--- title: "給与明細の電子化：所得税法の同意要件と罰則、同意取得から配信・保存までの移行手順" url: "https://www.issoh.co.jp/column/details/18500/" published: 2026-10-18 updated: 2026-10-18 categories: ["人事労務"] publisher: "株式会社一創" --- # 給与明細の電子化：所得税法の同意要件と罰則、同意取得から配信・保存までの移行手順 給与明細の電子化は、紙で手渡していた給与明細を、メールやWebの閲覧画面で従業員に届ける形へ切り替えることです。法律上は所得税法第231条が定める「[給与等の支払明細書](https://www.issoh.co.jp/column/details/18505/)」を、従業員の承諾を得て電磁的方法で提供する扱いです。この記事では、電子化が認められる条文上の条件、同意書に書く事項と未回答を承諾とみなす通知の作り方、拒否や撤回への対応、不交付の罰則を整理します。そのうえで、同意取得から配信・保存までの移行手順と、電子化の手段を選ぶ基準を示します。 ## まとめ：給与明細の電子化で押さえる法的条件と移行手順の結論 給与明細は、従業員の承諾があれば電子化できます。根拠は所得税法第231条第2項で、承諾を得る手続は施行令第356条と施行規則第95条の2に書かれています。会社が定めた期限までに「承諾しない」と回答がなければ承諾とみなす通知も使えるため、全員から署名をもらい切る必要はありません。 一方で、紙のルートはゼロにできません。承諾後でも従業員から請求があれば書面で渡す義務があり、正当な理由なく拒むと罰則の対象になります。電子化の目標は「紙の完全廃止」ではなく「紙を希望者だけに絞る」ことに置いてください。 移行は、対象書類と方法の決定、承諾の取得、テスト配信、並行運用、紙の縮小の順で進め、給与支給日の2〜3か月前に着手します。実務で後から困るのは承諾の記録が残っていないケースです。誰が、いつ、どの説明文に対して承諾したかを、配信の仕組みとは別に保存しておきます。 ## 給与明細の電子化を認める所得税法第231条と施行令・施行規則の関係 給与明細の交付義務は労働基準法ではなく所得税法にあります。電子化の可否も同じ条文の中で決まっているため、まず条文の並びを押さえておくと、製品の説明や社内規程の文面で迷いません。 ### 所得税法第231条第1項から第3項が定める交付義務と電子提供の条件 [所得税法](https://laws.e-gov.go.jp/law/340AC0000000033)第231条は3つの項で構成されています。第1項は、給与等を支払う者が金額その他必要な事項を記載した支払明細書を交付しなければならないという義務です。第2項は、その交付に代えて、支払を受ける者の承諾を得て電磁的方法で提供できるという例外で、ただし書で「請求があるときは書面で交付しなければならない」と定めています。第3項は、電磁的方法で提供した場合は明細書を交付したものとみなす規定です。 読み方の要点は、電子化が「承諾」と「請求時の書面交付」の2条件つきの代替手段だという点にあります。承諾を得ずにメールで送った明細は、第3項のみなし交付が成り立たず、第1項の交付義務を果たしていない状態になります。 ### 施行令第356条と施行規則第95条の2が定める承諾の取り方と撤回 承諾の手続は、[所得税法施行令](https://laws.e-gov.go.jp/law/340CO0000000096)第356条第1項に書かれています。あらかじめ、用いる電磁的方法の種類と内容を示し、書面または電磁的方法で承諾を得る、という手順です。同条第2項は撤回で、従業員から電磁的方法による提供を受けない旨の申出があれば、再び承諾を得るまで電子で提供してはならないと定めています。 示す内容の細目は[所得税法施行規則](https://laws.e-gov.go.jp/law/340M50000040011)に置かれています。支払明細書について定めた第100条は第4項で、源泉徴収票の承諾に関する第95条の2を準用しています。第95条の2第1項が示すべき事項として挙げるのは、使用する電磁的方法と、受信者ファイルへの記録の方式の2つです。同条第2項が、期限までに承諾しない旨の回答がなければ承諾を得たものとみなす規定、いわゆるみなし承諾の根拠になります。 ### 労働基準法に交付規定がない理由と社会保険の控除額通知義務との関係 労働基準法には給与明細の交付を義務づける条文がありません。ただし給与明細が果たしている役割は所得税の明細だけではない点に注意が必要です。[健康保険法](https://laws.e-gov.go.jp/law/211AC0000000070)第167条第3項と[厚生年金保険法](https://laws.e-gov.go.jp/law/329AC0000000115)第84条第3項は、給与から保険料を控除したときに控除に関する計算書を作成し、控除額を被保険者に通知するよう事業主に義務づけています。雇用保険料についても[労働保険の保険料の徴収等に関する法律](https://laws.e-gov.go.jp/law/344AC0000000084)第32条第1項に同じ趣旨の規定があります。 多くの会社では、給与明細の控除欄がこの計算書を兼ねる作りです。3つの条文はいずれも通知の方法を書面に限っていませんが、電子化した明細から社会保険料や雇用保険料の欄を省くと、この通知を別に行う必要が出てきます。電子版でも紙と同じ控除項目を表示する、と決めておけば足ります。 ## 同意書に書く事項と未回答を承諾とみなす通知の作り方と記録の残し方 承諾の様式は法令で決まっていません。そのため各社が独自の同意書を作ることになり、記載漏れや記録の不備が起きやすい工程です。国税庁の[源泉徴収票等の電子交付に係るQ&A](https://www.nta.go.jp/publication/pamph/hotei/denshikofu-qa/answer.htm)の問5が、示す事項の例を挙げています。 ### 国税庁Q&A問5に沿った同意書の記載項目6つと書き方の具体例 問5の例を、給与明細の同意書に置き換えると次の6項目になります。 | 記載項目 | 給与明細での書き方の例 | | ------------- | ------------------------- | | 電子交付する書類の名称 | 給与等の支払明細書（賞与込）・給与所得の源泉徴収票 | | 電磁的方法の種類 | インターネットを利用して閲覧に供する方法 | | 具体的な閲覧方法 | 閲覧用サイトのアドレス、ログイン方法、通知の送り先 | | 受信者ファイルへの記録方式 | PDF形式。暗号化する場合はその旨と開き方 | | 交付予定日 | 毎月の給与支給日、賞与支給日 | | 交付開始日 | 2027年4月支給分から、など具体の支給月 | 承諾する側には「電子交付について承諾する旨、承諾日、氏名」を入力または記入してもらいます（問5）。説明文の版を改めたときに誰がどの版に承諾したか分かるよう、同意書には版番号か作成日を入れておくと、後の確認が楽になります。 ### みなし承諾の通知に入れる回答期限と対象外となる退職関係の書類 みなし承諾を使う場合は、上の6項目に加えて「定めた期限までに承諾しない旨の回答がないときは承諾したものとみなす」旨を、承諾を求める時点であらかじめ通知します。回答期限について法令上の定めはなく、問8は回答に必要な期間を十分に見積もるよう求めているだけです。通知の方法も問9で適宜の方法でよいとされ、就業規則への記載も法令上は求められていません。 当社としては、休職中や長期出張中の従業員にも届いたと言えるよう、通知から給与支給日を1回以上またぐ1か月程度を期限に置くことを勧めます。注意したいのは対象外の書類です。国税庁Q&Aの問1・問2は、退職所得の源泉徴収票と退職手当等の支払明細書をみなし承諾の対象から外しています。退職金の明細まで電子で渡すなら、退職予定者から明示の承諾を別に取ります。 ### 承諾・拒否・撤回の記録を従業員ごとに残すために台帳へ記載する項目 承諾の記録は、税務調査や労務トラブルの場面で「承諾を得て電子で渡した」ことを示す唯一の材料です。紙の同意書を回収した場合も、スキャンして従業員番号にひもづけておきます。 - 従業員番号と氏名 - 状態（明示の承諾・みなし承諾・拒否・撤回）と、その日付 - 承諾の対象にした説明文の版番号 - みなし承諾の場合は通知日と回答期限 - 撤回後に再び承諾した場合はその日付 この5項目を給与計算システムの従業員マスタか明細配信サービスの側で持てるか、導入前に確認します。持てない製品なら、表計算ソフトの台帳で管理する運用を決めておかないと、半年後に誰が拒否したかを誰も答えられなくなります。 ## 電子化を拒否した従業員への対応と書面請求を断ったときの罰則の範囲 電子化は従業員の承諾が前提なので、拒否する人が出ることを前提に設計します。問題になるのは拒否そのものではなく、拒否した人への対応を誤ったときです。 ### 拒否・撤回・書面請求の3つの申出に対して会社がとるべき対応と法的根拠 3つの申出は似ていますが、法的な効果が違います。 | 申出 | 根拠 | 会社の対応 | | ------------ | ---------------- | --------------- | | 最初から承諾しない | 施行令第356条第1項 | 紙で交付を続ける | | 承諾後に撤回する | 施行令第356条第2項 | 再承諾まで電子での提供を止める | | 承諾したまま書面を求める | 所得税法第231条第2項ただし書 | 求められた明細を書面で交付する | 撤回の申出は、電子メールや書面など適宜の方法で受けて構いません。国税庁Q&Aの問15は、「○年○月分以後の給与等の支払明細書から書面による交付を受けたい」という申出の文例を示しています。撤回を受けたら、配信の仕組み側でその従業員の公開を止め、印刷の対象に切り替える操作を同じ給与月のうちに済ませます。 ### 所得税法第242条が定める不交付と書面請求拒否の罰則と該当する場面 所得税法第242条は、第7号で支払明細書を交付しなかった者や偽りの記載をした者、電磁的方法で偽りの事項を提供した者を、第8号で正当な理由なく書面の請求を拒んだ者を処罰の対象にしています。いずれも1年以下の拘禁刑または50万円以下の罰金です。 電子化で該当しうるのは、承諾のない従業員に紙を渡さず電子だけで済ませる運用と、書面の請求に「当社はWeb明細に一本化した」と応じない運用の2つです。どちらも、電子化の社内通知で「今後は紙を発行しない」と書いてしまうと起きやすくなります。社内の案内文は「紙を希望する方は申し出てください」という形で書きます。 ## 給与明細の電子化を同意取得から配信・保存まで進める会社側の移行手順 移行の段取りは、承諾の回答期限と並行運用の期間から逆算して決まります。初回の電子交付を給与支給日の2〜3か月後に置くと無理がありません。 ### 対象書類と交付開始月の決定から紙の縮小までの6段階と所要期間 1. 対象書類（月例給与・賞与・源泉徴収票）、電子化の手段、交付開始月を決める（2週間） 2. 同意書とみなし承諾の通知文を作り、従業員に配る（1週間） 3. 回答期限まで待ち、拒否者を確定して記録台帳に反映する（1か月） 4. テスト用のデータで明細の表示と控除項目を確認する（1〜2週間） 5. 紙と電子を1〜2か月並行し、未閲覧者を拾う 6. 拒否者と書面請求者だけを紙のルートに残し、並行運用を終える 4段階目では、社会保険料・雇用保険料・所得税・住民税の各控除欄が紙と同じ順で表示されるかを確認します。前の章で触れたとおり、控除欄は社会保険の計算書の役割を兼ねているため、この段階での確認は表示の省略を防ぐための作業です。給与計算の年間の流れのどこに移行作業を入れるかは、[給与計算の業務の流れと年間スケジュール](https://www.issoh.co.jp/column/details/12908/)と重ねて見ると、年末調整の繁忙期を避けた開始月を選べます。 ### 入社時の承諾取得と源泉徴収票・年末調整の電子化をそろえる段取り 移行後に入社する従業員の承諾も、仕組みとして取らなければ漏れます。入社手続きの書類に同意書を組み込み、雇用契約書や誓約書と同じ流れで回収するのが確実です。入社書類を電子で回収する設計は[労務管理システムで雇用契約手続きを完結させる要件](https://www.issoh.co.jp/column/details/16958/)で扱っています。 源泉徴収票は給与明細と同じくみなし承諾が使えるため、同意書を1枚にまとめられます。年末調整の申告書の回収も電子化する場合は、従業員への説明会を1回で済ませるために時期をそろえる段取りです。年末調整側の進め方と義務化の範囲は[年末調整の電子化はいつから？義務化の範囲と進め方](https://www.issoh.co.jp/column/details/15326/)にまとめています。 ### 電子化した明細と承諾記録を会社側で保存するときの対象範囲と保存期間 会社が法令で保存を義務づけられているのは、労働基準法第109条の賃金台帳などで、従業員へ渡した給与明細そのものではありません。電子化した明細のデータを何年残すかは、賃金台帳の保存とは別に、退職者からの再発行依頼に応えられる期間で決めます。保存期間の起算日や賃金台帳との関係は[給与明細の保管期間と賃金台帳の5年](https://www.issoh.co.jp/column/details/17907/)で詳しく整理しています。 見落とされやすいのは承諾記録の保存期間です。承諾は一度得れば毎回取り直す必要がない（問6）ため、記録は在職中ずっと有効な根拠になります。明細データを削除する運用にしても、承諾・撤回の記録は退職後も明細と同じ期間は残す設計にしておきます。 ## 電子化の手段をPDFメール配信・給与計算システム付属・個別開発で選ぶ基準 給与明細の電子化の手段は、大きく3つに分かれます。どれを選んでも法的な条件は同じで、差が出るのは承諾記録と書面請求への対応の手間です。 ### PDFをメールで送る方法が従業員数30人を超えると破綻しやすい理由 給与計算ソフトから出力したPDFを1人ずつメールで送る方法は、追加費用がかからず、少人数なら始めやすい手段です。国税庁Q&Aの問3も電子メールを利用する方法を認めています。 ただし宛先を1件取り違えれば、そのまま他人の給与が漏えいします。パスワード付きPDFにしてパスワードを別メールで送る運用は、同じ経路で送るため防御になりません。承諾記録も、未閲覧者の把握も手作業になります。毎月の送信作業と確認の手間を考えると、従業員30人を超えたあたりから閲覧型の仕組みへ移るほうが総務の負担は小さくなります。この30人は法令上の線ではなく、1人あたり数分の送信と確認が毎月積み上がる作業量からの目安です。 ### 給与計算システム付属の機能で足りる条件と個別開発を検討する条件 給与計算を1本の製品で社内処理しているなら、その製品に付属するWeb明細を使うのが基本です。選ぶ際は、承諾の取得画面と記録、未閲覧者への通知、書面希望者の区別の3機能があるかを製品ごとに確かめます。給与計算システム全体の機能と選び方は[給与計算システムとは？機能・種類と個別開発の判断](https://www.issoh.co.jp/column/details/15383/)で、閲覧型の仕組みや本人認証の設計、単体の照会サービスとの比較は[Web給与明細とは：配信・閲覧・本人認証の仕組み](https://www.issoh.co.jp/column/details/17905/)で解説しています。 個別開発を検討するのは、グループ会社ごとに給与システムが違い承諾記録を1か所で管理したい場合や、社内ポータルの認証と入社手続きの流れに承諾取得まで組み込みたい場合です。明細を配るだけなら個別開発は過剰で、選びません。承諾記録・撤回・書面請求の管理を既存の人事システムと一体で作りたい場合は、[人事・労務管理システム開発](https://www.issoh.co.jp/service/business%5Fsystem/hr-management/)として要件の整理から相談いただけます。 ## よくある質問 給与明細の電子化を検討する担当者から寄せられやすい質問に答えます。 ### 従業員の同意なしに給与明細を電子化できますか？ 同意なしには電子化できません。所得税法第231条第2項は、支払を受ける者の承諾を得ることを電子提供の条件にしています。ただし、施行規則第95条の2第2項（第100条第4項で準用）により、会社が定めた期限までに「承諾しない」と回答がなければ承諾を得たものとみなす方法が使えます。この場合も、みなし承諾になる旨を承諾を求める時点であらかじめ通知しておく必要があり、通知なしに電子化を始めることはできません。 ### 給与明細の電子化の同意書に決まった様式はありますか？ 法令上の様式はありません。施行規則第95条の2第1項が求めるのは、使用する電磁的方法と受信者ファイルへの記録方式を示すことです。国税庁のQ&A問5は、これに加えて書類の名称、閲覧方法、交付予定日、交付開始日などを示し、承諾する旨・承諾日・氏名を入力してもらう方法を例示しています。紙の同意書でも、Web画面でのチェックと入力でも構いません。 ### パート・アルバイトにも電子化の同意を取る必要がありますか？ 必要です。所得税法第231条は給与等の支払を受ける者すべてが対象で、雇用形態による区別はありません。社用メールを持たない従業員が多い職場では、同意書を紙で配って回収するか、個人のスマートフォンで閲覧サイトに登録してもらう際に承諾画面を通す形が現実的です。みなし承諾を使う場合も、通知が本人に確実に届いたと言える方法を選びます。 ### 就業規則に給与明細の電子化を書かないといけませんか？ 法令上は求められていません。国税庁のQ&A問9は、みなし承諾の制度周知に当たり就業規則や規約等への記載は法令上特段求められていないと答えています。就業規則を変えても、それだけで個々の従業員の承諾を得たことにはならない点に注意してください。承諾は従業員ごとに取り、記録を残します。 ### 電子化した後に従業員が紙の明細を求めてきたら断れますか？ 断れません。所得税法第231条第2項ただし書は、承諾後でも請求があれば書面で交付しなければならないと定めています。正当な理由なく請求を拒むと、第242条第8号により1年以下の拘禁刑または50万円以下の罰金の対象です。請求の方法は電子メールや書面など適宜でよいとされている（国税庁Q&A問14）ため、請求を受け付ける窓口と、明細1件を印刷して渡す手順を用意しておきます。 ## 関連記事 - [給与計算システムとは？機能・種類・比較の観点から個別開発の判断まで](https://www.issoh.co.jp/column/details/15383/)：明細の電子交付を含む給与計算システム全体の機能と選び方を扱う起点の記事です。 - [Web給与明細とは：配信・閲覧・本人認証の仕組みと導入形態の選び方](https://www.issoh.co.jp/column/details/17905/)：電子化した明細を届ける仕組みと認証の設計を扱います。 - [給与明細の保管期間：会社の保存義務と賃金台帳の5年](https://www.issoh.co.jp/column/details/17907/)：電子化した明細と賃金台帳の保存期間を決めるときに参照してください。 - [年末調整の電子化はいつから？義務化の範囲と進め方](https://www.issoh.co.jp/column/details/15326/)：源泉徴収票の電子交付と一体で進める年末調整側の記事です。 - [労務管理システムで雇用契約手続きを完結させる要件](https://www.issoh.co.jp/column/details/16958/)：入社時に同意書を回収する流れを設計するときの前提です。 --- 出典: [給与明細の電子化：所得税法の同意要件と罰則、同意取得から配信・保存までの移行手順]()（株式会社一創）