届は期限が重なるため、7月上旬は兼任担当者がほかの仕事を止めて集計にかかりきりになりがちです。システムを入れる効果は、この時期の残業時間を数えると見積もりやすくなります。 ### 年間の入退社件数で見るExcel運用とシステム化の分かれ目の目安 入退社が年に2〜3件で、山場の手続きを社労士が代行しているなら、Excelと社労士への依頼で回せます。システム費用のほうが、削減できる作業時間より大きくなるからです。 分かれ目は年10件前後に置くと判断しやすくなります。1件あたり行政と社内の書類を合わせて1〜2時間かかるとすると、年10件で10〜20時間、パートやアルバイトの出入りが多い小売・飲食・介護では年30件を超えることも珍しくありません。ここに年末調整の回収と確認の時間を足し、担当者の時給を掛けた額が月額費用の12か月分を上回るなら、導入の検討に進んでよい水準です。 ## 資本金1億円以下の中小企業でも電子申請と適用拡大で変わる労務手続き 大企業向けの話と思われがちな制度変更にも、中小企業の手続き量を動かすものがあります。義務ではないものと、避けられないものを分けて把握します。 ### 電子申請の義務化対象外でも任意で電子申請に切り替える判断の目安 日本年金機構の[特定の法人の電子申請義務化に関する案内](https://www.nenkin.go.jp/denshibenri/denshishinsei/20210401.files/gimuka.pdf)によると、2020年4月以降に開始する事業年度から電子申請が義務になったのは、資本金・出資金などが1億円を超える法人、相互会社、投資法人、特定目的会社です。社会保険で義務の対象になるのは、算定基礎届・月額変更届・賞与支払届の3つに限られます。資本金1億円以下の中小企業は、2026年11月時点で義務の対象外です。 義務でなくても、電子申請に切り替える利点は窓口に行かずに済むことと、提出状況を画面で追えることにあります。郵送や窓口提出で月に数回外出している会社なら切り替える価値があり、年数件しか届出がない会社は紙のままでも困りません。GビズIDを使った申請経路や、システムからAPIで送る方式の違いは[労務管理システムの電子申請対応と義務化の範囲](https://www.issoh.co.jp/column/details/16794/)で比較しています。 ### 2027年10月の35人超から段階的に広がる社会保険の適用拡大と手続き増 短時間労働者の社会保険の適用は、2024年10月から従業員50人超の企業が対象になっています。2025年の年金制度改正法で企業規模要件は段階的に撤廃されることになり、厚生労働省の[社会保障審議会医療保険部会の資料（令和7年6月19日）](https://www.mhlw.go.jp/content/12401000/001505993.pdf)では、35人超が2027年10月、20人超が2029年10月、10人超が2032年10月、10人以下が2035年10月と示されています。 適用拡大の対象になると、週20時間以上働くパートの資格取得届や算定基礎届が一気に増えます。36〜50人の会社では、2027年10月の前に、対象者の洗い出しと資格取得の届出をまとめて処理する時期を迎える予定です。パートの比率が高い会社は、この時期を導入の目標日に置くと準備の順番を決めやすくなります。自社の人数で何がいつ変わるかは[社会保険加入条件は50人以下の場合どうなるかを解説した記事](https://www.issoh.co.jp/column/details/17827/)で確かめられます。 ## 社労士に委託している中小企業が労務管理システムで担う範囲の決め方 中小企業では、届出や年度更新を社労士に委託している会社が少なくありません。その場合、システムに求める役割は「申請」ではなく「社労士へ渡す情報を正確に集める」ことに変わります。 ### 社労士が申請し自社は従業員情報の回収だけを担う分担の型と費用 分担の型は大きく2つあります。1つは、自社は労務管理システムで従業員から情報と書類を集め、社労士がそのデータを使って申請する型です。もう1つは、自社がシステムから電子申請まで行い、社労士は相談と確認だけを受け持つ型です。 前者なら、プランに電子申請の機能は要りません。従業員情報の入力フォーム、書類の回収、社労士へのデータ共有ができれば十分で、そのぶん安いプランを選べます。後者は社労士への委託費を減らせる反面、申請の誤りを自社で直す負担を伴う分担です。兼任の担当者が1人しかいない会社は前者から始め、手続きに慣れてから後者へ移る順番のほうが運用は崩れにくくなります。 ### 社労士事務所の使うソフトや申請経路とデータを受け渡せるかの確認 社労士事務所は、事務所側で労務ソフトを使って複数の顧問先の申請をまとめて処理しています。自社が選んだ労務管理システムと事務所のソフトの間でデータを渡せないと、結局は社労士側で再入力が発生し、委託費も下がりません。 契約前に、顧問の社労士へ「どの製品なら招待やCSVでデータを受け取れるか」を聞いておくのが近道です。製品によっては社労士をシステムに招待し、同じ画面で手続きを進められます。社労士事務所側がどの申請経路を使い分けているかは[社労士事務所のシステム対応と4つの申請経路](https://www.issoh.co.jp/column/details/17073/)で整理しています。 ## 中小企業向け労務管理システムの料金体系と最安プランに潜む機能の欠け 中小企業向けの製品は1人あたりの月額で料金を示すものが多く、人数を掛ければ総額が出ます。ただし、プランの段によって入っている手続きが違うため、単価だけで比べると選び間違えます。 ### freee人事労務の公開料金で見る最安プランと手続き機能のある段の差 [freee人事労務の料金ページ](https://www.freee.co.jp/hr/pricing/)（2026年11月時点）では、6名以降1名ごとの料金（税抜）がミニマム400円、スターター600円で、全プランとも5名分が最小料金です。機能比較表を見ると、ミニマムは「入社・退社手続き」と「社会保険電子申請」の欄が空欄で、どちらもスターターから入ります。 | 従業員30名の場合 | ミニマム | スターター | | -------------- | ------- | ------- | | 1名あたり（6名以降・税抜） | 400円 | 600円 | | 月額の目安（税抜） | 12,000円 | 18,000円 | | 入社・退社手続き | 含まれない | 含まれる | 月額の差は30名で6,000円です。入退社手続きの省力化が目的なのに最安プランを選ぶと、手続きは紙のまま残ります。料金表を見るときは、自社が任せたい手続きが入っている最初の段を探し、その段の単価で総額を出してください。初期費用やデータ移行費まで含めた費用の考え方は[労務管理システムの費用相場と無料・受託開発のコスト](https://www.issoh.co.jp/column/details/15755/)で扱っています。 ### 30名以下の無料プランと50名以下向けプランを使うときの確認点 小規模企業向けに、人数を区切った無料プランや限定プランを用意する製品もあります。[SmartHRの料金ページ](https://smarthr.jp/pricing/)では、¥0プランは30名までの従業員情報を登録でき、労務管理プランは従業員50名以下の企業向けに労務管理の機能だけを使えるプランと案内されています。有料プランの金額は公開されておらず、規模に応じた見積もりです。 無料や小規模向けのプランで始めるときは、2つを先に確かめます。人数の上限を超えたときにどのプランへ移り、月額がいくらになるか。もう1つは、移ったときに登録済みの従業員情報と手続きの履歴がそのまま引き継がれるかです。採用を増やす計画がある会社ほど、上限を超えた後の料金で比べたほうが判断を誤りません。 ### デジタル化・AI導入補助金2026で労務管理システムの費用を下げる条件 IT導入補助金は令和7年度補正予算事業から「デジタル化・AI導入補助金」に名称が変わりました。中小企業庁の[デジタル化・AI導入補助金2026の概要（令和8年10月）](https://www.chusho.meti.go.jp/koukai/yosan/r8/digital%5Fai%5Fsummary.pdf)によると、通常枠の補助率は1/2で、ITツールのプロセス数が1〜3つなら補助額は5万円〜150万円です。クラウド利用料は最大2年分が対象になり、導入時のマニュアル作成や定着支援の費用も含められます。 使うには条件があります。事務局に登録されたIT導入支援事業者と組んで申請すること、導入するツールが事務局に登録されていることの2点です。補助額の下限が5万円なので、30名で月1万円台のクラウド費用なら2年分で下限を超えます。一方、交付決定前に契約したものは原則として対象にならないため、申請の締切から逆算して契約日を決めてください。 ## 中小企業が労務管理システムの導入でつまずく失敗パターンと回避策 中小企業の導入でつまずく原因は、製品の機能不足より、周辺の仕組みとの組み合わせと切り替えの時期にあることが多いです。 ### 勤怠・給与と別ベンダーにして従業員マスタが二重になる導入時の失敗 勤怠は以前からのクラウド、給与は会計事務所指定のソフト、労務は新しく入れた別製品、という組み合わせは中小企業でよく見かけます。この状態では、入社や住所変更のたびに3つのシステムへ同じ情報を入れることになり、どれか1つの更新漏れが給与の誤りにつながります。 避けるには、どのシステムを従業員情報の正本にするかを最初に決め、ほかのシステムへはCSVやAPIで流す方向を一方向にそろえることです。製品を選ぶ段階で、既存の勤怠・給与と連携できる一覧に入っているかを確認します。人事データ全体をどこで持つかの考え方は[人事管理システムを中小企業が選ぶ基準とExcel台帳からの段階導入](https://www.issoh.co.jp/column/details/18552/)で解説しています。 ### 年末調整や算定基礎届の繁忙期に切り替えて従業員の入力が集まらない失敗 11月に導入して、そのまま年末調整をシステムで回そうとすると、従業員は初めての画面で申告書を入力することになります。問い合わせが担当者に集中し、紙の回収と並行する二重運用になりがちです。7月の算定基礎届の直前に切り替えた場合も、報酬データの移行が間に合わない危険があります。 切り替えは、山場から2〜3か月離れた時期に置きます。まず入退社手続きだけをシステムで回し、従業員が入力に慣れてから年末調整を載せる順番なら、初年度の混乱を抑えられます。 ## 既製の労務管理システムで足りる中小企業と個別開発を検討してよい場面 中小企業の労務手続きは法令で様式が決まっているため、大半はクラウドの既製品で賄えます。個別開発が候補に入るのは、手続きの外側にある自社の仕組みとつなぐ必要が出たときだけです。 ### 就業規則が1本で連携がCSVで足りる会社はクラウドの既製品で十分 次の条件にすべて当てはまるなら、既製品を選ぶべきで、個別開発は過剰です。就業規則と雇用区分が少なく、手続きが社会保険・雇用保険・年末調整の範囲に収まる。勤怠と給与との連携がCSVの取り込みか同じベンダー内の標準連携で済む。承認の流れが「本人→担当者→社労士」程度で表せる。 この条件で労務管理システムを自作すると、届出様式の改正や電子申請の仕様変更のたびに改修費を自社で負うことになります。様式の改正への追随はベンダーに任せ、自社はプランの選択と社労士との分担に時間を使うほうが合理的です。 ### 基幹システムや現場の名簿と従業員情報を自動でつなぐ必要がある場合 一方、次のような要件が出てきたら、既製品の設定だけでは届かない可能性があります。建設や運送のように現場ごとの作業員名簿や資格の期限を労務の従業員情報と突き合わせたい。グループの複数社で従業員の異動が頻繁にあり、会社をまたいだ手続きを一つの画面で管理したい。販売や生産の基幹システムに人の配置や人件費のデータを自動で渡したい。 この場合でも、届出と従業員入力の画面まで作り直す必要はありません。手続きは既製の労務管理システムに任せ、APIで取り出した従業員情報を自社の名簿や基幹システムへ流す連携部分だけを作る構成が、費用と保守の両面で現実的です。既製品のAPIで取れる項目と、どちらを従業員情報の正本にするかを要件定義の最初に決めておくと、後の作り直しを防げます。こうした既製品と自社の仕組みをつなぐ構築は、一創の[人事・労務管理システム開発](https://www.issoh.co.jp/service/business%5Fsystem/hr-management/)で、クラウド労務管理システムとの併用を前提に相談を受けています。 ## よくある質問 中小企業が労務管理システムを検討するときによく挙がる質問に答えます。 ### 従業員10人以下の会社でも労務管理システムは必要ですか？ 入退社が年に数件で、届出を社労士に委託しているなら、急いで入れる必要はありません。Excelの台帳と社労士への依頼で回せます。ただし、パートの出入りが多い、年末調整の回収に毎年手間取っている、といった事情があれば、5名分から使える製品や無料プランで入退社手続きだけ試す方法があります。人数より、年間の手続き件数で判断してください。 ### 中小企業向けの労務管理システムの月額はどれくらいですか？ 1人あたり月数百円の製品が多く、freee人事労務の公開料金では入退社手続きを含むスターターが6名以降1名ごと600円（税抜）です。30名なら月1万8,000円前後になります。最安プランに入退社手続きや電子申請が含まれない製品もあるため、必要な手続きが入っている段の単価で総額を比べてください。初期費用やデータ移行費の有無も見積もりで確認します。 ### 中小企業は電子申請をしなければいけませんか？ 資本金・出資金が1億円以下の会社は、2026年11月時点で電子申請の義務の対象外です。義務の対象は資本金1億円超の法人などで、社会保険では算定基礎届・月額変更届・賞与支払届が該当します。義務がなくても任意で電子申請はでき、窓口や郵送の手間を減らしたい会社は、電子申請に対応したプランを選ぶと切り替えやすくなります。 ### 社労士に手続きを委託していても労務管理システムを入れる意味はありますか？ あります。従業員から情報と書類を集め、社労士へ正確に渡す作業が軽くなるからです。この使い方なら電子申請の機能は要らず、安いプランで足ります。導入前に、顧問の社労士がどの製品とならデータをやり取りできるかを確認してください。社労士側で再入力が発生する組み合わせを選ぶと、委託費も手間も下がりません。 ### 労務管理システムに補助金は使えますか？ デジタル化・AI導入補助金2026（旧IT導入補助金）の対象になり得ます。通常枠は補助率1/2で、1〜3プロセスのツールなら補助額5万円〜150万円、クラウド利用料は最大2年分が対象です。事務局に登録されたIT導入支援事業者と組み、登録済みのツールを選ぶことが条件になります。交付決定前の契約は原則対象外なので、締切から逆算して契約時期を決めてください。 ## 関連記事 - [中小企業の勤怠管理システムとは？低コストで失敗しない選び方と導入ステップ【2026年】](https://www.issoh.co.jp/column/details/15450/)：労務と同じ従業員マスタで回したい勤怠側の選び方です。 - [社労士ソフト比較：電子申請の対応範囲・料金体系・給与計算・データ移行の4軸と既製品／個別開発の判断基準](https://www.issoh.co.jp/column/details/17064/)：顧問の社労士が使うソフトの側から連携を確かめるときの参考になります。 - [中小企業のワークフローシステム導入｜情シス不在でも回る最小構成と定着の手順](https://www.issoh.co.jp/column/details/18035/)：労務の申請・承認を社内の稟議と同じ仕組みで回したいときに。 --- 出典: [労務管理システムを中小企業が選ぶ基準：手続き件数と社労士との分担で決める機能と月額]()（株式会社一創）