--- title: "ケアプランデータ連携システムの料金｜年額21,000円と無料期間、回収ラインの試算" url: "https://www.issoh.co.jp/column/details/16932/" published: 2026-08-25 updated: 2026-09-25 categories: ["業務システム"] publisher: "株式会社一創" --- # ケアプランデータ連携システムの料金｜年額21,000円と無料期間、回収ラインの試算 ケアプランデータ連携システムの料金を調べると、年額21,000円という数字と「いまは無料」という案内が同時に出てきて、結局いくら払うのか分かりにくくなっています。答えを先に言うと、2026年8月25日時点でライセンス料は0円です。ただし0円なのは国保中央会へ払うライセンス料だけで、介護ソフト側に費用が出る場合があり、無料期間には終わりの日付が見えはじめました。この記事では、費目を三つに分けた実額、1事業所番号につき1ライセンスという課金単位から法人の総額を数える手順、紙とFAXの運用費を年間で積み上げて回収ラインを出す計算までを、公式サイトの実測値で整理します。制度そのものの仕組みと利用要件は[ケアプランデータ連携システムとは｜利用要件と導入手順、介護ソフト連携の確認点](https://www.issoh.co.jp/column/details/16528/)にまとめてあります。 ## まとめ：料金は年額21,000円だが統合まで無料で実質ゼロ円 結論から示します。ケアプランデータ連携システムの通常のライセンス料は1事業所番号あたり年額21,000円（税込）、月額に直すと1,750円です。ところが2025年6月1日から実施されているフリーパスキャンペーンによって、この21,000円は0円になっています。対象はすべての介護事業所で、初めて利用する事業所も、すでに利用中の事業所も、一度やめた事業所も、キャンペーンをすでに使っている事業所も区別なく無料。キャンペーンの終期は介護保険資格確認等WEBサービスへの統合日までと定められており、その統合について公式サイトは2026年7月30日付のお知らせで「2027年1月より」と明記しました（出典は介護保険最新情報Vol.1529）。 証明書の費用も消えました。連携に必要な電子証明書は令和7年10月から「介護DX証明書」として介護電子請求受付システムから無償で発行されています。すでに介護報酬の請求で介護保険証明書やケアプラン証明書を持っている事業所は、新たに発行する必要すらありません。つまり公的な側に支払う費用は、2026年8月25日時点でゼロ。残る費目は介護ソフト側の連携費用と、移行にかかる人の時間だけになります。 では料金を気にする意味がないかというと、そうでもない。判断すべきは「統合後にいくらになるか分からない状態で、介護ソフト側にいくらまで投資するか」です。ライセンスが年額21,000円に戻ったとしても、時間単価1,800円で換算すれば月58分ほどの事務が減れば相殺されます。この水準は、月に10件の提供票を郵送している小規模なサービス事業所でも超えます。料金そのものは判断を分ける材料になりません。分かれ目は、連携先の事業所が使っているかどうかと、手元の介護ソフトが取り込みに対応しているかどうか。ここから先で、その二点を金額に置き換えていきます。 ## ケアプランデータ連携システムの料金体系と課金単位の正しい数え方 まず公的な側に払う費用を確定させます。費目は二つしかなく、どちらも2026年8月25日時点では実額が発生しません。 ### 通常のライセンス料は1事業所番号あたり年額21,000円とする料金体系 公式サイトが示す通常価格は年額21,000円（税込）。この単位が実務では引っかかります。ヘルプデスクのFAQは「1つのライセンスで複数事業所（事業所番号はそれぞれ異なる）を利用できるか」という問いに対し、事業所番号が異なる場合は利用できず、1事業所番号ごとに1ライセンスを取得する必要があると回答しています。法人単位でも、拠点単位でもなく、介護保険事業所番号の単位です。 ここを取り違えると総額が大きくずれます。同一の建物で居宅介護支援事業所と通所介護事業所を運営していれば事業所番号は二つ。三拠点でそれぞれ居宅と訪問介護を指定を受けていれば六つ。通常課金に戻ったときの年間負担は、拠点数ではなく指定の数に比例します。手元の指定通知書を並べて事業所番号を数え、その本数に21,000円を掛ける。これが総額の出し方です。 ### フリーパスキャンペーンにより統合日までライセンス料は0円になる 2025年6月1日に始まったフリーパスキャンペーンは、当初の期限を延長し、介護保険資格確認等WEBサービスとの統合日まで無料が続く扱いになりました。公式の延長告知は「通常21,000円／年」に対して「0円／年」と並べ、ライセンス料は一切不要と書いています。適用に事業所の規模や種別の条件はなく、すべての介護事業所が対象。すでに有料でライセンスを購入して利用している事業所も、キャンペーンを利用中の事業所も、そのまま無料の対象に含まれます。 注意したいのは、無料であっても申請は必要だという点。料金がかからないのはライセンス料であって、利用申請そのものが不要になるわけではありません。申請の手順は[主記事](https://www.issoh.co.jp/column/details/16528/)の導入手順で扱っています。 ### 電子証明書は介護DX証明書の無償発行に切り替わり事業所負担がゼロ かつて費目として数えられていた電子証明書も、いまは実質的に消えています。公式サイトの告知によると、事業所と端末の真正性を確認するための電子証明書は「介護DX証明書」という名称で、介護情報基盤の利用に向けた事前準備として令和7年10月より介護電子請求受付システムから無償で発行されています。令和7年9月27日以降、従来の「請求委任事業所用ケアプラン証明書」が名称変更されたものです。 すでに証明書を持っている事業所の扱いも明記されています。現在使っているケアプラン証明書は有効期限が切れるまで介護DX証明書と同様に利用でき、有効期限前に新しく発行し直す必要はありません。介護報酬の請求に使っている介護保険証明書を持っている場合も、新規発行は不要。この証明書は令和8年4月以降、介護保険資格確認等WEBサービスや科学的介護情報システム（LIFE）の端末認証にも使える予定とされており、連携システム専用の出費として切り分ける必要がなくなりました。 | 費目 | 通常時 | 2026年8月25日時点 | 課金の単位 | | --------- | ------------- | ------------ | ----------- | | ライセンス料 | 年額21,000円（税込） | 0円（統合日まで） | 1事業所番号につき1本 | | 電子証明書 | 介護DX証明書 | 0円（無償発行） | 事業所ごとに1枚 | | クライアントソフト | 公式サイトで配布 | 0円 | 端末ごとに導入 | | 介護ソフト側の連携 | 製品と契約で異なる | 0円から月額課金まで | ベンダーの規定による | ## 介護ソフト側で発生する追加費用の内訳と見積りで確認すべき手順 実際に金額が動くのはここです。国保中央会に払う費用が消えた結果、料金の話はほぼ介護ソフトの契約条件の話に移りました。 ### 連携費用は標準機能・オプション課金・非対応の三類型に分かれる 対応をうたう介護ソフトでも、費用の出方は同じではありません。実務で見かけるのは次の三つの型です。 一つ目は、標準機能として連携用のCSV入出力を備え、追加費用が発生しない型。連携システムに対応した製品ではこの形が多く、月額の利用料に含まれています。二つ目は、連携をオプション機能として切り出し、月額または年額で課金する型。この場合は事業所ごと、あるいは利用者数に応じた従量で加算されます。三つ目が、出力はできるが取り込みに対応していない型。金額としては0円ですが、受け取ったデータを人が見ながら自社ソフトへ打ち直す作業が残るため、後述する工数として跳ね返ります。 ### ベンダーへ確認する三つの質問と見積書で確認すべき費用の明細行 契約中のベンダーに問い合わせるとき、「連携システムに対応していますか」とだけ聞くと、対応の一言で会話が終わってしまいます。金額を確定させるには、次の三点を分けて聞いてください。 - 標準仕様のCSVについて、出力と取り込みの両方に対応しているか。片方だけの対応ではないか - 連携機能は基本料金に含まれるか、オプションとして別課金か。別課金なら単位は事業所か利用者数か - 標準仕様の版が上がったときの対応版の提供は、保守契約の範囲か、別途の改修費か 三つ目を落とすと後で効いてきます。標準仕様は改定されるため、対応版が保守の範囲外だと、版が上がるたびに見積りが出てくる契約になりかねません。見積書では「連携オプション」「データ連携ライセンス」といった行が月額側に立っていないかを確認します。介護ソフトそのものの費用構造は[介護ソフトの費用相場と5年総額｜課金方式別の月額と隠れコストの試算](https://www.issoh.co.jp/column/details/16045/)で整理しているため、契約全体を見直す場合はそちらを起点にしてください。 ### 取り込み非対応の介護ソフトでは費用が作業工数へ振り替わって残る 三類型のうち、金銭的にいちばん厄介なのが三つ目です。受信はできてもデータを取り込めないと、画面に表示したデータを見ながら自社ソフトへ手入力することになります。FAXが届いて手入力していた状態と作業量が変わらず、送受信の操作だけが増える。削減効果が出ないどころか、月あたりの作業時間が積み増しになる場合すらあります。 この状態を金額に直すと判断しやすくなります。月間の受信件数に1件あたりの入力時間を掛け、事務職員の時間単価を掛ける。それが毎年出ていく金額です。年間の金額が介護ソフトの入れ替え費用や連携機能の改修費に対してどのくらいの期間で並ぶかを見れば、投資の可否は数字で決まります。自社で介護システムを開発・保守している事業者であれば、標準仕様の取り込み部分だけを追加開発する選択肢もあり、要件が帳票の様式に限定されるぶん見積りは読みやすい部類です。既存の基幹系に手を入れる範囲を切り分けたい場合は、[医療機関向けシステム開発](https://www.issoh.co.jp/service/business%5Fsystem/medical/)のような受託開発の枠組みで、連携部分だけを対象に相談する形になります。 ## 紙とFAXの年間運用コストを費目別に積み上げて差額を出す手順 削減側の金額は事業所ごとに大きく違います。公表されている試算をそのまま当てはめず、自事業所の件数で積み上げてください。 ### 削減対象になる費目と、単価を設定する際の実務的な目安と考え方 紙とFAXの運用で消えていく費用は、目に見える実費と、見えにくい工数に分かれます。実費は郵送料、封筒代、FAXの通信費、用紙とトナー、手渡しに行く場合の交通費。工数は、届いた提供票や実績を自社ソフトへ転記する時間、数字が合わないときに電話で確認する時間、送付漏れや未着を追いかける時間です。 単価の置き方には現実的な目安があります。郵送は1通あたり切手と封筒で120円前後、転記は提供票1件あたり5分前後、突合と電話確認は月あたり2〜3時間。時間単価は事務職員の人件費に法定福利費を乗せた金額を使い、1,800円前後で置くと見立てが立ちます。これらは実測ではなく置きの数字なので、直近3か月の郵便物の控えと、実績入力にかかっている時間を一度だけ計って差し替えるのが確実です。 ### 居宅介護支援事業所と小規模事業所で年間差額がどう変わるかの試算例 上の目安で二つのケースを置いてみます。数字は前提を明示した試算であり、実額の保証ではありません。 | 前提 | 居宅介護支援（利用者60人） | サービス事業所（小規模） | | --------- | -------------- | ------------ | | 取引先の事業所数 | 25か所 | 5か所 | | 月間の郵送通数 | 50通 | 10通 | | 郵送費（年間） | 約72,000円 | 約14,400円 | | 転記工数（年間） | 約108,000円 | 約18,000円 | | 突合と電話（年間） | 約64,000円 | 約12,000円 | | 合計 | 約244,000円 | 約44,000円 | 連携先の多い居宅介護支援事業所で年間およそ24万円、取引先が5か所の小規模なサービス事業所でも4万円台。どちらも通常のライセンス料21,000円を上回ります。ただしこの数字が丸ごと消えるわけではありません。取引先のうち連携システムを使っているのが半分なら、削減されるのも半分。紙とデータの二重運用が続くあいだ、削減額は導入済みの取引先の割合にほぼ比例します。 ### 公表されている年間80万円の試算を各事業所でそのまま使わない理由 公式サイトは「一月あたり1,750円の投資で年間約80万円の削減が見込める」という試算と、やり取りにかかる業務時間が約3分の1になるという研究結果を掲げています。方向性としては上の積み上げと矛盾しません。ただし80万円という数字は、連携先が多く月間の件数もそれなりにある事業所を想定した値で、取引先が数か所の事業所に当てはめると過大になります。1,750円という投資側の数字も、フリーパスキャンペーン適用前の通常料金を月額換算したものです。 社内の稟議に載せるなら、公表値を引用するより自事業所の郵送通数と入力時間で積み上げたほうが通ります。金額の桁が小さくても、根拠が手元の実測であれば反論が出にくいためです。 ## 回収ラインから見た導入判断の基準と、投資を見送るべき事業所の条件 ここまでの数字を、判断に変換します。言い切れる部分と、条件次第で分かれる部分をはっきり分けます。 ### 月58分の事務削減で年額21,000円が相殺される計算根拠と判断基準 年額21,000円を12で割ると月1,750円。これを時間単価1,800円で割ると、およそ58分になります。つまり通常課金に戻ったとしても、月に1時間ぶんの事務が減れば元が取れる。提供票の転記が1件5分なら、月12件の入力が消えるだけで到達する水準です。 この計算から言えることは一つ。料金は導入可否の判断材料としては小さすぎるということです。年額21,000円が払えるかどうかで迷う局面はほぼ発生せず、しかも2026年8月25日時点ではその21,000円すら発生していません。迷いの正体は料金ではなく、連携先が使っていない状態で自分だけ導入しても効果が出ないという構造のほうにあります。 ### いま利用申請しておくべき事業所の条件と申請しない場合に生じる損 採用条件を条件付きで言い切ります。次のいずれかに当てはまるなら、無料期間のあいだに申請して操作に慣れておく判断が合理的です。第一に、主要な取引先に連携システムを使っている事業所が一つでもあること。第二に、使っている介護ソフトが標準仕様のCSVの出力と取り込みの両方に対応していること。第三に、介護報酬の請求で証明書をすでに持っていること。この三つが揃えば、追加の現金支出はゼロで移行できます。 申請しない場合の損も金銭に現れます。厚生労働省の「介護分野の職員の賃上げ・職場環境改善支援事業」では、生産性向上や協働化等に取り組む事業者の介護職員に対する賃上げ支援の上乗せ要件として、ケアプランデータ連携システムに加入していること（又は、見込み）が設けられました。制度の詳細や申請の可否は年度と自治体の運用によって変わるため、所管の案内で必ず確認してください。ここで押さえておきたいのは、加入そのものが0円である一方、未加入が要件を満たさない側に立つ構図になっている点です。 ### 介護ソフトの入れ替えと大型改修は2027年統合の仕様を待つ判断もある 逆に、いま見送ってよい投資もあります。介護ソフトが取り込みに非対応で、入れ替えや大型改修に数百万円規模の見積りが出ている場合です。2027年1月に介護保険資格確認等WEBサービスへの統合が予定されており、統合後の仕様と料金の扱いは厚生労働省から後日案内される段階にあります。統合後の連携方式が現在のクライアント経由のCSVから変わる可能性を織り込むと、いま基幹側を作り込む判断は前のめりになりかねません。 見送りの線引きはこうです。連携部分だけを切り出した改修で済むなら着手してよい。介護ソフトそのものの入れ替えや、基幹システムの連携基盤を作り直す規模なら、統合の詳細が示されるまで待つ。待つあいだは、無料のライセンスを取得して手作業のCSV運用で操作に慣れておけば、投資を止めたまま準備だけ進められます。基幹側の刷新をあわせて検討する場合は、[介護ソフトとは？機能・種類とクラウド／オンプレの選び方](https://www.issoh.co.jp/column/details/16041/)で製品側の選択肢を先に押さえてください。 ## 2027年1月の統合で無料期間と料金がどう変わるかを判断する見通し 最後に、無料がいつまで続くのかを日付で押さえます。ここが料金の話で唯一、期限が絡む部分です。 ### 統合日は2027年1月と公表され無料期間が終了する時期も見えてきた 公式サイトの2026年7月30日付お知らせは、2027年1月より「ケアプランデータ連携システム」が「介護保険資格確認等WEBサービス（介護WEBサービス）」へ引っ越し（統合）すると明記しました。出典は介護保険最新情報Vol.1529です。同じお知らせは、未導入の事業所については連携システムの導入と介護WEBサービスへの登録の両方が必要になるとし、操作に慣れるために早めの導入を呼びかけています。2026年8月19日付では、8月26日開催の引っ越し説明会の告知も出ました。 フリーパスキャンペーンの終期は「統合日まで」。統合日が2027年1月とされたことで、無料でいられる期間はおよそ数か月という見当がつきます。逆に言えば、いま申請しても年額21,000円を請求されないまま統合を迎える計算になります。 ### 自動更新の扱いは申請時期で異なり利用状況Webサイトで手続きする 料金の話で見落とされやすいのが更新の扱いです。ヘルプデスクのFAQによると、2025年6月1日以降に新規申請した事業所は自動更新となり、自動更新を希望しない場合は利用状況Webサイトで手続きする必要があります。2025年6月1日より前に新規申請した事業所は、現行のライセンス期限の終了後に、同じく利用状況Webサイトから更新手続きを行います。 申請した時期によって挙動が違うため、自分がどちらに当たるかを一度確認しておいてください。自動更新の側にいる事業所は、将来ライセンス料が有償に戻ったときの扱いがどうなるかを、統合の案内と合わせて追う必要があります。 ### 統合後の料金の扱いは未公表で厚生労働省からの正式な案内を待つ段階 統合後にライセンス料がどうなるかは、2026年8月25日時点で公表されていません。フリーパスキャンペーンの延長告知には、統合の詳細時期と統合後の扱いについては厚生労働省より後日案内がある旨が明記されています。有償に戻るのか、介護情報基盤の一部として無償で提供されるのか、現時点で断定できる材料はありません。 この不確実性を予算にどう反映するかというと、答えは単純です。翌年度の予算には、事業所番号の数に21,000円を掛けた金額を保守的に積んでおく。実際に発生しなければ余るだけで、発生したときに稟議を止めずに済みます。金額の桁が小さいため、この保守的な置き方でも予算全体への影響はほとんどありません。なお介護ソフトや端末の費用は補助の対象になり得るため、戻ってくる側の金額は[ケアプランデータ連携システムの補助金｜対象経費と加算要件の実像【2026年度】](https://www.issoh.co.jp/column/details/16934/)と併せて見積もってください。 ## よくある質問 ### ケアプランデータ連携システムの料金はいくらですか？ 通常のライセンス料は1事業所番号あたり年額21,000円（税込）、月額換算で1,750円です。ただし2025年6月1日から実施されているフリーパスキャンペーンにより、介護保険資格確認等WEBサービスへの統合日までライセンス料は0円になっています。2026年8月25日時点では、ライセンス料の支払いは発生しません。 ### ライセンス料は法人単位ですか、事業所単位ですか？ 介護保険事業所番号の単位です。ヘルプデスクのFAQは、事業所番号がそれぞれ異なる場合は1つのライセンスで複数事業所を利用できず、1事業所番号ごとに1ライセンスを取得する必要があると回答しています。複数の指定を受けている法人では、拠点数ではなく事業所番号の本数で総額を数えてください。 ### 無料キャンペーンはいつまで続きますか？ 介護保険資格確認等WEBサービスへの統合日までです。公式サイトの2026年7月30日付お知らせは、2027年1月より同サービスへ引っ越し（統合）すると明記しています（出典は介護保険最新情報Vol.1529）。統合後の料金の扱いは厚生労働省から後日案内される予定とされており、2026年8月25日時点では公表されていません。 ### 電子証明書の取得に費用はかかりますか？ かかりません。連携に必要な電子証明書は「介護DX証明書」として、令和7年10月より介護電子請求受付システムから無償で発行されています。すでに使っているケアプラン証明書は有効期限まで同様に利用でき、介護報酬の請求で介護保険証明書を持っている場合も新たな発行は不要です。 ### ライセンス料のほかに費用が発生することはありますか？ 介護ソフト側で発生する場合があります。標準機能として追加費用なしで使える製品、連携をオプションとして月額または年額で課金する製品、取り込みに非対応で手入力が残る製品の三つに分かれるためです。契約中のベンダーに、出力と取り込みの両対応か、基本料金に含まれるか、標準仕様の版更新への対応が保守の範囲かの三点を確認してください。 ## 関連記事 - [ケアプランデータ連携システムとは｜利用要件と導入手順、介護ソフト連携の確認点](https://www.issoh.co.jp/column/details/16528/) - [介護ソフトとは？機能・種類とクラウド／オンプレの選び方【2026年版】](https://www.issoh.co.jp/column/details/16041/) - [介護ソフトの費用相場と5年総額｜課金方式別の月額と隠れコストの試算【2026年版】](https://www.issoh.co.jp/column/details/16045/) - [介護請求ソフトとは｜国保連伝送との違いと返戻対応・連携開発の判断【2026年版】](https://www.issoh.co.jp/column/details/16050/) - [介護記録システムとは｜電子化する範囲と入力端末・LIFE提出の設計【2026年版】](https://www.issoh.co.jp/column/details/16048/) - [ケアプランデータ連携システムの導入状況｜10万件超でも紙が残る条件と判断基準](https://www.issoh.co.jp/column/details/17222/)：利用登録の件数推移と普及率の分母、取引先の加入状況から見る導入判断を扱っています --- 出典: [ケアプランデータ連携システムの料金｜年額21,000円と無料期間、回収ラインの試算]()（株式会社一創）