--- title: "ワークフローとは？意味と承認フローの組み方・作り方、社内の具体例とフローチャートとの違い" url: "https://www.issoh.co.jp/column/details/12893/" published: 2026-07-02 updated: 2026-11-15 categories: ["業務システム"] publisher: "株式会社一創" --- # ワークフローとは？意味と承認フローの組み方・作り方、社内の具体例とフローチャートとの違い ワークフローとは、業務を構成する作業や情報が、定められた手順やルールに従って進む流れのことです。日本企業では稟議・経費精算・休暇届のような「申請→承認→決裁」の手続きを指して使うのが一般的で、誰の承認を何段経るかは社内規程で決まっています。この記事では、社内の申請・承認・決裁の流れを中心に、言葉の意味と業務フロー・フローチャートとの違い、社内の具体例、承認フローの組み方、決裁権限表から経路を作る手順、そしてシステム化をどこで判断するかまでを順に整理します。 ## まとめ：ワークフローの意味と承認フローを設計・電子化するときの要点 本記事で扱う社内申請のワークフローは、主に「申請→承認→決裁」という意思決定の手続きで、紙で回していてもシステムに載せていても存在します。ワークフローシステムは、その手続きを電子化して経路を制御し、記録を残すための道具です。言葉と道具を分けて考えると、検討の順番を間違えません。 先に決めるのは経路の設計です。承認者の並べ方には直列・並列・合議があり、金額や部門で経路を変える条件分岐、戻すときの差し戻し、不在時の代理承認を組み合わせて社内規程を再現します。経路の根拠は職務権限規程の決裁権限表に置き、申請書の棚卸し→決裁権限表との照合→経路図→例外ルールの順で作ると、電子化したときに「規程と違う経路で決裁された」という事故を防げます。 電子化の判断は、承認が誰の手元で止まっているか分からない、押印のために出社している、監査で過去の決裁記録を探すのに時間がかかる、のどれかが起きているかで決めます。2020年に法務省などが押印についてのQ&Aを出し、2024年1月からは電子取引データの電子保存が必要になりました。ただし、電子取引データの保存義務と、社内の紙回覧を廃止できるかは別に判断します。製品の機能や料金の比較は、ワークフローシステムを扱う別記事に任せ、本記事はワークフローそのものの設計を中心に扱います。 ## ワークフローの意味と業務フロー・フローチャートとの違い 「ワークフロー」は文脈で指す範囲が変わります。社内で認識がずれたまま製品選定に進むと要件が発散するので、先に言葉を固めます。 ### 申請・承認・決裁の手続きを指す狭義のワークフローと国際的な定義 文字どおりには、仕事（Work）が完了までにたどる流れ（Flow）全般を指します。業界団体のWorkflow Management Coalition（WfMC）は[Workflow Reference Model](https://www.aiai.ed.ac.uk/project/wfmc/ARCHIVE/DOCS/refmodel/rmv1-16.html)で、ワークフローを「業務プロセスの全部または一部を、コンピューターで支援または自動化すること」と定義しました。国際的な用語としては、手続きの流れを仕組みに載せることまでを含んだ言葉です。 日本の職場で単に「ワークフロー」と言うときは、稟議・各種申請の「起案→承認→決裁」の手続きを指すのがほとんどです。対象は稟議書、購買申請、経費精算、休暇届、残業申請、押印申請、契約締結の申請などで、共通するのは「誰の承認を経るか」が社内規程で決まっている点です。稟議という言葉そのものの意味や決裁との違いは、[稟議とは？意味・稟議書の書き方から決裁との違い・電子化の判断まで解説](/column/details/13286/)で扱っています。 ### 業務フロー・業務プロセス・BPMとワークフローの範囲の差 業務フローは、部門をまたぐ業務全体の手順を指します。受注から出荷まで、採用から入社までのように、人の判断が入らない作業も含めて流れ全体を描くのが業務フローです。本記事では、業務フローのうち申請・承認・決裁に関わる流れを中心に、ワークフローを説明します。BPM（ビジネスプロセスマネジメント）は業務フローよりさらに上位の概念で、業務プロセスを分析・改善し続ける管理手法の名前です。 見分ける基準は目的にあります。業務全体の手順を見直したいなら業務フローやBPMの話、承認・決裁を速く確実にしたいならワークフローの話です。業務フロー全体をシステムに載せるときの対象工程の選び方は、[業務フローのシステム化とは？システム化業務フロー図の書き方と対象工程の選び方](/column/details/15783/)で整理しています。 ### フローチャート・BPMNの役割とワークフローとの関係 フローチャート（流れ図）は、処理や判断の順番を記号で描く図の書き方です。日本ではJIS X 0121（情報処理用流れ図・プログラム網図・システム資源図記号）が記号を定めています。ワークフローは「流れそのもの」、フローチャートは「流れを紙に描く手段」という関係で、承認経路をフローチャートで描くことはあっても、両者は同じものではありません。 業務の流れを部門ごとのレーンに分けて描く記法としては、OMGが策定したBPMN（Business Process Model and Notation）があります。2013年7月発行の[ISO/IEC 19510:2013](https://www.iso.org/standard/62652.html)はOMGのBPMN 2.0.1と同一の仕様で、2022年の見直しでも現行のまま確認されています。承認者が多い経路は、申請者・上長・経理・決裁者を横のレーンに並べるスイムレーン形式で描くと、誰の手元で処理が止まりうるかが一目で分かります。ワークフローシステムの多くも、経路の設定画面をこの形に近い図で表示します。 ## 社内ワークフローの具体例：稟議・経費・休暇・契約・購買の承認経路 代表的な申請を、起案者・承認者・決裁者と承認後の処理で並べると次のようになります。段数や決裁者は会社の職務権限規程で変わるため、ここでは典型的な形を示します。 | 申請 | 起案者 | 承認者（例） | 決裁者（例） | 承認後の処理 | | ---------- | ---- | ---------- | ----------- | ------- | | 稟議（設備投資など） | 担当者 | 課長→部長→関係部門 | 金額に応じ本部長・社長 | 発注・予算執行 | | 経費精算 | 立替者 | 上長 | 経理部門 | 仕訳・振込 | | 休暇届・残業申請 | 本人 | なし | 上長 | 勤怠への反映 | | 契約締結の申請 | 担当者 | 部長→法務 | 契約金額に応じ役員 | 押印・電子署名 | | 購買申請 | 依頼部門 | 上長→購買部門 | 金額に応じ部長以上 | 発注・検収 | 表から分かるとおり、申請によって段数は1段から4段以上まで幅があり、決裁者が金額で変わる申請が多くあります。経費精算や休暇届は短い経路、稟議や契約は分岐を含む長い経路の例として整理できます。実際の件数と経路の長さは、各社の申請実績で確認します。この差が、次の章で扱う承認フローの組み方と、電子化をどの申請から始めるかの判断に直結します。経費精算をワークフローで回すか経費精算システムで回すかの線引きは、[経費精算システムとワークフローシステムの違い](/column/details/18026/)で扱っています。 ## 承認フローを設計する5つの要素と申請ごとの使い分け ワークフローの設計では、承認者の並べ方、通過条件、経路の分岐、例外時の操作を組み合わせます。次の表では、それらを設計上の5項目に整理します。 | 要素 | 動き | 向く申請 | 注意点 | | ------- | ------------------ | -------------- | --------------- | | 直列 | 1人ずつ順番に承認 | 経費・休暇・一般稟議 | 段数が増えると滞留 | | 並列 | 複数人に同時回付・通過条件は別途設定 | 同格の担当者が複数いる窓口 | 誰が見たかが曖昧になる | | 合議 | 複数部門の全員の同意が必要 | 法務・経理が関わる稟議・契約 | 1人の不在で全体が止まる | | 条件分岐 | 金額・部門・区分で経路が変わる | 稟議・購買・契約 | 条件の境界値を規程と一致させる | | 差し戻し・代理 | 前段に戻す・不在者の代わりに承認 | 全申請の例外処理 | 戻し先と代理権限を規程化する | ### 直列・並列・合議という承認者の並べ方と滞留のしやすさ 直列は最も分かりやすい型で、多くの申請はこれで足ります。ただし承認者が1人増えるごとに待ち時間が積み上がるため、「内容を見ずに押すだけの中間承認者」がいる経路は、その段を外すか回覧（閲覧のみ）に変えるべきです。並列は複数人へ同時に回付する方式で、通過条件には全員承認や誰か1人の承認などがあります。誰か1人の承認で進むOR承認は窓口業務に向き、合議は法務・経理・情報システムなど複数部門の同意が必要な稟議に使います。 合議は統制が強い反面、関係者1人の出張で全体が止まります。合議にする部門は「その部門が否と言えば案件が止まるべきか」で絞り、意見を聞くだけの部門は回覧に落とすのが実務的です。稟議の承認者が何を見て判断するかは、[稟議承認とは：承認者の判断材料と代理承認・承認期限、証跡を残す承認経路の要件](/column/details/18325/)で詳しく扱っています。 ### 条件分岐・差し戻し・代理承認という例外処理の決め方 条件分岐は、決裁金額や申請部門、取引区分によって経路を切り替える仕組みです。「100万円以上は本部長決裁」のような境界値は、職務権限規程の決裁権限表と1円単位で一致させます。「以上」と「超」の取り違えは、電子化後に規程違反の決裁を量産する典型的な原因です。 差し戻しは、申請者まで戻すのか直前の承認者に戻すのかを申請ごとに決めておきます。代理承認は、誰が誰の代理になれるか、代理で決裁した記録をどう残すかまで規程に書いておかないと、監査で「権限のない人が決裁した」と指摘されます。差し戻しを減らす申請側の工夫は、[社内稟議の進め方：根回しの順序・添付資料・差し戻し対応と承認経路の設計](/column/details/18321/)で整理しています。 ## ワークフローの作り方：申請書の棚卸しから経路図までの4手順 経路を思いつきで設定すると、電子化しても紙のときの例外運用がそのまま残ります。次の順で作ると、規程と運用のずれを途中で見つけられます。 1. **申請書の棚卸し**：社内にある申請書を全部集め、種類ごとに月間件数・現在の経路・平均の決裁日数を一覧にする。使われていない様式はここで廃止する 2. **決裁権限表との照合**：職務権限規程の決裁権限表（何をいくらまで誰が決裁できるか）と、現在の経路を突き合わせる。規程にない承認者や、規程より上位者が決裁している慣行を洗い出す 3. **経路図の作成**：申請ごとに、申請者・承認者・決裁者をレーンに分けた図を描き、直列・合議・条件分岐の組み合わせを当てはめる。分岐の境界値は表の数字をそのまま書き込む 4. **例外ルールの決定**：差し戻し先、代理承認者、承認期限と催促、決裁後の取り消しの扱いを決め、規程か運用マニュアルに書く 手順2で規程と慣行が食い違っていたら、まず正当な決裁権限を確認し、慣行を是正するか、所定の手続きで規程を改定するかを決めます。規程を直さずにシステムの設定だけを慣行に合わせると、設定が事実上の規程になり、改定手続きを経ずに権限が変わってしまいます。決裁権限表の金額基準の決め方は、[職務権限規程の作り方：決裁権限表の金額基準と取締役会付議事項、承認経路への落とし込み](/column/details/19626/)で扱っています。 電子化を始める順番は、手順1の一覧で「件数が多く経路が単純な申請」からにします。休暇届や経費精算で操作に慣れてもらい、稟議・契約のように分岐と合議が多い申請は後に回します。全申請を一度に切り替えると、利用者への説明が追いつかず紙とシステムの二重運用が長引き、使い慣れた紙に戻る力が働きます。 ## 紙のワークフローが止まる理由と電子化を後押しする制度の変化 ### 紙・Excel・メール回覧で承認が滞留し経路が守られない構造 紙の稟議書は物理的に1か所にしかありません。承認者が出張や会議で不在ならその机の上で止まり、申請者には今どこにあるかを知る手段がありません。Excelやメールで回す運用は紙より速いものの、経路を強制できないため「上長を飛ばして経理に送られた」「古い様式で申請された」といった差し戻しが起き、添付ファイルの版も散らばります。共有台帳で所在を追うなどの改善はできますが、経路変更の制限や承認履歴の自動記録まで求めるなら、ファイル管理に加えて承認を制御する仕組みが必要です。 ### 押印Q&A・電子帳簿保存法・J-SOX改訂という電子化の制度的な背景 押印のために回覧を紙で残す理由は、2020年6月19日に内閣府・法務省・経済産業省が出した[押印についてのQ&A](https://www.moj.go.jp/content/001322410.pdf)で薄れました。このQ&Aの問1は「特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない」と答えています。社内の決裁印を廃止する場合は、法令や社内規程の押印要件を確認し、必要な規程改定と、承認者・承認日時・承認内容を確認できる記録の整備を行います。押印をどこまで廃止できるかの線引きは[押印廃止の進め方：残す印鑑の線引きと規程改定・電子承認への移行手順【2026年時点】](/column/details/19540/)で扱っています。 電子帳簿保存法では、2024年1月1日以後に行う電子取引の取引情報は電子データのまま保存する必要があります。[国税庁の一問一答](https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0026007-006%5F05.pdf)によると、紙に出力して保存すればよいとしていた宥恕措置は2023年12月31日で廃止され、2024年以降の猶予措置を使う場合も出力書面だけを保存する対応は認められません。メールで受け取った請求書をワークフローで回付する場合、回付の過程で紙に出してしまうと、元の電子データの保存が別途必要になります。内部統制の面では、2023年4月7日に金融庁が公表した企業会計審議会の[改訂基準・改訂実施基準](https://www.fsa.go.jp/news/r4/sonota/20230407/1.pdf)が、2024年4月1日以後開始する事業年度の財務報告に係る内部統制の評価・監査から適用されています。承認の記録が改ざんできない形で残るワークフローは、J-SOXの業務処理統制の証跡として使えます。改訂の中身は[J-SOX（内部統制報告制度）とは？対象企業・3点セット・罰則と2023年改訂後の実務を解説](/column/details/13436/)にまとめています。 ## ワークフローシステムで変わる点と既製品で足りるかの見極め ### 経路制御・滞留の可視化・操作ログによる紙回覧の課題解消 ワークフローシステム（電子承認システム・稟議システムとも呼ばれます）は、申請フォーム、承認経路の設定、通知と催促、操作ログの4つを核にしています。申請者による経路変更の権限を制限し、規程に沿った経路を設定することで、承認の飛ばしを防ぎやすくなり、止まっている案件は一覧で見え、誰がいつ承認したかが記録に残ります。手順2で決裁権限表と経路を一致させておけば、規程は「文書上のルール」から「システムが強制するルール」に変わります。 機能の詳細やクラウド型とオンプレミス型の違いは[ワークフローシステムとは？機能・クラウドとオンプレの違い・選び方と自社開発の判断基準](/column/details/15254/)、製品をタイプ別に絞り込む比較軸は[ワークフローシステム比較の判断軸4つ｜タイプ別の選び分けと費用の見方](/column/details/17504/)、費用の内訳と5年総額は[ワークフローシステムの費用相場と内訳｜月額・初期費用・自社開発との5年総額](/column/details/18033/)で扱っています。 ### グループウェア・専用製品・業務システムへの組み込みを分ける条件 申請書が稟議・経費・勤怠系に収まり、承認後のデータ連携がCSVで足りるなら、グループウェアに付いているワークフロー機能か、クラウド型の専用製品で足ります。多くの企業はこちらです。グループウェアの機能から専用製品へ移すべき条件は[グループウェアのワークフローはどこまで足りるか｜専用システムへ移す4つの条件](/column/details/19254/)で整理しています。無料プランを全社の決裁基盤に使う場合は、承認経路数・保存期間・利用人数・ログ出力の制限が自社要件を満たすか確認します（[ワークフローシステムを無料で使う4つの方法｜無料プランとOSSの制限・有料化の判断](/column/details/18034/)）。 反対に、承認の対象が生産管理・販売管理などの基幹データと切り離せない、業界固有の帳票やチェックが要る、承認結果を複数の基幹システムへすぐ反映したい、という条件がある場合は、既製品のAPI連携や拡張機能で対応できるかを先に検証し、要件を満たせない場合に業務システムへの個別実装を検討します。当社でも[ワークフローシステム開発](/service/business%5Fsystem/workflow/)として、既存の基幹システムと連携する承認基盤の設計から構築までを請け負っています。 ## IT分野で使われる「ワークフロー」との違い：GitHub Actions・Slack・n8n 開発や自動化の分野では、同じ「ワークフロー」が別の意味で使われます。[GitHub Docs](https://docs.github.com/en/actions/concepts/workflows-and-actions/workflows)はワークフローを「1つ以上のジョブを実行する、設定可能な自動化プロセス」と定義しており、リポジトリの`.github/workflows`ディレクトリに置いたYAMLファイルで書きます。プッシュなどのイベントを合図にビルドやテストのジョブを実行します。人の承認を流す社内ワークフローとは、扱う対象も仕組みも別物です（[GitHub Actionsとは？できること・使い方と最初のワークフロー、料金と上限【2026年10月】](/column/details/3005/)）。 Slackのワークフロービルダーやn8nのような自動化ツールは、その中間にあります。フォームで受け付けて担当者に通知し、承認ボタンを押させる程度の簡単な申請なら組めますが、条件分岐やログの機能は製品・プランによって異なります。Slackには[条件に応じた承認リクエストの分岐](https://slack.com/intl/ja-jp/help/articles/42799802523283)を組む機能があり、n8nにもEnterprise向けのログ外部送信機能があるため、代理承認や証跡の保存要件を含めて個別に適合性を確認します。部署内の依頼受付や日報なら自動化ツールで足り、会社の決裁はワークフローシステムで回す、と分けるのが安全です。Slackで組める範囲は[Slackワークフローの作り方：フォーム・条件分岐・変数・Webhookの設定とカスタムステップ開発【2026年10月】](/tech/details/18893/)で確認できます。 ## ワークフローについてのよくある質問 ### ワークフローは日本語で何と言いますか？ 直訳は「仕事の流れ」「業務の流れ」です。社内の手続きを指す文脈では「承認フロー」「申請承認業務」「決裁ルート」「稟議の流れ」などと言い換えられ、システムの名前としては「電子承認システム」「稟議システム」「電子決裁システム」と呼ばれることもあります。ITの分野では言い換えずに「ワークフロー」のまま使うのが普通で、その場合は自動処理の手順を指すことが多い点に注意してください。 ### 申請ワークフローと承認フローは同じ意味ですか？ ほぼ同じものを別の側から見た言い方です。申請ワークフローは申請者が起案してから決裁が下りるまでの全体を指し、承認フローはそのうち承認者が順に判断していく経路の部分を指して使われることが多いです。社内で用語を決めるときは、申請書の様式と経路を合わせて「ワークフロー」、経路の設定だけを「承認フロー（承認経路）」と呼び分けると、システムの設定項目とも対応が取れます。 ### 起案とはワークフローのどの段階ですか？ 起案はワークフローの最初の段階で、担当者が申請内容と根拠資料をまとめて申請書を作り、承認経路に乗せることを指します。稟議では起案→回議（承認者への回付）→決裁→施行という順に進むのが一般的です。起案の段階で金額や区分を正しく入力しないと条件分岐が誤った経路を選ぶため、申請フォームでは分岐に使う項目を必須にしておきます。稟議申請の記載粒度と必須項目は[稟議申請とは：申請の手順と記載粒度、申請フォームの必須項目と金額別経路の設計](/column/details/18323/)で扱っています。 ### ワークフローとRPAはどう違いますか？ 本記事で扱う申請ワークフローは、主に人が判断する承認・決裁の流れを扱い、RPAは人が判断しない定型作業（転記・集計・システム間のデータ移動）をソフトウェアロボットに代行させる技術です。両者は競合せず直列につながり、経費申請がワークフローで決裁されたあと、会計システムへの仕訳登録をRPAが実行する、という組み合わせが典型です。承認の滞留が課題ならワークフロー、手作業の転記が課題ならRPAを先に検討します。RPAの仕組みは[RPAとは？仕組み・できること・主要ツールと導入判断をわかりやすく解説](/column/details/12869/)を参照してください。 ### 紙の稟議をワークフローシステムに移すとき、保存期間や押印はどうなりますか？ 稟議書の保存期間は社内の文書管理規程で決めるのが一般的ですが、決裁に添付した契約書や請求書は法人税法などの保存義務の対象で、電子取引で受け取ったものは電子データのまま保存する必要があります。社内の決裁印は、法令や社内規程の押印要件を確認し、必要な規程改定と承認内容の記録を整えたうえで廃止を判断します。移行時は、過去の紙の稟議をどこまで電子化するかと、移行後に紙を受け付けない期日を先に決めておくと二重運用が長引きません。具体的な移行手順は[稟議書を電子化するには？電子稟議への移行手順と押印・保存期間・電帳法の扱い](/column/details/15921/)で解説しています。 ## 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