--- title: "小口現金とは？仕訳例と定額資金前渡制の流れ、現金過不足の処理と廃止の判断【2026年版】" url: "https://www.issoh.co.jp/column/details/19130/" published: 2026-10-31 updated: 2026-10-31 categories: ["会計"] publisher: "株式会社一創" --- # 小口現金とは？仕訳例と定額資金前渡制の流れ、現金過不足の処理と廃止の判断【2026年版】 小口現金とは、郵便切手や電車賃、急ぎの消耗品のように、振込や請求書払いでは間に合わない少額の支払いのために、部署や店舗に預けておく現金です。この記事では、小口現金の勘定科目と貸借対照表での表示、定額資金前渡制と随時補給制の違い、前渡しから補充までの仕訳例を設例で整理しました。後半では、金庫の現金と帳簿が合わないときの現金過不足の処理、領収書と小口現金出納帳の保存期間、1万円未満の支払いに使える少額特例、そして経費精算システムや法人カードで小口現金を廃止できる会社の条件を扱います。 ## まとめ：小口現金は定額資金前渡制で残高を固定し、支払件数が少なければ廃止を検討する 小口現金は会社の現金の一部で、勘定科目は「小口現金」または「現金」を使います。決算書では預金とあわせて「現金及び預金」の1行に載るため、外から見て区別がつくものではありません。区別が必要なのは社内の管理のためです。 運用の方式は、毎月同じ金額に戻す定額資金前渡制を選んでください。補充額が使った金額と必ず一致するので、残高の照合が1回の数え直しで済みます。仕訳は「渡したとき」「使った報告を受けたとき」「補充したとき」の3場面で考えると迷いません。 そのうえで、小口現金そのものを残すかどうかを見直してください。月の支払いが数件で、立替精算と法人カードで代わりが利くなら、廃止したほうが金庫の管理と照合の手間が消えます。現金しか使えない支払いが店舗や工事現場で毎日続く会社だけが、小口現金を残す理由を持っています。 ## 小口現金の意味と勘定科目、手元の現金と分けて少額の経費を払う仕組み 小口現金は、経理が一括で管理する現金とは別に、支払いが発生する現場の近くに置く現金です。まず、何に使い、帳簿と決算書でどう扱うかを押さえます。 ### 小口現金とは部署に預ける少額の現金、郵便代や交通費の即時払いに使う範囲 小口現金を使うのは、金額が小さく、その場で現金を払わないと用が済まない支払いです。具体的には、切手やレターパックの購入、宅配便の着払い、近距離の電車賃やバス代、コインパーキング代、来客用の飲み物、急に必要になった文房具などがあります。 こうした支払いを毎回社員の立替にすると、社員は自分の財布から出し、後日の精算まで待つことになります。小口現金があれば、担当者が金庫から出して払い、領収書を残すだけで済む。この「すぐ払える」ことが小口現金を置く理由で、裏返せば、カードや請求書払いで待てる支払いには使う必要がありません。 ### 勘定科目は小口現金か現金か、貸借対照表では現金及び預金に集約される表示 帳簿の勘定科目は「小口現金」を設ける会社と、「現金」の補助科目で「小口」を分ける会社があります。どちらも資産の勘定科目で、記録する側は増えたら借方、減ったら貸方です。経理部の金庫と各部署の金庫を分けて残高を追いたいなら、補助科目で部署ごとに分ける方法が扱いやすくなります。 貸借対照表では、小口現金も現金も普通預金も「現金及び預金」の1行に合算して表示します。帳簿で使う科目名と決算書の表示科目が違う関係は、[勘定科目の5分類と補助科目・表示科目の違いを整理した記事](https://www.issoh.co.jp/column/details/19122/)で詳しく扱っています。 ### 小口現金の金額はいくらまでか、法令の上限がなく月の支払実績から決める目安 小口現金の金額に法令上の上限はありません。会社が経理規程で決めます。決め方の基準は、補充の間隔のあいだに出ていく金額の実績です。 たとえば月末に1回補充する部署で、過去6か月の小口の支払いが月2万〜3万5千円だったなら、5万円を前渡し額にすれば月の途中で尽きません。逆に、10万円を預けて月に1万円しか使わない状態は、金庫に必要以上の現金を置いているだけで、紛失や盗難のときの損失が大きくなります。前渡し額は実績の最大月の1.2〜1.5倍程度に置き、半年ごとに見直すのが現実的な線です。 ## 小口現金の補充方法、定額資金前渡制と随時補給制の違いと照合の手間 小口現金の補充には2つの方式があります。どちらを選ぶかで、毎月の照合の手間と不正の見つけやすさが変わります。 ### 定額資金前渡制の流れ、毎月同じ残高に戻すので補充額が使った金額と一致する 定額資金前渡制は、インプレスト・システムとも呼ばれます。経理が決まった金額を担当者に渡し、一定期間ごとに使った金額と同額を補充して、期間の初めには毎回同じ残高に戻す方式です。 1. 経理が担当者に前渡し額（例：5万円）を渡す 2. 担当者は支払いのたびに領収書を受け取り、小口現金出納帳に記入する 3. 月末に担当者が領収書と出納帳を経理へ報告する 4. 経理は報告内容を勘定科目ごとに仕訳し、使った金額と同額を補充する この方式の利点は、補充の直前に「金庫の現金＋領収書の合計＝前渡し額」が必ず成り立つことです。5万円を渡していれば、現金と領収書を足して5万円にならない時点で、記入漏れか紛失があると分かります。 ### 随時補給制との比較、残高の照合しやすさと不正の見つけやすさの差 随時補給制は、残高が少なくなったときに必要な金額をその都度補充する方式です。補充額が毎回違うため、照合の基準になる金額がありません。 | 比較項目 | 定額資金前渡制 | 随時補給制 | | -------- | --------- | ------------- | | 補充のタイミング | 月末など決まった日 | 残高が減ったとき | | 補充額 | 使った金額と同額 | その都度決める | | 照合の基準 | 前渡し額で固定 | 出納帳の残高を追う | | 差額の発見 | 補充のたびに分かる | 月末の棚卸しまで分からない | 随時補給制が向くのは、支払額が月によって数倍に振れる部署くらいです。それ以外の部署で随時補給制を使う理由はありません。補充額を担当者の申告で決める運用は、使途の分からない補充を経理が見抜けないため、内部統制の点でも定額資金前渡制に切り替えてください。 ## 小口現金の仕訳例、前渡し・支払報告・補充までを5万円の設例で追う ここでは、総務部に5万円を前渡しし、10月中に3万2,000円を使った例で仕訳を示します。金額はすべて税込です。 ### 前渡し時と支払報告時の仕訳、10月に3万2,000円を使った総務部の設例 10月1日、普通預金から5万円を引き出して総務部に渡したときの仕訳は次のとおりです。 | 日付 | 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 | | ------ | ----- | ------ | ---- | ------ | | 10月1日 | 小口現金 | 50,000 | 普通預金 | 50,000 | | 10月31日 | 旅費交通費 | 18,000 | 小口現金 | 32,000 | | 10月31日 | 通信費 | 8,000 | | | | 10月31日 | 消耗品費 | 6,000 | | | 10月31日の仕訳は、総務部から月の支払報告を受けたときのものです。電車賃などの交通費1万8,000円、切手と宅配便8,000円、文房具6,000円を、それぞれの費用科目に計上し、小口現金を3万2,000円減らします。支払いのたびに仕訳を起こす必要はなく、報告の時点でまとめて仕訳するのが一般的な運用です。 ### 補充時の仕訳と、報告と補充を同じ日に行う場合に1本にまとめる書き方 報告を受けて3万2,000円を補充すると、総務部の小口現金は5万円に戻ります。 仕訳は借方に小口現金3万2,000円、貸方に普通預金3万2,000円です。報告と補充を同じ日に行うなら、小口現金の増減が相殺されるため、借方に旅費交通費1万8,000円・通信費8,000円・消耗品費6,000円、貸方に普通預金3万2,000円と1本にまとめても結果は同じになります。 ただし、月末に報告を受け、補充は翌月初めという運用の会社は、まとめずに2本に分けてください。月末時点の小口現金の残高が1万8,000円である事実を帳簿に残さないと、月次の残高照合で金庫の現金と合わなくなります。 ### 小口現金出納帳の役割、担当者が記入して経理が仕訳に起こす分担 小口現金出納帳は、小口現金の受け入れと支払いを日付順に記録する補助簿です。日付、摘要、受入額、支払額、残高に加え、支払いを旅費交通費・通信費などの科目別の列に振り分けて書く形式がよく使われます。 分担は、担当者が出納帳に記入し、経理が出納帳の科目別の合計から仕訳を起こすのが基本です。科目別の列があれば、経理は月末に列の合計を見るだけで上の設例の仕訳を作れます。出納帳の書き方と記入例は、現金出納帳との違いも含めて別の記事で扱う予定です。 ## 小口現金の現金過不足、期中の仮処理と決算での雑損失・雑収入への振り替え 金庫の現金を数えたら出納帳の残高と合わない。小口現金を運用していれば、いずれ必ず起きます。原因が分かるまでの処理と、決算まで分からなかったときの処理を分けて考えます。 ### 帳簿残高と金庫の現金が合わないときの仕訳、現金過不足勘定で一時的に受ける 出納帳の残高が1万8,000円なのに、金庫には1万7,500円しかなかったとします。この500円の不足は、原因が分かるまで「現金過不足」という一時的な勘定で受けます。 仕訳は借方に現金過不足500円、貸方に小口現金500円です。この仕訳で、帳簿の残高と実際の現金の金額が一致する形です。後日、記入漏れのバス代500円の領収書が見つかったら、借方に旅費交通費500円、貸方に現金過不足500円として、現金過不足を消します。逆に現金が帳簿より多かった場合は、借方と貸方を入れ替えて処理します。 ### 決算までに原因が分からない差額の処理、雑損失と雑収入への振り替え 現金過不足は原因を調べるための仮の勘定なので、決算書に残してはいけません。期末になっても原因が分からない不足額は雑損失（営業外費用）に、超過額は雑収入（営業外収益）に振り替えます。 上の例で原因が分からないまま期末を迎えたら、借方に雑損失500円、貸方に現金過不足500円です。決算日に初めて差額が見つかった場合は、現金過不足を通さず、直接雑損失や雑収入に計上して構いません。現金過不足の振り替えは、期末に必ず行う決算整理仕訳の1つです。ほかの項目は[決算整理仕訳の主な9項目を一覧にした記事](https://www.issoh.co.jp/column/details/17978/)にまとめています。 金額が小さくても、差額が毎月のように出る部署は放置しないでください。照合を月1回から週1回に増やし、差額が出た週の支払いを領収書と1件ずつ突き合わせると、記入漏れの癖か、管理ルールの穴かが見えてきます。 ## 小口現金の管理ルールと保存義務、領収書と出納帳の保存期間と少額特例 小口現金は現金そのものなので、管理のルールと、税務で求められる保存の要件の両方を決めておきます。 ### 担当者と照合者を分ける管理ルール、金庫の鍵と照合の頻度を規程に書く 管理ルールで最初に決めるのは、現金を扱う人と照合する人を分けることです。出納帳を書く担当者が自分で残高を確かめるだけでは、記入漏れも着服も見つかりません。月末の照合は、経理か上長が担当者の立ち会いのもとで金庫の現金を数え、出納帳の残高と突き合わせます。 経理規程には、前渡し額、1回あたりの支払上限（例：1万円を超える支払いは小口現金で払わない）、照合の頻度、金庫の鍵の保管者、担当者が休むときの代行者を書いておきます。1回の上限を決めておくと、高額の支払いが承認を通らずに小口現金から出ていく経路をふさげます。 ### 領収書と小口現金出納帳は7年保存、法人税法施行規則と会社法の期間の違い 小口現金の支払いで受け取った領収書と、小口現金出納帳は、法人税法上の帳簿書類として保存が必要です。[法人税法施行規則](https://laws.e-gov.go.jp/law/340M50000040012)第59条は、青色申告法人に帳簿書類の保存を求めています。国税庁の[No.5930 帳簿書類等の保存期間](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm)（令和8年4月1日現在の法令等）は、保存期間を確定申告書の提出期限の翌日から7年とし、帳簿の例に現金出納帳を挙げています。欠損金が生じた事業年度は10年です。 会社法の期間はこれと別に定められています。[会社法](https://laws.e-gov.go.jp/law/417AC0000000086)第432条第2項は、会計帳簿とその事業に関する重要な資料を、帳簿の閉鎖の時から10年間保存するよう求めています。税務の7年だけを見て廃棄すると会社法の期間を満たさないため、出納帳は10年で管理してください。 ### 1万円未満の支払いとインボイス、少額特例で帳簿のみ保存できる事業者と期限 小口現金で払う金額の多くは1万円未満です。国税庁の[少額特例の概要](https://www.nta.go.jp/publication/pamph/shohi/kaisei/202304/02.htm)によると、基準期間の課税売上高が1億円以下、または特定期間の課税売上高が5,000万円以下の事業者は、税込1万円未満の課税仕入れについて、インボイスを保存しなくても一定の事項を書いた帳簿の保存だけで仕入税額控除を受けられます。 適用されるのは令和5年10月1日から令和11年9月30日までに行う課税仕入れです。1万円未満かどうかは1回の取引の合計額で判定するので、5,000円と7,000円の品を同時に買えば対象外になります。少額特例は消費税の控除の話で、法人税の保存義務は残ります。領収書を捨ててよいわけではありません。経費精算でこの特例と公共交通機関の3万円未満の特例を仕訳まで通す要件は、[経費精算システムのインボイス対応で帳簿のみ保存の特例を扱った記事](https://www.issoh.co.jp/column/details/18274/)が詳しいです。 ## 小口現金を廃止するか残すか、経費精算システムと法人カードで置き換える判断 小口現金は、金庫の管理、月末の照合、補充の振込、出納帳の記入と、金額のわりに手間がかかります。ここでは、廃止すべき会社と残すべき会社を条件で分けて示します。 ### 小口現金を廃止できる会社の条件、立替精算と法人カードで月の支払が収まる場合 次の条件がそろう会社は、小口現金を廃止してください。 - 小口現金からの支払いが月に20件程度までで、ほとんどが交通費と備品購入である - 支払う人が社員で、立替えて数日後の精算を待てる - 備品はネット通販の請求書払いか、法人カードで買える - 交通費は交通系ICカードの利用履歴で精算できる この条件なら、立替精算と法人カードで小口現金の役割をすべて置き換えることが可能です。経費精算システムを入れれば、領収書の撮影から承認、会計への仕訳連携までが画面の中で終わり、金庫の現金を数える作業そのものがなくなります。ペーパーレス化や法人カード連携で精算の工数を減らす手段は、[経費精算を効率化する4つの手段をまとめた記事](https://www.issoh.co.jp/column/details/15631/)で比較しています。 ### 小口現金を残すべき場面、現金しか使えない支払いが店舗や現場で続く会社 反対に、小口現金を残すべき会社もあります。飲食店や小売店のように、店舗で現金払いの仕入れや釣銭の両替が毎日ある会社。工事現場で、作業員が近所の金物店で資材を現金で買う会社。パートやアルバイトに立替えを頼めない職場も同じです。 この場合は廃止を目標にせず、小口現金の件数を減らし、残った支払いを店舗や現場ごとの定額資金前渡制で管理する方向で考えます。店舗ごとの小口現金を経費精算システムへ取り込み、補充額を明細から決める設計は[サービス業の多店舗の小口現金とシフト勤務者の代理承認を扱った記事](https://www.issoh.co.jp/column/details/17790/)で詳しく扱っています。 ### 廃止の進め方、残高の戻し入れ仕訳と経費精算システムへの移行の順序 廃止は、代わりの手段を先に動かしてから行います。順序を逆にすると、現金で払うしかない支払いが残っていたときに社員の立替が急に増え、不満が経理に集まります。 1. 過去6か月の小口現金の支払いを、交通費・備品・郵送・その他に分けて件数を数える 2. 法人カードと立替精算の規程を整え、経費精算システムの運用を始める 3. 1〜2か月は小口現金と並行させ、小口現金の利用件数が減るのを確かめる 4. 最終日に金庫の残高を数え、出納帳と照合して普通預金へ戻す 戻し入れの仕訳は、借方に普通預金、貸方に小口現金で、残高と同額を計上します。照合で差額が出た場合は、先に現金過不足で処理してから戻してください。経費精算の明細から会計への自動仕訳や、部署ごとの残高管理を既存の会計システムに合わせて組みたい場合は、当社の[会計・経理システム開発](https://www.issoh.co.jp/service/business%5Fsystem/accounting/)でご相談いただけます。精算フローの再設計から、経費精算と会計の仕訳連携の開発まで請け負っています。 ## よくある質問 小口現金について寄せられる質問を5つ取り上げます。 ### 小口現金と現金の違いは何ですか？ どちらも会社が持つ現金で、資産の勘定科目です。違いは管理の単位にあります。現金は経理が一括で管理する手元の現金全体を指し、小口現金はそのうち部署や店舗に預けて少額の支払いに使う分を指す勘定科目です。帳簿で科目を分けるのは社内で残高を追うためで、決算書ではどちらも「現金及び預金」にまとめて表示されます。科目を分けず、現金の補助科目で小口を管理する会社もあります。 ### 小口現金は個人事業主でも使いますか？ 使わない場合がほとんどです。個人事業主は事業主本人が支払うことが多く、事業用の現金を部署に預ける必要がありません。事業用の財布を分けて現金出納帳をつけていれば足ります。従業員が複数いて、店舗や事務所に支払い用の現金を置く場合は、法人と同じく定額資金前渡制で管理し、出納帳と領収書を残すと照合が楽になります。 ### 小口現金から仮払いしたときはどう仕訳しますか？ 出張の交通費などを、金額が確定する前に小口現金から渡した場合は、借方に[仮払金](https://www.issoh.co.jp/column/details/19134/)、貸方に小口現金で記録します。出張後に精算書と領収書を受け取ったら、実際の費用を旅費交通費などに振り替え、残金の返却や追加の支払いを小口現金で処理します。仮払いから事後精算までの流れと規程の作り方は、[仮払と事後精算の流れを整理した旅費精算の記事](https://www.issoh.co.jp/column/details/17965/)を参照してください。 ### 小口現金の前渡し額を変えるときの仕訳は？ 増額するときは、増やす分だけ借方に小口現金、貸方に普通預金で計上します。5万円を8万円にするなら3万円です。減額するときは、金庫から減らす分を預金へ戻し、借方に普通預金、貸方に小口現金とします。定額資金前渡制では前渡し額が照合の基準になるため、変更日と新しい金額を経理規程と出納帳の両方に記録し、変更前後の照合が混ざらないようにします。 ### 小口現金出納帳はエクセルで作ってもよいですか？ 作って構いません。法令は出納帳の形式を定めておらず、日付・摘要・金額・残高が分かれば帳簿として認められます。ただし、データで作って保存する場合は、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。紙で受け取った領収書をスキャンして原本を捨てる運用にするなら、スキャナ保存の要件も確かめてください。出納帳を印刷して保存する場合は、紙の帳簿として扱われます。 ## 関連記事 - [経費精算システムとは？機能・比較の観点と電帳法・インボイス対応を解説](https://www.issoh.co.jp/column/details/12896/)：小口現金の代わりになる経費精算システムの機能と選び方の観点を解説しています。 - [月次決算とは？年次決算との違いと5営業日で締める手順・システム化の判断【2026年版】](https://www.issoh.co.jp/column/details/16567/)：小口現金の月末照合を含む、月次の締めの手順をまとめています。 - [スキャナ保存制度とは？紙の請求書・領収書を電子保存する要件と始め方【2026年版】](https://www.issoh.co.jp/column/details/14277/)：小口現金で受け取った紙の領収書を電子で保存する要件です。 - [会計ソフトの勘定科目：購入費の仕訳と科目マスタ・自動仕訳ルールの設計【2026年版】](https://www.issoh.co.jp/column/details/17987/)：小口現金の補助科目や自動仕訳ルールの設定に使える科目マスタの設計です。 - [経費精算システムのおすすめ：交通費・カード・出張・立替の精算パターン別に推奨タイプを決める](https://www.issoh.co.jp/column/details/18266/)：小口現金を廃止したあとの精算パターン別に、システムのタイプを選び分けています。 --- 出典: [小口現金とは？仕訳例と定額資金前渡制の流れ、現金過不足の処理と廃止の判断【2026年版】]()（株式会社一創）