--- title: "医療業界の採用管理システム｜看護師の免許確認と紹介手数料の管理で決める選定基準" url: "https://www.issoh.co.jp/column/details/18731/" published: 2026-10-22 updated: 2026-10-22 categories: ["人事労務"] publisher: "株式会社一創" --- # 医療業界の採用管理システム｜看護師の免許確認と紹介手数料の管理で決める選定基準 病院の看護師採用では、応募者が本当に免許を持っているかを内定前に確かめ、人材紹介会社から来た応募には手数料と返戻の期限がついて回ります。日本看護協会の「2025年 病院看護実態調査」によると、2024年度に病院が採用した既卒の看護職員の離職率は16.1%で、新卒の8.4%のほぼ2倍でした。この記事では、医療業界の採用管理システムに求められる要件を、看護師とコメディカルの免許確認、紹介会社経由の応募と手数料の管理、夜勤可否と勤務形態の条件照合の順に整理します。市販パッケージで足りる病院と、開発へ切り替える病院の条件も言い切りました。システムの定義や基本機能は親記事の[採用管理システム（ATS）とは](https://www.issoh.co.jp/column/details/13559/)にゆずり、本記事は医療機関の運用に絞っています。 ## まとめ：病院の採用管理システムは免許確認と紹介経路と夜勤条件の3項目で選ぶ 医療機関が採用管理システムを選ぶとき、製品の機能一覧より先に決めるべき項目があります。免許の確認状況を候補者レコードに持てるか。人材紹介会社ごとの手数料率と返戻の期限を、入職日から追えるか。夜勤の可否と回数を求人の条件と突き合わせられるか。媒体連携や日程調整はどの製品も備えていますが、この3つは製品によって持ち方が大きく違います。 年間の採用が数十名で紹介会社の利用が数社までなら、市販のクラウド型に項目を足す運用で足ります。一方で、紹介会社の請求書を採用実績と自動で照合したい、施設基準の看護配置を見ながら採用計画を立てたい、という要件が中心に来ると設定の範囲を越えます。その段階では、病院の業務に合わせて設計する[医療機関向けシステム開発](https://www.issoh.co.jp/service/business%5Fsystem/medical/)を比較対象に入れてください。入職した後の資格・研修履歴や配置は採用管理の守備範囲外で、人材データ側の仕組みが受け持ちます。 ## 既卒採用者の離職率16.1%が示す病院の看護師採用と採用管理が担う範囲 医療の採用管理が他業種と違って見える理由は、採用の大半が既卒の中途採用で、その定着が新卒より明らかに悪いところにあります。全国調査の実数を先に置きます。 ### 新卒8.4%と既卒16.1%に分かれる2024年度の離職率と選考記録の役割 日本看護協会が全国8,022病院に依頼し、3,502病院から回答を得た[2025年 病院看護実態調査の報告書](https://www.nurse.or.jp/nursing/assets/102.pdf)では、2024年度の正規雇用看護職員の離職率は11.0%でした。採用区分で分けると、新卒採用者は37,386人のうち3,144人が年度末までに退職して8.4%、既卒採用者は27,005人のうち4,347人が退職して16.1%です。既卒採用者の6人に1人が、採用したその年度のうちに辞めている計算になります。 既卒採用は、ハローワーク・紹介会社・求人サイト・職員の紹介と経路が分散し、経路ごとに選考の進み方も違います。採用管理システムに求める仕事は、応募を増やすことより、どの経路で、どんな条件を確認して採用した人が残ったのかを後から説明できる記録を残すことです。経路と確認項目が候補者レコードに揃っていないと、早期離職の原因を経路のせいにするのか条件の行き違いのせいにするのか、判断がつきません。 ### 99床以下で既卒採用者の離職率19.0%に上がる病床規模別の差と対策 同じ報告書の病床規模別の集計では、既卒採用者の離職率は99床以下で19.0%、100〜199床で18.0%と高く、500床以上では13.1%まで下がります。病床が少ない病院ほど、既卒で採った人が残りにくい構図です。 中小病院では、採用の記録が看護部長の手帳と事務方の表計算ファイルに分かれていることが珍しくありません。面接で伝えた夜勤回数や配属病棟が記録に残らず、入職後に「聞いていた条件と違う」という離職につながります。この規模の病院がシステムに最初に求めるのは、高度な分析ではなく、面接で合意した勤務条件を1か所に書き残し、入職時に配属先へ引き渡す仕組みです。機能の多さで製品を選ぶと、使わない画面の月額だけが残ります。 ## 看護師とコメディカルの免許を内定前に確かめる資格データ項目と確認手順 医療の採用では、免許の確認が選考の一部です。免許を持たない人を医療従事者として働かせれば病院側の責任が問われるため、確認の記録は「誰が、いつ、何を見て確かめたか」まで残します。 ### 籍簿登録と登録済証明書で免許証の到着前に入職させる新卒の確認項目 国家試験に合格した新卒の看護師は、4月の入職時点で免許証を手にしていないことがあります。厚生労働省の[登録済証明書の案内](https://www.mhlw.go.jp/content/001293252.pdf)によると、籍簿への免許登録が済んだあとに登録済証明書を受け取れば、免許証を受け取る前でも医療従事者として従事できます。証明書は葉書かオンラインで発行され、オンラインなら5回まで発行可能です。ただし3〜4月の繁忙期は、申請から2〜3か月程度かかる場合があるとされています。 採用管理システムの資格欄が「免許あり／なし」の二択だと、この中間の状態を表せません。内定者ごとに「国家試験の合否」「免許申請日」「登録済証明書の確認日」「免許証の写しの確認日」を別々の項目で持ち、入職日までに登録済証明書の確認が終わっていない人を一覧で出せる形にしてください。4月1日の朝に確認漏れが見つかると、その人をシフトに入れられません。 ### 准看護師と厚生労働大臣免許の職種で確認先が分かれる資格マスタの設計 同じ看護職でも、看護師は厚生労働大臣の免許、准看護師は都道府県知事の免許で、確認先も書類も異なります。上の登録済証明書の対象として列挙されているのは、医師・歯科医師・保健師・助産師・看護師のほか、臨床検査技師・診療放射線技師・理学療法士・作業療法士・臨床工学技士などのコメディカル職で、准看護師は含まれていません。 | 職種の例 | 免許の交付者 | 入職前の確認書類 | | -------------- | ------ | ------------ | | 看護師・保健師・助産師 | 厚生労働大臣 | 免許証または登録済証明書 | | 准看護師 | 都道府県知事 | 都道府県発行の免許証 | | 臨床検査技師・理学療法士など | 厚生労働大臣 | 免許証または登録済証明書 | 資格マスタは職種名の自由記述ではなく、免許の種類・交付者・登録番号・確認方法を列として持つ形にします。こうしておけば、准看護師の求人に看護師の確認手順を当てはめるような取り違えが起きません。入職後の認定看護師や特定行為研修の履歴は、[医療業界のタレントマネジメントシステム](https://www.issoh.co.jp/column/details/18721/)の側で扱う項目です。 ### 2026年度以降に順次始まるデジタル資格者証の検証を前提にした項目設計 免許の確認は、紙の写しを目視する方式から変わり始めています。デジタル庁の[国家資格等のオンライン・デジタル化](https://www.digital.go.jp/policies/government-certification)のページでは、資格保有者がマイナポータルでデジタル資格者証を取得し、二次元コードを提示すると、受け取った側が「デジタル証明書確認ページ」で有効性と真正性を検証できる仕組みが示されています。看護師・准看護師・薬剤師・理学療法士などは「今後手続が可能な資格」に載っており、時期は2026年度以降順次とされています（2026年10月時点の掲載内容・予定は変更の可能性あり）。 注意したいのは、この検証で確かめられるのは資格者証の有効性と真正性で、提示した人が本人かどうかは保証されない点です。採用管理システムには「確認方法（写し／登録済証明書／デジタル資格者証）」と「本人確認の方法」を別の項目で持たせてください。確認方法を選択肢にしておけば、デジタル資格者証が始まった時点で項目を作り直す必要がありません。 ## 人材紹介会社経由の看護師応募を経路別に追う紹介手数料と返戻金の管理要件 医療機関の採用で費用が最もかさむのは、人材紹介会社への手数料です。厚生労働省が医療機関向けに出した[職業紹介サービス利用の注意点](https://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11650000-Shokugyouanteikyokuhakenyukiroudoutaisakubu/0000060816.pdf)では、平成25年のアンケートで看護師の紹介手数料は「年収の20〜30%未満」が45%と最も多い結果でした。年収450万円の看護師なら、1人あたり90万円以上の支払いになる計算です。採用管理システムでは、この費用を経路の記録と結びつけて扱います。 ### 令和7年4月から公開された職種別の平均手数料率を契約マスタに持つ設計 都道府県労働局の[医療・介護・保育分野の求人者向けリーフレット](https://www.mhlw.go.jp/content/001525303.pdf)によると、職業安定法施行規則の改正で、令和7年4月1日以降は職種ごとの平均手数料率などの実績を、厚生労働省の人材サービス総合サイトに掲載することが職業紹介事業者に義務づけられました。掲載されるのは各事業者の取扱い上位5職種で、常用就職の紹介実績が10件以下なら対象外です。看護師は「023 看護師、准看護師」の区分で検索でき、紹介した人のうち就職後6か月以内に離職した人数や、返戻金制度の有無と内容も確認できます。 この公開情報は、契約時だけでなく、その後の契約見直しにも使える情報です。採用管理システムの紹介会社マスタに、契約上の料率、サイトで確認した平均手数料率、6か月以内の離職者数、返戻金の条件、確認日を持たせておくと、年に一度の契約見直しで比較の材料がそろいます。自院での採用実績と並べれば、どの会社から来た人が残っているかも同じ画面で見えます。 ### 入職日から返戻金の対象期間を自動計算して請求額を照合する手数料管理 返戻金は、紹介で入職した人が一定期間内に自己都合で退職したとき、手数料の一部を返してもらう取り決めです。「入職から1か月以内なら80%、3か月以内なら50%」のように、期間と返戻率は紹介会社ごとに違います。問題は、返戻の申し出に期限があるのに、退職の情報が人事に届くころには期限を過ぎていることです。 実務で効くのは、内定承諾の時点で紹介会社と契約条件をレコードに紐づけ、入職日が確定したら返戻の対象期間の終了日を自動で計算しておく作り方です。対象期間中に退職の届けが出たら、担当者に返戻の申請を促す通知を出します。請求書の金額も、内定時の理論年収と料率から計算した額と突き合わせられるようにしておくと、賞与の扱いや年収の定義の違いによる請求額のずれに気づけます。 ### 同じ看護師の重複推薦で手数料の請求が重なる事態を防ぐ名寄せの判定条件 看護師は複数の紹介会社に同時に登録していることが多く、同じ人が別々の会社から推薦されてくることがあります。直接応募やハローワーク経由の応募と重なる場合もあります。どの経路の応募を先に受け付けたかを記録していないと、採用後に2社から手数料を請求され、どちらが正当か説明できません。 名寄せは、次の条件のどれかに当たったら同一人物の候補として止める設定が扱いやすいところです。 - 氏名（カナ）と生年月日の一致 - 看護師籍の登録番号の一致（応募時に取得できた場合） - 携帯電話番号またはメールアドレスの一致 当たった場合は新しいレコードを作らず、既存の候補者に推薦元と受付日時を追加します。紹介会社との契約に「先に推薦した会社を有効とする」などの規定があれば、その判定に受付日時をそのまま使うことが可能です。紹介会社の側が使う求職者・求人の両面管理は[人材紹介システム](https://www.issoh.co.jp/column/details/15995/)の領分で、病院側はあくまで受け取った推薦の記録に徹します。 ## 夜勤可否と二交代・三交代の勤務形態を求人と応募者で突き合わせる条件設計 看護師の採用で入職後の行き違いが起きやすいのが夜勤です。応募者は「夜勤は月4回まで」「二交代は不可」のような条件を持っており、病院側は病棟の夜勤体制を埋める人を探しています。この突き合わせを面接の口頭に任せると、記録が残りません。 ### 二交代16時間以上が66.0%を占める夜勤形態を求人票の選択肢にする設計 先の病院看護実態調査では、最も多くの看護職員に適用されている夜勤形態は「二交代制（夜勤1回あたり16時間以上）」が66.0%、「三交代制（変則含む）」が16.6%、「二交代制（16時間未満）」が14.3%でした。病棟ごとの複数回答では、二交代16時間以上を採用している病院が78.3%、三交代が27.8%あり、同じ病院の中で病棟によって形態が違うこともわかります。 採用管理システムでは、夜勤形態を求人ごとの選択肢として持ち、応募フォームでも同じ選択肢で応募者の希望を受け取ります。項目は「夜勤の可否」「対応できる形態」「月あたりの上限回数」「夜勤専従の希望」の4つ。自由記述の「夜勤相談可」では、配属先の病棟が決まる段階で条件を読み違えます。選択肢を揃えておけば、条件に合う求人だけを応募者に案内でき、面接前の段階で明らかな不一致を外せます。 ### 月平均夜勤72時間の施設基準と夜勤可能回数を内定前に照らし合わせる範囲 入院基本料の施設基準では、看護職員の月平均夜勤時間数を72時間以下に収める要件があります（[関東信越厚生局の令和8年度改定の届出一覧](https://kouseikyoku.mhlw.go.jp/kantoshinetsu/shinsei/shido%5Fkansa/shitei%5Fkijun/kihon%5Fshinryo%5Fr08.html)に掲載の通知）。夜勤ができる看護師が足りない病棟では、一部の職員に夜勤が集中し、この平均が上がります。採用の段階で夜勤可能な人を何人確保できるかは、施設基準を守れるかどうかと直結しています。 ただし、月平均夜勤時間の計算そのものは勤怠システムの仕事で、採用管理システムで抱え込むと二重管理になります。採用側で持つのは、内定者の夜勤可能回数を病棟別に合計し、採用計画の不足数と並べて見せるところまで。この線を引いておけば、内定を出す前に「この人を採ると夜勤の穴が埋まるか」を確かめられます。 ## 市販の採用管理システムで足りる病院と医療機関向け開発へ切り替える条件 ここまでの要件を全部作り込む必要がある病院は多くありません。規模と紹介会社の使い方で線を引きます。 ### 年間採用30名未満かつ紹介会社5社以内なら市販パッケージで足りる条件 看護職の年間採用が30名未満で、取引のある紹介会社が5社以内の病院なら、市販のクラウド型で足ります。この規模では、紹介会社ごとの返戻条件を担当者が覚えていられる範囲に収まり、請求の照合も月に数件で済むからです。製品を選ぶときは、資格欄と経路のマスタを自院の項目に作り直せるか、夜勤形態を選択肢として追加できるか、の2点を試用で確かめてください。製品タイプや料金の比べ方は[採用管理システムの比較](https://www.issoh.co.jp/column/details/15516/)で整理しています。資格要件が選考に絡む業種の作り方としては、[介護の採用管理システム](https://www.issoh.co.jp/column/details/17231/)も近い構造です。 ### 紹介手数料の請求照合と配置計画を連動させる場合に受託開発へ移る判断軸 開発を検討すべき状態は、次の3つのうち2つが要件の中心に来たときです。紹介会社が10社を超え、返戻期限と請求額の照合を手作業で回せなくなった。複数の病院や施設を運営していて、施設ごとの採用計画と施設基準の看護配置を同じ画面で見たい。内定者の免許確認と夜勤条件を、勤怠や人事のマスタと同じキーでつなぎたい。どれも市販パッケージの設定項目では表しにくく、外部ツールで補うと連携の手間が膨らみます。 進め方は、現行の選考フローを新卒と既卒で1本ずつ書き出し、既製品で満たせない箇所に印を付け、その箇所だけを対象に見積もりを取ることです。電子カルテや勤怠システムとの職員マスタの受け渡しまで含めるなら、病院の業務に合わせて設計する[医療機関向けシステム開発](https://www.issoh.co.jp/service/business%5Fsystem/medical/)として相談したほうが、連携の範囲を最初に決められます。 ### 無床クリニックで導入を見送る条件と導入後に入力が止まる失敗パターン 無床のクリニックで職員が20名以下、採用が年に数名という規模なら、採用管理システムは入れません。表計算ファイルに応募者と経路を記録し、免許の確認日と紹介会社の返戻期限だけ列を設ければ足ります。月額費用と入力の手間のほうが上回るからです。クリニックで費用がかさむのは応募が集まらない段階で、求人の受け皿づくりは[クリニックの採用サイト制作](https://www.issoh.co.jp/column/details/16372/)で扱っています。 病院で導入して使われなくなる典型は、面接を担う看護師長が結果を紙に書き、後から事務が代行入力する運用です。入力が数日遅れるため、画面の選考状況が信用されなくなります。もう1つは、紹介会社の契約条件を登録しないまま運用を始め、返戻の期限管理だけが表計算に残る型。どちらも製品の機能不足ではなく、誰がどの項目をいつ入力するかを決めずに始めたことが原因です。 ## よくある質問 医療機関の採用担当から挙がりやすい質問を5つ取り上げます。 ### 医療業界向けの採用管理システムと一般的なATSは何が違いますか？ 骨格となる機能は同じで、違いは扱う項目に出ます。医療向けをうたう製品は、看護師や薬剤師などの資格の選択肢、医療専門の求人媒体との連携、夜勤や勤務形態の条件項目を初期状態で持っていることが多いところです。一般的なATSでも項目を追加すれば近づけますが、資格の確認記録と紹介会社の契約条件を後から作り込むと設定が複雑になります。まず、自院が使う求人媒体と紹介会社の数を数えてから製品を比べてください。 ### 看護師の免許証の確認は採用管理システムで済ませられますか？ 確認作業そのものは人が行い、システムには確認の結果を記録します。免許証の写しや登録済証明書を誰がいつ確認したかを残し、入職日までに確認が終わっていない人を一覧で出せれば十分です。デジタル資格者証は看護師などで2026年度以降に順次始まる予定とされていますが、確かめられるのは資格の有効性で、提示した人が本人かどうかは別に確認します。確認方法を選択肢で持っておくと、新しい方式にも項目の作り直しなしで対応できます。 ### 人材紹介会社の手数料や返戻金もシステムで管理できますか？ 管理できますが、紹介会社ごとの契約条件を登録する項目が必要です。料率、返戻の期間と返戻率、手数料の基準となる年収の定義をマスタに持ち、入職日から返戻の対象期間を計算する形が扱いやすいです。市販製品の多くは経路の記録まではできても、返戻期限の通知や請求額の照合までは備えていません。紹介会社が数社なら表計算で補い、10社を超えたら仕組みで管理する方が手戻りが減ります。 ### クリニックや小規模な病院でも採用管理システムは必要ですか？ 採用が年に数名の無床クリニックなら不要です。応募者・経路・免許の確認日・返戻期限の4列を表計算に設けるだけで回ります。100床前後の病院では、看護部と事務の双方が選考状況を見る必要が出てくるため、少人数向けの製品から始める価値があります。報告書では99床以下の病院の既卒採用者離職率が19.0%と規模別で最も高く、面接で合意した条件を記録に残す仕組みの効き目が大きい層です。 ### 医師の採用も看護師と同じ採用管理システムで扱えますか？ 扱えますが、選考の流れが違うため分けて設計します。医師の採用は医局からの派遣や院長・部長の個人的なつながりで決まることが多く、応募フォームから始まる選考には乗りにくいところです。採用管理システムでは医師の候補者を別の求人区分にし、経路と面談の記録だけを残す運用が現実的です。入職後の時間外労働の上限や勤怠の判定は採用管理の外側で、[医師の働き方改革と勤怠システムの判定要件](https://www.issoh.co.jp/column/details/18212/)で扱っています。 ## 関連記事 - [採用管理システム（ATS）とは](https://www.issoh.co.jp/column/details/13559/)：機能・種類・選び方の全体像と自社開発の判断軸をまとめた親記事です。 - [採用管理システムの比較](https://www.issoh.co.jp/column/details/15516/)：製品タイプ・媒体連携・料金の軸で候補を絞る手順を整理しています。 - [医療業界のタレントマネジメントシステム](https://www.issoh.co.jp/column/details/18721/)：入職後の免許・認定資格・研修履歴と施設基準の配置を扱っています。 - [医療・介護向け人事評価システム](https://www.issoh.co.jp/column/details/15753/)：多職種の評価とクリニカルラダーの要件を整理しています。 - [医療DXとは](https://www.issoh.co.jp/column/details/13779/)：採用を含む医療機関の投資を、2026年度の制度対応から逆算して並べています。 --- 出典: [医療業界の採用管理システム｜看護師の免許確認と紹介手数料の管理で決める選定基準]()（株式会社一創）