--- title: "シフト表・勤務表の作り方｜エクセル関数の手順とシステム化の判断軸【2026年】" url: "https://www.issoh.co.jp/column/details/13563/" published: 2026-07-12 updated: 2026-09-27 categories: ["勤怠・給与"] publisher: "株式会社一創" --- # シフト表・勤務表の作り方｜エクセル関数の手順とシステム化の判断軸【2026年】 シフト表・勤務表の作り方は、無料テンプレートを写すだけでも形になりますが、人数が増えると集計ミスと修正の往復で手が止まります。この記事では、シフト表・勤務表・出勤簿の違いと労働基準法での位置づけを整理し、日付と曜日の自動表示、COUNTA・COUNTIF・SUMIFによる人数と労働時間の集計、条件付き書式での警告色までを、そのまま入力できる数式例つきでたどる構成です。さらに36協定や変形労働時間制の要件をシフト作成時の確認欄へ翻訳し、テンプレートで足りる範囲と、勤怠打刻・給与計算につないでシステム化すべき分かれ目を、業務システムの開発現場から言い切ります。 ## まとめ｜シフト表・勤務表の作り方とエクセル自作・システム化の判断 シフト表は「誰がいつ働くか」を決める予定表、勤務表は確定した勤務や実働時間を記録する表、出勤簿は労働時間の記録として保存対象に入る帳簿です。三つを1枚で兼ねると、予定と実績が混ざって集計と保存でつまずきます。作成の骨格は3段に分かれます。日付枠づくり、関数での集計、条件付き書式での色分けの順です。覚える数式は4本だけで、TEXT・COUNTA・COUNTIF・SUMIFを押さえれば毎月の作り直しはほぼ消えます。 エクセルが通用する範囲は、従業員が十数名まで、勤務区分が数種類、拠点が1つという条件におさまる職場です。多店舗の応援、変形労働時間制、希望シフトの自動調整が絡むと、関数と手修正では追いつきません。切り替えの分かれ目に出るのは費用よりも転記の本数と引き継ぎの可否で、月末に人が写している列が2本以上あるなら設計の見直し時期にあたります。市販の勤怠・シフト管理サービスで拾えないルールが残る場合は、就業規則の側に合わせて設計する[勤怠管理システム開発](https://www.issoh.co.jp/service/business%5Fsystem/attendance-management/)へ寄せたほうが、三年の総額では軽くなります。 ## シフト表・勤務表・出勤簿の違いと労働基準法での位置づけの整理 作り始める前に、言葉の指す範囲をそろえます。ここが曖昧なまま表を組むと、予定と実績が混在し、後から給与計算や労務チェックで手戻りが起きがちです。三つの帳票は担う役割が違います。 ### シフト表・勤務表・出勤簿という三種類の帳票が指し示す範囲の違い シフト表は将来の勤務予定を割り当てる予定表で、早番・遅番・公休といった区分で誰をどの時間に配置するかを決めます。勤務表は確定した勤務や実働時間を記録する表を指すことが多く、予定と実績の両方を含む使われ方もあります。出勤簿は労働日ごとの出退勤や労働時間を残す記録簿で、勤務表の実績部分にあたる帳票です。予定を扱うのがシフト表、記録を扱うのが勤務表と出勤簿、と押さえると設計がぶれません。実務では、シフト表のシートを月末に複写して実績欄を上書きする運用が多く見られますが、この方法だと当初の予定が消え、変更履歴を後から追えなくなります。予定シートと実績シートは分けて残すほうが安全です。休業補償の請求書は所定労働時間と休業日を1日ごとに書くため、この履歴が[労災保険の手続き](https://www.issoh.co.jp/column/details/17570/)でもそのまま根拠になります。 ### 出勤簿と賃金台帳・労働者名簿という法定三帳簿の保存期間と経過措置 労働者名簿と賃金台帳は、[労働基準法](https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000049)の第107条と第108条が調製を義務づけている帳簿です。出勤簿は条文に名指しで置かれた帳簿ではなく、第109条の「その他労働関係に関する重要な書類」として保存対象に含まれる扱いで、この三つをまとめて法定三帳簿と呼びます。保存期間は令和2年の改正で3年から5年に延びましたが、賃金請求権の消滅時効に合わせた経過措置で当分の間は3年とされており、この整理は厚生労働省の[改正労働基準法等に関するQ&A](https://www.mhlw.go.jp/content/000617980.pdf)と[賃金請求権の延長リーフレット](https://www.mhlw.go.jp/content/000617974.pdf)で確認できます。起算日は[労働基準法施行規則](https://laws.e-gov.go.jp/law/322M40000100023)の第56条が帳簿ごとに定めており、出勤簿は最後の記載をした日が起点です。労働時間の把握そのものについては、厚生労働省の[労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン](https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou%5Froudou/roudoukijun/roudouzikan/070614-2.html)が、始業・終業時刻をタイムカードやICカードなど客観的な記録で確認することを原則に据えています。制度面をまとめて押さえたいときは[勤怠管理の法律上の義務と管理項目](https://www.issoh.co.jp/column/details/12909/)の解説が近道です。 ### 月間・週間・タイムシフトという三つの様式の職場別の使い分けの整理 様式は主に三つあります。月間シフト表は1か月の出勤日を勤務区分で管理し、公休日数や連勤の偏りを月単位で見たい職場に向く様式です。週間シフト表は直近の増減に合わせて短い周期で組み直す運用に向き、飲食や小売の繁閑対応で使われます。タイムシフトは横軸に時間、縦軸に従業員を置き、30分や1時間の刻みで「その時間に誰が何人・どの持ち場か」を可視化する形式です。受付や製造ラインのように時間帯ごとの人数管理が要る現場は、タイムシフトを土台にすると過不足を見つけやすくなります。迷ったら月間を主、タイムシフトを従にして、ピーク帯だけ時間刻みの別表を持たせる二段構えが実務では扱いやすい形です。 ## エクセルでシフト表・勤務表を作る手順と関数・条件付き書式の設定 ゼロから作る場合も、テンプレートを直す場合も、作業の骨格は共通です。日付の枠づくり、関数での集計、色分けの3ステップに分けると、毎月の作成時間を短くできます。以下では、A列に従業員名、1行目に年、2行目に月を入れた月間シフト表を前提に、入力するセルと数式をそのまま示します。 ### 日付と曜日を自動表示させる数式の入力手順と祝日一覧表の作り方 最初に土台となる日付枠を作ります。手打ちで日付を入れると翌月に作り直す手間が残るため、開始日を1か所だけ数式で作り、隣のセルへ連番で送る形にします。曜日はTEXT関数で日付から取り出すと、月をまたいでもずれません。次の順で進めると崩れにくくなります。 1. 先頭セルに `=DATE($B$1,$B$2,1)` を入れ、右のセルは `=B3+1` で日付を伸ばす 2. 曜日欄は `=TEXT(B3,"aaa")` で日付から曜日文字を取り出し、日付と連動させる 3. 従業員名を縦軸に並べ、氏名は別表からの参照にして表記ゆれを防ぐ 4. 祝日一覧を別シートに作り、内閣府が配布する休日CSVの日付を貼って更新できる形にする 曜日の表示形式が「Mon」になる場合は、`"aaa"` が全角や別の文字に化けていないかを見ます。TEXT関数が受け取る表示形式コードは[Microsoft SupportのTEXT関数](https://support.microsoft.com/ja-jp/office/text-%E9%96%A2%E6%95%B0-20d5ac4d-7b94-49fd-bb38-93d29371225c)の一覧が正であり、和暦や曜日の表記もここで確かめられる形です。祝日は自動では色がつかないため、一覧表を作って後述の条件付き書式で塗る形にします。 ### COUNTA・COUNTIF・SUMIFで人数と労働時間を集計する数式例 集計は関数に任せます。日ごとの出勤人数は勤務区分が入ったセル範囲をCOUNTAで数え、特定区分だけならCOUNTIFで数えるのが基本の形です。空白と空文字を数え方の違いで取りこぼす事故が多いため、範囲の指定は縦横どちらも従業員行の端まで固定しておきます。従業員ごとの出勤日数は行方向にCOUNTIFをかければ出ますし、労働時間は勤務区分と想定時間の対応表を別シートに持たせてSUMPRODUCTで積み上げると、勤務表としての実働見込みまで1枚で追えます。 ``` B22: =COUNTA(B5:B20) B23: =COUNTIF(B5:B20,"早番") V5: =COUNTIF(B5:U5,"早番")+COUNTIF(B5:U5,"遅番") W5: =SUMPRODUCT(COUNTIF(B5:U5,区分!$A$2:$A$8),区分!$B$2:$B$8) X5: =SUMIF(区分!$A$2:$A$8,"公休",区分!$C$2:$C$8) ``` 22行目が日ごとの出勤人数、23行目が早番の人数、V列が個人の出勤日数、W列が個人の想定労働時間にあたります。関数ごとの引数の順序と数え方の差は、[COUNTA関数](https://support.microsoft.com/ja-jp/office/counta-%E9%96%A2%E6%95%B0-7dc98875-d5c1-46f1-9a82-53f3219e2509)、[COUNTIF関数](https://support.microsoft.com/ja-jp/office/countif-%E9%96%A2%E6%95%B0-e0de10c6-f885-4e71-abb4-1f464816df34)、[SUMIF関数](https://support.microsoft.com/ja-jp/office/sumif-%E9%96%A2%E6%95%B0-169b8c99-c05c-4483-a712-1697a653039b)の公式ページで確認できます。数式を入れておけば、希望変更が入っても数字が崩れません。 ### 条件付き書式で人員不足と連勤の偏りに警告色を自動で出す設定手順 色分けは見やすさだけでなく、危険なシフトを見つける仕組みにもなります。勤務区分ごとに色を割り当てれば、早番と遅番の偏りは一目で分かる状態です。条件付き書式の「数式を使用して書式設定するセルを決定」を選び、適用範囲と数式を入れると、集計値に応じて自動で警告色が出る形になります。設定する条件は次の3つを先に入れると効きます。 - 出勤人数の行に `=B22$B$4` を当て、既定の連勤日数を超えた行を強調する - 公休日数の欄に `=X5<$B$5` を当て、休日が規定に届かない従業員の名前を色づける 適用範囲は行または列のどちらを固定するかで挙動が変わるため、`$` の位置を1セルで検証してから範囲を広げます。ルールの優先順位と重複時の挙動は[Microsoft Supportの条件付き書式](https://support.microsoft.com/ja-jp/office/%E6%9D%A1%E4%BB%B6%E4%BB%98%E3%81%8D%E6%9B%B8%E5%BC%8F%E3%82%92%E4%BD%BF%E7%94%A8%E3%81%97%E3%81%A6%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%BC%B7%E8%AA%BF%E3%81%99%E3%82%8B-fed60dfa-1d3f-4e13-9ecb-f1951ff89d7f)のページが正です。手作業で色を塗ると更新のたびにやり直しになりますが、数式で条件を持たせておけば値が変われば色も変わります。 ### 希望シフトの回収から確定と全員への共有までの運用フローの作り方 作成の負担は関数より運用の段取りで決まります。希望を紙やチャットでばらばらに集めると、転記と催促で時間が溶けます。回収は締切と入力フォーマットを固定し、同じ様式で集めるのが基本の形です。集めた希望を原本のシフト表へ貼り込み、人数の過不足を色で確認しながら確定させます。確定版は編集用と共有用を分け、共有用はPDFや印刷、あるいは閲覧専用の共有で配ると、現場での書き換え事故を防げる形です。変更が出た場合の連絡先と反映責任者を1人に決めておけば、版がいくつも走る事態を避けられます。希望の突き合わせ自体を機械に寄せたい段階に来ているなら、自動作成がどこまで実務に効くかを整理した[シフト管理システムのAIによる自動作成の仕組み](https://www.issoh.co.jp/column/details/15897/)で、成立する現場の条件を先に確かめると回り道が減ります。 ## エクセルでシフト表を運用するメリットと人数増加で表面化する限界 エクセルは万能ではありませんが、始めやすさでは有力な選択肢です。どこまで通用し、どこで頭打ちになるかを、規模と勤務ルールの二軸で見ておきます。 ### 無料テンプレートで始める利点と小規模な職場での十分な適用範囲 最大の利点は初期費用がかからず、その日から使える点にあります。配布されている無料テンプレートには関数や条件付き書式が組み込まれたものがあり、氏名と勤務区分を入れるだけで集計まで動きます。従業員が十数名まで、勤務区分が早番・遅番・休みなど数種類、店舗が1つ、という職場ならエクセルで十分に回る規模です。ファイル1つで完結し、担当者の裁量で自由に列を足せる柔軟さも、小さな組織では効きます。ここで無理にシステムを入れると、費用が運用の手間に見合いません。判断の順序としては、まずテンプレートを1か月回して、修正に何時間かかったかを実測するほうが確実です。 ### 多店舗や変形労働時間制で崩れるエクセル運用の失敗パターンの例 限界は規模とルールの複雑さで表面化します。従業員が数十名を超えると、希望の突き合わせと過不足調整が手作業では追いつかず、確定までに何日もかかる状態に陥ります。多店舗になると、店舗間の応援や重複入力でファイルが分裂し、最新版がどれか分からなくなるのが典型です。変形労働時間制や時間帯別の人件費上限など、条件が増えるほど数式が複雑になり、作った本人しか直せない属人化したファイルに育ちます。この状態は、担当者の異動でシフトが組めなくなる失敗として繰り返し起きるパターンです。多店舗のヘルプとピーク対応が主因なら、業界別の要件を整理した[飲食業界のシフト管理システムの要件と選び方](https://www.issoh.co.jp/column/details/15893/)で、自社に当てはまる崩れ方を先に照合しておくと判断が早まります。破損リスクと引き継ぎ不能が見えた時点が、エクセル卒業の検討線です。 ## 36協定と変形労働時間制の要件をシフト表の作成手順へ落とし込む設計 シフト表の作り方を検索して出てくる手順は、関数の入れ方までで終わることが多くあります。実務でやり直しになるのは、組み上げた後に法令面の確認で引っかかる場面です。作成の段階で確認欄を持たせておけば、確定後の組み直しが減ります。 ### 36協定の上限と連続勤務日数の議論をシフト作成時の確認欄へ翻訳 時間外労働の上限は、原則として月45時間・年360時間で、特別条項を結んだ場合でも単月100時間未満、複数月平均80時間以内という枠がかかります。シフト表の側でこれを見るには、個人ごとの想定労働時間から所定内の時間を引いた「見込み時間外」の列を1本足し、月45時間に達する前に色が出る条件を入れておく形が実務的です。届出と上限の関係を確かめたいときは[36協定の上限規制と勤怠システムでの上限チェック要件](https://www.issoh.co.jp/column/details/17264/)に整理があります。連続勤務については、13日を超える連続勤務を禁じる規定を設ける方向が報告書の段階で示されていますが、2026年9月時点で改正法案は国会に提出されていません。現況と改修が要る範囲は[労働基準法改正の現況と連続勤務日数の上限](https://www.issoh.co.jp/column/details/17338/)で追えます。確定していない日数を前提に運用を組む必要はありませんが、連勤の日数を数える列だけは先に作っておくと、規定が動いたときに条件式の閾値を1か所直すだけで済みます。 ### 変形労働時間制の職場でシフト表に持たせる集計欄と月末の確認手順 1か月単位の変形労働時間制を採る職場では、日ごとや週ごとの上限ではなく、対象期間の総枠で労働時間を見ます。総枠は「40時間×対象期間の暦日数÷7」で求まる値で、31日の月なら177.1時間、30日の月なら171.4時間が目安です。シフト表には、個人の想定労働時間の合計とこの総枠を並べる欄を置き、差がプラスに振れた時点で警告色が出るようにします。 ``` Y5: =ROUND(40*DAY(EOMONTH(DATE($B$1,$B$2,1),0))/7,1) Z5: =W5-Y5 条件付き書式: =Z5>0 のとき Z5 を赤系で塗る ``` 交代勤務と変形労働時間制が重なる製造現場では、この総枠管理に加えて、班ごとの人員配置とスキル要件の確認が入ります。要件の立て方は[製造業の勤怠管理システムと交代勤務・変形労働時間制の要件](https://www.issoh.co.jp/column/details/15273/)に近い形で整理できます。総枠を超えた分は時間外として扱う必要があるため、月末に人が電卓で確かめる運用は残さないほうが安全です。 ## 自作エクセルとシフト管理システム化・受託開発の判断軸と選び方 エクセルとシステムのどちらが正解かは、規模ではなく「どのルールを自動化したいか」で決まります。ここで分けるのは、市販システムで足りる企業と自社開発が要る企業の条件です。玉虫色にせず、線を引きます。 ### パッケージのシフト・勤怠管理システムで足りる企業の条件と目安 市販の勤怠・シフト管理サービスで足りるのは、勤務ルールが一般的な範囲におさまる企業です。標準的な変形労働や打刻連携、希望収集の自動化までは、パッケージが機能として備えています。判断の目安になるのは、業務の側を製品の作法に合わせられるかどうかという一点です。自社の運用に軽微な調整で乗せられるなら、月額課金のサービスが費用面でも運用面でも堅実な選択になります。まず無料枠や試用で、自社の勤務区分がそのまま登録できるかを確かめると失敗が減ります。候補を三製品に絞る評価軸とトライアルの合否基準は[シフト管理システムの比較｜四つの評価軸とタイプ別の選び分け](https://www.issoh.co.jp/column/details/15887/)で解説しました。製品のタイプや費用の水準、自動作成が機能する条件は[シフト管理システムとは？機能・勤怠管理との違いと選び方](https://www.issoh.co.jp/column/details/15885/)で整理しています。 ### 独自の勤務ルールや既存システム連携で自社開発が要る場面の判断 パッケージに業務を合わせられない場合は、自社開発が視野に入ります。判断が分かれるのは、複数拠点をまたぐ独自の応援ルール、製造ラインのスキル要件を満たす自動配置、既存の生産管理や販売管理システムと勤務データを双方向でやり取りする要件などです。既製品を無理に引き伸ばすと、毎月の手作業が残り、かえって費用がかさみます。こうした要件が2つ以上重なるなら、就業規則の側に合わせて設計する[勤怠管理システム開発](https://www.issoh.co.jp/service/business%5Fsystem/attendance-management/)が、長期の総コストでは有利です。逆に、要件が単発で回避策があるうちは、開発に踏み切らない判断も同じくらい効きます。要件定義の進め方と効果の測り方は[シフト管理システムの導入における六つの工程](https://www.issoh.co.jp/column/details/15891/)にまとめました。 ### 勤怠打刻や給与計算と連携させて二重入力をなくす設計の要点と流れ システム化で最も効くのは、シフト・勤怠・給与を一本の流れにつなぐ設計です。確定シフトが勤怠の予定に、打刻の実績が労働時間に、集計結果が給与計算へ流れると、部門をまたぐ転記が消えます。エクセル運用では、この受け渡しを人が手で写すため、締め日ごとにミスが起きやすい構造が残る点が弱みです。給与への連携を前提にするなら、勤務区分と手当・割増のルールを最初にそろえておけば、[給与計算の実務](https://www.issoh.co.jp/column/details/12908/)まで一続きで自動化できます。費用の水準と三年総額の考え方は[シフト管理システムの費用と三年総額の試算](https://www.issoh.co.jp/column/details/15889/)で確かめられます。下の表は、両者の向き不向きを整理したものです。 | 観点 | エクセル自作 | システム化 | | ------- | ------- | --------- | | 初期費用 | ほぼ不要 | 月額または開発費 | | 適する規模 | 十数名・1拠点 | 数十名以上・多拠点 | | 希望収集 | 手作業で回収 | フォームで自動集約 | | 総枠・上限確認 | 数式と目視 | 閾値で自動警告 | | 給与連携 | 手で転記 | データで受け渡し | | 引き継ぎ | 属人化しやすい | 権限で標準化 | 費用だけで比べず、転記の手間と引き継ぎのしやすさまで含めて、数年の総コストで判断すると誤りません。 ## よくある質問 シフト表・勤務表の作り方でつまずきやすい点を、実務の質問形式で整理します。 ### シフト表と勤務表と出勤簿は何が違いますか？ シフト表は将来の勤務予定を割り当てる予定表、勤務表は確定した勤務や実働時間を記録する表、出勤簿は労働日ごとの出退勤を残す記録簿です。予定を扱うのがシフト表、実績を扱うのが勤務表と出勤簿、と分けると設計が整います。三つを1枚で兼ねると、予定と実績が混ざって集計や保存でつまずくため、目的ごとに欄やシートを分けておくほうが安全です。実績側は労働基準法第109条の保存対象に入るため、上書きせずに残す形にしておきます。 ### エクセルでシフト表を自動で作るにはどの関数を使いますか？ 骨格になるのはTEXT関数、COUNTA関数、COUNTIF関数の3つです。日付から曜日を取り出すのが `=TEXT(B3,"aaa")`、出勤人数を数えるのが `=COUNTA(B5:B20)`、早番など特定区分の人数を数えるのが `=COUNTIF(B5:B20,"早番")` にあたります。区分別の労働時間を積み上げるなら、SUMIFかSUMPRODUCTを追加する形です。数式で集計を組んでおけば、シフトを修正するたびに人数と時間が自動で更新され、手計算のミスを防げます。 ### 無料のシフト表テンプレートはどこで入手できますか？ エクセル形式の無料テンプレートは、シフト管理サービスの配布ページやテンプレート集で入手でき、月間・週間・タイムシフトなど様式別に用意されています。自動計算付きのものを選ぶと、数式を組む手間が省けるのが利点です。ただし配布テンプレートは汎用設計のため、自社の勤務区分や集計ルールに合わせて列や条件付き書式を直す前提で使うほうが実運用に乗せやすくなります。祝日一覧と必要人数の基準値は、どのテンプレートでも自社で入れ直す部分です。 ### シフト表は労働基準法で保存する義務がありますか？ 予定表としてのシフト表そのものに保存義務が名指しで定められているわけではありませんが、実際の労働時間を記録した出勤簿は、労働基準法第109条の「その他労働関係に関する重要な書類」として保存対象に入ります。保存期間は改正で5年に延びた一方、経過措置により当分の間は3年とされている状態です。起算日は労働基準法施行規則第56条が帳簿ごとに定めており、出勤簿は最後の記載をした日が起点になります。実績部分は労務上の証拠になるため、記録として残す設計にしておきます。 ### エクセルのシフト管理から専用システムに切り替える目安は？ 目安は、従業員が数十名を超える、多店舗で応援や重複入力が発生する、変形労働時間制など条件が複雑で数式が属人化している、という状態が2つ以上重なったときです。もう1つの見方として、月末に人が手で写している列の本数を数える方法があります。2本以上あれば、転記の削減だけで投資の説明がつきます。市販サービスで足りるかをまず試し、独自ルールが残るなら自社開発を検討する順序が現実的です。 ## 関連記事 - [勤怠管理とは（法律上の義務と管理項目）](https://www.issoh.co.jp/column/details/12909/)：勤務表・出勤簿の記録を法令面から確認したいときに参照できます。 - [勤怠管理システムとは](https://www.issoh.co.jp/column/details/15081/)：打刻から集計までの機能と費用の水準を、種類ごとに比べています。 - [介護施設の勤怠管理システムとは](https://www.issoh.co.jp/column/details/15382/)：夜勤と人員配置基準が絡む職場のシフト要件を整理しています。 - [タレントマネジメントとは](https://www.issoh.co.jp/column/details/13300/)：勤務データを人材配置や育成の判断に広げる全体像を整理しています。 - [人事システムとは](https://www.issoh.co.jp/column/details/13557/)：勤怠・給与・シフトを含む人事情報の一元管理の考え方をまとめています。 --- 出典: [シフト表・勤務表の作り方｜エクセル関数の手順とシステム化の判断軸【2026年】]()（株式会社一創）