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title: "派遣管理システムは無料でどこまで回るか｜機能単位の限界と切り替えの合図"
url: "https://www.issoh.co.jp/column/details/17053/"
published: 2026-08-27
updated: 2026-09-27
categories: ["派遣・人材"]
publisher: "株式会社一創"
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# 派遣管理システムは無料でどこまで回るか｜機能単位の限界と切り替えの合図

派遣管理システムを無料で使いたいという相談は、たいてい「今の規模ならお金をかけずに済むのではないか」という見立てから始まります。ただし無料という言葉の中身は一つではありません。常時使える無料プラン、初期費用だけが無料の有料製品、期間限定の無料トライアル、表計算やノーコードでの自作が同じ棚に並んでいます。この記事では、それぞれが実際に賄える業務範囲を機能単位で線引きし、どこで頭打ちが来るのか、そして有料プランや受託開発へ切り替える合図がどう現れるのかを整理しました。料金の相場そのものではなく、無料の外側に何が置かれているかという視点で扱います。

## まとめ｜無料で回る範囲と頭打ちが来る位置を先に示す

結論を先に置きます。無料の範囲で実務が回るのは、稼働スタッフが数十名まで、拠点が1つ、取引する派遣先が少数、締めが月1回で単価パターンも少ない会社です。この条件から外れた瞬間に足りなくなるのは、機能の数ではなく「法律で作成と保存を求められる書類」と「人によって見えるデータを分ける仕組み」でした。

頭打ちは料金の話としてではなく、業務が止まる形で現れます。派遣元管理台帳は労働者派遣法第37条が作成を義務づけ、記載事項の不備や未作成には同法第61条第3号で30万円以下の罰金が定められています。労働者派遣事業報告書は様式第11号で毎年6月30日までの提出。マージン率などの情報提供は、令和3年4月1日から原則として常時インターネットで提供することとされました。無料の道具でこれらを賄おうとすると、書類ごとに手作業の転記が積み上がっていきます。

切り替えの判断材料は4つに絞れます。登録できるスタッフ数の上限に近づいたとき、2拠点目ができたとき、法定書類を作るための転記に月半日以上を使い始めたとき、請求の単価パターンが表計算の関数で追えなくなったとき。このどれかが起きた時点で、無料の継続コストが有料プランの月額を上回ります。

移行を先送りするほど費用は増えます。切り替え時に発生するのはライセンス料ではなく、データ移行と並行運用の人件費だからです。稼働100名規模でも、マスタ整備と2か月の並行運用で数十万円分の工数が動きます。無料で始めること自体は否定しませんが、いつ抜けるかを決めてから始めるほうが総額は下がりました。

## 無料と呼ばれる選択肢を4つに切り分けて中身の違いを先に確かめる

まず用語の整理から始めましょう。検索結果に並ぶ「無料の派遣管理システム」は、性質の異なるものが同じ見出しの下に混ざっています。この区別をつけないまま比較表を眺めると、検討が半年単位でずれていきます。

### 常時無料のプランと初期費用が無料の製品を利用条件から読み違えない

常時無料のプランは、月額を払わずに使い続けられる代わりに、登録できる人数や使える機能に上限を置いた入口です。2026年8月時点で公開情報を横断すると、派遣業務の基幹をカバーする製品でこの形を取っているものは少数でした。上限として案内されるのは10名前後という水準で、賞与管理や年末調整といった周辺機能を外している例が見られます。

一方の初期費用無料は、導入時に払う設定作業や研修の対価がゼロというだけで、月額は発生します。比較メディアの「無料で使える」という括りには、この初期費用無料の製品が多く含まれていました。両者を混ぜて候補リストを作ると、月額が3万円台の製品を無料枠だと思ったまま稟議に上げてしまう事故が起きます。料金の構造そのものは[派遣管理システムの費用相場と料金体系を整理した記事](https://www.issoh.co.jp/column/details/16451/)で扱っているため、そちらで課金モデルを先に押さえてください。

### 14日から30日の無料トライアルで確かめられることと確かめられないこと

無料トライアルは期間限定の全機能開放が一般的で、14日から30日という設定が中心です。この期間で確かめられるのは、画面の操作感、スタッフ登録の入力項目が自社の管理項目と合うか、検索とマッチングの挙動あたり。逆に確かめにくいのが、月次の締め処理と請求データの精度でした。

締めは1か月に1回しか回ってきません。14日のトライアルでは1回も本番の締めを通せない計算になります。トライアルを申し込むなら、締め日をまたぐように開始日を設計してください。加えて、実データを入れずにサンプルデータのまま試すと、単価表の例外や日跨ぎの勤務といった自社固有の面倒がすべて素通りします。検証の手順は[人材派遣管理システムの比較で評価軸とデモ検証を扱った記事](https://www.issoh.co.jp/column/details/16449/)にまとめました。

### 表計算とノーコードで自作したときに実際に動く範囲と保守の問題

スプレッドシートやノーコードツールでの自作は、費用が実質ゼロで始められるという点で最も採用されている選択肢です。スタッフ名簿、派遣先ごとの契約一覧、勤怠の集計表という3枚のシートを作れば、稼働30名程度までは十分に回ります。ここを軽視して製品導入を急ぐ必要はありません。

動かなくなるのは、同じデータを複数の書類へ転記し始めた地点です。個別契約書、派遣元管理台帳、派遣先へ通知する抵触日、事業報告書の集計欄は、それぞれ求められる粒度と保存期間が違います。1つのシートを正としてすべてを賄おうとすると、どこかで版がずれました。ノーコードツールでリレーションを組めばこの問題は減りますが、今度は作った人が退職した後の保守という別の問題が残ります。

## 無料の範囲が切れる4つの境界を業務への影響から機能単位で線引きする

ここからが本題です。無料で始めた会社が実際に止まる場所は、おおむね4つに収束します。順に見ていきます。

### スタッフ数の上限が費用ではなく登録の可否として業務を止める制約

無料プランの人数上限は、超えた分だけ課金される従量制とは性質が違います。上限に達した時点で新しいスタッフを登録できず、業務そのものが止まる形の制約です。稼働が上限の8割に届いたら、その月のうちに次の手を決めておいてください。

ここで見落としやすいのが、退職者や稼働していないスタッフのカウント方法です。登録者数で数える製品と、稼働中のスタッフ数で数える製品があり、後者なら休止中の人材を残したまま枠を空けられます。登録者数で数える製品では、過去に一度でも登録した人材を消さない限り枠が戻りません。派遣の実務では過去スタッフの再稼働が珍しくないため、消して枠を空ける運用は将来の再登録コストを先送りしているだけになります。

### 2拠点目ができた時点で崩れる権限分離と全社集計の両立という壁

拠点が1つのうちは、全員が全データを見られる状態でも問題は起きません。2拠点目や営業所が増えると話が変わります。他営業所のスタッフ情報や派遣先の単価をどこまで見せるかという判断が発生し、無料プランやスプレッドシートにはこれを分ける仕組みが基本的にありません。

スプレッドシートの共有設定で分けようとすると、シートを営業所ごとに分割する形になり、今度は全社集計が手作業へ戻ります。見せる範囲を分けることと全社で集計することの両立が、権限分離という機能の中身です。ここは無料枠と有料プランの境目として設定されていることが多く、拠点追加のタイミングが実質的な移行時期になりました。

### 派遣元管理台帳と事業報告書とマージン率が無料枠の外に出る理由

派遣元事業主に課される書類は、機能一覧の中では地味な扱いですが、無料の範囲で最も早く破綻する部分です。派遣元管理台帳は労働者派遣法第37条にもとづき派遣労働者ごとに作成し、派遣終了日から3年間の保存が求められます。記載事項は施行規則で定められており、就業先、業務内容、就業日、始業終業時刻、教育訓練の実施日時と内容などを個人単位で積み上げる構造です。

労働者派遣事業報告書は事業所ごとに毎年6月30日までの提出で、年度報告と6月1日時点の状況報告が対象になります。労使協定方式を採用しているなら協定の写しの添付も必要でした。さらに、マージン率や教育訓練の取り組み状況といった情報は、令和3年4月1日から原則として常時インターネットで提供することとされています。キャリアアップに資する教育訓練も、フルタイム換算で1年あたり8時間以上を入職後3年について実施する枠組みが定められました。

| 法定の書類      | 作成の単位   | 期限や保存     | 無料枠での扱い   |
| ---------- | ------- | --------- | --------- |
| 派遣元管理台帳    | 派遣労働者ごと | 終了日から3年保存 | 手作業の転記が残る |
| 労働者派遣事業報告書 | 事業所ごと   | 毎年6月30日まで | 年度集計を都度作成 |
| マージン率の情報提供 | 事業所ごと   | 常時インターネット | 算定は手集計になる |
| 教育訓練の実施記録  | 派遣労働者ごと | 年8時間以上を記録 | 台帳と二重に管理  |

台帳の記載事項をどこまでシステムで自動生成できるかは[派遣元管理台帳の記載事項と3年保存を扱った記事](https://www.issoh.co.jp/column/details/16722/)、事業報告書の様式と年度集計の作り方は[労働者派遣事業報告書の9面構成を扱った記事](https://www.issoh.co.jp/column/details/17051/)で個別に整理しています。無料の道具でも書類そのものは作れます。問題は、同じ情報を4か所へ転記する運用が規模に比例して伸びることでした。

### 勤怠の集計から請求と給与へ引き継ぐ締め処理が有料側に置かれる境目

無料プランの機能一覧を見ると、スタッフ管理と契約管理までは含まれていても、請求書の発行や給与計算への連携が有料側に置かれている例が目立ちます。派遣業の締めは、派遣先ごとに異なる締め日と単価表を突き合わせる作業なので、ここが手作業に残ると月末の工数がそのまま固定費になりました。

単価パターンが少ないうちは表計算で足ります。時間帯割増、深夜、休日、契約途中の単価改定、月をまたぐ勤務が混ざり始めると、関数の入れ子が読めなくなる地点が来ます。目安として、単価パターンが10を超えたあたりから検算の時間が急に伸びました。給与側でこの検算が具体的にどこで詰まるかは、[派遣の給与計算に固有の処理と設計](https://www.issoh.co.jp/column/details/17055/)で分解しています。

## 自社が無料で足りるかを導入前に3つの数字と条件分岐で判定する

境界がわかれば、自社の位置は数字で測れます。感覚で「まだ小さいから無料で」と決めるのではなく、次の手順で線を引いてください。

### 稼働スタッフ数と派遣先事業所数と単価パターン数の3つを数える

測る数字は3つだけです。第一に稼働スタッフ数。第二に、取引している派遣先の事業所数で、会社数ではなく就業先の事業所単位で数えます。第三に、請求で使っている単価パターン数。この3つが、無料の道具でかかる手作業の量をほぼ決めます。

目安を置くと、稼働30名まで・派遣先5事業所まで・単価パターン5までなら、表計算での運用が有料プランより安く済みます。稼働30名から80名、派遣先20事業所前後になると、無料プランの人数上限か締め処理のどちらかが先に当たる領域。稼働100名を超えた会社が無料の道具のまま回している場合、担当者の残業でコストが吸収されている状態だと考えて差し支えありません。

実際の当てはめ方も示しておきます。稼働62名、派遣先14事業所、単価パターン9という会社なら、3つとも第2段階に入っているので、無料プランの上限に当たる前に締め処理のほうが先に苦しくなる読みが立ちます。この場合に選ぶべきは、人数枠の大きい製品ではなく請求連携を標準で持つ製品でした。3つの数字のうちどれが最初に境界へ届くかで、候補に残す製品の種類が変わるという点が要点です。

### 無料で始めてよい会社と最初から有料を選ぶべき会社を分ける条件

無料で始めてよいのは、次の3条件をすべて満たす場合です。拠点が1つで権限を分ける必要がない。派遣先の締め日と単価の型が揃っている。そして、2年以内に有料へ移ることを織り込んでデータの持ち方を決めてある。3つ目が抜けると、後から移行費用の形で請求が来ます。

逆に、最初から有料プランを選んだほうが安いのは、複数拠点で始める会社、無期雇用と有期雇用と協定対象労働者が混在して属性管理が必要な会社、そして許可の更新や労働局の定期指導が近い会社です。指導の場で台帳の不備を指摘されてから整えるより、先に器を用意しておくほうが結果として工数は少なく済みました。判断の前提となる機能の全体像は[派遣管理システムの機能範囲と導入判断を整理した記事](https://www.issoh.co.jp/column/details/16447/)で確認できます。

## 無料から有料や受託開発へ切り替える合図と移行にかかる費用を具体的に見積もる

最後に、抜けるタイミングと、そのとき実際に払うものを扱います。ここを見積もらずに無料を続けた会社ほど、移行時の負担が大きくなりました。

### 切り替えを決めてよい4つの兆候と実際に観測できる数字の測り方

兆候は次の4つです。第一に、登録スタッフ数が無料枠の8割に到達したとき。第二に、2拠点目の開設が決まったとき。第三に、法定書類の作成と転記に月半日以上を使っているとき。第四に、請求の検算で毎月修正が出るようになったときです。

4つのうち、数字として観測しやすいのは3つ目でした。台帳更新、事業報告書の集計、マージン率の算定に使った時間を1か月だけ記録してみてください。担当者の時間単価を3,000円と置いて月4時間なら、月1万2,000円分の人件費が無料の裏側で発生している計算になります。ここに検算の手戻りが乗ると、有料プランの月額と並びます。

### データ移行と並行運用の工数を時間単価で先に見積もる計算の手順

切り替えで払うのは主に3つ。マスタ整備、データ移行、そして並行運用です。マスタ整備は、スタッフ・派遣先・単価表の3種類をシステムの項目定義に合わせて作り直す作業で、稼働100名規模なら20から40時間が目安になります。表記ゆれの統一と、過去データのどこまでを移すかという線引きにほとんどの時間が消えました。

データ移行は、CSVで出せるかどうかで工数が大きく変わる部分です。無料プランやノーコードツールでエクスポートが制限されている場合、画面からの手入力か、有料プランへ一度上げてから出すという選択になります。移行の可否は使い始める前に確認しておくべき条件でした。

並行運用は、旧環境と新環境の両方に同じデータを入れる期間のこと。締め処理の検証には最低でも2回の締めが必要なので、2か月を見ておきます。この間は入力が二重になるため、月あたり10から20時間の追加工数が発生しました。マスタ整備30時間、並行運用30時間、合計60時間を時間単価3,000円で換算すると18万円。移行費用として稟議に載せるのはこの数字です。

この60時間をどの月に置くかでも負担は変わります。派遣業では、事業報告書の作成が集中する5月から6月と、契約更新が重なる3月から4月が避けたい時期。切り替えを始めるなら、締めが軽い月から並行運用に入り、事業報告書の提出を終えた7月以降に本番へ寄せる進め方が現実的でした。年度の途中で切り替えると、事業報告書の年度集計を旧環境と新環境の2か所から拾う羽目になります。移行の日程は、費用よりも先に決めておくべき条件です。

### 独自の請求ルールが残る会社が既製品ではなく受託開発へ進む条件

既製品の有料プランへ移れば解決する会社が大半ですが、そうならない場合もあります。派遣先ごとに独自の請求ルールを持っている会社、既存の会計システムや給与システムとの連携が設定の範囲を超える会社、そして紹介予定派遣や請負を同じ基盤で管理したい会社です。この3つに当てはまると、既製品の比較表に空欄が残ります。

判断の順序としては、まず既製品を検討し、空欄が「請求」と「連携」に集中したときだけ受託開発を候補に入れてください。空欄が機能全般に散らばっているなら、要件の絞り込みが足りていないだけの可能性が高いためです。請求と連携に空欄が寄る場合は、その部分が自社の業務の特徴そのものなので、設定で寄せると運用が壊れます。既存の会計や給与を残したまま派遣固有の部分だけを作る進め方については、[基幹システム開発](https://www.issoh.co.jp/service/business%5Fsystem/core%5Fbusiness/)で扱っている構築の相談に乗れます。無料から始めた会社ほど、既存の表計算に業務ルールが記録されているため、要件定義が短く済むという利点もありました。

## 派遣管理システムの無料利用でよく寄せられる質問への回答と判断基準

### 無料の派遣管理システムだけで労働者派遣法の義務は満たせますか？

書類を作ること自体は可能です。派遣元管理台帳も事業報告書も、様式に沿った内容を手作業で作成すれば法的な要件は満たせます。ただし派遣元管理台帳は派遣労働者ごとに就業日や始業終業時刻まで記載し、派遣終了日から3年保存する必要があるため、稼働人数が増えるほど転記の量と記載漏れのリスクが積み上がります。未作成や記載不備には30万円以下の罰金が定められている点も踏まえて、人数に応じた道具を選んでください。

### 無料トライアルの期間中に何を確認しておくべきですか？

優先順位は、月次の締め処理、自社の管理項目が入力できるか、CSVでのエクスポート可否の3つです。特にエクスポートは、トライアル後に別製品へ移る可能性を考えると先に確かめておく価値があります。開始日は締め日をまたぐように設定し、サンプルではなく実際のスタッフと単価表を入れて試してください。14日のトライアルで締めを通せないなら、期間延長を依頼するほうが確実でした。

### スプレッドシートでの管理は何名まで現実的ですか？

拠点が1つで単価パターンが少ない前提なら、稼働30名程度までが目安です。この規模を超えると、権限分離ができないことと、法定書類への転記が積み上がることの2つが同時に効いてきます。名簿と契約一覧と勤怠集計を別々のシートで持ち、シート間を関数で参照する構成にしておくと、後から製品へ移るときの整理が楽になりました。

### 無料プランから有料プランへ移るとデータはそのまま引き継げますか？

同じ製品の中でプランを上げる場合は引き継げるのが一般的です。別製品へ移る場合は、エクスポートできる項目の範囲次第で結果が変わります。過去の契約履歴や勤怠明細まで出せる製品は多くなく、直近1年分だけを移して過去分は旧環境を参照用に残す判断になることがよくありました。契約前にエクスポート可能な項目一覧を書面でもらっておくと、この判断が早くなります。

### オープンソースの派遣管理システムという選択肢はありますか？

派遣業務に特化したオープンソースの製品は、2026年8月時点で実用に足るものが見当たりません。近いのは、汎用のCRMや業務アプリ基盤を派遣向けに作り込む形です。ライセンス費用は不要でも、抵触日や雇用安定措置といった派遣固有の管理項目を自前で実装することになるため、初期の構築工数と保守の担当者を確保できる会社に限られます。人数規模が小さい段階で選ぶ選択肢ではないと考えています。

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出典: [派遣管理システムは無料でどこまで回るか｜機能単位の限界と切り替えの合図](<https://www.issoh.co.jp/column/details/17053/>)（株式会社一創）